Office: Datenbank für Lieferscheine

Hallo,

Ich hab da ein Problem, welches ich aufgrund meiner nicht wirklich vorhandenen Access Kenntnisse nicht wirklioch Lösen kann.

Ich würde gerne LIeferscheine über Access erstellen um das ganze zu vereinfachen und zu vereintlichen.

Der Ist Zustand ist zur Zeit : (vorlage der Lieferscheine liegt auf dem Firmenserver, da soll das neue natürlich auch hin)

Derzeit erstellen wir unsere Lieferscheine mit Excel, jeder Lieferant hat ein eigenes Tabellenblatt, nur Datum und die gesendeten Artikel werden jedesmal händisch geändert, die Datei wird bei jeder Nutzung überschrieben , deshalb ist auch die nachvollziehbarkeit nicht wirklich gegeben.

Soll bzw. Wunschzustand


1. Meine Kunden möchte ich nicht immer neu eingeben müssen, sondern möchte sie bei der Lieferscheinerstellung auswählen und automatisch füllen sich die Lieferadressenfelder.
2. Der Kunde kann mehrere Lieferadressen haben.
3. Wenn Mitarbeiter X einen Lieferschein erstellt, soll automatisch sein Name im Lieferschein erscheinen.
4. Der Lieferschein soll eine unverwechselbare automatisch hochzählende LfNr haben
5. Der Lieferschein soll als Worddokument ausgedruckt werden. (einheitliches Dokument)
6. Der Ausdruck eines Lieferscheins soll mit Datum/Uhrzeit in der Datenbank dokumentiert werden.
7. Der Lieferschein sollte eine Markierung bekommen gedruckt /nicht gedruckt.
8. Ich möchte folgende Auswertungen
a) monatl. Übersicht von Lieferscheinen gesamt
b) monatl. Übersicht von Lieferscheinen gesamt je Mitarbeiter
c) Auffinden eines Lieferscheins über diverse Suchparameter
Es soll nicht möglich sein, dass ein Mitarbeiter den Namen eines anderen Mitarbeiters auf dem Lieferschein eingeben kann.
9.Desweiteren benötige ich ein Feld wo ich einen weiteren Ansprechpartner, wenn es z.b um technische Details gehen eingeben kann, bzw. auswählen kann, da reicht jedoch Name und Telefonnr.


Also viele Wünsche und keine Ahnung.

Ne fertige Komplettlösung, in der ich nur noch die Daten eintragen muss, ist wahrscheinlich zu viel verlangt aber ein Anfang, wie ich sowas aufbauen muss damit ich das hinbekomme, was ich haben möchte, wäre schon nicht schlecht.

sc honmal vielen lieben Dank

 

Und das, was Du da vorhast, ist auch ein nicht ganz unerheblicher Brocken. Der Casus Knacktus dabei ist: Von einer "einmaligen, manuellen" Geschichte willst Du in eine "gespeicherte" Version, was die Sache um einiges komplexer macht.

In Excel ist es kein Thema, die einzelnen Posten des Lieferscheins (Rechnung, Quittung, Auftrag, Anfrage, ... alles das gleiche im Prinzip) "mal eben" manuell zu erfassen, auszudrucken und dann abzuspeichern.

Sehen die Lieferscheine für jeden Kunden anders aus? Also, ich meine, von den veränderlichen Daten natürlich mal abgesehen... Normalerweise hat man doch als versendende Firma ein einheitliches Formular. Dann, ja dann... wäre der "Bericht" innerhalb von Access die Wahl der Stunde, nicht der Export in Word oder sonstwas.

Das ist noch das geringste Problem. Dafür brauchst Du zunächst mal nur eine Stammdaten-Tabelle mit den Daten jedes einzelnen Händlers. Aus dieser kannst Du später in einem Formular dann per ComboBox den gewünschten heraussuchen.

