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Summieren über eine Untertabelle in einem Formular

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thunderchild
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Verfasst am: 17.05.2006, 09:59

Hallo Forum,

ich habe eine Tabelle Rechnungsdaten, die ich über das passende Formular mit Daten füttere. Zu den Rechnungen gibt es Teilzahlungen, die ich in einem Unterformular des Rechnungsformulars abfrage, da es mehrere Teilzahlungen pro Rehcnung gibt. Das Unterformular "Teilzahlungen" hat eine eigene Tabelle (1 zu n verknüpft) und eine eigene Teilzahlungs-Abfrage. Die Wiedergabe der Rechnungen mit Ihren Teilzahlungen klappt im Formular und auch in Berichten schon gut.

Leider kann ich im Rechnungsformular nicht über die Teilzahlungen summieren und dann vom Rechnungsbetrag abziehen, da ist irgendwo ein #Fehler drin.

Der Rechenbefehl im Rechnungsdaten-Formular lautet:
=Summe([Teilzahlungs-Abfrage]![TZ-Betrag])
(Summiere über alle Teilzahlungen der Abfrage "Teilzahlung-Abfrage" und dort über den "Teilzahlungs-Betrag")
und wird leider nicht ausgeführt. Ich vermute, es liegt daran, dass Access nicht weiß, über welche Teilzahlungen es summieren soll (obwohl es das eigentlich von der Absage mitgeteilt bekommen sollte). Die Teilzahlungen und die Rechnung sind über die Rechnungsnummer verknüpft. Welchen Fehler habe ich gemacht und was kann ich anders machen?

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freaky
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Verfasst am: 17.05.2006, 13:09

Hi,

wo steht denn der "Rechenbefehl"? Du kannst bereits in der Abfrage ein benutzerdefinierstes Feld einfügen und dort die Funktion eingeben. Diese Feld gehört dann in das Unterformular.

Die Summenformel, wenn sie in einem Feld steht, gehört auch in das Unterformular. Das Hauptformular kann so nichts berechnen.

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Gruß
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thunderchild
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Verfasst am: 17.05.2006, 14:33

Hallo freaky,

danke erneut für Deine Hilfe. Jetzt steht die Formel zur Berechnung der Summe des Unterformulars (Teilzahlung) im Hauptformular (Rechnung) und funktioniert nicht.

Im Unterformular stehen jetzt in einer Zeile Rechnungsnummern (zwecks Zuordnung zu einer Rechnung), TZ-Betrag und einige weitere Daten. Wenn ich richtig verstanden habe muss hier in der Abfrage auch die Summe der Teilzahlungen berechnet werden.
Wenn ich das mache bekomme ich beim Ausführen der Abfrage das Ergebnis: "Sie wollen eine Anfrage ausführen, die den angegebenen Ausdruck "Rechnungsnummer" nicht als Teil der Aggregatfunktion einschließt." (Über die Rechnungsnummer sind Rechnung und Teilzahlung verknüpft).
Eine ganz neu Abfrage in der nur die RG-Nummer und die Rechnungsnummer aus der Teilzahlungstabelle abgefragt werden, kann entwerde eine Gesamtsumme aller Teilzahlungen berechnen (ohne RG-NUmmer) oder hängt sich mit der gleichen Meldung wie oben auf. Wie mache ich verständlich, dass ich über die Daten summieren möchte, die die gleiche RG-Nummer haben?

Thunderchild

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freaky
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Verfasst am: 17.05.2006, 14:46

Hi,

Du könntest noch versuchen im Hauptformular Dein Feld im Unterformualr anzusprechen. Da müsstst du aber noch die formel ergänzen:

=SUMME([Forms]![DeinUnterformular]![Tz-Betrag])

Kann aber so nicht mit Sicherheit sagen, ob es funktioniert.

Sonst muss ich es morgen nochmal testen...

Wir sind doch bei Access 2003 oder?!

thunderchild
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Verfasst am: 17.05.2006, 15:12

Hallo,

Access schreibt mir die Formel um in
=Summe(Formulare![Teilzahlungs-Abfrage]![TZ-Betrag])
=Summe(Formulare![Teilzahlungs-Tabelle]![TZ-Betrag])
aber es klappt noch nicht.

Jetzt möchte ich eigentlich gerne eine Abfrage stellen, die mir die Teilzahlungen nach Rechnungsnummer aufsummiert, damit ich das Ergebnis daraus in verschiedenen anderen Abfragen auslesen und weiter verwenden kann (u.a. auch in diesem Formular).

