Office: (Office 2007) Aufgabe aus Outlook mit Access verknüpfen?

Hallo liebe Leute

Mehr aus Bequemlichkeit:
Ich erstelle bereits aus Access heraus in Outlook Aufgaben.
Lässt sich nun diese Aufgabe aus Outlook heraus auch in Access abschliessen?

D.h. wenn ich den Status in Outlook auf "Abgeschlossen" setze, dass dies beim nächsten Öffnen der Access DB auch gleich erkannt und übernommen wird?

Wäre sehr bequem...*wink.gif*

Grüsse
Matthias

:)

 

Hallo Matthias,

klar geht das. Zur eindeutigen Identifizierung empfiehlt sich, die eindeutige EntryID zu verwenden und in der Datenbank zu hinterlegen (diese wird nach dem SAVE zugewiesen und kann am einfachsten ausgelesen werden, solange das TaskItem-Object noch in der Objektvariable gespeichert ist).
Den Status bekommst Du über die Status-Eigenschaft ausgelesen, wenn ich das Objektmodell halbwegs richtig im Gedächtnis habe.

Einfach in der Datenbank alle offenen Aufgaben filtern und die Aufgaben in OL prüfen. Ich weiß allerdings nicht, wie performant die Prüfung läuft.

Ob Access eine direkte Verknüpfung erlaubt und ob dies in Deine Datenbank integrierbar ist, kann ich allerdings nicht sagen.

Grüße
EarlFred

 

Hallo!

Wie kommst Du in Access an die Daten von Outlook?

Über eingebundene Tabellen?

Diesfalls sind die Daten beim nächsten (anschließenden) Öffnen von Access natürlich auf dem letzten Stand.
Oder meinst Du etwas ganz anderes?

Wolfgang

 

[sorry, Thema verfehlt ...]

;-)

 

Hallo und vielen Dank für die Antworten! Nun ist Montag und so bin auch ich wieder dabei*mrcool !

@EarlFred: Wie kann ich die Aufgaben in OL von Access aus prüfen? Und: Wohin schreibe ich bei der Aufgabe in OL die EntryID?
Entschuldige bitte, wenn das Greenhorn-Fragen sind... hatte bislang noch nichts gemacht mit Kommunikation zwischen zwei Applikationen*sos...

@wb_3001:Ich komme in Access gar nicht an die Daten von OL. Bislang erstelle ich einfach eine Aufgabe in Access und schiebe sie nach OL rüber. Damit hat sichs. Nun möchte ich eben gerne die Aufgabe in OL abschliessen und Access übernimmt mir diesen Status...

Grüsse
Matthias

 

Hallo Matthias,

Beschrieben für Access 2003:
Über Datei|Externe Daten|Tabelle verknüpfen in den Dialog und dort Dateityp "Outlook()" wählen. Dort findest Du Deine Outlook-Ordner und auch die Aufgabenliste.
Wie weit Du mit diesem allgemeinen Ansatz kommst, weiß ich nicht.

Andersherum: Die EntryID wird in OL nach dem ersten Speichern einer Aufgabe (oder eines anderen Elements) angelegt. Diese solltest Du auslesen und in Deiner Datenbank hinterlegen. Ich vermute mal, für Deine Aufgaben gibt es dort eine Tabelle, in der die Informationen abgelegt sind? In einem weiteren Feld in der Tabelle würde ich die EntryID ablegen. Mit der Methode GetItemFromID kannst Du die Aufgabe im OL ausfindig machen und den Status prüfen.

Wie "schiebst" Du die Aufgaben denn herüber? Ich vermute, hier kommt schon Code zum Einsatz, an dem Du Dich orientieren könntest.

Deine Frage ist doch recht allgemein gehalten. Um konkreter antworten zu können, müsste man schon ein paar Details mehr wissen.

Vielleicht noch als Grundlage (wenn auch auf die Verbindung mit Excel bezogen, so gelten doch die gleichen Grundsätze auch bei Access):
Online - Excel Programmierung VBA Makro: Outlook & Excel

Grüße
EarlFred

 

Hallo EarlFred

Vielen Dank für deinen Input! Bin sehr dankbar.
Leider habe ich GetItemFromID auf die schnelle nicht implementieren können... die intellicense zeigt mir diese Methode nicht an. Werde das mal ergoogeln.

