Office: (Office 2010) Dienstplan und Auswertung der Schichten

Helfe beim Thema Dienstplan und Auswertung der Schichten in Microsoft Excel Hilfe um das Problem gemeinsam zu lösen; Hallo, ich bin mit der Pflege eines rollierenden Dienstplanes beauftragt und habe das Problem, dass jede Schicht mit mindestens einem Mitarbeiter... Dieses Thema im Forum "Microsoft Excel Hilfe" wurde erstellt von BeCool, 1. März 2017.

  1. Dienstplan und Auswertung der Schichten


    Hallo,

    ich bin mit der Pflege eines rollierenden Dienstplanes beauftragt und habe das Problem, dass jede Schicht mit mindestens einem Mitarbeiter besetzt sein muss.

    Da sich durch kurzfristige Krankheit und Urlaub, oder Gleittage ebenfalls sich in den Dienststärken etwas ändern kann, muss ich auch nachträgliche Unterdeckungen im Dienstplan automatisch erkennen können, um andere Kollegen einteilen zu können.

    Bisher wurde die Schichtstärke per Hand eingetragen und verursacht einen ziemlichen Arbeitsaufwand. Mit meiner bisherigen 'Wenn Dann Sonst' Auswertung komme ich da nicht weiter, weil das Problem einfach zu komplex ist. Unter VBA habe ich auch schon mal programmiert, leider ist das Wissen hierüber in den letzten Jahren ziemlich eingerostet. Da es aber auf Variablen (Früh, Spät und Nacht) hinausläuft, wird das wahrscheinlich der Lösungsweg sein.

    Für einen bessere Überblick möchte ich alle diensthabenden Mitarbeiter und die vergebenen Schichten unterhalb der Tabelle zählen, um sicher zu stellen, dass in allen Schichten mindestens ein Mitarbeiter anwesend ist. Früh, Spät und Nacht mit Anzahl der Mitarbeiter. Unterdeckung muss automatisch erkannt werden und am besten Fett Rot mit Ausrufezeichen, Bomben oder sonst was kenntlich gemacht sein. Auch sollte die Auswertung nicht nur auf dem ausgewählten Arbeitsblatt durchgeführt werden, sondern sinnvollerweise für die gesamte Mappe.

    Ich habe einen Dienstplan beigefügt, in dem ich auf der ersten Seite eine Legende beigefügt habe und die bisherige händische Auswertung der Schichtstärken, die ich automatisiert habe möchte.

    Bis jetzt habe ich es immer sehr sportlich mit Excel gesehen: Excel kann rechnen, also soll es seine Stärke immer ausspielen dürfen. (Alle Feiertage werden automatisch berechnet und markiert etc pp) Doch hier stehe ich an einer Wand und hoffe, dass ihr mir weiter helfen könnt.

    Vielen Dank schon mal im Voraus
    Oliver

    :)
     
    BeCool, 1. März 2017
    #1
  2. Hallo,

    am Besten kann eine Lösung anhand eines oder mehrerer Ablaufpläne erarbeitet werden.

    LG, BigBen
     
    BigBen_2017, 27. April 2017
    #2
  3. Hallo BeCool,

    ich habe mich jahrelang mit der selben Problemstellung konfrontiert gesehen und - bedingt durch mangelnde VBA-Kenntnisse und damals schwachsinne Security-Settings im Netzwerk - ziemlich viel davon in Excel selbst umsetzen können.

    Wenn du Interesse hast und dir vielleicht ein paar Inspirationen holen willst, dann schick mir deine EMail-Addi und ich sende dir das File zu.
     
    Cythrawl, 27. April 2017
    #3
  4. Dienstplan und Auswertung der Schichten

    BigBen_2017, 29. April 2017
    #4
  5. Hallo Oliver,

    Wenn ich es richtig verstanden habe, hast Du pro Namen jeweils 2 Zeilen.
    Zeile 1: Planung
    Zeile 2: Disposition, die die Planung korrigiert

    Zur Planungszeile folgende Verständnisfragen:

    Für die Frühschicht sehe ich folgende Eintragungen:
    7 – 15
    7 – 15 S
    7 – 15:24
    Gibt es weitere ? Und stehen sie alle gleichwertig für Frühschicht ?

    Für Spätschicht:
    12 – 21
    12 - 21 S/N
    Sind das die einzig möglichen Spätschicht-Angaben ?

    Für Nachtdienst
    -7
    -7 21-
    21-
    Ich nehme mal an, dass nur die letzten beiden als Nachtschicht für diesen Tag gelten.

