Office: (Office 2016) Datenbank, für mich DIE Lösung?

Hallo zusammen,

kurzer Exkurs um was es mir geht und deren Lösung.

Die Fachämter in unserem Haus geben ihre Akten an unser Kommunalarchiv ab und liefern uns eine Liste der abgegebenen via Excel anbei.
In diese Excel Liste tragen wir die von uns vergebene Lagerungsnummer und das Vernichtungsjahr der einzelnen Akte ein und senden diese für spätere Bestellungen der Akte an das Fachamt zurück.

Somit ist unser Listenbestand auf über 1.000 Listen, mit bis zu etlichen hundert Akten/Zeilen je Liste gewachsen.

Wenn wir nun was suchen, einen Namen oder Lagerungsnummer etc. bemühen wir die Windowsuche und warten und warten bis Windows alle Listen durchsucht hat, was sehr sehr lange dauern kann.

Jetzt zum eigentlichen...
Wie kann ich es lösen:
alle Akten aus den Excel Listen in eine Datenbank zu importieren?
Und mir via Abfrage alle Akten auszugeben die im Jahr X vernichtet werden müssen?
UND eine Suche zu generieren die nicht 30 min und länger dauert?

ODER kann ich es mit den vorhandenen Listen in Excel übergreifend anders lösen als mit der Windows-Suche?

Hoffe ich konnte mein Ziel gut erleutern, leg ansonsten gerne noch mit Info nach

Mit Dank für Hilfe
Stefan

:)

 

Die Excel-Listen ließen sich automatisiert in Access importieren.
Bei hohen Datenmengen, sollte man sich allerdings überlegen, ob Access als Backend die richtige Wahl ist.

 

Welche Alternative bietet sich mir ?

Vielleicht ist auch die Windows Suche der falsche Weg, aber wie soll ich sonst in den einzelnen Tabellen nach Info suchen..... bzw. kann mir nur die gesuchten Informationen ausgebenlassen

 

Welche Alternative bietet sich mir ?

Im Kern stimme ich FredFred ja zu, aber du hast 1000 Listen mit mehreren hundert Zeilen. Nehmen wir mal 999 Zeilen je Liste an.
Das sind 999.000 Datensätze.

Solange du nicht sagst, dass jedes Jahr immer wieder so viele Datensätze hinzukommen, ist das für Access kein Problem. - Eine sinnvolle Datenstruktur (die aber hier trivial zu sein scheint) und ein sinnvoller Abfrageaufbau natürlich vorausgesetzt.

Die Datenbank ist wahrscheinlich schnell erstellt. Der Import der Excel-Listen kann automatisiert werden, wenn diese einheitlich aufgebaut sind. Es sollte also nicht viel Aufwand sein, das einfach mal auszuprobieren.

 

Fazit, eine Access-Datenbank wäre die ideale Lösung.

 

Eine Datenbank ist auf jeden Fall gut. Ersatzweise könntest Du auch eine zusammengefasste Liste in Excel führen. Mit der dortigen Technik (Autofilter und aufwärts) wärst Du auch schon um Dimensionen besser gestellt als mit der Windowssuche.

Du könntest eine solche Liste mit einigen beispielhaften (datenschutzunkritischen) Datensätzen hier mal hochladen. Da würdest Du vmtl. schon eine Tabellenstruktur / ein Datenmodell vorgeschlagen bekommen.

Es ist ja nun gerade eine native Aufgabe einer Datenbank, größere Datenmengen zu verwalten und darin sehr schnell etwas zu finden. Also um auf Deine Eingangsfrage einzugehen: Ja, und je früher, um so besser. Das bisherige "System" ist ja archaisch.

 

Sorry, klar kommen jedes Jahr neue Datensätze hinzu, wobei die Menge variiert.
Es wird auch nichts gelöscht, also die Akten die vernichtet werden bleiben in der Liste als Nachweis des Verbleibs.

Die Listen sind immer oder können vereinheitlicht werden. so das die Spalten-Namen immer gleich sind ABER nicht alle Spalten dann von jedem Amt gebraucht/ausgefüllt werden

 

Hab da mal was zusammengekürzt.... das original beinhaltet um die 800 Zeilen
so als Beispiel. Die Struktur ist immer gleich. Bei Personenbezogenen Akten kommen noch Namen Vornamen usw. hinzu

 

Selbst wenn die Grenze von 2GB erreicht wird, kannst du spätestens dann migrieren.
Ob Felder nicht gefüllt sind, spielt keine Rolle.
Wichtig ist ein normalisiertes Datenmodell, um Redundanzen zu vermeiden und damit auch das Datenvolumen zu reduzieren.

 

Somit geliefert *Smilie
Also importiere ich eine Exceltabelle nach der anderen in eine einzelne Datenbank? Automatisiert, geht wie?

Benötige dann eine Abfrage die alle Felder nach gewünschtem Begriff durchsucht und ausgibt.

Eigentlich wenig anspruchsvoll, oder ?

 

DAS wär natürlich superklasse

Ohja... 1000 Listen in eine Datenbank zu importieren ist nicht in ein paar Stunden passiert. Zumal diese dann auch von der Struktur gleich gesetzt werden müssen

 

Naja, wenn das mehrere 1000 Dateien sind, wäre das mühsam, sowas per Hand einzeln zu machen.
Über entsprechende VBA Routinen kann man das automatisieren.
Zuvor müsste man aber sehen, wie die Daten aufzuteilen sind (Normalisierung).
Vermutlich würde man die Rohdaten in eine Temp-Tabelle importieren und anschließend per Abfragen (Anfügeabfragen) auf die Tabellen "verteilen".

Bzgl. Filterung und Suchen nach vorgegebenen Kriterien, ist das Filterformular von Bitsqueezer ( hier im Forum aktiv) eine fertige Lösung die einfach zu implementieren ist.

 

Deine Tabelle ist simpel. Womöglich könnte man sie so lassen wie sie ist. (Oder man müsste sich inhaltlich damit auseinandersetzen.)

Bei einer einfachen Tabelle z.B. so:
Code:

Es würde dabei nicht schaden, wenn es bei Euch einen IT-Affinen gibt.

Einen Begriff überall suchen? Ein Lagerist, der etwas im ganzen Haufen suchen muss statt in geplanten Regalen, Fächern ... ist sein Geld nicht wert.

Ich würde eine Nummer in einer Nummernspalte suchen und nur dort, einen Namen in einer Namensspalte usw., und so etwas auch von anderen "vom Fach" erwarten. Sich in eigenen Strukturen etwas auszukennen dürfte doch jetzt keine überhöhte Erwartung sein ...?