Office: Exportieren von Access-Daten in ein Word-Dokument

Exportieren von Access-Daten in ein Word-Dokument
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Mit dem Assistenten "Exportieren – RTF-Datei" können Sie Daten aus Ihrer Access-Datenbank in ein Microsoft Word-Dokument exportieren. In diesem Artikel werden die Verwendung des Assistenten zum Exportieren von RTF-Dateien und das Speichern der Exporteinstellungen als Spezifikation für die spätere Wiederverwendung beschrieben.

Inhalt dieses Artikels
Grundlegendes zum Exportieren von Daten nach Word

Exportieren von Daten nach Word

Informationen zum Exportieren von Objekten von Access nach Word

Was sollte ich noch wissen?

Grundlegendes zum Exportieren von Daten nach Word
Sie können eine Tabelle, eine Abfrage, ein Formular oder einen Bericht nach Microsoft Word exportieren. Wenn Sie mit dem Assistenten zum Exportieren von RTF-Dateien ein Objekt exportieren, erstellt Access eine Kopie der Objektdaten in einer Microsoft Word-Datei im RTF-Format (Rich Text Format). Bei Tabellen, Abfragen und Formularen werden die sichtbaren Felder und Datensätze als Tabelle im Word-Dokument angezeigt. Beim Exportieren eines Berichts exportiert der Assistent die Berichtsdaten und das Layout – er versucht, das Word-Dokument dem Layout des Berichts so weit wie möglich anzupassen.

• Starten des Vorgangs in Access    Um Daten von Access nach Word zu exportieren, müssen Sie in Access arbeiten. Es gibt keine Funktion in Word, die Daten aus einer Access-Datenbank importieren kann. Sie können eine Access-Datenbank oder -Tabelle auch nicht in Access mit dem Befehl Speichern unter als Word-Dokument speichern.
  
• Objekte, die Sie exportieren können    Sie können eine Tabelle, eine Abfrage, ein Formular oder einen Bericht exportieren. Sie können auch nur die in einer Ansicht ausgewählten Datensätze exportieren. Makros und Module können nicht exportiert werden. Wenn Sie ein Formular oder Datenblatt exportieren, das Unterformulare oder Unterdatenblätter enthält, wird nur das Hauptformular oder Datenblatt exportiert. Sie müssen den Exportvorgang für jedes Unterformular und Unterdatenblatt wiederholen, das Sie in Word anzeigen möchten. Umgekehrt werden beim Exportieren eines Berichts Unterformulare und Unterberichte, die im Bericht enthalten sind, zusammen mit dem Hauptbericht exportiert.
  
• Ergebnis des Vorgangs    Der Assistent zum Exportieren von RTF-Dateien exportiert immer formatierte Daten. Dies bedeutet, dass nur die Felder und Datensätze, die in einem Objekt oder einer Ansicht sichtbar sind, zusammen mit den Anzeigeformatierungseinstellungen exportiert werden. Spalten und Datensätze, die aufgrund von Filtereinstellungen ausgeblendet sind, werden nicht exportiert. Bei einem Bericht wird das Layout des Berichts ebenfalls beibehalten, wenn der Bericht exportiert wird.
  
• Zusammenführen mit einem vorhandenen Dokument    Wenn Sie aus Access in ein Word-Dokument exportieren, werden die Daten immer in eine neue Word-Datei exportiert. Wenn Sie möchten, dass die Daten in ein vorhandenes Word-Dokument eingefügt werden, müssen Sie es zuerst aus Access in ein neues Word-Dokument exportieren und dann die Daten aus dem neuen Word-Dokument kopieren und in das vorhandene Dokument einfügen. Alternativ können Sie Zeilen direkt aus einer Access-Tabelle, einer Abfrage, einem Formular oder einem Bericht kopieren und dann in das vorhandene Dokument einfügen.
  

Exportieren von Daten nach Word
Das Exportieren von Daten in ein Word-Dokument umfasst im Wesentlichen die folgenden Schritte:

• Vorbereiten der Quelldaten für den Export. Bei diesem Schritt stellen Sie sicher, dass die Daten keine Fehler enthalten, und Sie entscheiden, ob einige oder alle Daten in der Quelltabelle exportiert werden sollen.
  
• Ausführen des Assistenten "Exportieren – RTF-Datei".
  
• Sie können die Einstellungen optional auch als Exportspezifikation zur späteren Wiederverwendung speichern.
  

Anhand der Schritte in den folgenden Abschnitten werden die Verfahren zum Ausführen dieser Aufgaben erläutert.

Vorbereiten für den Export

1. Öffnen Sie die Access-Quelldatenbank.
   
2. Wählen Sie im Navigationsbereich das Objekt aus, das die zu exportierenden Daten enthält.
   
   Sie können eine Tabelle, eine Abfrage, ein Formular oder einen Bericht exportieren.
   
3. Überprüfen Sie die Quelldaten, um sicherzustellen, dass keine Fehlerindikatoren (grüne Dreiecke) oder Fehlerwerte wie # Zahl! enthalten sind.
   