Dabei bleibt das Problem das gleiche wie oben beschrieben: "Sie wollen eine Anfrage ausführen, die den angegebenen Ausdruck "Rechnungsnummer" nicht als Teil der Aggregatfunktion einschließt."

In Berichten ist die Berechnung kein Problem, nur in Abfragen klappt das noch nicht...weil ich nicht weiß, wie man auf Rechnungsnummer-Ebene eine Summe bildet.

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freaky
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Verfasst am: 17.05.2006, 15:46

Hi,

mach es so:

im Unterformular (sicherlich Endlosformular) erstellst du einen Fußbereich. In diesne Fußbereich setzt Du wie im Bericht auch ein Textfeld mit Deiner Formel. Jetzt sollte beim Ausführen des Unterformulars alles angezeigt werden als Summe.

Wenn Du aber noch ein bischen Zeit (bis morgen) hast dann teste ich es noch einmal und stelle notfalls eine Muster-DB zum Download.

Aber Du könntest mir auch Deine DB mailen (freaky.forum@hoprah.de). Es wird garantiert vertraulich behandelt!!!
Dann schau ich es mir direkt mal an....

thunderchild
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Verfasst am: 17.05.2006, 16:17

Gerade habe ich meinen Fehler in der Beschreibung meines Problems bemerkt. Es handelt sich nicht um ein UNTERFOMULAR sondern um eine UNTERTABELLE, über die ich summieren möchte. Die DB ist schon bei Dir, da merkst Du sicher selber...

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freaky
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Verfasst am: 17.05.2006, 16:28

... angekommen! Wie bereits gemailt. Ich sachau es mir an!

freaky
Moderator

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Verfasst am: 18.05.2006, 00:03

Hi,

...lass mich vorweg nur mal erstmal eins loswerden (gilt für jede Datenbank - daher schreibe ich es auch hier):

Benutze in Feld-, Tabellen und Abfragenamen keine Leerzeichen, Bindestriche und andere Sonderzeichen. Auch wenn man es machen kann - das kann in Code immer zu Problemen führen. Am besten ist halt der Unterstrich ("_") zur logischen Trennungen in Namen.

Zusätzlich (auch wenn ich es noch nicht gesehen habe) für Feldnamen etc. keine Schlüsselwörter benutzen (wie z.B. "Name"). Das führt eigentlich immer zu Problemen.

So - jetzt bau ich das mit der Summe mal bei Dir ein....

thunderchild
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Verfasst am: 18.05.2006, 12:22

Hallo Freaky,

danke für das Einbauen der Summe, die in meinem Formular über ein Unterformular summiert. Das klappt jetzt - vielen Dank!
Ich hatte dort direkt eine Tabelle eingefügt, weswegen die Summierung wohl nicht gehen konnte.
Zusätzlich habe ich jetzt in das Formular einen Button eingefügt, der das Unterformular "Teilzahlungs-Formular" öffnet, damit man die Daten nicht nur einsehen, sondern bei Bedarf auch verändern kann oder auch neue Daten eingeben kann.

Leider muss ich beim Ausfüllen des Teilzahlungsformulars vom Benutzer wieder die Rechnungsnummer abfragen, zu der er Teilzahlungen eingeben/ändern möchte. Kann man das im Makro, welches das Teilzahlungs-Formular öffnet, irgendwie mit einbauen, dass er nur die Teilzahlungen anzeigt, die die gleiche Rechnungsnummer haben, wie die Rechnung, die gerade geöffnet ist?

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freaky
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Verfasst am: 18.05.2006, 12:49

HI,

wenn Du mit einem Button ein neues Formular anzeigen willst kannst du ja für das neue Formular einen Filter setzen lassen, der entsprechend nur die Datensätze mit dieser Rechnugnsnummer anzeigt.

Aber Du könntest sowas auch im Unterformualr direkt ausführen lassen, das ja bereits eingebunden ist. Denn auch dort kann man Datensätze zufügen - es sind nur nicht alle Felder der Tabelle sichtbar....

Du kannst aber auch einfach nur ein Formualr erstellen, das eine Neuanlage von Datensätzen zulässt. Dann wird das Formualr mit dem Button aifgerufen und man gibt gleich die Daten ein - die Rechnungsnummer gibst Du vom Hauptformualr einfach schon mit.

Da führen viele Wege nach Rom je nach Geschmack.

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