Office: 2003; Kopie eines Datensatzes (enthält..) in einer anderen Tabelle derselben DB

Helfe beim Thema 2003; Kopie eines Datensatzes (enthält..) in einer anderen Tabelle derselben DB in Microsoft Access Hilfe um das Problem gemeinsam zu lösen; Hallo! es geht um was Buchhaltärisches, wobei Doppeleingaben vermieden werden sollen. Tabelle 1 enthält alle Ausgaben und Buchungen. Die... Dieses Thema im Forum "Microsoft Access Hilfe" wurde erstellt von P10405, 18. Dezember 2011.

  1. P10405 Erfahrener User

    2003; Kopie eines Datensatzes (enthält..) in einer anderen Tabelle derselben DB


    Hallo!

    es geht um was Buchhaltärisches, wobei Doppeleingaben vermieden werden sollen.
    Tabelle 1 enthält alle Ausgaben und Buchungen. Die Beschreibungszeile soll /wird ein Kürzel zur Identifikation enthalten.
    Tabelle 2 soll nun nur Ausgaben enthalten, welche dieses bestimmte Kürzel enthalten (nennen wir es "SD") hat. Damit sollen betriebliche Ausgaben (SD) von privaten getrennt werden, ohne das ich für jede Ausgabe in die jeweilige Tabelle wechseln muß.

    Wie stelle ich es an, (wenn; if ..!?) die betreffenden Zeilen aus Tabelle 1 in Tabelle 2 auszulesen? Tabelle 1 enthält inzwischen weit über 5000 Einträge, welche jedoch für Tabelle 2 (noch) irrelevant sind.
    Nichts desto trotz möchte ich auch separat Buchungen in Tabelle 2 eingeben, z.B. nicht monitäre bzw. solche die aus Teilbeträgen stammen (x% der Telefonrechnung usw.).


    Kann jemand helfen?

    THx
     
  2. miriki Erfahrener User
    So weit, so gut...

    Ähm, wie bitte? Du willst eine Kopie der Datensätze in einer weiteren Tabelle? Das klingt nicht gut...

    Das wäre, soweit ich das richtig verstanden habe, eine relativ simple Anfüge- bzw. Tabellen-Erstellungs-Abfrage, in der dann die entsprechende Bedingung ("Feld" enthält "Kriterium") gesetzt wird.

    Ich würd's versuchen, aber irgendwie fehlt da noch etwas mehr Input. Ich habe auch so ein bißchen die Befürchtung, als wenn Dein DB-Design etwas krumm ist bzw. durch diese Tabelle wird.

    Mal so ganz pauschal gedacht: Eine zentrale Tabelle für alle Buchungsvorgänge ist eigentlich schon mal der richtige Ansatz. Wenn Teil-Bereiche gesichtet / bearbeitet werden sollen, dann ist es Aufgabe des Formulars bzw. der dafür zu Grunde liegenden Abfrage, entsprechend zu filtern. Du arbeitest doch hoffentlich mit Formularen, die auf Abfragen basieren, und nicht direkt auf den Tabellen selbst, oder?

    Gleichartige Datensätze auf mehrere Tabellen aufzuteilen ist ein "no no".

    Gruß, Michael
     
  3. P10405 Erfahrener User
    Hallo Michael,
    *rümpf* :-|
    Klingt gut, für mich......
    Mal so, mal so -(neue) Datensätze werden sofort in die Tabelle geschrieben; ob nun direkt in dieser, oder auch über ein Formular.
    * Neue Datensätze über eine Abfrage: ????? -warum, wie und wieso? (auf dem Schlauch steh'.)
    Juut, deswegen frag ich ja...; mir erschien es als sinnvollste (einzigste ;-) ) Variante.
    1. Ich möchte betriebliche von privaten Ausgaben trennen; OHNE! diese von vornherein in unterschiedliche Tabellen /Datenbanken eintragen zu müssen.
    2. Daher gibt es "nur" eine Tabelle mit allen (monitären!!) Ausgaben (dort sind jedoch (z.B.) Teilbeträge aus Telefon-, Handy-, usw usf. NICHT! enthalten, weswegen auch "Tabelle 2" (=betriebliche Ausgaben) bearbeitbar bleiben muß (Gewinn- /Verlustrechnung).

    Welche Probleme sind denn zu erwarten, wenn (und wie!?) ich Daten aus Tabelle 1 in Tabelle 2 auslesen /und nutzen möchte?

    THX!!!!

    .
     
  4. miriki Erfahrener User

    2003; Kopie eines Datensatzes (enthält..) in einer anderen Tabelle derselben DB

    Hmmm... Das ist eine grundlegende Angelegenheit...

    Arbeite nie direkt auf den Tabellen! Das ist in höchstem Maße unkomfortabel und ein regelrechter Krampf, wenn es um verknüpfte Tabellen geht. Arbeite grundsätzlich mit Formularen!

    Arbeite nie mit Formularen, die direkt auf Tabellen aufsetzen. Das ist unkomfortabel und langsam, im Mehrbenutzer-Betrieb fast automatisch zum Scheitern verurteilt und auch so ganz allgemein böse. Arbeite immer mit Formularen, die auf Abfragen basieren!

    Das ist letztendlich nur ein kleiner Zwischenschritt mehr, der Dir aber in der Folge einen Haufen Arbeit und Nerven spart.

    Ablauf:
    - Tabelle erstellen - ein Feld "ID" mit auto/Zufall als "primary" (dieses Feld wird später im Formular entweder nicht angezeigt oder ist mit aktiviert:nein, gesperrt:ja nicht veränderbar)
    - Abfrage erstellen - Doppelklick jedes Feld der Tabelle im Abfrage-Entwurf - Reihenfolge der Felder kann von der Tabelle abweichen - Sortierung der Datensätze kann eingestellt werden
    - Formular erstellen, Datenquelle ist die Abfrage - "einfach" Formular als Karteikarte eines Datensatzes - "endlos" für Übersichts-Listen - "Datenblatt", wenn's wie die Tabelle pur aussehen soll.
    - Bericht erstellen, Datenquelle ist die Abfrage - Sortierung muß im Bericht gesondert eingestellt werden (ggf. mit Gruppierung)

    Damit hast Du ein Grundgerüst zum Arbeiten. Jetzt der Feinschliff...

    Kopiere die Abfrage in 2 neue Varianten. Setz in einer Variante in dem entsprechenden Feld den Filter so, daß nur die Datensätze abgefragt werden, die "betrieblich" sind. Setz diese Abfrage als Datenquelle für das Formular ein.

    Setze in der 2. Variante den Filter so, daß nur "private" Datensätze abgefragt werden. Setz dann diese Abfrage als Datenquelle für das Formular.

    Jetzt solltest du ein Feeling bekommen haben, was ich meine... Du kannst jetzt in etlichen Arten weiter machen. Du kannst z.B. 2 Formulare "betrieblich" und "privat" erstellen und damit arbeiten. Du könntest auch, dann wäre aber VBA im Spiel, über ein Menü per Button das immer gleiche Formular aufrufen, dabei aber unterschiedliche Datenquellen übergeben. Du könntest auch im Formular per "Umschalter" die aktuelle Datenquelle wechseln. Möglichkeiten gibt's da genügend...

    Das ist brav. ;-) Dann sei aber auch konsequent und mach dies auch "im nachhinein" nicht. ;-)

    Gruß, Michael
     
    miriki, 9. Januar 2012
    #4
Thema:

2003; Kopie eines Datensatzes (enthält..) in einer anderen Tabelle derselben DB

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