Office: (Office 2007) E-Mail Benachrichtigung nach Änderung an einer Excel-Datei

Helfe beim Thema E-Mail Benachrichtigung nach Änderung an einer Excel-Datei in Microsoft Excel Hilfe um das Problem gemeinsam zu lösen; Hallo Zusammen, hat jemand von Euch ein Lösungsvorschlag für folgende Wunschvorstellung: Ist es möglich ein Makro (oder ähnliches) in ein Excel-Sheet... Dieses Thema im Forum "Microsoft Excel Hilfe" wurde erstellt von golo120, 27. November 2007.

  1. E-Mail Benachrichtigung nach Änderung an einer Excel-Datei


    Hallo Zusammen,
    hat jemand von Euch ein Lösungsvorschlag für folgende Wunschvorstellung:

    Ist es möglich ein Makro (oder ähnliches) in ein Excel-Sheet zu betten, welches eine E-Mail an eine (immer) feste E-Mail-Adresse versendet, sobald eine Änderung/Speicherung an dem Excel-Sheet vorgenommen wurde. Die Datei selber befindet sich immer im Netzwerk. Verwendung wäre in einem E-Mail-Netzwerk, wobei jeder User eine eigene E-Mail-Adresse in Outlook 2003 am Einzelarbeitsplatz verwendet und diese über einen Exchange-Server (2003)verwaltet werden, die Info-E-Mail als solches sollte immer nur an eine E-Mail-Adresse versendet.

    Geht so etwas, oder wünsche ich mir da zuviel. Ich hoffe, ich habe mich einigermaßen verständlich ausgedrückt.

    Danke für Hilfe
    Gruß Gordon

    :)
     
  2. Hallo jinx,

    vielen Dank für den Tip, ich denke jedoch, dass es noch nicht das richtige ist.
    Deinen "(BR-)Einwand" kann ich absolut nachvollziehen. Es geht mir in der Sache aber nicht darum, welche Person, was, wann oder wie geändert hat, sondern nur der "pure Inhalt" der Datei, denn der ist öffentlich und für jeden intern notwendig nachzuvollziehen.

    Gruß Gordon
     
  3. E-Mail Benachrichtigung nach Änderung an einer Excel-Datei

    Hoi Gordon,

    aufbauend auf dem Code von Herber, dessen Link jinx gepostet hat, kannst Du nachfolgenden Code in der VBA unter "Diese Arbeitsmappe" einfügen.

    Dann noch die entsprechende E-Mail-Adresse einfügen.

    Getestet hab ich es unter XL03 und Outlook07 in einer Exchange-Umgebung.

    Eine große Einschränkung gibt es allerdings, die von Outlook her zu kommen scheint und ich nocht nicht dahinter gekommen bin, wie ich diese umgehen kann. (Liegt wohl daran, das der Code von Herber die Datei an das Standard-Mail-Programm schickt, welches installiert ist und Outlook da erstmal meint, es müsse für 5 Sek. eine Warnmeldung anzeigen (siehe Bild)). Und der User muss dies bestätigen *frown.gif* . Weiter muss auch das E-Mail-Programm geöffnet sein. Es reicht nicht, wenn Outlook nur als Task-Symbol abelegt ist - wobei das ab dem 2ten Durchlauf nicht mehr geöffnet sein muss ^^.

    Code:
    Greetz

    Schmali

    EDIT: Alternativ hierzu könntest Du das auch vom User unbemerkt via Netsend machen. Standardmäßig ist Netsend seit (ich glaube) XP SP1 in den Diensten deaktiviert. Man müsste dies aktivieren, dann kannst Du Dir eine Meldung am PC anzeigen lassen, wenn die Datei gespeichert wird. Das bekommt der User selbst nicht mit, hat allerdings den Nachteil, das es nur eine einmalige Meldung ist und demnach keine "Dokumentation" stattfindet. Wie ich jedoch aus Deinen Posts gelesen hab, geht es nicht darum, wer die Datei ändert sondern, das sie geändert wurde. Noch ein Nachteil von netsend ist, das die Nachricht nur dann erscheint, wenn Du selbst angemeldet bist und der wohl größte Nachteil von netsend ist die Sicherheit (weshalb das seit SP1 deaktiviert ist).
     
  4. Hallo Schmali,

    na, wie genial ist das denn...Danke schon mal...

