Office: Excel - Pivot-Tabellen

Helfe beim Thema Excel - Pivot-Tabellen in Microsoft Excel Tutorials um das Problem gemeinsam zu lösen; Hallo! Ein sehr mächtiges Instrument zur Datenauswertung in Excel ist die Pivot-Tabelle. Leider ist dieses Feature weitgehend unbekannt, daher... Dieses Thema im Forum "Microsoft Excel Tutorials" wurde erstellt von schatzi, 18. August 2007.

  1. schatzi Super-Moderator

    Excel - Pivot-Tabellen


    Hallo!

    Ein sehr mächtiges Instrument zur Datenauswertung in Excel ist die Pivot-Tabelle. Leider ist dieses Feature weitgehend unbekannt, daher möchte ich versuchen, die Grundlagen zur Erstellung einer Pivot-Tabelle zu erklären. (Je nach Excel-Version (speziell natürlich Excel2007) können sich evtl. die Bezeichnungen geringfügig unterscheiden.)
    Dieses Tutorial ist zugegebenermaßen recht lang und sehr ausführlich, aber lasst euch davon nicht abschrecken: Am Ende werdet ihr merken, dass ihr nichts weiter gemacht habt, als 10-12x mit der Maus zu klicken...
    Da es natürlich beinahe unendlich viele verschiedene Szenarien einer Datenerfassung gibt, möchte ich ein relativ einfaches (und dadurch nachvollziehbares) Beispiel verwenden, welches die Funktionsweise einer Pivot-Tabelle veranschaulichen soll:

    Die Firma Mustermann hat drei Mitarbeiter: Sklave_A, Sklave_B und Sklave_C (alle Arbeitgeber mögen mir diese Namensgebung verzeihen...)
    Alle diese Mitarbeiter sind das ganzjährig in verschiedenen Regionen unterwegs und machen (hoffentlich) Umsatz. (Wie ihr im Beispiel seht, ist hier keine chronologische Reihenfolge erforderlich. Es kann alles wild gemischt sein.)

    Um die Erklärung so anschaulich wie möglich gestalten zu können, habe ich im Anhang eine Datei bereitgestellt, an der ihr die Schritte anhand des Beispiels nacharbeiten könnt (keine Makros, keine Viren...). Hier findet ihr ein Tabellenblatt „Daten“, in dem sich die ursprünglichen Daten befinden. Desweiteren habe ich im Tabellenblatt „Pivot“ ein mögliches Endergebnis aufgezeigt. Wenn ihr die Schritte dieser Anleitung step-by-step nacharbeiten wollt, so bekommt ihr (logischerweise) an einer Stelle von Excel den Hinweis, dass eine solche Pivot-Tabelle, wie ihr sie erstellen wollt, schon existiert. Ignoriert diesen Hinweis von Excel einfach oder löscht das Blatt „Pivot“ bevor ihr das Beispiel nacharbeitet.

    Im Tabellenblatt „Daten“ findet ihr vier Spalten:

    Spalte A: Das Datum
    Spalte B: Der Name des jeweiligen Mitarbeiters
    Spalte C: Die Region, in der der jeweilige Mitarbeiter unterwegs war
    Spalte D: Der Umsatz des jeweiligen Mitarbeiters in der entsprechenden Region

    Jede dieser Spalten ist mit einer Überschrift versehen. Dies ist für die Erstellung einer jeden Pivot-Tabelle ZWINGEND NOTWENDIG!!!

    In der Praxis ergibt sich häufig ein solcher Tabellenaufbau, aber eine Auswertung (wer?, wo?, wann?, wieviel?) erweist sich dann oft als schwierig.
    Nicht jedoch mit einer Pivot-Tabelle. Hier kommt ihr mit einigen Mausklicken zum Ziel:

    Markiert den auszuwertenden Bereich über die Tastatur oder mit der Maus.
    (Wenn der auszuwertende Bereich so klar identifizierbar ist wie im Beispiel, dann reicht es, auf irgendeine beliebige Zelle des Bereiches zu klicken.)
    Wählt nun im Menü „Daten“ den Punkt „Pivot-Table- und Pivot-Chart-Bericht“ und der Pivot-Assistent erscheint. (In Excel2007 findet ihr das im Ribbon „Einfügen“ ganz links unter „Pivot-Table“ (ohne Assistent) oder über die Tastenkombination „Alt+n“ und dann die Taste „p“ (mit Assistent).)

    Im ersten Schritt des Assistenten könnt ihr für dieses Beispiel (und für die meisten anderen Fälle auch) die Standardeinstellungen beibehalten:
    - Microsoft-Excel-Liste oder -Datenbank
    - Pivot-Table

    Im zweiten Schritt könnt ihr den auszuwertenden Bereich (im Beispiel: $A$1:$D$366) bestätigen oder auch verändern, falls ihr oder Excel sich geirrt haben sollten. (Beachtet hierzu bitte auch den Hinweis am Ende dieses Tutorials, falls sich die Größe des Bereiches dynamisch verändern sollte!)

    Im dritten Schritt könnt ihr festlegen, wo die Pivot-Tabelle erstellt werden soll:
    - auf einem neuen Blatt (wie im Beispiel), oder
    - auf dem selben Blatt (dann den Bereich oder zumindest die obere linke Zelle des Bereichs definieren)

    In diesem dritten Schritt könnt ihr über „Layout“ und „Optionen“ auch schon weitere Einstellungen vornehmen, aber das ist später auch noch genau so gut möglich, daher gehe ich hier nicht weiter darauf ein.