   Stellen Sie sicher, dass Sie alle Fehler behoben haben, bevor Sie die Daten nach Word exportieren. Andernfalls werden diese Werte durch einen Null-Wert ersetzt.
   
4. Wenn es ein Word-Zieldokument gibt und dieses geöffnet ist, schließen Sie es, bevor Sie fortfahren. Der Assistent fordert Sie vor dem Überschreiben des Dokuments dazu auf.
   
   Hinweis: Sie können keine Daten an ein vorhandenes Word-Dokument anfügen.
   
5. Wenn Sie nur einen Teil einer Tabelle, Abfrage oder eines Formulars exportieren möchten, öffnen Sie in der Access-Datenbank das Objekt, und wählen Sie nur die gewünschten Datensätze aus.
   

Exportieren von Daten

1. Klicken Sie auf der Registerkarte externe Daten in der Gruppe exportieren auf Word.
   
2. Der Export-Assistent Exportieren – RTF-Datei wird geöffnet.
   
   
   
   
   
   Hinweis: Die Befehle zum Exportieren sind nur verfügbar, wenn eine Datenbank geöffnet ist.
   
3. Geben Sie im Assistenten Exportieren – RTF-Datei den Namen der Zieldatei an.
   
4. Der Assistent exportiert immer formatierte Daten. Wenn nach dem Abschluss des Exportvorgangs das Word-Dokument angezeigt werden soll, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Öffnen der Zieldatei nach Abschluss des Exportvorgangs.
   
5. Wenn Sie die zu exportierenden Datensätze vor Beginn des Exportvorgangs ausgewählt haben, können Sie das Kontrollkästchen Exportieren der ausgewählten Datensätze aktivieren. Wenn Sie jedoch alle Datensätze in der Ansicht exportieren möchten, lassen Sie das Kontrollkästchen deaktiviert.
   
   Hinweis: Dieses Kontrollkästchen ist nicht verfügbar (abgeblendet), wenn keine Datensätze ausgewählt sind.
   
6. Klicken Sie auf OK.
   
7. Wenn das Zieldokument vorhanden ist, werden Sie aufgefordert, auf Ja zu klicken, wenn die Datei überschrieben werden soll. Klicken Sie auf Nein, um den Namen der Zieldatei zu ändern, und klicken Sie dann erneut auf OK.
   

Entsprechend den Exportoptionen, die Sie im Assistenten angegeben haben, exportiert Access die Daten und öffnet das Zieldokument in Word. Access zeigt auf der letzten Seite des Assistenten auch den Status des Vorgangs an.

Informationen zum Exportieren von Objekten von Access nach Word
Aus der folgenden Tabelle geht hervor, wie Access verschiedene Objekte und Werte nach Word exportiert. Dadurch können Sie besser ermitteln, welche Fehler aufgetreten sind, wenn der Exportvorgang nicht erwartungsgemäß funktioniert.

Element	Exportüberlegungen
Feldnamen	Wenn Sie eine Tabelle, eine Abfrage oder ein Formular exportieren, werden die Feldnamen in die erste Zeile der Tabelle im Word-Dokument eingefügt. Wenn Sie einen Bericht exportieren, hängt die Platzierung der Feldnamen im Word-Dokument vom Berichtslayout ab.
Felder mit mehreren Werten	Ein Feld in Access, das mehrere Werte unterstützt, wird in eine einzelne Spalte in Word exportiert. Die Werte werden durch Kommas getrennt (,).
Bilder, Objekte und Anlagen	Alle Grafikelemente – Logos, Daten in OLE-Objektfeldern und Anlagen, die zu den Quelldaten gehören, werden nicht exportiert.
Diagramme	Microsoft Graph-Objekte werden nicht exportiert.
Ausdrücke	Ausdrücke werden nicht in das Word-Dokument exportiert. Nur die Ergebnisse der Ausdrücke werden exportiert.
Unterformulare und Unterdatenblätter	Wenn Sie ein Formular oder Datenblatt exportieren, wird nur das Hauptformular oder Datenblatt exportiert. Sie müssen den Exportvorgang für jedes Unterformular und Unterdatenblatt wiederholen.

Was sollte ich noch wissen?

• Informationen zum Speichern der Details Ihres Exports in eine Spezifikation, die Sie später wiederverwenden können, finden Sie im Artikel Speichern der Details eines Import- oder Exportvorgangs als Spezifikation.
  
• Informationen zum Ausführen von gespeicherten Exportspezifikationen finden Sie im Artikel Ausführen eines gespeicherten Import- oder Exportvorgangs.
  
• Informationen zum Planen von Spezifikationen, sodass sie zu bestimmten Zeiten ausgeführt werden, finden Sie im Artikel Planen eines Import- oder Exportvorgangs.
  
• Informationen zum Ändern des Namens einer Spezifikation, zum Löschen von Spezifikationen oder zum Aktualisieren der Namen von Quelldateien in Spezifikationen finden Sie im Artikel Verwalten von Datentasks.
  

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