Office: Ausfüllen eines Zeitplans in Schichten

Ausfüllen eines Zeitplans in Schichten
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Organisieren von Schichten nach Gruppen

Hinzufügen von Personen zum Terminplan

Eine Schicht hinzufügen

Freigeben eines Terminplans für Ihr Team

Öffnen eines anderen Schichtplans

Kopieren eines Zeitplans

Organisieren von Schichten nach Gruppen
Beginnen Sie in einem neuen Zeitplan mit einer unbenannten Gruppe, geben Sie Ihr einen Namen, fügen Sie Personen hinzu, und verschieben Sie Sie. Sie können weitere Gruppen nach Bedarf hinzufügen und Ihnen alle Namen geben. Mithilfe von Gruppennamen können Sie Ihre Teammitglieder nach Rolle oder Abteilung nach dem Terminplan organisieren. Ein Hotel kann z. B. die folgenden Gruppen haben: "Rezeption", "Zimmerservice" und "Hoteldiener".

Es empfiehlt sich, Gruppen zu erstellen, bevor Sie mit dem Hinzufügen von Personen zum Terminplan beginnen. Personen und ihre Schichten können nicht von einer Gruppe in eine andere verschoben werden.
 

So fügen Sie eine Gruppe hinzu

• Klicken Sie auf Gruppe hinzufügen , und geben Sie einen Namen für die Gruppe ein.
  
  

So benennen oder umbenennen Sie eine Gruppe:

• Klicken Sie auf Gruppenname eingeben oder auf den Namen einer vorhandenen Gruppe, und geben Sie einen neuen Namen ein.
  
  

Nachdem Sie Ihre Gruppen erstellt haben, sind Sie bereit, Personen hinzuzufügen.

Hinzufügen von Personen zum Terminplan
Organisieren Sie Ihren Terminplan nach Gruppen, damit Sie der Standardgruppe Personen hinzufügen können.

1. Suchen Sie die Gruppe, der Sie eine Person hinzufügen möchten, und klicken Sie auf Personen zu Gruppen
   
   hinzufügen .
   
   
   
   
   
   
2. Geben Sie den Namen oder die e-Mail-Adresse ein und wählen Sie Sie in der Liste aus.
   
   
3. Wählen Sie Hinzufügen aus.
   
   
4. Setzen Sie bei Bedarf weitere Personen hinzu, und wählen Sie dann Schließen aus, wenn Sie fertig sind.
   
   

Hinweise: 

• Ein Terminplan gehört zu einem Team in Teams, sodass Sie nur Mitglieder dieses Teams zum Terminplan hinzufügen können. Wenn Sie die Person, die Sie hinzufügen möchten, nicht finden, verwenden Sie den Link Team verwalten , um Sie zu einem Teammitglied oder Besitzer zu machen. (Besitzer können Zeitpläne erstellen und aktualisieren.)
  
  
• Änderungen, die Sie an dem Team vornehmen, sind möglicherweise nicht sofort in Schichten verfügbar, wenn Sie also das neue Teammitglied, das Sie dem Terminplan hinzufügen möchten, nicht finden, warten Sie ein bisschen, und versuchen Sie es erneut.
  
  

Eine Schicht hinzufügen
So fügen Sie eine Schicht von Grund auf neu hinzu:

1. Klicken Sie in der Zeile der Person, der Sie die Schicht zuweisen möchten, unter dem gewünschten Datum auf
   
   > Schicht hinzufügen, oder Doppelklicken Sie einfach auf die leere Schicht.
   
   
2. Füllen Sie die Informationen für die Schicht aus. Ziehen Sie die Wahl einer Design Farbe in Frage, um Elemente zu organisieren.
   
   
3. Geben Sie der Schicht einen Namen, damit Sie sich von anderen Schichten einfach unterscheiden können. Standardmäßig ist der Name der Schicht die Anfangs-und Endzeit.
   
   
4. Fügen Sie Notizen für die Schicht hinzu, beispielsweise "zu erledigende Aufgaben".
   
   
5. Fügen Sie im Abschnitt " Aktivitäten " Pausen oder Mittagessen hinzu.
   
   
6. Wählen Sie Speichern aus, um ohne Freigabe zu speichern, oder Freigeben , wenn Sie bereit sind, die Schicht für das Team zu speichern und freizugeben.
   
   

So basieren Sie eine neue Schicht auf einer vorhandenen

Wechseln Sie zu der Zeile der Person, der Sie die Schicht zuweisen möchten. Klicken Sie unter dem gewünschten Datum auf

, und wählen Sie dann die Umschaltfläche in der Liste aus. Wenn es sich um eine lange Liste handelt, können Sie nach der gewünschten Liste suchen.

