Office: (Office 2016) Komplexer Aufbau mehrere Datensätze - Grundlegende Information

Hallöchen,

ich bin leider in Excel so gar nicht bewandert, daher wollte ich erst mal hier in einem solchen Portal nachfragen, wo die Wahrscheinlichkeit groß ist auf User zu treffen welche sehr bewandert in Excel sind.

Ich möchte in unserem Betrieb Abläufe welche Aktuell noch Klassisch in Papier Form abgeheftet werden, optimieren. In Zeiten der Digitalisierung bietet es sich an dies Digital zu gestalten, von daher hat sich eine Vision bei mir entwickelt und ich Frage mich ob so etwas mit Excel realisierbar ist.

Vision:

Ein Tabelle Erstellen/Führen welches bsp als Register für alle Aufträge gilt. - Da unsere Aufträge, oftmals noch mit Gutachten, bzw Anwaltschreiben & und etlich weiteren schreiben versehen werden, hatte ich die Hoffnung das man diese Schreiben Digitalisieren (Scan) kann, und dann in die Excel Tabelle einfügt/hinterlegt.

Also eine Tabelle welche unterschiedliche Datensätze zu verschiedenen Aufträgen führt um alle Daten Griffbereit zu haben.

Wichtig wäre mir, dass diese Datensätze (Scans) eben nicht einfach als Bild eingefügt werden, sondern und hier habe ich 2 Möglichkeiten im Kopf:
1. via Textfeld was mit einem Klick gedrückt wird und es wird ein vorher abgespeichertes PDF, oder IMG oder Word Dokument geöffnet bzw
2. ebenfalls via Textfeld welches dann die Datei welche schon in Excel hinterlegt ist aufpoppen lässt, nach dem Prinzip einer Preview Ansicht.

Dazu kommt das diese Tabelle nach dem erstellen relativ einfach zum führen sein soll, damit unsere Sachbearbeiterin (50j+) dort keine großen Probleme hat.


Ich frage mich halt ob sowas möglich ist, natürlich ist die Vision gemessen an der Ausführung in Excel wahrscheinlich noch gar nicht Ausgearbeitet, aber es wäre Interessant zu Wissen ob sowas möglich ist und wenn ja ob mir jemand einen Start ermöglicht. Habe dazu leider via google nichts gefunden

 

Hallo,

Natürlich ist so etwas prinzipiell möglich - auch in Excel, obwohl diese Problemlage schon an ein Datenbankproblem grenzt (und somit an ein Datenbankprogramm denken lässt).
Da der zentrale Fokus von Excel jedoch Tabellenkalkulation ist (und nicht Datenbank-Be/Verarbeitung), ist somit mit gewissen Komplikationen zu rechnen.
Excel gestattet es, im Ho-Ruck-Verfahren ganz leicht (ohne viel Vorwissen) Tabellen anzulegen, die gewisse Ähnlichkeit mit Datenbank-Tabellen haben. Die Leichtigkeit, mit der man dies tun kann, rächt sich aber sofort, weil man eine erhöhte Disziplin beim Verwalten dieser Excel-Tabellen wahren muss.

Sobald du Excel2016 startest, werden von Microsoft jede Menge von Arbeitsmappen zur Auswahl angeboten für alle möglichen Problemstellungen als Alternative zur Auswahl von "Leere Arbeitsmappe". Auch Einführungstouren zu zentralen Excel-Themen sind dabei.
Man kann aus diesem Angebot eine Vorlagen-Arbeitsmappe auswählen, die der zu realisierenden Problemstellung am nächsten kommt, und diese muss natürlich nolens-volens an die eigenen Anforderungen angepasst werden.

Dafür gibt es eigentlich nur EINE gangbare Lösung: Man fügt in eine Spalte der Tabelle einen Hyperlink auf eine externe Datei (meist im selben Verzeichnis wie die Excel-Arbeitsmappe) ein. Sobald man dann auf diesen Hyperlink klickt, wird die Anwendung für diese externe Datei gestartet und ihr Inhalt angezeigt. Man darf solche (Grafik)daten niemals in die Excel-Arbeitsmappe selbst einbetten - es sei denn, man hat nur 2 oder 3 solcher Dinger zum Speichern. Der Umfang der Arbeitsmappe würde sonst ganz schnell explodieren.

 

Der Gedanke dabei liegt ja, dass es eine Datei ist welche Grundsätzlich einen Auftrag bzw eine Bearbeitung vereinfachen soll, weil man 1. alle Informationen in einem Dokument auf einen Blick sieht, und man nicht für jeden Auftrag eine neue Datei Anfertigen muss. Somit schafft man bei mehreren gleichzeitigen Bearbeitungen von mehreren Aufträgen, einfach die Übersicht zu behalten.
Aber freut mich das meine Idee "Grundsätzlich" umsetzbar ist, somit werde ich mich in den nächsten Wochen mal dran tasten. Ich dank dir bzgl dem Einblick.

Wobei eine Frage hätte ich noch bzgl Hyperlinks. Ist dort eine Komplexere Ordner Struktur Möglich? Bsp die Excel Tabelle ist abgelegt, dort ist abseits von einem Über Ordner, nennen wir ihn Aufträgen nichts weiteres außer der Excel liste vorhanden. Unter Aufträgen versteckt sich dann eine Auftragsnummer (Ordner) und dort sind dann alle nötigen PDF's / IMG abgelegt.

 

Hallo,

Es ist hier prinzipiell jede Ordnerstruktur möglich. Es ist hier nur die Frage, wieviel Aufwand dafür treiben will. Man kann im Hyperlink den Pfad zur Datei angeben, so wie man dies gewohnt ist zB. im Windows-Explorer.