Office: Erstellen und Freigeben eines öffentlichen Ordners in Outlook

Erstellen und Freigeben eines öffentlichen Ordners in Outlook
Outlook für Microsoft 365 Outlook 2019 Outlook 2016 Outlook 2013 Outlook 2010 Outlook 2007 Mehr... Weniger Öffentliche Ordner in Outlook eignen sich hervorragend zum Sammeln, Organisieren und Freigeben von Informationen zu bestimmten Themen oder Projekten innerhalb einer Organisation. "Öffentlich" bedeutet in diesem Fall, dass Inhalte für jeden innerhalb der Organisation, aber nicht für die ganze Welt sichtbar sind. Wenn Sie eine Nachricht in einem öffentlichen Ordner bereitstellen, wird diese nicht per E-Mail an Empfänger gesendet, sodass deren Posteingang nicht überfüllt wird. Stattdessen kann sich jeder den Ordner dann ansehen, wenn er nach interessanten Beiträgen sucht.

Wichtig: Damit öffentliche Ordner mit Outlook verwendet werden können, benötigen Sie einen Microsoft Exchange-Server und ein Exchange-E-Mail-Konto. Für die meisten privaten E-Mail-Konten wird Exchange nicht verwendet.

Neuere Versionen Office 2007  Schritt 1: Erkundigen beim Exchange-Administrator
Möglicherweise sind in Ihrer Organisation öffentliche Ordner nicht zulässig, oder es können Richtlinien für deren Verwendung vorhanden sein. Erkundigen Sie sich darüber bei Ihrem Administrator. Wenn in Ihrer Organisation die Verwendung von öffentlichen Ordnern gestattet ist und unterstützt wird, jedoch noch kein öffentlicher Ordner auf oberster Ebene vorhanden ist, bitten Sie den Exchange-Administrator einen solchen Ordner zu erstellen.

Wenn der Ordner auf oberster Ebene verfügbar ist, drücken Sie einfach STRG+6, um den Ordner und seinen Inhalt im Ordnerbereich von Outlook anzuzeigen.

Schritt 2: Erstellen und Benennen des Ordners

1. Drücken Sie STRG+6, um Öffentliche Ordner im Ordnerbereich anzuzeigen.
   
   Wichtig: Wenn Sie einen Abschnitt Öffentliche Ordner im Ordnerbereich angezeigt werden, finden Sie unter Ihrem lokalen Exchange-e-Mail-Administrator. Sie müssen können Sie festlegen.
   
   
2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf Öffentliche Ordner, und klicken Sie dann auf Neuer Ordner.
   
   
   
   
   
   
3. Geben Sie dem Ordner einen Namen, und klicken Sie auf OK.
   
   

Tipps: 

• Sie können einen öffentlichen Ordner zu Ihrem Ordner "Favoriten" hinzufügen. Klicken Sie dann in Outlook Web App können bestimmte Funktionen in den gleichen öffentlichen Ordnern ausführen, z. B. erstellen, aktualisieren oder Löschen von Elementen. Diese Aktionen können auf Kalender, Kontakt, E-Mail- und Beitrag Öffentliche Ordner erfolgen.
  
  
• Um einen öffentlichen Ordner zu den Favoritenhinzuzufügen, mit der rechten Maustaste in des Ordners, und wählen Sie dann zu... Favoriten hinzufügen.
  
  
• Informationen zum Verwenden der Favoritenordner in Outlook Web App finden Sie unter Arbeiten mit Nachrichtenordnern in Outlook Web App.
  
  

Schritt 3: Festlegen von Ordnerberechtigungen für Benutzer und Gruppen
Standardmäßig erteilt Outlook nur Sie als den Ersteller von öffentlichen Ordnern, sodass Sie dann gewähren Sie Berechtigungen speziell für Personen, damit sie lesen und Veröffentlichen von Inhalt in den Ordner können müssen. Erfahren Sie, wie Sie Berechtigungen für einen öffentlichen Ordner ändern.

