Office: Bewährte Methoden für Outlook: Schreiben von tollen e-Mails

Bewährte Methoden für Outlook: Schreiben von tollen e-Mails
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Empfehlenswerte Vorgehensweisen

Die nicht

Verwenden von Verteilerlisten und Kontaktgruppen (DLS)

Verwenden von Inlinekommentaren

Verwenden von "Bcc"

Vorbereiten für den Urlaub

Empfehlenswerte Vorgehensweisen
Die folgenden Regeln werden Ihnen helfen, Ihre e-Mails professionell aussehen zu lassen und ihre Botschaft zu vermitteln.

1. Lesen Sie die Nachricht, bevor Sie sie senden.
   
   
2. Sorgen Sie für einen aussagekräftigen und aufgabenorientierten Betreff. Beispiel: "Manager: Bitte senden Sie Ihre Board-Rückzugs Daten" enthält sowohl den Namen der Gruppe als auch eine Aktion, damit die Empfänger schnell erkennen können, was Sie tun müssen. Weitere nützliche Präfixe sind "FYI:" und "Aktion erforderlich".
   
   
3. Wenn Aktion erforderlich ist, Geben Sie in der Betreffzeile an, was Sie möchten.
   
   
4. Ändern Sie auch den Betreff der Nachricht, wenn sich das Thema der Unterhaltung ändert.
   
   
5. Halten Sie alle Nachrichten möglichst kurz, und bleiben Sie beim Thema.
   
   
6. Organisieren Sie den Inhalt Ihrer Nachricht vom wichtigsten zum kleinsten.
   
   
7. Sie sollten wichtige Informationen fett formatieren .
   
   
8. Legen Sie Aktionselemente oder Fragen in separaten Zeilen ab, damit Sie sich hervorheben und bemerkt werden.
   
   
9. Fette Namen der Personen, wenn Sie Fragen stellen. Beispiel: "Ryan: Was ist der Status des Projekts?" Wenn Sie Outlook 2016 mit Microsoft 365 verwenden, empfiehlt es sich, @Mentions zu verwenden.
   
   
10. Beschränken Sie die Anzahl der Personen , denen Sie eine Nachricht senden möchten, an diejenigen, die Sie lesen müssen.
    
    • Setzen Sie Personen, die über die CC -Zeile informiert werden müssen.
      
      
    • Setzen Sie Personen, die Antworten oder Aktionen in der Zeile an durchführen müssen.
      
      
11. Verwenden Sie bei Bedarfeine Signatur , aber bewahren Sie Ihre Unterschrift einfach, kurz, professionell und möglichst frei von Grafiken auf.
    
    
12. Wenn Sie eine sofortige Antwort wünschen, senden Sie keine e-Mail. In diesem Fall ist es besser, zum Telefonhörer zu greifen oder eine Chatnachricht zu senden.
    
    
13. Wenn Sie in einer e-Mail-Konversation mit mehr als 10 Nachrichten ohne Auflösung arbeiten, sollten Sie eine Besprechung anrufen oder einrichten, um das Problem zu besprechen. E-Mail-Nachrichten sind nicht immer ein effizientes Mittel, um komplexe Probleme zu lösen.
    
    
14. Bestätigen Sie Nachrichten, die eine umfangreiche Antwort erfordern. Wenn Sie zu beschäftigt sind, um umgehend eine vollständige Antwort zu geben, lassen Sie den Absender wissen, dass Sie sich um das Problem kümmern und innerhalb eines gewissen Zeitrahmens oder bis zu einem bestimmten Datum antworten werden. Kennzeichnen Sie die Nachricht, um sich daran zu erinnern, später zu antworten.
    
    
15. Verwenden Sie sparsam eine hohe Wichtigkeit (
    
    ) .
    
    Hinweis: Auch wenn Sie eine verzögerte Sende Regel eingerichtet haben, bewirkt das Markieren einer Nachricht mit einer hohen Wichtigkeit , dass Sie sofort gesendet wird.
    
    
16. Wenn Sie eine Frage stellen und mehrere Personen Antworten können, Wählen Sie nur eine Person aus , anstatt Ihre Frage an eine Gruppe zu senden.
    
    

Der Schlüssel zum Schreiben guter e-Mail-Nachrichten ist, dass Sie sich mit ihren Empfängern einfühlen.

Nachverfolgen: Kennzeichnen beim Senden

Wenn Sie eine Nachricht an eine Person senden, von der Sie eine Antwort erhalten müssen, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Kennzeichnen Sie es für sich selbst beim Senden.
   