    Gruß
    Aloys
     
    aloys78, 30. April 2017
    #5
  6. Moin,

    sorry für die verspätete Rückmeldung, war einige Tage außer Gefecht gesetzt.

    @BigBen_2017: Was verstehst Du unter Ablaufpläne? Die Datei habe ich Dir mal an die genannte E-Mail weitergeleitet.

    @ aloys78: Leider NEIN. Da können alle möglichen Werte von 2:00 - 10:00 bis 10:00 - 18:00 für die Frühschicht stehen. Bei der Spätschicht dasselbe. Nur die Nachtschicht hat erst einmal in 45 Jahren schon mal um 19:00 begonnen.

    @all: zusätzlich kann in der Dispositionszelle auch ein Stern für Bemerkungen stehen, die die Arbeitszeit/Anwesenheit nicht verändern. Auch Einträge wie "DR", "SAFA", "BFU" oder sonst was können vorkommen. Diese Dienste dürfen dann nicht mitgezählt werden.

    Einfach wäre ja zu einfach... :-(
     
    BeCool, 1. Mai 2017
    #6
  7. Hallo BeCool,

    sorry für die verspätete Rückmeldung.

    Mit Ablaufplan meinte ich solche wie es im Wikipedia beschrieben wird Programmablaufplan – Wikipedia

    Mit einem solchen Plan kann man mit wenigen Worten das gewünschte Einsatzszenario beschreiben.

    In Deinem Fall muss aus dem Ablaufplan erkennbar sein, welcher Inhalt in den Zellen bei welchen Bedingungen eingetragen werden muss.

    Ich nehmen an, dass in der Tabellen in der Zeilen 6 bis 21 alle Werte manuell eingetragen werden.
    Automatisch soll anschließend im unteren Bereich (Zeilen 28 bis 30) die Zahlen ermittelt werden. Sehe ich das richtig?

    Wenn dem so ist, brauchen wir 3 Ablaufpläne für die Früh, Spät und Nachtschicht, aus der erkenbar ist, wie die Zahlen (Zeile 28 bis 30) ermittelt werden.

    Falls noch weitere Zellen automatisch gefüllt werden sollen, wäre für jede dieser Zellen ein eigener Ablaufplan echt hilfreich.

    Wenn ich es richtig sehe, spielt auch die farbliche Darstellung der Zellinhalte in der Zeilen 6 bis 23 eine Rolle. Diese Zuweisung kann man auch automatisieren, wenn genau festgelegt wird, zu welchen Bedingungen eine Farbe gesetzt werden soll.

    LG, BigBen
     
    BigBen_2017, 4. Mai 2017
    #7
  8. Dienstplan und Auswertung der Schichten

    Hallo BeCool,
    Solange Du nicht beschreiben kannst, wie sich Früh- und Spätschicht zweifelsfrei unterscheiden lassen, lohnt es sich nicht, über einen Lösungsansatz nachzudenken.

    Gruß
    Aloys
     
    aloys78, 4. Mai 2017
    #8
  9. Hallo BigBen,
    Die Abgrenzung der Schichten würde ich zunächst über eine Entscheidungstabelle angehen.

    Gruß
    Aloys
     
    aloys78, 4. Mai 2017
    #9
  10. Hallo,

    in den unteren Spalten der Tabelle (unterhalb der vorgegebenen Dienstzeit) werden manuell von den Dienstplanern die Dienstplanänderungen/-erweiterungen eingetragen. Soweit benötige ich hierfür keine Hilfe oder einen Automatismus.

    Es geht mir hauptsächlich um die Spalten C25:P30

    Hier soll nur ausgewertet werden, ob die Schicht tatsächlich abgedeckt ist oder ob eine Unterdeckung.

    Die Dienste lassen sich wie folgt abgrenzen:

    04:00 - 10:59 Frühschicht mit Endzeiten von 13:00 - 19:59
    11:00 - 18:59 Spätschicht mit Endzeiten von 20:00 - 03:59
    19:00 - 03:59 Nachtschicht mit Endzeiten von 05:00 - 12:59

    Folgende Eintragungen können vorkommen:

