Office: (Office 2016) Formulare und Unterformulare

Hallo!

Ich bin gerade dabei, mich an einer eigenen Access-Datenbank zu versuchen. Bin kein Profi, sondern reiner Autodidakt und habe hier im Forum schon viel Hilfe bekommen.

Mein Projekt ist eine Datenbank zum Verleih von Musikinstrumenten einer Musikschule.

Ich habe dazu bereits sämtliche notwendige Tabellen angelegt und diese entsprechend verknüpft. Nun bin ich gerade dabei und "designe" mir die Eingabeformulare, habe die Datenbank auch hier im Anhang hochgeladen.

Nun meine konkrete, auf die Datenbank im Anhang bezogene Frage:

Im Formular namens "frm_instrumente" möchte ich neben den Basisdaten des Instruments (Hersteller, Modell, Wert etc.) auch auf einen Blick sehen können, was mit dem Instrument bisher passiert ist (Ausleihen, Rücknahmen, Reparaturen etc.)

Wie kann ich es sinnvoll in das Formular "einbetten", sodass man möglichst schnell sehen kann, wie der aktuelle Status des Instruments ist (verliehen, in Reparatur, zurückgegeben)? Mache ich das mit einem Unterformular, wie bereits angedeutet? Oder gibt es da andere/bessere Methoden?

Freue mich sehr über eure Hilfe!

Viele Grüße,
monsieur30

:)

 

Habe kein Acc2016 und das das nicht öffnen.
Aber das Stichwort "Unterformular" ist goldrichtig!
Findest hier im Forum alles dazu!

 

Hallo!

Ich habe die Datenbank extra im älteren .mdb-Format gespeichert, damit es auch abwärtskompatibel ist. Von daher solltest du es auch mit einem älteren Access öffnen können.

Lg
monsieur30

 

:-)
Möglich, aber ich will ja das Rad nicht neu erfinden!
"Learning by Doing" und gute Lektüre ist der Anfang.
Bei Komplikationen hilft das Forum. Da Deine Hilfeanfrage aber zu den Basics gehört, wirst Du auch (fast) ohne geistige Arbeit hier fündig.
Probier doch erst Mal selber!

 

Hallo,
die Tabelle "tbl_Rücknahmen" ist ersatzlos überflüssig.
Und außerdem:
Die Tabellen "tbl_reparaturen", "tbl_entleihung" und "tbl_ausmusterungen" würde ich in einer Tabelle zusammenfassen. Bei der Ähnlichkeit der Tabellen drängt sich der Gedanke geradezu auf. Der vor Dir gewünschte Überblick ist dann viel einfacher.
Die jetzige Tabelle "tbl_entleihung" wird dann zu "tbl_vorgaenge". Es wird dann nur noch eine Tabelle für die Vorgangsart (Ausleihe, Werkstatt, Ausmusterung) benötigt und deren Fremdschlüssel in der Tabelle "tbl_vorgaenge" gespeichert. Eigentlich kannst Du die Tabelle "tbl_gruende" in Tabelle "tbl_Vorgaenge" umbenennen und die 3 neuen Vorgangsarten anfügen.
Diese dann eine Tabelle kannst Du auch nach belieben filtern und jeweils nur ein Vorgang anzeigen.
Wenn dann im Unterformular nach dem Rückdatum sortiert wird, steht der Datensatz mit dem leeren Rückdatum oben und dort ist auch das Instrumant was an der Vorgangsart erkennbar ist. Der ganze Aufbau wird viel einfacher und mit 3 Formularen kannst Du alles erfassen.
- Formular zur Erfassung der Entleiher
- Formular zur Erfassung der Instrumente
- darin ein Unterformular zur Erfassung der Vorgänge


PS:
verzichte unbedingt auf Leer und Sonderzeichen in Feldnamen. Auch das € Zeichen hat in Feldnamen nichts verloren. "WertEuro" ist besser als "Wert in €" und hat die gleiche Info.
Was Du in die Bezeichnungsfelder schreibst ist dann wurscht.

