Office: Interaktives Fragenformular erstellen

Hallo zusammen,

ich suche etwas Hilfe.

Ich fange mal am besten gaaaanz vorne an.

Vor einiger Zeit hat mich mein Chef gebeten, ein Fragebogen zu erstellen. Ich arbeite bei uns im externen Rechnungswesen. Der Fragebogen soll von Kunden ausgefüllt werden und uns steuerliche Auswertungen zu Projekten liefern.

Problem 1 :
Die Kunden haben kaum eine Ahnung von dem was sie da ausfüllen.
Problem 2 :
Meistens sind es Profs., die dazu neigen alles voll zu schreiben.

Gut ich hab mich also, da ich noch nicht so lange dabei bin, mit einer Kollegin die von der Materie Ahnung hat, zusammen gesetzt und die Fragen ausgearbeitet, die wir benötigen. Uns war es wichtig, dass die Fragen so gestellt sind, dass die ausfüllende Person lediglich zwischen mehreren Auswahlmöglichkeiten wählen kann.

Dann habe ich mir ewig gedanken darüber gemacht, wie man einen Fragebogen erstellt, der den Kunden keinen Spielraum liefert zum "Murks" machen und der aber von uns leicht erweiterbar ist... Auch die Darstellung war ein Knackpunkt.

Erst wollte ich Excel nutzen, was aber ziemlich schnell überfordert war. Da unsere Kunden meistens Outlook 2003 nutzen, lag Access dann sehr nahe.
Blöd nur, wenn man noch nie mit Access zu tun hatte in seinem Leben... Ich habe mir dann 2 Bücher bestellt... "Richtig einsteigen : Excel 2010 VBA Programmierung" und "Richtig einsteigen : Datenbanken entwickeln mit Access 2007" um einen einblick zu bekommen. Problem dabei ist, dass ich erst verstehe was in dem Buch steht, wenn ich es verstanden habe. Also hilft das Access Buch nicht sonderlich weiter, vor allem da ich ständig von 2007 auf 2003 umdenken muss.

Kommen wir zurück auf den Fragebogen.
Um meine Tabellen, die ich in Access angelegt habe zu verstehen, werde ich diese wohl erst einmal erklären müssen.

Inhaltlich mussten wir uns an ein Schema halten.
Es gibt eine Frage von der aus im Pyramiden System viele Fragen nach unten gehen. Erstmal muss man wissen, ob es sich um eine Rechtsperson oder um eine Behörde handelt. Wenn es eine Behörde ist, ist der Fragebogen schon zu ende, weil da nichts mit Umsatzsteuer passiert. Ist es eine Rechtsperson, muss man wissen, was für eine Art (Wo wir schon bei Frage 2 mit dessen Antworten sind)

Frage 1 -> Einleitende Frage -> von mir Leitfrage1 benannt.
Antwortmöglichkeiten : 2
Frage 2 -> ebenfalls eine einleitende Frage -> von mir Leitfrage2 benannt.
Antwortmöglichekiten: 4

Je nachdem welche der 4 Antworten man nun ausgewählt hat, kommt man in eine "Schiene"
In der Schiene gibt es Hauptfragen, die weiter endscheiden wo lang man durch die Fragen geführt wird. Das geht bis zu einem bestimmten Punkt, wo dann Fragen kommen, die Ergebnisunabhängig sind.

Bisher war es immer so dass in Abhängigkeit der Antwort eine andere Frage auftauchen muss.

Bei den Ergebnisunabhängigen Fragen, muss man lediglich die Fragen der reihe nach runter rattern... Ebenfalls eine besonderheit ist, dass diese Fragen in 2 "Strängen" jeweils vorkommen.

Bsp. Die Kundenfirma ist eine Körperschaft des öffentlichen Rechts und es gab eine Ausschreibung für das Projekt, wodurch unsere Firma Vertragspartner wurde. War es nun auch noch ein Sonderfall, kommt ein Fragen Strang von 7 Fragen, die man der Reihe nach beantworten muss.

