Office: Excel Datensätze sicher sortieren

Hallo zusammen,

wir benutzen seit langen Jahren Excel 2003 und ich komme gut zurecht damit. Leider gab es jetzt beim Sortieren meiner Datenbank ein Problem, ich hatte anscheinend nicht alle Spalten markiert und nun sind die Datensätze durcheinander. Dummerweise fiel der Fehler erst nach einiger Zeit auf, so dass eine Rücksicherung auch keinen Vorteil bringen würde. So müssen die Datensätze von Hand korrigiert werden.

Die Datenbank muss nach verschiedenen Kriterien sortiert werden, nach Ort, Abteilung und Arbeitsplatz oder nach Ort Arbeitsstoff und Erstellungsdatum, eben je nach Bedarf. Ich verwende natürlich auch Autofilter, kann aber das Sortieren nicht immer vermeiden.

Nun meine Frage: Kann ich es Excel beibringen Zeilen nur komplett zu sortieren?
Wenn das über Funktionen gehen würde, wäre es optimal, mit Scripten tue ich mich etwas schwer, da benötige ich etwas ausführlichere Antworten.

Vielen Dank.
Brillenmann

 

Hallo ???,

Excel wirst du das schwerlich beibringen können. Denn Excel ist nun einmal keine Datenbank sondern eine Tabellenkalkulation mit einer Funktionalität, die sich Datenbank nennt. Nur den Leuten, die damit arbeiten. So etwas passiert nämlich nur, wenn entweder komplette Leerspalten eingefügt werden oder vor dem sortieren nur einige Spalten oder ein bestimmter Bereich per Hand markiert wird.

Mit Scripten (VBA/Makro) wäre da gewiss etwas zu machen. Aber ohne Kenntnis der Datei ist das schwer möglich.

 

Hallo Cpt. Nemo,

ich habe eine stark abgespeckte Version der Datei angehängt, vielleicht hast Du eine Möglichkeit mir zu helfen. Die Datei hat im Gebrauch mehrere Tabellenblätter, die mit SVerweis usw. zusammenhängen, aber das sollte hier eigentlich keine Rolle spielen.
Datei: Den Anhang Kataster Forum klein.xls betrachten

Wir verwenden Excel, weil die Datei als eine Art Gefahrstoffkataster gekauft wurde. Außerdem ist es sehr einfach mit Excel Änderungen bei gleichen Stoffen nach unten zu kopieren. Uns war schon bekannt, dass immer alles markiert werden muss, deshalb hatte ich auch am rechten Rand einen farbigen Balken erstellt, der das Ende der Tabelle anzeigt. Anscheinend haben wir im Arbeitseifer einmal übersehen alle Zellen zu markieren.

Viele Grüße
Brillenmann

 

Hallo Brillenmann,

nach dem Speichern und Schließen der Datei sind alle Informationen, wie die Werte in den Zellen früher einmal zusammengesetzt waren, verloren. Es ist auch mit VBA nicht möglich, die alte Liste zu rekonstruieren.

Gruß
Rudi

 

Hallo Brillenmann,

ich denke, dass Rudi dich anders verstanden hat, als du es meintest. Dass du die Daten nicht in den Ursprungszustand zurück kriegst, war dir -glaube ich- klar.

So, bevor ich per Code versuche, menschliche "Unzulänglichkeiten" zu korrigieren, brauche ich noch Infos.

• Steht in den Zellen A9:BO490 irgend etwas drinnen? Formeln sind es offensichtlich nicht ... (Drücke mal Strg+Ende, dann weißt du, warum ich frage.
• Gibt es eine Spalte, wo garantiert die letzte/unterste Zeile Daten enthält, also nicht leer ist? (Eine reicht)
• Ist gewährleistet, dass der Druckbereich immer alle in die Sortierung einzuschließenden Daten enthält?

Das einfachste wäre natürlich, wenn einfach nur in A2 (die erste sichtbare Zelle) geklickt wird und ohne weitere Markierung die Sortierung ausgelöst wird. Denn Excel erkennt alleine, was alles zusammen gehört und nimmt die entsprechende Markierung von alleine vor.

 

@´Rudi4ad:
Danke für Deine Antwort, es war mir klar, dass die Daten nicht mehr hergestellt werden können, es geht mirdarum den Fehler beim sortieren zukünftig zu vermeiden.

Brillenmann

 

Hallo Brillenmann,

ein Vorschlag:
klingt banal, is's ja vielleicht auch. Schalte den Autofilter niemals aus. Spricht was dagegen?