Erste Schritte mit öffentlichen Ordnern
Es folgen einige typische Beispiele für die Verwendung von öffentlichen Ordnern in einer Organisation:

Onlinediskussionen
Speichern Sie jedes Diskussionsthema in einem eigenen Unterordner. Legen Sie nach Bedarf Berechtigungen für jeden Unterordner fest (möglicherweise möchten Sie den Zugriff auf Ordner einschränken, die vertrauliche Informationen enthalten). Für ein Thema kann ein eigener Moderator vorhanden sein, der festlegt, ob ein Element bereitgestellt wird, und der Beiträge löscht, die nicht den Standards der Organisation entsprechen oder eine Richtlinie verletzen.

Freigeben von Kalendern, Kontaktlisten und Aufgabenlisten
Fügen Sie Kalender, Kontakte und Aufgaben oder Aufgabenlisten an Beiträge an, um Informationen für die Personen freizugeben, die auf den Ordner zugreifen können. Diese Form eines zentralen Speicherorts erleichtert die Kommunikation und Zusammenarbeit bei Teamprojekten.

Unterschiede zwischen E-Mail-Ordnern und öffentlichen Ordnern

• Wenn Sie von einem E-Mail-Ordner zu einem öffentlichen Ordner wechseln, ändert sich die Schaltfläche Neuer Beitrag über dem Ordnerbereich in Neue E-Mail, da Sie in einem öffentlichen Ordner normalerweise Beiträge bereitstellen und keine E-Mail-Nachrichten senden.
  
  
• Wenn Sie auf einen Beitrag in einem öffentlichen Ordner antworten, steht keine Schaltfläche Allen antworten zur Verfügung. Jeder, der den Inhalt des Ordners anzeigt, kann Ihren Beitrag sehen.
  
  

Weitere Informationen zu Outlook-Ordnern
Wechseln zwischen Outlook-Ordnern

Ändern von Berechtigungen für einen öffentlichen Ordner

Erstellen eines öffentlichen Ordners und Festlegen von Berechtigungen, Ansichten, Formularen und Regeln
Um einen öffentlichen Ordner erstellen zu können, müssen Sie über die Berechtigung zum Erstellen von Ordnern in einer vorhandenen öffentlichen Ordner verfügen. Informationen darüber, wie Sie die entsprechende Berechtigung finden Sie unter Ihrem Administrator.

Schritt 1: Erstellen des öffentlichen Ordners

1. Klicken Sie im Menü Datei zeigen Sie auf neu, und klicken Sie dann auf Ordner.
   
   
2. Geben Sie in das Feld Name einen Namen für den Ordner ein.
   
   
3. Klicken Sie auf den Typ des Ordners, die Sie erstellen möchten, klicken Sie im Feld Ordner enthält.
   
   
4. Klicken Sie auf den Speicherort für den Ordner, in der Liste Ordner soll angelegt aktivieren.
   
   Um schnell einen öffentlichen Ordner mit vorhandenen Elementen zu starten:
   
   1. In der Ordnerliste, im Navigationsbereich, klicken Sie auf den Ordner, die Sie kopieren möchten.
      
      
   2. Im Menü Datei zeigen Sie auf den Ordner, und klicken Sie dann auf Kopieren Ordnernamen ein.
      
      
   3. Klicken Sie in der Liste auf den Speicherort, auf den Ordner, in den kopiert werden soll.
      
      

Schritt 2: Festlegen von Berechtigungsstufen

1. Klicken Sie in der Ordnerliste, in der Navigationsbereich mit der rechten Maustaste in des öffentlichen Ordners, die, den Sie freigeben möchten, und klicken Sie dann im Kontextmenü auf Eigenschaften.
   
   Sie müssen über die Berechtigung "Besitzer" für einen öffentlichen Ordner festlegen von Freigabeberechtigungen für den Ordner ein. Sie können Berechtigungen für nur einen Ordner gleichzeitig festlegen.
   