Ist die Kundenfirma nun eine supranationale Einrichtung und wir wurden wieder Vertragspartner und es war wieder ein sonderfall, kommt wieder dieser Fragen Strang.

Deswegen gibt es eine Tabelle mit von mir genannten Hauptfragen, die ergebnisabhängig sind und 3 Tabellen mit ergebnisunabhängigen Fragen. Die 3 Tabellen müssen jeweils 2x genutzt werden. Weil ich diese Tabellen jeweils 2x nutze, habe ich sie tblScheife1, tblSchleife2 und tblSchleife3 genannt.

Für die erste Frage habe ich eine eigene Tabelle erstellt und eine eigene Tabelle mit den 2 Antwortmöglichkeiten.
Für die zweite Frage habe ich ebenfalls eine eigene Tabeller erstellt und wieder eine eigene Tabelle mit den 4 Antwortmöglichkeiten.
Dann habe ich eine eigene Tabelle erstellt für die Hauptfragen. Da auf diese Fragen nur mit "ja" oder "nein" geantwortet werden soll, habe ich eine Tabelle erstellt mit den 2 Antwortmöglichkeiten.
Für die ergebnisunabhängigen Fragen gab es dann wie gesagt für jeden Strang eine Tabelle (also 3 tabellen) die ebenfalls die "ja und nein" antwort tabelle nutzen.
Also greifen 4 Tabellen (tblHauptfragen, tblSchleife1,2 u. 3 ) auf die tblAntwortJaNein zu.
Wir wollen auch das Land wissen, da wir auch ausländische Kunden haben. Der einfachkeit halber habe ich eine neue tabelle erstellt, mit der Frage nach dem Land und der dazugehörigen Antwort Tabelle, in der sämtliche Länder hinterlegt sind.

Der Kunde soll nur die Fragen sehen, die er auch ausfüllen soll.

Einfachstes Beispiel:
Frage: Wie geht es dir ?
Antwort: Gut / Schlecht
Bei Antwort Gut -> Frage 2
Hattest du einen schönen Urlaub?
Bei Antwort Schlecht -> Frage 3
Was ist denn los?

Wenn es der Person gut geht, muss diese doch nicht die Frage "Was ist denn los?" sehen.

Ich hab mir das so gedacht, dass es ein Formular gibt, wo der Kunde erstmal Firmenname, Art der Rechtsperson und die Anschrift einträgt.
Das habe ich auch schon mal entwurfsmäßig erstellt und mit vba code hinterlegt. Man füllt die Fragen aus und dann kommt ein Button, über den man dann auf das eigentliche Fragen Formular kommt. Solange man nicht alle Fragen ausgefüllt hat, ist der Button unsichtbar.

Auf dem Fragen Formular ist dann die erste Frage sichtbar. Wenn man dann über ein Kontrollfeld die Antwort ausgewählt hat, wird die nächste Frage sichtbar usw... Dachte mir halt, dass ich dann ganz viele Felder hinterlege, die sich dann je nach Antwort sichtbar schalten oder halt unsichtbar bleiben.

Wenn man dann fertig ist mit ausfüllen, müssen die Lösungen irgendwo hin gespeichert werden (Excel?) So wirklich Gedanken habe ich mir dazu ehrlich gesagt noch nicht gemacht. Es muss halt irgendwo alles gespeichert werden und dann an uns zurück geschickt werden per Mail.

Da ich mit den Abfragen dauernd Probleme habe und auch kein gescheites Formular für die Fragen hinbekomme, habe ich aktuell keine Abfragen drin und auch nur das Start Formular, was natürlich noch angepasst werden muss.

Ich muss gestehen, dass das alles für mich als Neuling viel zu viel ist. Ich bin für jede Hilfe dankbar. Wenn ihr Vorschläge habt, immer her damit. Vielleicht habt ihr ja auch gestalterische Ideen oder würdet die Tabellen anderst benennen.