Zum Code, untenstehend mein Code um die Aufgabe in OL zu erstellen:
Code:

Wo sollte ich nun die GetItemFromID Methode einsetzen? Ein Feld dafür ist in Access ja schnell erstellt...

Meine Anfrage ist absichtlich sehr generell gestellt, da ich noch keine fixfertige DB habe und so den besten Weg suche und nicht einen Weg raus aus dem Sumpf*wink.gif*!

Vielen Dank schon im Voraus für die wertvolle Hilfe!

Grüsse
Matthias

 

Hallo,

bin zwar nicht EarlFred, denke aber Deine Fragen auch beantworten zu können.

Die brauchst Du erst wenn Du auf das Objekt mit bereits gespeicherter EntryID in Outlook zugreifen willst.

Die EntryID bekommst Du wie bereits erwähnt nachdem die Aufgabe gespeichert wurde.

Code:

 

Hallo!

Das Erstellen einer Aufgabe, wie Du uns den Code gezeigt hast ist eine Sache.
um festzustellen, wie sich ein Task in Outlook verändert hast, eine andere.
Dafür brauchst Du ganz anderen Code.
Als erstes ist die Frage zu klären, ob Du den eigenen Outlook bearbeiten möchtest, oder ob das bei einem Kunden geschieht. Im letzteren Fall wirst Du wohl kaum wissen, wie ein Anwender Outlook organisiert hat. Das ist aber wesentlich für die Abarbeitung der Aufgaben.
Im letzteren Fall sind die Folder von Outlook rekursiv abzuarbeiten und darin jeweils die Aufgaben zu untersuchen.
Um in Access die Änderungen zu erkennen musst Du daher eine geeignete Art der Speicherung in eine Tabelle finden. Am sinnvollsten wohl die Me!tasID, di ja sicher aus Access stammt. Nachdem diese sich in .subject befindet, lässt sie sich von dort aus dort auch in Access wiederfinden.
Also ist das Hauptproblem die Abarbeitung aller Aufgaben in (möglicherweise allen) Outlookfoldern.

Du kannst anhand der Anregung von Blackpit ausgehend von der .EntryID Outlook befragen. Dazu kann ich Dir leider keine Anregung anbieten.

Als Anregung zur Abarbeitung der Outlook-Folder hier ein Beispiel:

Code:

Der obige Code ist nicht getestet, aber eine Anregung.
Die Ausgangsbasis war für mich meine eigene Abarbeitung der Mail-Ordner.

Viel Arbeit wartet da auf Dich

Wolfgang

 

Am Beispiel "Löschen":
Code:

HTH

 

Hallo

...ja da wartet viel Arbeit auf mich... (wie wb_3001 erwähnte)*entsetzt
Vielen Dank für Eure Hilfe!

Die EntryID konnte ich in den DS schreiben. Soweit so gut.
Doch wenn ich diesen Task dann Löschen möchte (mache dies im Sub Form_Load) dann kriege ich einen Laufzeitfehler (Ein Client Vorgang ist fehlgeschlagen)
Dies wohl weil ja die angezeigte Aufgabe bereits in OL gelöscht ist und nun Access versucht diesen auch zu löschen, während ich das Form bereits anzeige?!?
Na ja, werde mal hier noch ein wenig rumtüfteln müssen*wink.gif*

Noch zur Info: ich brauche die DB für die Mitarbeiter einer Abteilung unserer Firma. Ist nicht riesengross, doch alle arbeiten mit Tasks in Outlook. So ist mir die Idee mit dem Nachverfolgen der Tasks aus Access in OL gekommen...(ist ja mehr eine Bequemlichkeit)

Vielen Dank jedoch schon jetzt für Eure grosse Hilfe!

Grüsse
Matthias

 

Hallo Majo!

Trotz der vielen Tips bleibt für mich noch immer offen, warum Du die OL-Tabellen nicht unmittelbar in Access einbindest. Ich und auch EarlFred (26.08.2013 15:54) haben Dich schon darauf hingewiesen. Du mußt sehr ernstzunehmende Argumente dagegen haben. Erläutere sie uns, vielleicht kann man sie ausräumen.