   
2. Ändern Sie den Namen der gekennzeichneten e-Mail-Aufgabe in der Aufgabenleiste, um mit der nach Verfolgungzu beginnen.
   
   
3. Weisen Sie die Nachricht der Kategorie @Ausstehend zu.
   
   

Wenn Sie diese drei Schritte ausführen, wissen Sie, dass Ihre nächste Aktion darin besteht, eine weitere Nachricht zu senden oder nach einer Antwort zu suchen.

Tipp    Sich selbst dran zu erinnern, dass gegebenenfalls eine weitere Nachricht gesendet werden muss, ist häufig effektiver als die Nachricht für den Empfänger zu kennzeichnen. Ebenso sollten Sie eine Nachricht für sich selbst kennzeichnen, damit in der Aufgabenleiste zur Erinnerung eine Aufgabe angelegt wird, wenn Sie in einer Nachricht versprochen haben, eine Aufgabe zu erledigen.

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Die nicht

1. Verwenden Sie kein Briefpapier.
   
   
2. Setzen Sie Ihren Vorgesetzten nicht in jede von Ihnen gesendete Nachricht ein.
   
   
3. Senden Sie keine Nachricht, wenn Sie wütend sind. Es ist besser, die Nachricht zu schreiben und im Ordner Entwürfe zu speichern, um später darauf zurückkommen zu können.
   
   
4. Erwarten Sie keine schnelle Antwort, wenn Sie lange Nachrichten senden (mehr als zwei Absätze).
   
   
5. Senden Sie keine nach Verfolgungs Nachricht weniger als einen Tag nach der ersten Nachricht. Wenn Sie nicht rechtzeitig wieder hören, versuchen Sie, das Telefon oder Sofortnachrichten zu verwenden.
   
   
6. Verwenden Sie keine Lesebestätigungen oder Übermittlungsbestätigungen für jede Nachricht, die Sie senden. Verwenden Sie diese nur, wenn Sie nicht sicher sind, dass die Empfänger die Nachricht erhalten.
   
   
7. Fügen Sie keine Flags oder hohe Wichtigkeit
   
   an jede von Ihnen gesendete Nachricht an. Ihre Empfänger lernen, Sie zu ignorieren.
   
   
8. Verwenden Sie nicht alle Caps.
   
   
9. Keine Anlagen senden – stattdessen Links senden.
   
   
10. Erweitern Sie keine Verteilerlisten oder Kontaktgruppen. Durch das Erweitern von Verteilerlisten werden Nachrichten schwerer lesbar, sodass Sie in die falschen e-Mail-Ordner gelangen.
    
    
11. Verwenden Sie keinen Sarkasmus. Ihr Humor kann missverstanden werden.
    
    
12. Schreiben Sie nichts , was Sie nicht möchten, dass jeder in Ihrem Unternehmen liest. Sie wissen nie, wo Ihre e-Mail-Nachricht am Ende sein könnte.
    
    
13. Verwenden Sie keine kursiven oder höchst künstlerischen Schriftarten, die schwer zu lesen sind.
    
    
14. Verwenden Sie keine roten Schriftarten, da Sie schwer zu lesen sind und als kritisch interpretiert werden können.
    
    
15. Don't Senden Sie keine Antwort an eine Verteilerliste oder eine Kontaktgruppe, in der Sie aufgefordert werden, entfernt zu werden. Je zuvor.
    
    

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Regeln für Kontaktgruppen und Verteilerlisten (DLS)

• Wenn Sie auf eine große Kontaktgruppe Antworten, folgen Sie allen e-Mail-DOS-und-dont-Aufgaben.
  
  
• Wenn Sie weitere Informationen von einer Person benötigen oder das Problem separat untersuchen, Antworten Sie auf die gesamte Verteilerliste, damit jeder weiß, dass Sie Antworten, und dann einzeln auf die Person Antworten. Stellen Sie sicher, dass Sie auf die Verteilerliste Antworten, nachdem das Problem mit der Lösung behoben wurde.Auf diese Weise kann die Auflösung von anderen Personen in der Verteilerliste referenziert werden.
  
  

Weiterleiten von Nachrichten

Wenn jemand eine Nachricht an eine Verteilerliste sendet, in der Sie Mitglied sind, und die Nachricht von einer anderen Person oder einer anderen Verteilerliste besser beantwortet wird, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Antworten Sie mit der richtigen Verteilerliste oder Person in der Zeile an .
   
