Office: Allgemeine Fragen zu Funktion (Bedingte Abfragen)

Hallo zusammen,

ich bin im ACCESS-Bereich sehr neu, habe mich in einige Microsoft-Bücher eingelsen und irgendwie nie das gefunden, was ich brauchte. Über die Suchfunktion habe ich auch nicht viel gefunden, weshalb ich es direkt hier mal versuche. Es kann sein, dass mir einfach das "Fachvokabular" fehlt, weshalb ich nicht zu meiner Lösung gefunden habe ... aber vielleicht klappt es so.

Ich möchte zum ersten mal eine Datenbank erstellen. Dafür möchte ich
1. ein Eingabeformular für Personendaten
2. Ein Eingabeformular für Kinder, die die Person hat
3. Diverse Abfragen, die ich mit Bedingungen (z.B. Raucher, nicht Raucher, egal) einschränken kann (am besten auch mit Formular)
4. Dann brauche ich noch bestimmte Auswertungsmöglichkeiten

Nun meine Frage: Ist dies theoretisch alles möglich. Bei 1, 2, 4 bin ich mir klar, dass das möglich ist. Ich habe nur noch irgendwo gelesen, wie ich Bedingungsfelder für Abfragen basteln kann. Könnt Ihr mir da vielleicht weiterhelfen?

Ich hoffe, dass ich mich einigermaßen verständlich ausgedrückt habe. Ich danke Euch schon jetzt für Eure Hilfe.

Gruß Christoph

 

Ok, als Vorarbeit ganz wichtig:

Du hast ja schon irgendwelche Tabellen, die Deine Daten aufnehmen sollen.

Bau Dir als Datenquelle für die Formulare / Berichte über jede Deiner Tabellen eine Abfrage! Gewöhn es Dir von Anfang an an, niemals mit den Tabellen direkt zu arbeiten, sondern immer über die Abfragen zu gehen. Es sind nur wenige Mausklicks mehr, erspart Dir später aber einen Haufen Aufwand und macht einiges nicht nur einfacher, sondern vor allem auch schneller.

Hast Du also eine Tabelle "tbl_Adressen", dann baust Du eine Abfrage "qry_Adressen", die einfach stur hintereinander alle Felder der tbl_Adressen beinhaltet. Hier wäre dann der richtige Platz, auch gleich für die passende Sortierung zu sorgen.

Wenn Du jetzt über den Assistenten ein Formular erstellen läßt, gibst Du einfach die passende Abfrage als Datenquelle an und hast i.a. schon ein recht brauchbares Ergebnis als Arbeitsgrundlage.

Punkt 2 ist schon einen Schritt weiter. Hiermit begibst Du dich auf das Feld, was Access von Excel unterscheidet. Beide haben Datenbank-Funktionalität, aber Access ist eine "relationale" Datenbank, kann also mit Verknüpfungen zwischen Tabellen bedeutend besser umgehen.

Der offensichtliche Weg, Punkt 1 und 2 zu erledigen, benötigt grob:
a) eine Beziehung zwischen den Tabellen "tbl_Personen" und "tbl_Kinder". Dafür benutzt man i.a. den "Primärschlüssel" von tbl_Personen, der am besten den Typ "AutoWert" mit Untertyp "Zufall" hat. In der tbl_Kinder muß dann ein Feld vom Typ Zahl Untertyp Long existieren, das als Referenz zur tbl_Personen dient.
b) Ein Hauptformular "frm_Personen" mit dem eingebetteten Unterformular "frm_Kinder", verknüpft über eben genau die Felder der Beziehung, die in a) beschrieben ist.

Diese Beziehung nennt sich übrigens dann 1:n Beziehung, weil 1 Datensatz in tbl_Personen mit mehreren Datensätzen in tbl_Kinder verknüpft sein kann (nicht muß, n kann also auch 0 sein). Wenn Du also mit dem Stichwort recherchierst, wirst Du sicher auch einiges in der Literatur zur Umsetzung in Abfragen, Formularen und Berichten finden.

Abfragen, bei denen zur Laufzeit ein Parameter festgelegt wird, werden i.a. ja durch z.B. einen Button ausgelöst. Das bedeutet, daß man sich in dem Moment in Richtung VBA (Visual Basic for Applications) bewegt, also der Programmiersprache, die hinter Access (wie auch Excel, Word, ...) steckt.

Die werden i.a. in Form von Berichten realisiert, die auf Abfragen basieren, in denen Teilergebnisse berechnet werden oder was auch immer. Der Bericht selbst bietet dann auch Möglichkeiten der Sortierung und Gruppierung von Daten, des Bildens von Zwischen- und Gesamt-Summen u.v.m.

Gruß, Michael

 

Danke!

Hallo Miriki,

das sind schone inmal Anhaltspunkte. Herzlichen Dank dafür. Ich werde nun mal versuchen, dass einigermaßen umzusetzen; wenn ich nicht mehr weiterkomme, melde ich mich.

DANKE!

Gruß Christoph