• Pivottabellen

    Ein sehr mächtiges Instrument zur Datenauswertung in Excel ist die Pivot-Tabelle. Leider ist dieses Feature weitgehend unbekannt, daher wollen wir hier ein wenig dazu beitragen diese tolle Möglichkeit zur Datenauswertung bekannter zu machen. Je nach Excel-Version können sich evtl. die Bezeichnungen geringfügig unterscheiden.
    Lasst Euch nicht vom Umfang des Beitrags abschrecken. Am Ende sind es nur ein paar Klicks die ihr von einer Pivottabelle entfernt seid.

    Aufbau der Basisdaten für die Pivottabelle:
    Wir beginnen mit dem Grundaufbau der Basisdaten. Wichtig bei der Basistabelle,dass alle Spalten Überschriften haben, denn diese Überschriften werden im Anschluss in der Pivottabelle als Label für die
    Daten verwendet.

    In unserem Fall benutzen wir eine Tabelle, die pro Monat den Umsatz und die verkaufte Menge für verschiedene Produkte und deren Produktgruppen beinhaltet. Damit können wir später dann verschiedene Umsatzauswertungen machen.


    Die Pivottabelle könnt ihr erstellen indem ihr im Menüband auf Einfügen klickt und und dort ganz links PivotTable auswählt.

    Im Feld Tabelle/Bereich gebt ihr den Bereich ein, in dem sich Eure Basistabelle befindet.

    Im unteren Bereich könnt ihr auswählen ob ihr die Pivottabelle in einem neuen Arbeitsblatt anlegen wollt oder ob sie in ein bereits vorhandenes Arbeitslatt eingefügt werden soll. Für das Beispiel wählen wir ein neues Arbeitsblatt.



    Das Schema der Pivottabelle:
    Im Folgenden seht ihr im Excel (wir gehen von Excel 2007 oder neuer aus) die folgenden drei Bereiche, die für die weiteren Erklärungen benamt wurden:

    Pivotbereich (im Tabellenblatt)
    Feldliste (am rechten Seitenrand)
    Feldquadranten (am rechten Seitenrand)

    Die Eintragungen in der Feldliste entsprechen den Überschriften Eurer Spalten (deswegen sind die so wichtig). Die Feldquadranten bestimmen wie Eure Pivottabelle im Pivotbereich später aussieht.

    Berichtsfilter: Hier werden keine Werte angezeigt, aber ihr könnt Filter vornehmen
    Spaltenbeschriftungen: Das sind die Werte die später in den Spaltenüberschriften der Pivot stehen.
    Zeilenbeschriftungen: Das sind die Werte die später in den Zeilenüberschriften der Pivot stehen.
    Werte: Felder, die hier hinein gezogen werden, werden später addiert, gezählt



    Eine Pivottabelle aufbauen:
    Für das Beispiel machen wir jetzt folgendes: Wir ziehen das Produkt in die Zeilenbeschriftungen, den Monat in die Spaltenbeschriftungen und den Umsatz in die Werte. Schon haben wir eine übersichtliche Darstellung des Umsatzes pro Monat und pro Produkt. Sollte bei Euch links oben nicht "Summe von Umsatz" stehen dann klickt bitte im Quadrant Werte mit links auf das Feld Umsatz und wählt Wertfeldeinstellungen aus. Dann wählt ihr im erscheinenden Pop-Up Summe aus und klickt ok. So könnt ihr übrigens auch auf Anzahl ändern, damit die Pivottabelle nicht summiert sondern die Anzahl der für die Kombination vorhandenen Datensätze zählt.





    Eine Pivottabelle filtern oder sortieren:
    Sortieren und Filtern funktioniert in der Pivottabelle, indem ihr auf die Dropdown Pfeile neben einem Feldnamen klickt. Wir versuchen jetzt mal die Produkte nach dem Gesamtumsatz zu sortieren. Dazu gehen wir wie folgt vor: Auf den Pfeil rechts von Zeilenbeschriftungen klicken. Hier könntet ihr im unteren Bereich bestimmte Produkte herausfiltern. Über Beschreibungs- und Wertefilter kann man noch detaillierter filtern. Im oberen Bereich kann man das ausgewählte Feld Produkt nun alphabetisch sortieren oder man wählt in unserem Fall Weitere Sortieroptionen. Im folgenden Pop-Up wählen wir Absteigend nach Summe von Umsatz und klicken auf OK und schon werden die Produkte dementsprechend sortiert.





    Mehr als ein Feld in die Spalten oder Zeilen:
    Natürlich könnt ihr auch mehr als ein Feld in den Spalten oder Zeilen verstauen. In unserem Beispiel ziehen wir zusätzlich die Produktgruppe mit in die Zeilenbeschriftungen und zwar oberhalb des Felds Produkt. Excel fügt dann jeweils Zwischenzeilen ein und berechnet gleichzeitig auch Teilergebnisse pro Produktgruppe.






    Die Pivottabellenoptionen:
    In den Pivottabellenoptionen verstecken sich einige nützliche Einstellungen. Klickt in irgendeine Zelle Eurer Pivottabelle mit rechts und wählt PivotTable-Optionen aus. Unter Layout&Format könnt ihr zum Beispiel einstellen, dass Excel die Spaltenbreiten bei der Aktualisierung nicht mehr automatisch anpasst. Unter Summen & Filter können die Summen für Zeilen und Spalten aktiviert oder deaktiviert werden und unter Anzeige kann das klassische PivotTable-Layout aktiviert werden. Sieht ein wenig anders aus und bedient sich auch ein wenig anders. Probiert es aus und findet heraus welche Variante Euch besser gefällt.




    Noch wichtig zu wissen:
    Wenn ihr die Quelldaten ändert, dann passt sich die Pivot-Tabelle NICHT AUTOMATISCH an!
    (Dies ist bewusst so eingerichtet, um Rechenzeit zu sparen.) Ein Rechtklick auf eine beliebige Zelle im Pivot-Bereich und die Wahl „Daten aktualisieren“ erledigt das.



    Beispieldatei: Pivot.xlsx