Das ist auch noch relativ unproblematisch mit nur einem kleinen Haken. Dafür gibt's aber die Methode der "abhängigen" ComboBox im Formular. So kann man nur die Lieferadressen auswählen, die zu dem vorher ausgewählten Lieferanten passen. Natürlich braucht es dafür eine Tabelle mit den Lieferadressen, die 1:n mit den Händer-Daten verknüpft ist.

Mit einer kleinen Routine, die den Benutzernamen aus Windows ermittelt, ließe sich das relativ einfach realisieren. Voraussetzung daür ist eine weitere Stammdaten-Tabelle mit den Daten der einzelnen Mitarbeiter.

Das ist auch noch recht einfach über die DMax()-Funktion zu erledigen. In Access ist das letztendlich sogar einfacher als ion Excel, weil dort ja die höchste Nr. über alle einzelnen Blätter bestimmt werden muß.

Etwas genauer bitte... Soll er als Word-Dokument gespeichert werden? Oder soll er ausgedruckt werden?

Eine Speicherung ist eigentlich überflüssig, weil aus der Datenbank heraus auch jederzeit nachträglich eine weitere Kopie gedruckt werden kann. Eine Speicherung als Word-Dokument andererseits ist nicht ganz ungefährlich...

Eine nachträgliche Änderung in den Liefer-Daten (Änderung der Adresse, Hinzufügen oder Löschen einer Position, ...) würde die bearbeitete (Access) und die gespeicherte (Word) Version aus deem Sync laufen lassen.

Das ist, so einfach es auf den ersten Blick aussieht, ein uraltes und nach wie vor nicht wirklich gelöstes Problem... Das einzige, was sich wirklich problemlos automatisiert dokumentieren läßt, das ist, wann der Befehl zum Ausdruck gegeben wurde...

Genau genommen müßte danach eine User-Frage kommen, ob der Ausdruck auch wirklich aus dem Drucker gekommen ist. Erst, wenn der User dies mit "ja" beantwortet, sollte dann das entsprechende Feld gesetzt werden, anderenfalls z.B. der Ausdruck wiederholt werden oder was auch immer.

Je nach rechtlicher Situation kann das Ausdrucken ggf. sogar noch nicht mal reichen, sondern das postalische Versenden ist der entscheidende Zeitpunkt, interessant z.B. bei Rechnungen mit Zahlungsziel, wenn der Kram durch interne Bearbeitung erst ein paar Tage später in den Postausgang geht.

Wie auch immer, wenn "Druckbefehl gegeben" als Zeitpunkt reicht, dann ist das unproblematisch und automatisiert zu erledigen.

Wenn Datum/Uhrzeit gesetzt sind, ist das auch gleichzeitig der Marker dafür...

Klingt alles nicht übermäßig problematisch...

Gerade dann wäre das Auslesen des Benutzernamens aus Windows wohl wirklich die beste Methode.

Sollte auch kein Problem sein. Wäre nur zu klären, ob das per ComboBox aus hinterlegter Tabelle geschieht, oder ob das ein manuelles Eingabefeld sein soll/kann.

Du wirst einige Stammdaten-Tabellen brauchen, die oben ja schon angesprochen wurden. Also u.a. Händler, Lieferadressen, Mitarbeiter, ggf. Ansprechpartner, ...

Dann brauchst Du die Tabellen für die Bewegungsdaten, als da wären Lieferscheine, Lieferposten (1:n mit Lieferscheinen), ...

Dann das eine oder andere Formular. Das ist primär Fleißarbeit und Design. Als wichtigstes Formular wäre da ein Haupt-Formular für die Lieferscheine, ein darin eingebettetes Unterformular für die Lieferposten. Dort wäre dann auch ein Button für "Drucken" untergebracht.

Die Formulare basieren natürlich (*grins*) immer schön auf Abfragen, nicht direkt auf den Tabellen.

Dann brauchst Du noch den Bericht für den Ausdruck des Lieferscheins.

Das Finetuning kommt dann aber, wie immer bei Access, über VBA ins Spiel.

Gruß, Michael