    Klammern stehen für nicht im Jahresplan angemeldeter Urlaub oder kurzfristige Änderung
    V-hh:mm, auch nur V- = Mitarbeiter abwesend
    U, SU = Mitarbeiter Urlaub/Sonderurlaub
    DR, SAFA, BFU, BfL, LBA = Dienstreise, Mitarbeiter nicht anwesend
    K, (K) = Mitarbeiter krank
    FF = Feiertagsfrei, Mitarbeiter nicht anwesend
    z.D. = zum Dienst
    * Erste Hilfe, * Brandschutz, * EU-Schulung, * Schulung = Mitarbeiter anwesend, bei fehlender Abdeckung wird auf Teilnahme verzichtet
    * = Dienstbesprechung / keine Auswirkungen in der Personalstärke
    * Regelkom = Dienstbesprechung, bei fehlender Abdeckung wird auf Teilnahme verzichtet
    F T = Frei Tausch / Mitarbeiter ist nicht anwesend
    F RT = Frei Rücktausch / Mitarbeiter ist nicht anwesend

    hh:mm - hh:mm T / hh:mm - hh:mm RT = Mitarbeiter in der Zeit (hh:mm - hh:mm [Früh, Spät, Nacht]) aufgrund Tausch / Rücktausch anwesend

    Ich habe noch einmal ein Bild mit dem schematischen Aufbau und dem Bereich, bei dem ich unterhalb der Dienstplanung Hilfe benötige, beigefügt.

    Wie ich schon oben schrieb: Einfach wäre zu einfach
     
    BeCool, 4. Mai 2017
    #10
  11. Hallo,

    nun habe ich nur noch eine Punkt offen:

    Welche Eingabe-Kombinationen können denn in der Zeilen 6 bis 23 vorkommen?

    Bekannt sind z.B.:
    Einzelne oder zwei Buchstaben (z.B.: U, F, K, F *, K *)
    7-15:24
    -7
    21-
    12-21 SN
    V-9
    (U)

    Daneben können auch beliebige Leerzeichen zwischen den einzelnen Angaben stehen. Bspw:
    7 - 15
    V - 9
    ( U )

    Sind das alle gültigen Eingabevarianten?
    Die einzelnen Zeiten und Buchstaben dienen nur zur Veranschaulichung und können sich natürlich beliebig ändern.


    Ich habe vor, alle Angaben mit RegEx-Methoden erkennen zu lassen

    z.B.:
    ([0-9]+)-([0-9]+:[0-9]+) liefert mit 2 Treffer: Anfangszeit und Endzeit wenn diese im Format "00-00:00" angegeben wurde
    ([0-9]+) +?- +?([0-9]+)s+(w+) liefert mit 3 Treffer: Anfangzeit, Endzeit und Buchstaben wenn diese im Format "00 - 00 XX" angegeben wurde.

    Weitere Muster werden noch folgen.
     
    BigBen_2017, 5. Mai 2017
    #11
  12. Leider nein. Mein DP Kollege macht das immer aus dem Bauch heraus, so wie die Finger das gerade so tippen wollen. Leider hat er da keinerlei Verständnis, das man schon eine gewisse Systematik einhalten muss, damit man es einfacher hat . *rolleyes.gif*

    Und -7 21- gibt es auch noch für eine weitere Nachtschicht.

    Bin schon am Überlegenheit, ob es nicht einfacher ist, anhand der Schicht Kürzel (die sich in der Zelle rechts neben der Arbeitszeiten normalerweise befinden) selektieren. Da gibt es für jede Schicht ein eigenes Kürzel, welche ich aber im Beispiel aus Gründen der Vereinfachung weg gelassen habe.
     
    Zuletzt von einem Moderator bearbeitet: 12. Januar 2021
    BeCool, 5. Mai 2017
    #12
  13. Dienstplan und Auswertung der Schichten

    Hallo,

    Zitat: "Mein DP Kollege macht das immer aus dem Bauch heraus, so wie die Finger das gerade so tippen wollen."

    In dem Fall sollte man über eine direkte Überprüfung der Eingaben in der Tabelle nachdenken. Falls eine Eingabe als ungültig erkannt wird, kann diese z.B. mit einem roten Rahmen markiert werden.

    Alternativ kann auch über eine Userform nachgedacht werden, in dem alle Angaben in verschiedene Eingabefelder eingetragen werden. Zum Schluss braucht der Anwender nur noch auf "Übernehmen" Klicken. Im Hintergrund würden dann die Angaben in einer einheitlichen anwender- und maschinenlesbarer Form in die Tabellen-Zelle eingetragen. Es kann auch so eingestellt werden, dass ungültige Angabe gar nicht erst übernommen werden.

    LG, BigBen
     
    BigBen_2017, 5. Mai 2017
    #13
Thema:

Dienstplan und Auswertung der Schichten

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