Office: Erstellen eines Verzeichnisses mit Namen, Adressen und anderen Informationen

Erstellen eines Verzeichnisses mit Namen, Adressen und anderen Informationen
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1. Öffnen Sie ein leeres Dokument.
   
   
2. Wechseln Sie zu Sendungen #a0 starten des Seriendrucks #a1 Verzeichnisses.
   
   

Auswählen von Empfängern

1. Gehen Sie zu Sendungen > Empfänger auswählen.
   
   
2. Wählen Sie eine Datenquelle aus. Näheres hierzu erfahren Sie unter Für Seriendrucke verwendbare Datenquellen.
   
   
3. Wählen Sie Datei > Speichern aus.
   
   

Wenn Sie Ihre Adressenliste bearbeiten müssen, lesen Sie Seriendruck: Empfänger bearbeiten.

Einfügen von Feldfunktionen
Fügen Sie zu diesem Zeitpunkt nicht den Text ein, der nur einmal im fertigen Verzeichnisdokument gedruckt werden soll.

1. Geben Sie den Text ein, den Sie für jedes Element im Verzeichnis wiederholen möchten, beispielsweise Name: oder Adresse: Etiketten für einzelne Datensätze.
   
   
2. Klicken oder tippen Sie auf die Stelle im Dokument, an der Sie ein Seriendruckfeld einfügen möchten, und fügen Sie ein Seriendruckfeld ein. Weitere Informationen finden Sie unter Seriendruckfelder .
   
   Tipps: 
   
   • Wenn Sie eine Tabelle mit einer Beschriftung oder Überschriftenzeile erstellen möchten, erstellen Sie eine Dokumentkopfzeile. Setzen Sie die Beschriftungszeile der Tabelle in die Kopfzeile. Fügen Sie dann die Seriendruckfelder in den Textkörper des Dokuments ein.
     
     
   • 
     
     
     
     
   • Dies eignet sich gut für lange Verzeichnisse, die sich über mehrere Seiten erstrecken, da eine Kopfzeile für jede Seite erstellt wird.
     
     
   Seriendruckfeld Zeichen («») können nicht manuell eingegeben werden. Sie müssen dazu den Arbeitsbereich "Seriendruck" verwenden.
   
   
   
   
   
   Wenn die Seriendruckfelder in geschweiften Klammern, wie etwa {MERGEFIELD City}, angezeigt werden, werden anstelle der Feld Ergebnisse in Word Feldfunktionen angezeigt. Dies hat keinen Einfluss auf die Zusammenführung, ist aber schwierig zu formatieren. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Feld Funktion, und wählen Sie im Kontextmenü die Option Feldfunktionen umschalten aus.
   
   
   
   
   
   Wenn ein Teil der Adresse fehlt, lesen Sie Seriendruck: Gleichen Sie die Felder ab, um den Fehler zu beheben.
   
   
3. Wiederholen Sie Schritt 2 nach Bedarf.
   
   
4. Nachdem Sie das Hauptdokument fertig gestellt und alle Seriendruckfelder eingefügt haben, wechseln Sie zu Datei #a0 Speichernunter.
   
   

Anzeigen einer Vorschau Ihres Verzeichnisses

1. Wechseln Sie zu Mailing #a0 Vorschau Ergebnisse.
   
   
2. Verwenden Sie die Schaltflächen zurück und weiter , um durch Ihre Daten zu scrollen, oder suchen Sie nach bestimmten Datensätzen mithilfe von Empfänger suchen
   
   
3. Wenn Sie eine Bearbeitung vornehmen müssen, wählen Sie Vorschau Ergebnisse aus, um zur Seriendruckfeld Ansicht zurückzukehren.
   
   

Abschließen des Seriendrucks

1. Wählen Sie Sendungen aus, #a0 #a1 Seriendruck abzuschließen , und wählen Sie einzelne Dokumente bearbeitenaus. Es werden zwei weitere Optionen angezeigt, die Sie jedoch nicht mit einem Verzeichnis verwenden können.
   
   
2. Wählen Sie eine der folgenden Optionen aus:
   
   • Wenn Sie alle Datensätze zusammenführen möchten, wählen Sie alleaus.
     