Ich habe Dir das mal umgebaut. Nur die Feldnamen bezüglich Sonderzeichen und Leerzeichen habe ich noch nicht alle geändert.
Im Formular "frm_instrumente" kannst Du neue Instrumente erfassen und alle Vorgänge zu diesem Instrument.
- Instrument ID2 wurde 1x repariert und ist zum 2. mal verliehen und ist von Herrn Mustermann noch nicht zurück.
- Instrument ID3 wurde 1x verliehen und dann weil zu alt ausgemustert.

DB anbei.

 

Hallo gpswanderer,

danke für deine Bemühungen. Du sprichst mir in der Tat aus der Seele! Die Idee, alle Vorgangsarten in einer Tabelle namens "vorgaenge" zusammenzufassen, hatte ich vorher auch, aber habe es dann doch gelassen, warum auch immer.

Die Struktur so ist wirklich super, nur stellt sich mir dabei eine Frage, was das Formular zur Vorgangserfassung anbelangt:

Je nach Vorgangsart (Ausleihe, Rücknahme etc.) treffen bestimmte Felder in dem Unterformular nicht zu:

-Bei Vorgangsart "Ausleihe" und "Verlust" ist das Feld "Grund" überflüssig.
-Bei Vorgangsart "Ausmusterung", "Verkauf", "Verlust" und "Diebstahl" ist das Feld "Datum Bis" überflüssig.
-Das Feld "Kosten" benötigt man nur bei Vorgangsart "Reparatur".
-Das Feld "Entleiher" benötigt man nur bei Vorgangsart "Ausleihe".

Von daher meine Frage, ob man dies irgendwie noch sinnvoll anpassen kann, sodass bei Auswahl einer bestimmten Vorgangsart auch nur die relevanten Felder angezeigt werden.

Meinst du, ob das sinnig wäre, oder muss ich einfach mit den Feldern leben, die je nach Vorgangsart gar nicht relevant sind?

Liebe Grüße und tausend Dank,
monsieur30

 

Hallo,

Bei Verlust kann eine Angabe des Grundes durchaus sinnvoll sein.


Es wäre auch denkbar, dass man über ein zentrales ungebundenes Kombifeld im Formularkopf des Ufos die Vorgangsart wählt und dann werden im Ufo nur die relevanten Felder gezeigt.
Die häufigste Vorgangsart (vermutlich Verleih) kann als Standard voreingestellt sein. Die voreingestellte VA wird im Ufo für jeden neuen Datensatz els Standardwert gesetzt, sodass das jetzige Kombi entfällt. Die Vorgangsart wird dann ohne Kombi angezeigt.

Hast Du Interesse an der Gestaltung der Auswahl mit Kombi ?

 

Das wäre sicher eine gute Abhilfemöglichkeit. Habe hier mal die Felder zusammengestellt, die relevant wären:

Vorgangsart "Ausleihe":
-Entleiher
-Datum Von
-Datum Bis

Vorgangsart "Reparatur":
-Datum Von
-Datum Bis
-Grund
-Kosten

Vorgangsart "Verkauf":
-Datum (Anm. hier wäre ein allgemeines Datum besser und kein Zeitraum von-bis)
-Grund

Vorgangsart "Ausmusterung":
-siehe Vorgangsart "Verkauf"

Vorgangsart "Diebstahl":
-siehe Vorgangsart "Verkauf", wobei hier die Angabe eines Grundes nicht notwendig ist

Vorgangsart "Verlust":
-siehe Vorgangsart "Verkauf"

Viele Grüße,
monsieur30

 

Hallo,
im Anhang mal eine neue Version. Je nach Auswahl der Vorgangsart werden Felder ausgeblendet.
Man könnten die Felder noch aufrücken, aber das war mir zu viel Arbeit. Das überlasse ich dann Dir. *grins

 

Danke, das sieht echt gut aus!!!

Wobei man sich in dem Falle dann doch immer "durchklicken" muss, wenn man auf einen Blick sehen möchte, das mit dem jeweiligen Instrument bisher geschehen ist... Man kann also im Gegensatz zur Variante davor nicht sofort sehen, was gerade der letzte Status ist.

Wenn man das nun noch mit einer Art "Anzeige" kombinieren könnte, in welchem Status sich das Instrument gerade befindet, wäre das die perfekte Lösung.