   
2. Klicken Sie auf der Registerkarte Berechtigungen.
   
   
3. Klicken Sie auf Hinzufügen.
   
   
4. Geben Sie im Feld Suchen den Namen der Person, der Sie Freigabeberechtigungen erteilen möchten.
   
   
5. Klicken Sie auf Hinzufügen und dann auf OK.
   
   
6. Klicken Sie in der Liste Name auf den Namen der Person ein, die Sie gerade hinzugefügt haben.
   
   
7. Wählen Sie unter Berechtigungen die gewünschten Einstellungen aus.
   
   Hinweis: Sie können jeder zuweisen, die in den Ordner dieselben Berechtigungen zugreifen können, indem Sie Sie in der Liste Name auf Standard klicken.
   
   

Schritt 3: Erstellen von Ansichten zum Organisieren und Suchen von Informationen
Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:

• Erstellen einer vollkommen neuen Ansicht
  
  1. Zeigen Sie im Menü Ansicht auf Aktuelle Ansicht, und klicken Sie dann auf Ansichten definieren.
     
     
  2. Klicken Sie auf Neu.
     
     
  3. Geben Sie im Feld Name der neuen Ansicht einen Namen ein.
     
     
  4. Wählen Sie im Feld Ansichtstyp den Ansichtstyp gewünschten.
     
     
  5. Wenn Sie ändern möchten, in dem die Ansicht zur Verfügung stehen, klicken Sie auf eine Option unter kann angewendet werden, klicken Sie auf.
     
     
  6. Klicken Sie auf OK.
     
     
  7. Klicken Sie auf eine Schaltfläche, und wählen Sie dann die Optionen, die Sie verwenden möchten, um die Ansicht unter Beschreibung weiter anzupassen.
     
     
  8. Wenn Sie die gewünschten Optionen ausgewählt haben, klicken Sie auf OK.
     
     
  9. Klicken Sie auf Ansicht übernehmen, um die Ansicht sofort zu verwenden.
     
     
• Erstellen einer Ansicht auf Basis einer Standardansicht
  
  1. Wechseln Sie zu der Ansicht, der die neue Ansicht basieren soll.
     
     
  2. Zeigen Sie im Menü Ansicht auf Aktuelle Ansicht, und klicken Sie dann auf Aktuelle Ansicht anpassen.
     
     
  3. Klicken Sie auf eine Schaltfläche für jeden Typ von Änderung, die Sie unter Beschreibung vornehmen möchten, und wählen Sie dann die gewünschten Optionen aus.
     
     
  4. Wenn Sie viel Änderungen abgeschlossen haben, schließen Sie das Dialogfeld Ansicht anpassen .
     
     
  5. Zeigen Sie im Menü Ansicht auf Aktuelle Ansicht, und klicken Sie dann auf Ansichten definieren.
     
     
  6. Klicken Sie im Feld Ansichten für den Ordner Ordnername auf aktuelle ansichtseinstellungen.
     
     
  7. Klicken Sie auf Kopieren.
     
     
  8. Geben Sie im Feld Name der neuen Ansicht einen Namen ein.
     
     
  9. Klicken Sie unter Kann angewendet werden auf auf eine Option, um den Einsatzbereich der Ansicht zu ändern.
     
     Hinweis: Neue Ansichten werden in der Aktuellen Ansicht   Untermenü hinzugefügt (zeigen Sie im Menü Ansicht auf Anordnen nach ).
     
     

Schritt 4: Ändern der Standardansicht für den Ordner
Zum Ändern der Standardansicht für einen öffentlichen Ordner müssen Sie für den Ordner die Berechtigung Besitzer, und es muss mindestens eine benutzerdefinierte Ansicht für den Ordner, der für jeden sichtbar ist definiert.

1. Klicken Sie in der Ordnerliste, in der Navigationsbereich mit der rechten Maustaste in des öffentlichen Ordners, und klicken Sie dann im Kontextmenü auf Eigenschaften.
   