    Mit den von Dir beschriebenen "Einschränkungen" kann ich leben, das erkläre ich den Mitarbeitern schon.

    Was aber leider nicht geht (und da habe ich es wahrscheinlich nicht umfassend genug beschrieben, sorry!) ist folgendes:

    Der User kann die Datei nicht "speichern unter" (im einem x-beliebigen Netzwerk-Ordner). Das Skript läuft sofort los, wenn der Befehl "Speichern unter" gewählt wird und dann schließt sich die Datei...und Ende. Idealerweise würde mit der E-Mail die Datei + die Pfadangabe im Netz mitgeteilt, wohin die Datei neu gespeichert wurde.

    Bekommen wir das noch hin, aber soweit ist es schon mal super.
    Vielen Dank und Respekt!
    Gruß Gordon
     
  5. Hoi,

    Es würde demnach reichen, wenn eine Mail generiert wird, wenn die Datei geschlossen wird. Zwangsläufig wurde sie dann (idR) vorher gespeichert oder wird dabei gespeichert. Somit hätte ich dann auch einen Speicherort und ggf. auch einen neuen Namen, sofern diese unter einem anderen Namen gespeichert wird.

    Ich denke, das lässt sich machen.

    So long.

    Schmali
     
  6. Hallo Schmali,

    ja, das würde reichen.

    Gruß Gordon
     
  7. E-Mail Benachrichtigung nach Änderung an einer Excel-Datei

    Hoi,

    also *grins & *mad.gif* - das mal vorab.

    Ich hab den Code jetzt so angepasst, das im Betreff der E-Mail der Pfad und Dateiname + Datum steht. Die E-Mail wird erst "generiert" wenn die Datei geschlossen wird und nicht mehr beim speichern.

    ABER (und jetzt kommen die Haken):

    - Wenn Outlook nicht geöffnet ist (ob minimiert oder als Symbol) dann läuft das Makro in eine Fehlermeldung von wg. das er OnTime nicht kennt ^^. Die Datei wird dann (vom User) wahrscheinlich geschlossen und Du bekommst keine Mail.

    - Eine Mail wird NUR dann generiert, wenn die Datei das erste Mal geschlossen wird. Wenn der User nur die Datei schliesst und Excel offen bleibt, er die Datei wieder öffnet und Änderungen vornimmt und diese dann speichert und schliesst, bekommst Du KEINE Mail. Schliesst er allerdings Excel komplett und öffnet dann die Datei wieder, nimmt Änderungen vor, blabla..., dann bekommst Du eine Mail.

    Ich würd sagen, probier ein bisschen damit rum. Für mich war das mit den Mails heute auch Premiere und ich hab mich bisher nicht damit beschäftigt. Aber die Neugier, die Neugier.

    Hier der Code (wieder unter "Diese Arbeitsmappe" einzufügen):

    Code:
    Eigentlich würde ich jetzt sagen, wenn Du noch Fragen hast, beantworte ich die Dir gerne *biggrin.gif* In dem Fall hier muss ich leider sagen, wenn Du noch Fragen hast, werde ich gerne versuchen, eine Lösung dafür zu finden *wink.gif*

    Greetz & schönes WE

    Schmali
     
  8. Hallo Schmali,

    erstmal vorab tausend Dank für Deine Mühe, Deine nicht versiegende Neugier und Geduld mit mir. Na, wenn das für Dich Premiere war, dann fühle ich mich jetzt richtig gut ;-(

    Das Makro habe ich ausgiebig getestet und es wird so erstmal auf jeden Fall "in Serie gehen". Es funktioniert einwandfrei. Die Haken sind verschmerzbar.

    Ich will Deine Nerven ja nicht überstrapazieren aber könnte man den "1. Haken" nicht auch umgehen, indem man beim Start des Makros gleich auch Outlook.exe minimiert im Hintergrund starten lässt, wenn es noch nicht gestartet sein sollte!?

    Ich weiß, ich weiß, jetzt reiß ich Dir gleich den ganzen Arm raus! :-)
    Super Job heute von Dir.
    Schönes Wochenende
    Gruß Gordon
     
  9. Hallo.

    Wenn Du nur wissen willst das die Datei verändert gespeichert wurde. Sei es jetzt inhaltlich oder auf einem anderem Pfad, dann kann dieses im Hintergrund auch als Logfile irgendwo auf einem eurer Netzlaufwerke gespeichert werden. Natürlich muss man dieses manuell im Auge behalten. Wenn Interesse daraqn besteht bitte Rückmeldung. Ich werde hierfür dann einen Code posten.

