Office: Grundlegende Aufgaben in einer Access-Desktopdatenbank

Grundlegende Aufgaben in einer Access-Desktopdatenbank
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Access-Desktopdatenbanken helfen Ihnen gespeichert und fast jede Art von Informationen, wie z. B. Inventory, Kontakte oder Geschäftsprozesse nachverfolgt werden. Werfen Sie eine Einführung in die Pfade, die Sie ergreifen können, um eine Access-Desktopdatenbank erstellen, Hinzufügen von Daten und erfahren Sie dann auf Weitere Schritte in Richtung anpassen und verwenden die neue Datenbank ein.

Inhalt dieses Artikels

• Wählen Sie eine Vorlage aus.
  
• Erstellen einer neuen Datenbank
  
• Hinzufügen einer Tabelle
  
• Kopieren und Einfügen von Daten
  
• Importieren von oder Verknüpfen zu Daten
  
• Organisieren von Daten mit dem Tabellenanalyse-Assistenten
  
• Nächste Schritte
  

Auswählen einer Vorlage
Access-Vorlagen haben integrierte Tabellen, Abfragen, Formulare und Berichte, die Sie direkt verwenden können. Eine Auswahl von Vorlagen ist das Erste, was Sie beim Start von Access sehen. Außerdem können Sie online nach weiteren Vorlagen suchen.

1. Klicken Sie in Access auf Datei > Neu.
   
2. Wählen Sie eine Desktopdatenbank aus, und geben Sie einen Namen für die Datenbank unter Dateiname aus. (Wenn Sie nicht sehen einer Vorlage, die für Ihre Arbeitsweise würde; verwenden die Onlinevorlagen durchsuchenFeld.)
   
3. Sie können entweder den Standardspeicherort verwenden, den Access unter dem Feld Dateiname anzeigt, oder auf das Ordnersymbol klicken, um einen Speicherort auszuwählen.
   
4. Klicken Sie auf Erstellen.
   

Je nach Vorlage müssen Sie zunächst möglicherweise eine der folgenden Aktionen ausführen:

• Wenn Access zeigt ein Anmeldung-Dialogfeld mit einer leeren Liste der Benutzer:
  
  1. Klicken Sie auf Neuer Benutzer.
     
  2. Füllen Sie die Formular Benutzerdetails.
     
  3. Klicken Sie auf Speichern und schließen.
     
  4. Wählen Sie den Benutzernamen, die Sie soeben eingegeben haben, und klicken Sie dann auf Login.
     
  Wenn Access zeigt ein Sicherheitshinweis Nachricht in der Statusleiste, und Sie der Quelle der Vorlage vertrauen, klicken Sie auf Inhalt aktivieren. Wenn die Datenbank eine Anmeldung erforderlich ist, melden Sie sich erneut.
  

Weitere Informationen finden Sie unter Erstellen einer Access-Desktopdatenbank aus einer Vorlage.

Erstellen einer neuen Datenbank
Wenn keine der Vorlagen Ihre Anforderungen erfüllt, können Sie mit einer leeren Desktopdatenbank beginnen.

1. Klicken Sie in Access auf Neu > Leere Desktopdatenbank.
   
2. Geben Sie im Feld Dateiname einen Namen für Ihre Datenbank ein.
   
3. Sie können entweder den Standardspeicherort verwenden, den Access unter dem Feld Dateiname anzeigt, oder auf das Ordnersymbol klicken, um einen Speicherort auszuwählen.
   
4. Klicken Sie auf Erstellen.
   

Hinzufügen einer Tabelle
In einer Datenbank wird Ihre Daten in mehreren verknüpften Tabellen gespeichert. So erstellen Sie eine Tabelle

1. Wenn Sie die Datenbank zum ersten Mal öffnen, sehen Sie eine leere Tabelle in der Datenblattansicht, in dem Sie Daten hinzufügen. Wenn Sie einer anderen Tabelle hinzufügen möchten, klicken Sie auf der Registerkarte Erstellen > Tabelle. Sie können mit der Eingabe von Daten im leeren Feld (Zelle) beginnen oder Einfügen von Daten aus einer anderen Quelle wie eine Excel-Arbeitsmappe.
   
2. Wenn Sie eine Spalte (Feld) umbenennen möchten, doppelklicken Sie auf die Spaltenüberschrift, und geben Sie den neuen Namen ein.
   

Tipp:  Aussagefähige Namen erleichtern es Ihnen zu wissen, welche Art von Daten jedes Feld enthält, ohne dass Sie dessen Inhalt sehen.

1. Klicken Sie auf Datei > Speichern.
   

• Um weitere Felder hinzuzufügen, geben Sie Text in der Spalte Zum Hinzufügen klicken ein.
  
• Wenn Sie eine Spalte verschieben möchten, markieren Sie sie, indem Sie auf die Spaltenüberschrift klicken, und ziehen Sie sie dann an die gewünschte Stelle. Sie können auch mehrere zusammenhängende Spalten markieren und sie zusammen an eine andere Stelle verschieben.
  

Weitere Informationen finden Sie unter Einführung in Tabellen.