   
2. Klicken Sie auf die Registerkarte Verwaltung.
   
   Wenn die Registerkarte Verwaltung nicht angezeigt wird, verfügen Sie möglicherweise nicht über die Berechtigung Besitzer.
   
   
3. Klicken Sie in der Liste Erste Ansicht des Ordners klicken Sie auf die Ansicht, die Sie bei jedem des Ordners öffnen angezeigt werden soll.
   
   Der Ansicht " Normal " zeigt die Microsoft Outlook-Standardansicht für den Typ der Elemente im Ordner.
   
   

Schritt 5: Festlegen der Formulare, die für andere Informationen in den öffentlichen Ordner bereitstellen verfügbar
Sie müssen Editor, Veröffentlichender Bearbeiter oder Besitzer über die Berechtigung zum Formulare zu einem freigegebenen privaten Ordner oder in einen öffentlichen Ordner hinzuzufügen. Wenn der Ordner einen öffentlichen Ordner, und Sie über die Berechtigung Besitzer, können Sie die Formulare beschränken, die an andere Personen verfügbar sind, die den Ordner verwenden.

1. Klicken Sie in der Ordnerliste, in der Navigationsbereich mit der rechten Maustaste in des Ordners, und klicken Sie dann im Kontextmenü auf Eigenschaften.
   
   
2. Klicken Sie auf der Registerkarte Formulare.
   
   
3. Um ein Formular zur Liste diesem Ordner zugeordnete Formulare hinzuzufügen, klicken Sie auf Verwalten, und geben Sie anschließend das Formular.
   
   
4. Klicken Sie auf Schließen.
   
   
5. Um die Formulare zu beschränken, die Sie für andere Personen verfügbar, die den Ordner verwenden möchten, klicken Sie auf eine Option unter folgende Formulare für diesen Ordner zulassen.
   
   

Schritt 6: Erstellen von Regeln zum Verarbeiten von Elementen im Ordner veröffentlicht
Sie müssen die Berechtigung "Besitzer" für einen öffentlichen Ordner zu erstellen oder Ändern von Regeln.

1. In der Ordnerliste, in der Navigationsbereich mit der rechten Maustaste in des öffentlichen Ordners, die, den Sie Regeln für erstellen oder ändern möchten, und klicken Sie dann im Kontextmenü auf Eigenschaften.
   
   
2. Klicken Sie auf die Registerkarte Verwaltung.
   
   
3. Klicken Sie auf Ordner-Assistent.
   
   
4. Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:
   
   • Zum Erstellen einer Regel, klicken Sie auf Regel hinzufügen.
     
     
   • Wenn Sie eine vorhandene Regel ändern möchten, klicken Sie auf eine Regel in der Liste, und klicken Sie dann auf Regel bearbeiten.
     
     
5. Geben Sie die Konditionen, die das Element für die Aktion ausgeführt erfüllt werden muss. Klicken Sie für weitere Optionen auf Erweitert.
   
   
6. Wählen Sie unter folgende Aktionen ausführen wählen Sie die gewünschten Optionen aus.
   
   Hinweis: Wenn Sie eine Regel erstellen, ist es standardmäßig aktiv.
   
   

Schritt 7: Hinzufügen von Informationen in den öffentlichen Ordner
Gehen Sie wie folgt vor:

• Freigeben eines Kalenders
  
  1. Erstellen Sie einen neuen Ordner, und wählen Sie in der Liste Ordner enthältElemente im Kalender aus.
     
     
  2. Klicken Sie in der Liste Ordner soll angelegt werden unter auf Kalender, und klicken Sie dann auf OK.
     
     
  3. Hinzufügen von Besprechungen und Ereignisse in den Ordner.
     
     
• Freigeben einer Kontaktliste
  
  1. Erstellen Sie einen neuen Ordner, und wählen Sie in der Liste Ordner enthältKontaktelemente aus.
     
     
  2. Klicken Sie in der Liste Ordner soll angelegt aktivieren klicken Sie auf Kontakte, und klicken Sie dann auf OK.
     
     
  3. Hinzufügen von Kontakten in den Ordner.
     
     Hinweis: Die freigegebene Kontaktliste wird im Outlook-Adressbuch/Kontakte angezeigt.
     
