Office: Erstellen von Abfragen mit äußeren Verknüpfungen

Probieren Sie es aus!
Manchmal möchten Sie in Ihren Abfragen alle Datensätze aus einer Tabelle zusammen mit den übereinstimmenden Datensätzen aus einer anderen Tabelle sehen. Zu diesem Zweck erstellen Sie äußere Verknüpfungen.

Innere Verknüpfungen zeigen Daten nur an, wenn es in beiden verbundenen Datenquellen eine übereinstimmende ID gibt. Wenn Sie beispielsweise die verkauften Produkte und deren Mengen anzeigen möchten, erstellen Sie eine innere Verknüpfung zwischen den Tabellen "Produkte" und "Bestelldetails". Beim Ausführen der Abfrage werden nur Produkte zurückgegeben, die in Aufträgen vorkommen und deshalb in beiden Tabellen angezeigt werden.

Im Gegensatz dazu geben äußere Verknüpfungen alle Daten aus einer Datenquelle und einige Daten aus einer anderen Tabelle oder Datenquelle zurück.

Wenn Sie beispielsweise sehen möchten, welche Produkte nicht verkauft wurden, erstellen Sie eine Abfrage, die die Produkt-ID aus der Tabelle "Produkte" und alle übereinstimmenden Auftrags-IDs aus der Tabelle "Bestelldetails" zeigt. Produkte, zu denen es keine übereinstimmenden Datensätze in der Tabelle "Bestelldetails" gibt, geben den Produktnamen mit keinem Wert für das Feld "Auftrags-ID" zurück.

Linke äußere Verknüpfungen und rechte äußere Verknüpfungen
In einer äußeren Verknüpfung wird die Tabelle, die alle enthaltenen Datensätze anzeigt, als Basistabelle bezeichnet. Die Tabelle, die nur einige (übereinstimmende) Datensätze anzeigt, ist die so genannte sekundäre Tabelle.

Im Dialogfeld Verknüpfungseigenschaften wird beschrieben, was bei den verschiedenen Verknüpfungstypen angezeigt wird:





Angenommen, dass Sie eine Abfrage erstellt haben, um zu zeigen, welche Produkte Ihre Kunden gekauft haben. Ihre Ausgabefelder lauten "Produktname", "Auftrags-ID" und "Menge".

1. Innere Verknüpfung. Enthält nur Zeilen (Datensätze), in denen die verknüpften Felder aus beiden Tabellen gleich sind – z. B. nur die Produkte, denen Aufträge zugeordnet sind.
   
   
2. Linke äußere Verknüpfung. Enthält alle Datensätze aus der Tabelle unter Linker Tabellenname und nur die Datensätze aus der Tabelle unter "Rechter Tabellenname", in denen die verknüpften Felder gleich sind – z. B. alle Aufträge, aber nur die Mengen und Produkt-IDs für die Aufträge, denen Produkte zugeordnet sind.
   
   
3. Rechte äußere Verknüpfung Schließen Sie alle Datensätze aus der Tabelle unter dem Namen der richtigen Tabelle und nur die Datensätze aus der Tabelle unter dem Namen der linken Tabelle ein, in der die verknüpften Felder gleich sind, beispielsweise alle Produkte, auch wenn keine Bestellungen vorhanden sind, wobei leere Werte in den Feldern Auftrags-ID und Menge angezeigt werden.
   
   

Wie Sie anhand dieser Beispiele feststellen können, ist es wichtig zu wissen, welche Tabelle sich auf der linken Seite befindet und welche sich auf der rechten Seite befindet, was sich tatsächlich von der Anordnung der Tabellen im Abfragefenster unterscheiden kann. Wenn Sie wissen möchten, welche Daten aus Ihrer Abfrage abgerufen werden, lesen Sie den Text im Dialogfeld Verknüpfungseigenschaften sorgfältig durch.

1. Hinzufügen von Datenquellen

• Wählen Sie Erstellen > Abfrageentwurf aus.
  
  

Fügen Sie alle benötigten Tabellen und Abfragen als Datenquellen hinzu. (Keine Sorge. Wenn Sie einen vergessen, haben Sie immer noch die Möglichkeit, später weitere Datenquellen hinzuzufügen.)

Wenn Access Beziehungen erkennt oder ableitet, zeigt es sie möglicherweise für die Datenquellen an.

2. Hinzufügen einer Verknüpfung

• Wenn keine Beziehung zwischen den Quellen angezeigt wird, fügen Sie eine Verknüpfung hinzu. Ziehen Sie aus dem Feld, das in einer Datenquelle angezeigt werden soll, in das entsprechende Feld in einer anderen Datenquelle. Die Tabelle, aus der Sie ziehen, ist die Tabelle, die auf der linken Seite im Dialogfeld "Verknüpfungseigenschaften" angezeigt wird. Access erstellt standardmäßig eine innere Verknüpfung. Wenn Sie eine äußere Verknüpfung benötigen, ändern Sie den Typ.
  
  
  
  
  
  

3. Ändern einer Verknüpfung

1. Doppelklicken Sie auf die Linie, die die zu ändernde Verknüpfung darstellt.
   
   
2. Wählen Sie im Dialogfeld Verknüpfungseigenschaften die zweite oder dritte Option aus, um eine äußere Verknüpfung zu erstellen. Wählen Sie dann OK aus.
   
   Achten Sie besonders darauf, welches die Basistabelle ist – die Tabelle, aus der alle Datensätze angezeigt werden.
   
   
   
   
   
   

4. Schließen Sie die Abfrage ab.
Führen Sie die üblichen Schritte zum Erstellen einer Abfrage aus: Ausgabefelder hinzufügen, beliebige Kriterien hinzufügen und dann die Abfrage ausführen oder speichern. Entsprechende Anweisungen finden Sie unter Erstellen von einfachen Abfragen.

Weitere Tipps gefällig?
Erstellen von einfachen Abfragen

Excel-Schulung

Outlook-Schulung

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