 

Guten Morgen Cpt. Nemo,

• Steht in den Zellen A9:BO490 irgendetwas drinnen?
- Ich weiß nicht, was das Programm dazu bringt in die Zelle BO490 zu springen, da die ursprüngliche Datei einige Spalten mehr und 2400 Zeilen hatte, dachte ich zuerst an Reste der ursprünglichen Datei. Allerdings habe ich jetzt die leeren Zeilen bis 3800 gelöscht und das Prg. springt immer noch in Zeile 490. Bei den Spalten hatte ich nach dem Löschen der Leerspalten jetzt das Ende der Tabelle bei IU erreicht.

• Gibt es eine Spalte, wo garantiert die letzte/unterste Zeile Daten enthält, also nicht leer ist? (Eine reicht)
- Wenn ich diese Zeile/Spalte gelegentlich auch ändern kann, ist das machbar.

Zur Erklärung: Die Datei ist unser Gefahrstoffkataster mit einigen zusätzlichen Angaben. Die Originaldatei hat im Moment 2360 Datensätze, 2400 Zeilen sind mit Formeln ausgestattet und teilweise ausgeblendet. Wenn ich mehr als 2400 Produkte eingeben muss, erweitere ich die Formeln einfach um weitere 200 Zeilen. Darum die Frage, ob ich den Bezug, den Du angesprochen hattest, nachträglich verändern kann.

In der letzten Zeile wären also immer einige Formeln zu finden, allerdings nicht durchgängig. Wäre das ok?

• Ist gewährleistet, dass der Druckbereich immer alle in die Sortierung einzuschließenden Daten enthält?
- Das verstehe ich jetzt nicht ganz. Ich drucke die Datei selten und dann nur partiell aus, da sie viel zu groß ist. Hat das was mit dem Sortieren zu tun? Wenn ich den Druckbereich für eine Sortierung manuell festlegen muss, habe ich ja wieder das Risiko, nicht alle Zellen zu markieren. Vielleicht kannst Du mir das kurz erklären.

• Das einfachste wäre natürlich, wenn einfach nur in A2 (die erste sichtbare Zelle) geklickt wird und ohne weitere Markierung die Sortierung ausgelöst wird. Denn Excel erkennt alleine, was alles zusammen gehört und nimmt die entsprechende Markierung von alleine vor.
- Das wäre natürlich toll, funktioniert das auch bei Excel 2003? Wie Dir vielleicht aufgefallen ist, nutze ich die Autofilterfunktion, hat das einen Einfluss auf das Ganze?

Viele Grüße
Brillenmann

 

Hallo Rudi,

normalerweise arbeiten wir immer mit dem Autofilter. Jemand von uns hat einfach mal vor dem Sortieren nicht alle Spalten markiert. Gelegentlich muss die Tabelle trotz Autofilter sortiert werden, wenn ich nach dem Filtern eine andere Reihenfolge wünsche.

Viele Grüße
Brillenmann

 

Hallo Brillenmann,
eigentlich wollte ich auf den Vorschlag von cpt. Nemo warten weil er die Version 2003 hat.

In der Zwischenzeit kann ich ja weiter reden.
Zitat:
"Gelegentlich muss die Tabelle trotz Autofilter sortiert werden,..."
Das verstehe ich nicht. Wenn ich den Autofilter aktiv habe, brauche ich nur in der Überschrift klicken und über den Autofilter sortieren. Den Menü-Punkt Daten->Filtern brauche ich nicht. War das in 2003 anders? Wenn ja, dann kann ich nicht weiter mitreden.

Zur allgemeinen Gebrauchsanweisung für Excel:
Wenn der Cursor auf irgend einer nicht leeren Zelle steht, dann erkennt Excel den zusammenhängenden Bereich und benutzt diesen für die Filterung oder Sortierung. Was ist ein zusammenhängender Bereich, steht in der Hilfe. Ich will es mal mit meinen worten formulieren: Wenn alle Zellen, die Daten enthalten (einschließlich Überschriften), in einem Rechteck markiert sind, dann darf es in diesem Bereich keine durchgehend leere Spalte oder Zeile geben.
Ist diese Voraussetzung gegeben, arbeitet Excel zuverlässig, filtert/ sortiert den gesamten Bereich. Ich brauche und sollte auch keine Spalten markieren.

Darüber hinaus gibt es in Excel2003 über Menü Daten-> Liste -> Liste erstellen eine Möglichkeit sicher mir Listen zu arbeiten. Vielleicht ist diese Tool für euch anwendbar.

 

Hallo Rudi,

ich möchte Dir eine kurze Antwort geben, da ich die nächsten Tage etwas eingespannt bin und nicht viel testen kann.

Soweit ich es probiert habe, kann ich bei Autofilter immer nur eine Spalte auf- oder absteigend sortieren. Wenn ich aber 3 Spalten sortieren will, z.B. Ort, Abteilung und Produktname, geht das nicht. Oder doch?