     
• Freigeben einer Aufgabenliste
  
  1. Erstellen Sie einen neuen Ordner, und wählen Sie in der Liste Ordner enthältAufgabenelemente aus.
     
     
  2. Klicken Sie auf Vorgänge in der Liste Ordner soll angelegt aktivieren, und klicken Sie dann auf OK.
     
     
  3. Hinzufügen von Vorgängen in den Ordner.
     
     Hinweis: Während Sie eine Aufgabenliste in einen öffentlichen Ordner kopieren können, nicht kopieren eine Aufgabenanfrage an einen öffentlichen Ordner oder eine Aufgabenanfrage aus einem öffentlichen Ordner erstellen.
     
     
• Bereitstellen von Informationen in einen öffentlichen Ordner
  
  1. Öffnen Sie den öffentlichen Ordner, den Sie Informationen bereitstellen möchten.
     
     
  2. Um das Standardformular zum Bereitstellen von Informationen zu verwenden, klicken Sie im Menü Datei auf, zeigen Sie auf neu, und klicken Sie dann auf Öffentliche Nachricht in diesem Ordner bereitstellen.
     
     
  3. Geben Sie die Informationen, die Sie veröffentlichen möchten, klicken Sie im Formular.
     
     
  4. Klicken Sie auf Posten.
     
     

Erstellen eines moderierten öffentlichen Ordners
Sie müssen Besitzer (Berechtigung) für einen öffentlichen Ordner können, um ihn als moderierten Ordner festzulegen.

1. Klicken Sie in der Ordnerliste, in der Navigationsbereich mit der rechten Maustaste in des öffentlichen Ordners, und klicken Sie dann im Kontextmenü auf Eigenschaften.
   
   
2. Klicken Sie auf der Registerkarte Verwaltung auf Moderierten Ordner.
   
   
3. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Ordner als moderierten Ordner einrichten.
   
   
4. Geben Sie im Feld neue Objekte weiterleiten den Namen der Person, die eingehenden Nachrichten erhält oder den Namen eines alternativen öffentlichen Ordners, in dem die Nachrichten zur Durchsicht gespeichert werden. Der Moderator, der die Überprüfung durchführt, wird in Schritt 6 angegeben haben.
   
   
5. Optional: Um automatisch eine Antwort zu senden, wenn der Moderator eine neue Nachricht empfangen wird, wählen Sie eine Option unter auf neue Elemente mit Antworten.
   
   Wählen Sie eine der folgenden Aktionen aus:
   
   • Standardantwort   
     
     "Vielen Dank für Ihren Beitrag. Bitte beachten Sie, dass in einigen Ordnern oder Diskussionsgruppen Übermittlungen überprüft werden, um festzustellen, ob diese öffentlich verfügbar gemacht werden sollen. In diesen Fällen ist vorhanden, eine Verzögerung bevor genehmigte Beträge von anderen Personen angezeigt werden können."
     
     
   • Benutzerdefinierte Antwort   
     
     Klicken Sie auf benutzerdefinierte Antwort, und klicken Sie dann auf Vorlage. Geben Sie den Text für die benutzerdefinierte Antwort ein.
     
     
   Moderatoren erhalten keine dieser Antworten, wenn sie Nachrichten bereitstellen.
   
   
6. Zum Hinzufügen oder Entfernen von Namen von Personen, die Moderatoren sind, klicken Sie auf Hinzufügen oder Entfernen.
   
   
7. Optional: Wenn die Eigenschaften eines ausgewählten Moderator anzeigen möchten, klicken Sie auf Eigenschaften.
   
   

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