Gibt es noch eine Möglichkeit, eine derartige "Statusanzeige" in Form eines Textfelds einzubauen, in der einfach der aktuelle Status steht?

Weißt du, was ich meine?

LG
monsieur30

 

Hallo,

natürlich geht das und das ist auch schon eingebaut.
Wähle im Kombi "Alle Vorgänge"
Der letzte Status steht automatisch oben. Es ist dann auch das Feld zu sehen mit der Vorgangsart.
Noch nicht ausprobiert ?

 

Großartig, ich habe das beim Ausprobieren einfach eben übersehen, dass es in dem Dropdown-Feld eine Funktion "Alle Vorgänge" gibt. Sorry!!!

So ist es echt prima. Wenn ich noch Hilfe benötige, melde ich mich hier wieder.

Aber wirklich vielen lieben Dank, das hätte ich alleine nie hinbekommen!!!

 

Hallo!

Hatte mal wieder etwas Zeit, mich um die Datenbank zu kümmern. Nun ist mir noch eine Sache aufgekommen, die unbedingt noch eingebaut werden müsste, um die Datenbank alltagstauglich zu machen:

Wie kann ich es am besten realisieren, dass man möglichst schnell sehen kann, welche Instrumente von einer bestimmten Gruppe sich gerade in einem bestimmten Status befinden?

Ich stelle es mir so vor, dass man ein Abfrageformular bastelt, in dem man folgende zwei Kriterien angeben muss:

1) Instrumentengruppe (z.B. Trompete)
2) letzter Status (z.B. zurückgegeben)

Die Abfrage gibt dann als Ergebnis einen Bericht aus, der anzeigt, welche Trompeten im Fundus alle als "zurückgegeben" markiert worden sind und somit bereit für eine Ausleihe sind.

Ebenso könnte man sich damit auch anzeigen lassen, welche Instrumente sich momentan alle in Reparatur befinden, wenn es auch die Möglichkeit gibt, beim ersten Kriterium "alle Instrumente" auswählen könnte.

Habe die letzte Fassung der Datenbank wieder angehängt!

Viele Grüße,
monsieur30

 

Und wo hast Du Probleme bei der Umsetzung?

Ohne jetzt auf Deine Termini genau einzugehen, probiere folgendes:

Erstelle eine Abfrage, die alle Trompeten mit dem Status "zurückgegeben" zeigt, wobei dieser Status chronologisch der letzte des konkreten Instrumentes ist (DatumVon = heute oder DatumBis Ist Null)).

Erstelle ein Endlosformular mit den Spalten "Instrumentengruppe", "Instrument" und "letzter Status".

Platziere in den Formularkopf 2 Kombinationsfelder "cboInstrumentenGruppe" und "cboLetzterStatus", in die Du als RowSource die entsprechende Abfrage hinterlegst.

In die Ereignisse "NachAktualisierung" der beiden Kombinationsfelder fügst Du den SQL-Text der Abfrage (s. 3. Absatz) ein und ersetzt "Trompete" durch den verketteten Wert aus "cboInstrumentenGruppe" und "zurückgegeben" durch den verketteten Wert aus "cboLetzter Status".

Wenn Du den SQL-Text als strSQL benennst, kannst Du die Datenherkunft des Formulars zuweisen mit

Code:

Alternativ kannst Du mit einem Formularfilter arbeiten:

Code:

Das mit dem gewünschten Bericht ist dann ja nur noch eine Fingerübung.

Inwieweit kannst Du dieser theoretischen Beschreibung folgen?

 

Hallo Maxel,

danke für deinen scheinbar hilfreichen Tipp, aber damit bin ich leider komplett überfordert. Bin absoluter Anfänger und reiner Autodidakt und scheitere schon daran, die Abfrage dementsprechend einzurichten, wie in deinem ersten Absatz beschrieben.

Ich verstehe zwar die theoretische Beschreibung, weiß aber schlichtweg nicht, was ich beispielsweise schon im Abfrage-Assistenten anklicken muss, um überhaupt die Abfrage hinzubekommen.

Sorry, wenn das jetzt blöd klingt, aber so weit bin ich einfach noch nicht.

Liebe Grüße,
monsieur30