   
2. Antworten, die an die richtige Verteilerliste oder Person gesendet wurden.
   
   
3. Setzen Sie die ursprüngliche Verteilerliste nicht in die Zeile Bcc , da Ihre Nachricht nicht nach den Regeln anderer Personen gefiltert wird. Belasse die Verteilerliste stattdessen in der Zeile an oder CC .
   
   

So entfernen Sie eine Verteilerliste

Wenn Sie Nachrichten aus einer Verteilerliste empfangen, die nicht angezeigt werden soll, senden Sie eine Nachricht an Ihren Netzwerkadministrator oder den Besitzer der Verteilerliste, und bitten Sie darum, entfernt zu werden. Antworten Sie nicht auf die gesamte Verteilerliste. Um den Besitzer der DL-Liste zu finden, doppelklicken Sie auf den Namen der Verteilerliste.

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Verwenden von Inlinekommentaren
Das Hinzufügen von Inline Kommentaren zu e-Mails, die Sie erhalten, ist eine bequeme Möglichkeit, um Fragen zu beantworten und direkt auf Probleme zu reagieren. Folgendes wird als bewährte Methode angesehen:

1. Erwähnen Sie in Ihrer Nachricht, dass Sie mit Inlinekommentaren arbeiten. Schreiben Sie beispielsweise "Weitere Kommentare finden Sie in der ursprünglichen E-Mail".
   
   
2. Sorgen Sie dafür, dass Ihr Text sich vom Text der ursprünglichen Nachricht unterscheidet. Nachfolgend finden Sie einige Vorschläge hierzu:
   
   • Ändern der Schriftfarbe
     
     
   • Voraus ausstehender Name oder Initialen in eckigen Klammern, beispielsweise [Melissa], [mm]
     
     
   • Ändern der Schriftart in kursiv oder Fett oder beides
     
     
3. Löschen Sie nichts, das Sie nicht geschrieben haben.
   
   

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Verwenden von "Bcc"
Verwenden Sie die Bcc -Funktion, um Personen aus einer e-Mail-Unterhaltung zu entfernen, wenn Sie der Meinung sind, dass Sie die zusätzliche e-Mail nicht mehr benötigen oder wenn sich das konversationsthema geändert hat.

Wenn Sie beispielsweise einer von fünf Personen sind, die eine Frage erhalten und die Sie beantworten möchten, verschieben Sie die anderen vier Personen in die Zeile Bcc , und geben Sie so etwas wie "Bcc'ing Joe, Jeff, James und Jennifer an. Hier ist die Antwort... " Zukünftige Nachrichten sind dann zwischen Ihnen und dem ursprünglichen Absender.

Verwenden Sie Bcc nicht, damit eine Drittpartei (wie Ihr Vorgesetzter) über eine vertrauliche Nachricht Bescheid weiß. Der Bcc -Empfänger erkennt möglicherweise nicht, dass er oder Sie ein Bcc -Empfänger erhalten hat, und kann auf jede Person Antworten, wenn er einen Bccerhalten hat. Dies kann als hinterhältiges Verhalten ihrerseits auftreten.

Anstatt Bcc zu verwenden, um einen Dritten über ein Problem zu informieren, leiten Sie die Nachricht weiter, nachdem Sie Sie gesendet haben.

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Vorbereiten für den Urlaub
Wenn Sie Outlook mit Microsoft 365, einem Outlook.com-, hotmail.com-oder Live.com-Konto oder einem Microsoft Exchange-Konto verwenden, können Sie eine Abwesenheitsnachricht einrichten, damit Personen in Ihrer Organisation wissen, dass Sie nicht mehr da sind.

Als bewährte Methode sollten Sie die Ratschläge unter Hinzufügen von Abwesenheitszeiten für Kollegen zu Outlook-Kalendern befolgen.

Wenn Sie oder Ihr Administrator einen freigegebenen Urlaubskalender erstellt haben, stellen Sie sicher, dass Sie Ihren Urlaub dort Posten. Wenn jeder den freigegebenen Kalender verwendet, müssen Sie keine separate Besprechungsanfrage senden, um alle wissen zu lassen, dass Sie abwesend sind, wie es der zuvor erwähnte Artikel vorschlägt, doch eine e-Mail-Nachricht kann als gute Erinnerung fungieren.

Informationen zum Autor


Patricia Eddy ist der Lead-Content-Writer für Outlook-Desktop. Sie ist eine ehemalige Outlook-MVP und der Autor mehrerer Bücher über sehr alte Versionen von Outlook. Sie wohnt in Seattle, wo Sie gerne Gitarre liest und spielt.

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