     
   • Wenn Sie nur den Datensatz, den Sie im Dokumentfenster sehen, zusammenführen möchten, wählen Sie Aktueller Datensatzaus.
     
     
   • Wenn Sie einen Bereich von Datensätzen zusammenführen möchten, geben Sie die Datensatznummern in die Felder von und bis ein.
     
     
   Wählen Sie OK aus.
   
   
3. Fügen Sie im neuen Dokument Text hinzu, der nur einmal gedruckt werden soll, wie Kopfzeilen, Fußzeilen, Spaltenüberschriften oder beliebiger anderer Text.
   
   
4. Speichern oder drucken Sie das Verzeichnis genauso wie jedes andere Dokument.
   
   

Starten des Dokuments

1. Öffnen Sie ein leeres Dokument.
   
   
2. Wechseln Sie zu Sendungen #a0 starten des Seriendrucks #a1 Verzeichnisses.
   
   

Auswählen von Empfängern

1. Gehen Sie zu Sendungen > Empfänger auswählen.
   
   
2. Wählen Sie eine Datenquelle aus. Näheres hierzu erfahren Sie unter Für Seriendrucke verwendbare Datenquellen.
   
   
3. Wählen Sie Datei > Speichern aus.
   
   

Wenn Sie Ihre Adressenliste bearbeiten müssen, lesen Sie Seriendruck: Empfänger bearbeiten.

Einfügen von Feldfunktionen
Fügen Sie zu diesem Zeitpunkt nicht den Text ein, der nur einmal im fertigen Verzeichnisdokument gedruckt werden soll.

1. Geben Sie den Text ein, den Sie für jedes Element im Verzeichnis wiederholen möchten, beispielsweise Name: oder Adresse: Etiketten für einzelne Datensätze.
   
   
2. Klicken oder tippen Sie auf die Stelle im Dokument, an der Sie ein Seriendruckfeld einfügen möchten, und fügen Sie ein Seriendruckfeld ein. Weitere Informationen finden Sie unter Seriendruckfelder .
   
   Seriendruckfeld Zeichen («») können nicht manuell eingegeben werden. Sie müssen dazu den Arbeitsbereich "Seriendruck" verwenden.
   
   Wenn die Seriendruckfelder in geschweiften Klammern, wie etwa {MERGEFIELD City}, angezeigt werden, werden anstelle der Feld Ergebnisse in Word Feldfunktionen angezeigt. Dies hat keinen Einfluss auf die Zusammenführung, ist aber schwierig zu formatieren. Klicken Sie bei gedrückter STRG-Taste auf die Feld Funktion, und wählen Sie im Kontextmenü die Option Feldfunktionen umschalten aus.
   
   
   
   
   
   Wenn ein Teil der Adresse fehlt, lesen Sie Seriendruck: Gleichen Sie die Felder ab, um den Fehler zu beheben.
   
   
3. Wiederholen Sie Schritt 2 nach Bedarf.
   
   
4. Nachdem Sie das Hauptdokument fertig gestellt und alle Seriendruckfelder eingefügt haben, wechseln Sie zu Datei #a0 Speichernunter.
   
   

Anzeigen einer Vorschau Ihres Verzeichnisses

1. Wechseln Sie zu Mailing #a0 Vorschau Ergebnisse.
   
   
2. Verwenden Sie die Schaltflächen zurück und weiter , um durch Ihre Daten zu scrollen, oder suchen Sie nach bestimmten Datensätzen mithilfe von Empfänger suchen
   
   
3. Wenn Sie eine Bearbeitung vornehmen müssen, wählen Sie Vorschau Ergebnisse aus, um zur Seriendruckfeld Ansicht zurückzukehren.
   
   

Abschließen des Seriendrucks

1. Wählen Sie Sendungen aus, #a0 #a1 Seriendruck abzuschließen , und wählen Sie einzelne Dokumente bearbeitenaus.
   
   
2. Fügen Sie im neuen Dokument Text hinzu, der nur einmal gedruckt werden soll, wie Kopfzeilen, Fußzeilen, Spaltenüberschriften oder beliebiger anderer Text.
   
   
3. Speichern oder drucken Sie das Verzeichnis genauso wie jedes andere Dokument.
   
   

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