Kopieren und Einfügen von Daten
Sie können Daten aus einem anderen Programm wie Excel oder Word kopieren und in eine Access-Tabelle einfügen. Dies funktioniert am besten, wenn die Daten in Spalten aufgeteilt sind. Wenn sich die Daten in einem Textverarbeitungsprogramm (beispielsweise Word) befinden, trennen Sie die Spalten mithilfe von Tags, oder konvertieren Sie die Daten in ein Tabellenformat, bevor Sie sie kopieren.

1. Wenn die Daten bearbeitet werden müssen, etwa Aufteilung von vollständigen Namen in Vor- und Nachnamen, sollten Sie dies zuvor im Quellprogramm erledigen.
   
2. Öffnen Sie die Quelle, und kopieren (STRG + C) Sie die Daten.
   
3. Öffnen Sie die Access-Tabelle, in der Sie die Daten hinzufügen möchten, in der Datenblattansicht, und fügen Sie die Daten ein (STRG + V).
   
4. Doppelklicken Sie auf jede Spaltenüberschrift, und geben Sie einen aussagefähigen Namen ein.
   
5. Klicken Sie auf Datei > Speichern und benennen Sie der neuen Tabelle.
   
   Hinweis: Access legt den Datentyp für jedes Feld anhand der Daten fest, die Sie in die erste Zeile jeder Spalte einfügen. Stellen Sie also sicher, dass die Daten in den folgenden Zeilen der ersten Zeile entsprechen.
   

Importieren von oder Verknüpfen zu Daten
Können entweder das Importieren von Daten aus anderen Quellen, oder Sie können Verknüpfen mit den Daten aus Access ohne verschieben die Informationen aus, in dem sie gespeichert ist. Verknüpfen kann eine gute Option sein, wenn Sie mehrere Benutzer die Daten aktualisieren und sicherzustellen, dass Sie die neueste Version angezeigt werden soll, oder wenn Speicherplatz gespeichert werden sollen. Sie können auswählen, ob Sie verknüpfen oder Importieren von Daten für die meisten Formate möchten. Weitere Informationen finden Sie unter Importieren von oder Verknüpfen mit Daten in einer anderen Access-Datenbank .





Die Vorgehensweise weicht je nach Datenquelle etwas ab, doch mit den folgenden Anweisungen können Sie den Vorgang beginnen:

1. Klicken Sie auf die Externe Daten tab, klicken Sie auf das Datenformat, die Sie importieren von oder Verknüpfen mit. Wenn Sie das gewünschte Format nicht angezeigt werden, klicken Sie auf Weitere aus.
   

Hinweis: Wird das gewünschte Format immer noch nicht angezeigt, müssen Sie die Daten zunächst in einem Dateiformat exportieren, das von Access unterstützt wird (beispielsweise eine Textdatei mit Trennzeichen).

1. Führen Sie die Schritte in der Sie im Dialogfeld Externe Daten abrufen.
   

Nachstehend sind die externen Quellen aufgeführt, aus denen Sie Daten importieren bzw. zu deren Daten Sie Verknüpfungen erstellen können:

	Importieren	'Verknüpfung'
Microsoft Excel	Ja	Ja (schreibgeschützt)
Microsoft Access	Ja	Ja
ODBC-Datenbanken (z. B. SQL Server)	Ja	Ja
Text- oder CSV-Dateien	Ja	Ja (nur neue Datensätze hinzufügen)
SharePoint-Liste	Ja	Ja
XML	Ja
Datendienste		Ja (schreibgeschützt)
HTML-Dokument	Ja	Ja
Outlook-Ordner	Ja	Ja

Weitere Informationen finden Sie unter Importieren von oder Verknüpfen mit Daten in einer anderen Access-Datenbank.

Organisieren von Daten mit dem Tabellenanalyse-Assistenten
Redundante Daten können Sie schnell mit dem Tabellenanalyse-Assistenten identifizieren. Der Assistent bietet dann eine einfache Möglichkeit, die Daten in einzelnen Tabellen zu organisieren. Access behält die Originaltabelle als Sicherung bei.

1. Öffnen Sie die Access-Datenbank, die die zu analysierende Tabelle enthält.
   
2. Klicken Sie auf Datenbanktools > Tabelle analysieren.
   
   Die beiden ersten Seiten des Assistenten enthalten ein kurzes Lernprogramm samt Beispielen. Wenn Sie ein Kontrollkästchen namens Einführungsseiten anzeigen? sehen, aktivieren Sie es, und klicken Sie dann zweimal auf Zurück, damit die Einführung angezeigt wird. Wenn die Einführungsseiten nicht mehr angezeigt werden sollen, deaktivieren Sie das Kontrollkästchen Einführungsseiten anzeigen?
   

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Weitere Schritte
Der restliche Entwurfsprozess unterscheidet sich je nach zu erledigender Aufgabenstellung, aber vermutlich möchten Sie Abfragen, Formulare, Berichte und Makros erstellen. Dazu können die folgenden Artikel hilfreich sein:

• Einführung in Tabellen
  
• Einführung in Abfragen
  
• Erstellen eines Access-Formulars
  
• Einführung in Berichte in Access
  
• Schützen von Daten mit Sicherung und Wiederherstellung
  

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