Der Menüpunkt Daten->Filtern ist mir jetzt kein Begriff, kann auch nichts dazu sagen, weil ich zuhause Excel 2007 habe. Das Menü Daten->Liste ->Liste erstellen, werde ich mir evtl. am Freitag oder Montag ansehen.

Der Hinweis mit den leeren Spalten gibt mir zu denken, aber das gilt doch nur, wenn ich Excel die Markierung alleine machen lasse?

Vielen Dank für Deine Unterstützung, ich melde mich auf alle Fälle wieder.

Viele Grüße
Brillenmann

 

@ Rudi: Danke, du hast mir sehr kompetent viel Arbeit abgenommen. Ja, in Excel 2003 funktioniert das praktisch genau so. (Wenigstens das ist nicht komplett umgekrempelt worden :) ).

@ Brillenmann: Dank Rudi weißt du schon eine ganze Menge mehr. Und du erkennst auch den Hintergrund meiner Fragen ...
Ihr wisst bestimmt eines: Ausgeblendete Zeilen werden nicht mit sortiert, das ist wohl auch so gewollt. Wenn dann aber durch das Filtern eine leere Spalte "erzeugt" wird, dann wäre F5 (GeheZu) und dann Druckbereich eine Lösung. Auch dann wird jede Spalte mit markiert, selbst wenn sie leer ist. Ich erwähne das, weil ihr ja offensichtlich schon gewisse Vorgaben in Sachen Sortierreihenfolge habt, die Reihenfolge isz ja schon vorgegeben, wenn ich die Sortier-Routine aufrufe. Natürlich könntet ihr auch über die Filter-DropDowns sortieren, erst das letztrangigen bis hin zum höchstrangigen Kriterium. Ich bin mir aber nicht sicher, ob das immer so klappt, wie es sein sollte (ich rede vom Faktor Mensch).

Die anderen Fragen bezogen sich darauf, dass eventuell eine Makro-Lösung sinnvoll sein könnte. Da wird dann automatisch auf Knopfdruck alles erledigt. Dazu muss Excel aber die letzte Zeile und Spalte mit Daten finden. Ach ja, "Leerzeilen" und so. Löschen war schon gut. Aber wirklich löschen, nicht [Entf]. Und dann unter dem gleichen Namen mit Speichern unter auf die Platte schreiben. Das ist eine uralte dumme Eigenschaft (Unart) des Excel, wenn da mal etwas gestanden hat oder vielleicht auch nur eine andere Formatierung in der Zelle ich (ohne Daten), dann wird die bei [Strg]+[Ende] angesprungen.

So, es war wieder mal ein langer Tag ...

Günther

 

Hallo Brillenmann,

unter 2007 ist es möglich über das Menü Start -> Sortieren ud Filtern -> benutzerdef.Filter
auch nach mehreren Spalten zu filtern. Ob das in 2003 auch schon möglich war, weiß ich nicht.
Ohnehin könnte ich dafür kein Makro schreiben, weil sich die Sortier und Filteroptionen in 2007 wesentlich erweitert haben, die Syntax also eine andere ist. Das muss jemand mit 2003 machen, lässt sich aber auch mit dem Rekorder aufzeichen.

Dazu sei noch gesagt, dass man das Sortieren mehrerer Spalten auch programmieren kann (Einschubsatz: Ich weiß nicht, ob ich dazu Lust habe, weil wir haben schon das Jahr 2013, der Support für Office 2003 geht also bald zu Ende, ob sich das noch lohnt?), ist aber etwas komplizierter, für den Anfänger in Sachen VBA nicht zu verstehen und damit schwer händelbar fals Änderungen eingearbeitet werden sollten oder Fehler auftreten.

Für dich habe ich folgenden Vorschlag in der beiliegenden Datei:
Es sind auf dem Blatt "Daten" 2 Buttons.
Der 1. Button dient der kontrolle, ob der benutzte Bereich mit dem AutoFilterBereich übereinstimmt. Wenn die Liste mit neuen Daten gefüttert wird, insbesondere wenn die Daten aus einer anderen Quelle hinein koopiert werden, ist diese Kontrolle nützlich. Bei Berdarf kann dann der AutoFilter neu gesetzt werden oder geprüft werden, wo Wert-lose Spalten oder Zeilen rumliegen.
Der 2. Button erzeugt eine Kopie des Filterergebnisses auf dem 2. Tabellenblatt. Hier könntest du nun nach Herzenslust weiter arbeiten, ohne die ursprünglichen Daten zu verändern.


noch ein PS:
sagt dir "Szenarien" etwas?
im Menü Extra -> Szenarien
damit kann man verschiedene Ansichten einschließlich Autofilter speichern, um sie später wieder aufzurufen.
Vielleicht auch für deine Arbeit nützlich.