Office: Mail an mehrere Empfänger mit Zuteilung

Hallo in die Runde.
Ich suche nach einer Lösung für folgenden Sachverhalt.
Die Firma A schreibt fast täglich mehrere E-Mails an drei Mitarbeiter der Firma B (persönliche zugeteilte Mailadresse).
Grund ist, dass somit sichergestellt wird, dass falls einer Urlaub hat und der andere krank, der Dritte die Mail bearbeiten kann.
Das Problem ist allerdings hier, dass alle drei die selbige Mail erhalten im Privataccount, sobald einer der drei sich diese E-Mail annimmt und beantwortet, werden die übrigen zwei Teilnehmer in CC gesetzt. So wissen diese, dass die Mail beantwortet wurde.
Meiner Meinung nach reiner Chaos!
Gibt es nicht eine andere effiziente Möglichkeit?
Ich hatte die Idee ein Postfach zu erhalten wo diese drei Mitarbeiter zugriff haben, so könnte man erledigte Mails farblich kennzeichnen zB. So ein Postfach wird aber abgelehnt.

danke im Voraus