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Wie kann man Kontakt mit Dokument bei Serienbrief verknüpfen

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Bienerl
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Anmeldedatum: 22.06.2005
Beiträge: 3

Verfasst am: 22.06.2005, 13:47

Hallo !

Wir nutzen Outlook 2000 hauptsächlich als Datenbank für unsere Kundenadressen und möchten möglichst effizient bei jedem Kontakt den zugehörigen Schriftverkehr (emails und Word Dokumente), sowie Telefonate etc. speichern. Das funktioniert einwandfrei, auf der Schaltfläche Aktivitäten sieht man schön was gemacht wurde, über Journal kann man auch auf Briefe zugreifen die an den Kontakt geschickt wurden sofern man sie vorher verknüpft hat.

Nun meine Frage:
Gibt es eine Möglichkeit, diese Verknüpfung automatisch herzustellen wenn man entweder bei Aktionen Brief an Kontakt schreibt, oder bei einem Serienbrief an mehrere Kontakte ? Outlook kann sooo viel da muß es doch irgendwie möglich sein oder ? Ich kann mir nicht vorstellen dass das nicht möglich sein soll, ich kann doch nicht bei einem Serienbrief an 50 Kontakte jeden einzelnen manuell mit dem Serienbriefdokument verknüpfen müssen, oder ?

Bin ja gespannt, ob jemand hier weiter weiß.

Besten Dank schonmal im voraus !!!

Liebe Grüße

Sabine

Michael
Admin von Office-Hilfe.com

Anmeldedatum: 20.12.2003
Beiträge: 1479
Wohnort: Miltenberg

Verfasst am: 23.06.2005, 18:59

Hallo Sabine,

nun Outlook ist kein Alleskönner und bestimmt keine Datenbank für Kundeninfos Wink

Da wärt ihr mit einer vernünftigen Accessdatenbank bestimmt besser dran (Bei Interesse können wir da sicher was machen Wink

)

Ich bin mir bei der Version 2000 ehrlich gesagt nicht sicher, da ich die 2003er drauf habe. Bei mir funktioniert das tadellos. Ich starte ein neues Seriendokument, wähle Outlook als Datenbasis, wähle den Kontakteordner aus und kann dann per Optionsfeld alle Kontakte auswählen die in Outlook sind. Wenn Du diese Möglichkeit nicht hast kann ich mir vorstellen, dass es diese Funktionalität in der Version 2000 noch nicht gab. Eine Möglichkeit wäre vielleicht noch das ganze in Excel zu exportieren und dann so den Serienbrief zu erstellen, doch das wäre sicher nicht in deinem Sinne.

Gruß
Michael

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Bienerl
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Anmeldedatum: 22.06.2005
Beiträge: 3

Verfasst am: 24.06.2005, 15:00

ich glaub Du hast mich falsch verstanden. Es funktioniert bei mir auch einwandfrei Serienbriefe entweder aus Word raus oder aus Outlook selbst heraus für mehrere Kontakte zu erstellen, meine Frage war wie diesen Brief so mit den Kontakten zu verknüpfen, dass man dann unter Aktivitäten bei dem jeweiligen Kontakt diesen Brief wieder aufrufen kann.

Andersrum gesagt, wenn man einen Brief an einen Kontakt schreibt, gäbe es evtl. die Möglichkeit die Verknüpfung automatisch herzustellen.

Ich meine hier mit automatisch nicht das reinschreiben der Adresse, sondern die VERKNÜPFUNG (Aktionen, Verknüpfung, Datei, Word Dokument), dann erstellt er nämlcih einen Journaleintrag, hängt an den das Dokument dran, und man hat dann unter Aktivitäten im Kontakt entweder über die Auswahl ALLE Elemente oder die Auswahl Journal die Möglichkeit durch Doppelklick auf den Eintrag direkt das Dokument aufzurufen.

Wenn ich also einen Kontakt aufrufe und dann auf die Schaltfläche Aktivitäten gehe kann ich alle mails UND eben Dokumente aus Schriftwechseln an den Kontakt direkt aus dem Kontakt heraus aufrufen. Das ganze geht aber nur, wenn man diese Verknüpfung eben über Aktionen/Verknüpfung manuell herstellt. Bei einem Serienbreif müsste ich also alle zig Kontakte anklicken und die Verknüpfung herstellen (nachdem der Brief schon geschrieben und über Seriendruck ausgegeben und gespeichert wurde). Genauso ein einzelner Brief an Kontakt, das schreibt er zwar automatisch die Adresse rein (Kontakt/Aktionen/neuer Brief an Kontakt) aber er verknüpft den Brief nicht automatisch so wie oben beschrieben.

Und das ist das was ich wissen wollte. Ob es irgendeine Möglickeit gibt, dass er es doch tut, bzw. habe ich das vielleicht einfach noch nicht gefunden...

Hoffe ich hab mich jetzt deutlicher ausgedrückt. Also ncohmal es geht nicht um das einfügen der Adressen für einen Serienbrief, sondern die automatische Verknüpfung und Ablage als Journaleintrag unter dem betreffenden Kontakt....

LG Sabine

Michael
Admin von Office-Hilfe.com

Anmeldedatum: 20.12.2003
Beiträge: 1479
Wohnort: Miltenberg

Verfasst am: 24.06.2005, 20:04

Hallo Sabine,

sorry für das Missverständnis. Ich arbeite eigentlich nicht mit dem Journal, hab das aber jetzt mal getestet. Bin mir natürlich nicht ganz sicher, aber ich kann mir beim besten Willen nicht vorstellen, dass das was Du da vorhast geht.

Tut mir leid.

Michael

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Bienerl
Newbie
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Anmeldedatum: 22.06.2005
Beiträge: 3

Verfasst am: 25.06.2005, 10:57

Hallo Michael,

siehst Du, man lernt nie aus...

und ich kann mir beim besten Willen nicht vorstellen dass das NICHT gehen soll Wink

))

Wäre doch das logischste von der Welt dass die Verknüpfung hergestellt werden kann wenn schon Brief an Kontakt und Serienbriefe aus Outlook/Kontakt heraus zu erstellen sind. Das wäre eigentlich nur ein weiterer logischer Schritt von Outlook, wie gesagt mails und manuelle Verknüpfungen speichert er ja auch ganz brav und ist unter den Aktivitäten abrufbar.

Wäre ne feine Sache..... Naja vielleicht ist das eine gute Anregung für Outlook, aber MS lässt sich da sicher nix sagen Wink

Dank Dir trotzdem...

Liebe Grüße
Sabine

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