Mir ist alles recht, solange ich es irgendwie hinbekomme.


edit:
Achso und nicht wundern in der DB beim Formular... Wenn man auf den Button drückt nach eingabe aller Felder, kommt man auf ein unsinniges neues Formular... das ist nur zu testzwecken, damit ich sehe, dass der button funktioniert <-- baustelle halt

 

Das ist... ähm... sehr gelinde ausgedrückt... ;-)

Also ich sehe ein bißchen das Problem, daß
a) Deine Thematik relativ individuell ist, es also keine "Standard"-Vorgehensweise dafür gibt.
b) Deine Thematik aber auch recht komplex ist, weil Fragebögen und deren Auswertung alles andere als trivial sind.

Von daher befürchte ich, daß niemand konkrete Schritte ausarbeiten wird, sondern es bei mehr oder weniger allgemeinen Hinweisen bleiben wird. Mit der Aufgabenstellung ist es schon bald mehr eine Sache für Auftrags-Programmierung.

Soweit ich das sehe, gehst Du ein bißchen den Weg, den man z.B. auch bei PHP mit dynamischen Webseiten in Zusammenhang mit einem CMS (Content Management System) gehen würde: Eine PHP-Seite stellt unterschiedlichen Inhalt aus einer Datenbank abhängig von Parametern dar. Die Seite selbst bleibt dabei prinzipiell die gleiche, nur eben mit wechselndem Inhalt. Und die PHP-Seite würde im Access dann dem Formular entsprechen, auf dem Du die Fragen darstellen willst.

Das geht, sicher... Aber der Programmier-Aufwand für so eine Lösung scheint mir, jetzt mal so ganz grob betrachtet, ziemlich aufwändig.

Ich schätze, es wäre bedeutend einfacher, tatsächlich für jeden Fragen-Komplex ein Formular zu erstellen. Und zwar wirklich für jeden... Dann könntest Du in einer Tabelle festhalten, auf welchem Formular welcher Komplex enthalten ist.

Innerhalb der Komplexe kannst Du per VBA oder wie auch immer bestimmen, abhängig von den Antworten, mit welchem Komplex es weitergehen soll. Über die Tabelle kann dann das entsprechende Formular bestimmt und angezeigt werden.

Die Formulare könnten dabei wie auf einem Stapel übereinander liegen, sollten aber die Eigenschaft "gebunden" haben. Damit wäre es möglich, mit Schließen des obersten Formulars zum jeweils vorherigen zurück zu kommen. Durch das "gebunden" kann aber die Reihenfolge nicht verwürfelt werden.

Ev. würde es auch gehen, zusammen mit den möglichen Antworten auch gleich den entsprechenden Folge-Komplex abzulegen. Dann wäre zumindest dafür kein VBA nötig.

So oder so... Erweiterungsfähig ist die Lösung, aber je nach Erweiterung mit entsprechendem Aufwand. Für zusätzliche Antwortmöglichkeiten ist's kein Problem. Verzweigt das in einen neuen Komplex, dann wird's etwas Aufwand für das neue Formular, den neuen Fragenkomplex und die Verzweigung der dortigen Antwortmöglichkeiten. Einen Komplex mittendrin einfügen geht auch, was das Anpassen der "vorherigen" Verzweigung bedeutet. Reihenfolgen der Komplexe lassen sich auch relativ einfach durch Anpassen der Verzweigungen verändern.

Diese ganze Methodik ist in der gängigen Literatur auch aus "einfach verkettete Liste" bekannt. Inwiefern (für "zurück"-Funktion) eine "doppelt verkettete Liste" notwendig / sinnvoll ist, wäre ggf. auch noch zu entscheiden. Bei einer doppelt verketteten Liste kennt jedes Element nicht nur seinen Nachfolger (einfach verkettet), sondern dieser Nachfolger kennt auch seinen Vorgänger.

Gruß, Michael