    Um aus Excel heraus Email zu senden nutze ich untenstehende Methode...

    Code:
    Um die Sicherheitsaufforderung zum senden zu umgehen gibt es das kleine Zusatztool 'ClickYes' (Einfach mal nach googeln). Oder man ändert die Zeile '.Send' in '.Display' => Dann muss der Anwender die Email manuell versenden.

    Vorteil des obenstehenden Code = Es ist gleichgültig ob Outlook offen oder geschlossen ist bei der Ausführung des Code. Die Email wird immer generiert.

    Gruß

    Path
     
  10. Hoi Path,

    erklär mir mal kurz noch, wie der Ablauf ist, wenn Outlook noch nicht geöffnet war.

    Wird dann Outlook gestartet? Wird das "zwischengespeichert" oder direkt gesendet? Bei Letzteren, wie funktioniert das?

    Ich frag deshalb, weil nach meiner Logik nur dann was an ein Programm übergeben werden kann, wenn ein Programm zumindestens im Hintergrund läuft.

    Ich denk, das es in dem Fall hier wichtig ist, das die Änderung am Programm zeitnah mitgeteilt werden muss, da es ja um Daten geht, die veröffentlicht werden und es, so wie ich es verstanden hab, um eine Art Kontrolle der Daten geht. Da würde es dann nichts bringen, wenn Outlook vom User bsp 4 Stunden später gestartet wird und die Mail erst dann gesendet wird.

    Greetz

    Schmali
     
    Zuletzt von einem Moderator bearbeitet: 12. Januar 2021
  11. Hallo Jungs,

    nicht, dass Ihr denkt, ich wäre undankbar, oder ähnliches. Ganz im Gegenteil!Ich bin derzeit nur nicht im Büro und kann daher nicht weiter testen, verfolge aber trotzdem Eure postings nach wie vor. Die letzten Bemerkungen von Schmali finde ich auch interessant.
    Melde mich mit "realen Testergebnissen "a.s.a.p. wieder.
    Gruß Gordon
     
  12. E-Mail Benachrichtigung nach Änderung an einer Excel-Datei

    Hallo.

    Unterscheiden muss man hier welche Methode man zur Versendung der Email nutzt.

    '.Display':

    Lässt man sich die email anzeigen und versendet diese manuell mit bestätigen von 'Senden' landet die Email zunächst im Postausgang und wartet dort solange bis Outlook geöffnet wird. Meine Erfahrungen zeigen, dass unsere Mitarbeiter grundsätzlich Outlook ganztägig offen haben.

    '.Send':
    Wählt man zum senden die Methode mit '.Send' wird die Email direkt versendet. Auch wenn Outlook nicht geöffnet ist. Dieses läuft im Hintergrund ab.

    Hier noch einmal ein erweiterter Code bei dem man mit dem auskommentieren die favorisierte Möglichkeit des versenden definieren kann.

    Gruß

    Code:
     
  13. Hallo zusammen.
    Ich finde es TOLL wie hier sämtliche Scrips ausführlich erklärt werden, bin auch sehr dankbar, dass dies gemacht wird.

    Ich habe aber nur eine Frag.

    Wenn ich diese Funktion gern in eine Exceltabelle einbauen möchte aber keine Programmierkenntnisse habe, wie k und wo kann ich dies in Excel angeben.

    Ich möchte aber nur, dass ich eine Mail bekomme wenn die Datei aktualisiert wurde, damit ich nachlesen kann was jemand mitzuteilen hat.

    Danke und Gruss

    Nebi
     
  14. Moin, nebi,

    der Code für die Prozedur Private Sub Workbook_BeforeClose(Cancel As Boolean) gehört in DieseArbeitsmappe.

    Bitte auch beachten, dass beim programmtechnischen Zugriff eines Programmes auf Outlook ab 2000 SP2 der Sicherheitshinweis erscheint, der bestätigt werden muss (da gibt´s dann entweder ClickYes oder Redemption oder den Ansatz von Sascha, die dies verhindern)...
     
Thema:

E-Mail Benachrichtigung nach Änderung an einer Excel-Datei

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