So kopieren Sie eine Schicht an eine andere Stelle im Terminplan

Klicken Sie in einer vorhandenen Schicht auf

> Kopieren, und wechseln Sie dann zu der Stelle, an der Sie die Umschaltfläche einfügen möchten, und klicken Sie auf

> Einfügen.

Tipps: 

• Beschleunigen Sie das Kopieren und Einfügen mithilfe der Tastenkombinationen: STRG + C zum Kopieren und STRG + V zum Einfügen.
  
  
• Wählen Sie auf eine der folgenden Arten mehrere Schichten gleichzeitig aus:
  – Wählen Sie eine Schicht aus, halten Sie die UMSCHALT Taste gedrückt, und verwenden Sie die Pfeiltasten.
  – Klicken Sie auf den Cursor, und ziehen Sie ihn mit einer Maus (oder einem anderen Zeigegerät).
  
  

 Hinzufügen einer offenen Schicht
Fügen Sie jetzt eine offene Schicht hinzu, und weisen Sie Sie einer anderen Person später als Teil ihrer Terminplan Planung zu, oder geben Sie Sie für das Team frei, damit Sie von den Benutzern angefordert werden kann.

1. Klicken Sie in der Zeile offene Schichten unter dem Datum, an dem Sie die Schicht erstellen, auf
   
   , und wählen Sie dann + Schicht hinzufügen aus, um von Grund auf neu zu beginnen, oder wählen Sie eine vorhandene Schicht aus der Liste aus, um die neue zu erstellen.
   
   
2. Füllen Sie die Informationen für die Schicht aus, einschließlich der Anzahl der Slots, die Sie zur Verfügung stellen möchten. Um die Anzahl der Slots zu finden, schieben Sie den UMSCHALT Schalter öffnen auf ein.
   
   
3. Geben Sie der Schicht einen Namen, damit Sie Sie ganz einfach von anderen Schichten unterscheiden kann. Standardmäßig ist der Name der Schicht die Anfangs-und Endzeit.
   
   
4. Fügen Sie Aktivitäten wie Pausen oder Mittagessen hinzu.
   
   
5. Wählen Sie Speichern aus, um ohne Freigabe zu speichern, oder Freigeben , wenn Sie bereit sind, die geöffnete Schicht mit dem Team zu speichern und freizugeben.
   
   Hinweise: Wenn Sie die Schicht bearbeiten möchten, nachdem Sie Sie für das Team freigegeben haben, müssen Sie Folgendes beachten:
   
   • Wenn Sie die Anzahl der verfügbaren Slots ändern, müssen Sie Freigebenauswählen. Sie können Ihre Änderungen nicht speichern und später freigeben.
     
     
   • Wenn Sie die Start-oder Endzeit der Schicht ändern, werden alle ausstehenden Anforderungen für diese Schicht automatisch abgelehnt, wenn Sie Sie erneut für das Team freigeben.
     
     

Freigeben eines Terminplans für Ihr Team
Wenn Sie Änderungen am Terminplan vornehmen, können Sie auswählen, wann diese Änderungen für das Team freigegeben werden sollen. Sie können die Elemente im Terminplan verschieben, bis Sie alles genau richtig verstanden haben. Alle Änderungen, die Sie vornehmen, werden mit einem Sternchen (*) gekennzeichnet – es ist auch ein Asterix auf der Schaltfläche mit Team freigeben , um Sie daran zu erinnern, dass Sie die Updates für Kollegen freigeben.

So geben Sie den Terminplan frei:

1. Klicken Sie auf für Team freigeben.
   
   
   
   
   
   
2. Stellen Sie sicher, dass der ausgewählte Zeitrahmen das ist, was Sie freigeben möchten.
   
   
3. Entscheiden Sie, ob Sie das gesamte Team oder nur die von den Änderungen betroffenen Personen benachrichtigen möchten.
   
   
4. Klicken Sie auf Teilen.
   
   

Öffnen eines anderen Schichtplans
Hier erfahren Sie, wie Sie einen anderen Zeitplan öffnen, wenn Sie sich in mehr als einem Team befinden:

1. Wählen Sie oben links in den Schichten
   
   Menüaus.
   
   
2. Wählen Sie das Team aus, das mit der Arbeit am anderen Terminplan beginnen soll.
   
   

Kopieren eines Zeitplans

1. Wählen Sie oben rechts in der App " Zeitplan kopieren " aus.
   
   
2. Wählen Sie das Start-und Enddatum für den zu kopierenden Zeitrahmen aus.
   
   
3. Wählen Sie Schicht Notizen, Freizeit, Aktivitätenoder offene Schichten aus, wenn Sie diese einbeziehen möchten.
   
   
4. Wählen Sie Kopierenaus, und ein doppelter Zeitplan wird unter dem kopierten Zeitplan angezeigt.
   
   

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