Es stimmt schon, daß in einer solchen eingebundenen Tabelle die Neuanlage von Elementen (Tasks oder Mails) nicht wirklich klappt. Wäre ja zu schön: Eine neue Zeile und eine Mail geht raus. Diese blöden Zugriffsmeldungen von OL werden beim bloßen Lesen aber umgangen.
Doch die OL-Elemente auszuwerten ist einfach, das erledigen dann sogar SQL-Stmts.

Wolfgang

 

Hallo wb_3001

Eine Einbindung der OL-Tabellen in Access habe ich aus zwei Gründen zurücksgestellt:
a) Ich bekomme einen Fehler in Access: "Objekt oder Klasse unterstützt die Ereignismenge nicht" (Import sowie Verknüpfung)
b) Die DB soll für mehrere User zur Verfügung stehen und nicht nur für mich. Demnach scheint mir eine direkte einbindung eines oder mehrerer OL Tabellen nicht der richtige Weg zu sein.

Kann sein, dass meine (greenhornigen-) Annahmen völliger Quatsch sind und sich mit der Verknüpfung von OL in Access wirklich sehr viel einfacher lösen lässt...*wink.gif*

Wie beurteilst du das?

Grüsse
Matthias

 

Hallo!

Gehe ich richtig in der Annahme, daß Du nicht nur hier im Forum neu bist, sondern auch in Access?
Aber selbst eine lange Wanderung beginnt mit einem ersten Schritt.

Das bedeutet jetzt, daß die DB-Anwendung **nicht** in Frontend/Backend geteilt ist?
Du kannst unter http://www.sql-insider.de/knowhow/hi...von-access.php nachlesen, warum Front und Backend im Mehrbenutzerbetrieb unumgänglich sind. Jeder Anwender **muß** sein eigenes Frontend haben. Damit gibt es auch OL-Dateien je User. Also hurtig in Front und Backend aufteilen. Access 2010 unterstützt das sogar. Siehe unter http://www.access-basics.de/index.ph...aufteilen.html.

Und nun zu OL:

Einen OL-Folder sollst Du nicht importieren, sondern einbinden:
Auf irgendeine Tabelle rechtsklicken/Importieren/Outlook-Ordner/Radiobutton "Erstellen sie eine Verknüpfung zur Datenquelle, indem Sie eine verknüpfte Tabelle erstellen." Nach Klick auf OK öffnen sich Deine Outlook-Datendateien. (Schwieriger wird es, wenn jeder Anwender sein privates Süppchen mit OL gekocht hat, dann kann es sein, daß im auszuliefernden Frontend die OL-Dateien nicht gefunden werden. Doch auch dafür gibt es eine Lösung, die ich unter http://www.ms-office-forum.net/forum...d.php?t=301724 Beitrag #15 gepostet habe.)
Dann wählst Du einen Ordner aus und klickst auf "Weiter". Dann erscheint ein abschließendes Fenster und darin auf "Fertig stellen" klicken. Dann poppt ein Fenster mit der Bestätigung der Einbindung auf. OK klicken und dann ist der Ordner zB. Aufgaben unter den Tabellen zu finden. Ein Doppelklick auf die Tabelle zeigt Dir den Tabelleninhalt samt Feldnamen an.
Obiges habe ich unter der Vollversion von A2010 selbst ausgeführt.
Versuche unbedingt diese Verknüpfung einzurichten und laß Dich durch ev. Fehlermedlungen nicht einschüchtern!

Wenn Du das alles gemacht hast reden wir weiter.

Wolfgang

 

Das sind ja Aussagen, die nicht unbedingt proffesionell klingen.
Wieso sollten die unbedingt eingebunden werden?
Es gibt einige Properties, welche über eine Tabellenverlinkung gar nicht erreicht werden können.
Weiterhin macht es ja schon gar keinen Sinn, da die Aufgaben sowieso redundant in der Access-DB geführt und dort vermutlich auch benötigt werden.
Ich würde Dir von diesem Vorschlag abraten.

HTH