    Nach einem Klick auf „Fertig stellen“ seht ihr eine leere Pivot-Tabelle vor euch, sowie ein Dialogfeld, in dem die Spaltenüberschriften des Quellblattes als eine Art Buttons zur Verfügung stehen. (In diesem Dialog findet ihr auch noch weitere Einstellungsmöglichkeiten, mit denen ihr die Pivot-Tabelle auch noch „anhübschen“ könnt.)

    Zieht nun mit der Maus per drag-and-drop
    - das Feld „Datum“ in den Zeilenbereich
    - das Feld „Mitarbeiter“ in den Seitenbereich (Excel2007: Berichtsfilter)
    - das Feld „Region“ in den Spaltenbereich
    - das Feld „Umsatz“ in den Datenbereich

    Damit ist ein Großteil schon geschafft.
    In der Pivot-Tabelle könnt ihr nun über die Zelle B1 den gewünschten Mitarbeiter auswählen.
    Das ist schon mal nicht so schlecht , aber vielleicht wäre eine monatliche Übersicht noch aussagekräftiger.
    Also alles nochmal von vorn??
    Nein, keineswegs!!
    Ein Rechtsklick auf ein beliebiges Datum in der Pivot-Tabelle und im Kontext-Menü den Eintrag „Gruppierung“ wählen. Der erscheinende Dialog dürfte selbsterklärend sein...

    Voilà!
    Wenn ihr alles richtig gemacht habt und alle Schritte so nachvollzogen habt wie beschrieben, müsste eure Pivot-Tabelle genau so aussehen wie meine.
    Glückwunsch!

    Wie ihr gemerkt habt, waren dazu nur wenige Mausklicks nötig.
    Das Zahlenformat der Zellen könnt ihr auf „traditionelle Weise“ ändern, also über die Symbolleiste, per Rechtsklick oder über das Menü „Format“.
    Und wie ihr sicherlich auch gemerkt habt, könnt ihr die Felder hinziehen, wo ihr wollt; Zeilen-, Spalten-oder Seitenbereich (einzig der Datenbereich ist wahrscheinlich meist eindeutig, aber auch da bestehen die verschiedensten Möglichkeiten):
    Möchtet ihr also nicht erstrangig nach Mitarbeitern aufschlüsseln, sondern nach den Regionen, dann zieht ihr halt die Mitarbeiter in den Zeilenbereich und die Regionen in den Seitenbereich (Excel2007: Berichtsfilter).
    Für eine vollständige Übersicht könnt ihr auch sowohl die Mitarbeiter als auch das Datum in den Zeilenbereich ziehen (und den Seitenbereich gar nicht besetzen). Beachtet hierbei bitte, dass ihr auch die Reihenfolge der Kategorien selbst bestimmen könnt; je nachdem welche Kategorie ihr etwas linker oder etwas rechter in den (Zeilen-/Spalten-)Bereich setzt.

    Natürlich könnt ihr auch selbst bestimmen, in welcher Art und Weise eure Daten ausgewertet werden sollen:
    Vorausgesetzt, eure Pivot-Tabelle sieht genau so aus wie meine, reicht ein Doppelklick auf die Zelle A3, „Summe – Umsatz“, und ihr könnt umschalten auf „Anzahl“, „Mittelwert“ oder was ihr sonst noch in dem angebotenen Dialog findet.

    Auf (fast) gleichem Wege lässt sich auch zusätzlich ein passendes Diagramm (Pivot-Chart) erstellen, wenn ihr diesen Punkt dem Pivot-Assistenten mitteilt.

    Achtung:

    Wenn ihr die Quelldaten ändert, dann passt sich die Pivot-Tabelle NICHT AUTOMATISCH an!
    (Dies ist bewusst so eingerichtet, um Rechenzeit zu sparen.)
    Manuell ist das aber auch schnell erledigt:
    Ein Rechtklick auf eine beliebige Zelle im Pivot-Bereich und die Wahl „Daten aktualisieren“.
    Auch ein (Links-)Klick auf das Ausrufungszeichen in dem Dialog „Pivot-Table“ (von wo ihr die Felder in die Bereiche gezogen habt) bewirkt das Gleiche.
    Anders ist es jedoch, wenn sich die Größe des Quellbereiches ändert, also wenn z.B. Zeilen (oder evtl. auch Spalten) dazu kommen. Dies erkennt Excel leider nicht.
    Aber auch dies lässt sich beheben, wenn ihr einen dynamischen Bereichsnamen (klicke dazu hier) vergebt und diesen dann im zweiten Schritt dem Pivot-Assistenten als Quelle angebt (z.B. =MeinName).

    So, und während ich mir hier einen Wolf getippt habe, brauchtet ihr, wie oben schon erwähnt, nur einige Mausklicks, um eure Auswertung fertig zu stellen.

    Falls ihr Fragen zu diesem Tutorial haben solltet, so stellt diese bitte im Excel-Forum mit einem Hinweis auf diesen Link, da dieser Thread wegen der Übersichtlichkeit für weitere Antworten gesperrt ist.

    Viel Spaß beim Pivotieren!
     
    Zuletzt von einem Moderator bearbeitet: 9. Dezember 2020
    schatzi, 18. August 2007
    #1
Thema:

Excel - Pivot-Tabellen

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