Office: (Office 2016) Ordner mit Rechnungsnr. auslesen und nächste verwenden

Hallo,

habe ein eher simples, aber für mich nicht lösbares Problem momentan:

Ich habe einen Ordner mit Rechnungen, im Format "2020-100.xlsm", "2020-101.xlsm" etc.

Ich würde diesen Ordner gerne in Access auslesen lassen, und automatisch die nächste darauffolgende Zahl für die neue Rechnung (die in Access generiert wird) nutzen..

Hat jemand einen Tipp, wie ich das auslesen bewerkstellige?

Vielen Dank!

:)

 

Ist das deine zukünftige Verfahrensweise ? Oder ein einmaliger Prozess, um die bestehenden RG-Nr nach Access zu bekommen ?

Der Weg ist umgekehrt. Rechnung wird über Access erstellt,bzw. die RG-Nr vergeben anhand einer RG-Tabelle, die Rg wird generiert und in deinem Ordner abgelegt.

 

Danke für die schnelle Antwort!

Das wird leider die zukünftige Verfahrensweise sein.. in diesen Ordner kommen zwischendurch auch manuell erstellte Rechnungen rein. Daher muss Access vor jeder neuen Erstellung prüfen, welche Nummer derzeit "aktuell" ist.

 

Das hört sich gruselig an.
Du hast doch geschrieben, die RG wird in Access erzeugt, wie kommt da manuell eine andere Rechnung dazu ? Wird beim "manuellen " RG-Erstellen auf die Lückenlosigkeit der RG-Nr geachtet ?
Warum wird dann nicht die RG in einem Formular als Datensatz erfasst ? (selbst wenn sie in Access nicht erstellt wurde )

Wo bestehen deine Schwierigkeiten genau ?

Zum Auslesen eines Verzeichnisses gibt es unzählige Codebeispiele:

Hier mal einer (zufällig per Google):
Code:

Die Forensoftware frisst Backslashs
strFile musst du entsprechend des Musters aufdröseln.
Die ersten 4 Ziffern sind immer das Jahr ? Das Minus-Zeichen ist immer vorhanden ?

 

Es sind quasi 2 unterschiedliche Unternehmen - für das eine ist Access zuständig, für das andere werden immer manuell Rechnungen geschrieben, da sich der ganze Prozess nicht gerade einfach in Access integrieren lässt.

Danke schonmal für das Beispiel.. ich drösel es mal auf *wink.gif*

Die ersten 4 Zahlen sind immer das Jahr, dann kommt das - und es wird ganz normal hochgezählt

2020-100
2020-101
2020-102
2020-103

Alle Rechnungen sind in diesem Format & haben immer die Endung .xlsm.

 

D.h. manuell bedeutet hier RG erstellen in Excel ?
2 Unternehmen, die voneinander abhängige RG mit fortlaufenden Rg-Nr erstellen ??

Hört sich alles sehr mysterös an ... lol... für sinnvoller hielte ich, dass beim Erstellen der manuellen Rechnung, die neu erstelle RG-NR nach Access geschrieben wird, anstelle ständig ein Verzeichnis auszulesen.

Bzgl des Aufdröseln könnten hilfreich sein.
instr, instrRev, Left, right, mid ...

 

Genau, die manuell erstellten Rechnungen werden in Excel geschrieben.

Und ja: es klingt komisch, aber der Steuerberater hat empfohlen, für beide (gleiche Branche) Unternehmen fortlaufende Rechnungsnummern zu verwenden.

Ich versuch es mal aufzudröseln, falls es nicht hinhaut muss ich die ganze Geschichte wohl überdenken.. hab mir das einfacher vorgestellt *wink.gif* Ist ja nur eine fortlaufende Nummer, an die eine +1 gehangen wird. Dachte das ist nicht problematisch, es einfach immer auszulesen

Basics hab ich drauf.. aber bei dem Code da oben wird es schon hakelig hehe

 

Wenn das 2 unterschiedliche Unternehmen der gleichen Branche sind, wieso sollten die keine eigenen Rechnungsnummern-Kreise führen ?

Vom Codieren ist das kein großer Aufwand, die Zuverlässigkeit, Sinnhaftigkeit ist die Frage.

Nochmal, was spricht dagegen, wenn die RG in Excel erstellt wird, die RG-Nr automatisiert an die Access-Datenbank weiterzureichen ?
Wie wird die RGNr in Excel generiert ? Derjenige müsste doch dann auch nachschauen, ob über Access RGNr hinzugekommen sind ??

 

Hallo lybserv,

eigentlich gehören Rechnungsnummern in das Dokument und sind unabhängig vom Dateinamen. So hat das mit "ordenlicher Buchführung" nicht mehr viel zu tun.

Mal abgesehen davon, daß das Ganze sehr merkwürdig erscheint, würde ich erst unmittelbar vor dem Abspeichern eine neue Rechnungsnummer ermitteln, damit sich zwischendurch nicht noch etwas am Ordnerinhalt ändert. So wie du das beschreibst, arbeitet ja nicht nur eine Person zur selben Zeit mit diesem Ordner.

Ulrich

 

Ich stelle mir das komplizierter vor, die RG Nummer an Access weiterzureichen.. deshalb hab ich da nicht drüber nachgedacht. Es kann auch vorkommen, dass die Rechnung an einem PC geschrieben wird, auf der sich die Datenbank nicht befindet.. (Dropbox Sync) Ich denke, die Auslese-Option ist da der sicherste Weg.

Es wird jedesmal in den Ordner geschaut und die letzte Nummer benutzt - bei Erstellung einer manuellen Rechnung.

Heißt: in diesem Order liegen 100%ig immer korrekt nummerierte Dateien, das Auslesen sollte keine Probleme verursachen *wink.gif*

edit: @Ulrich
Die Rechnungsnummern sind selbstverständlich auch im Dokument selbst aufgeführt *wink.gif* Es arbeiten maximal 2 daran, jedoch nie gleichzeitig.. da kommt sich nichts in die Quere

 

Genau da ist dein Problem, denn in der Zwischenzeit kann auch eine anderer eine neue Rechnung einstellen und dann passt das nicht mehr. Man kann das aber auch ignorieren und sagen, daß kann garnicht passieren.

Für das Einlesen von Dateinamen eines Ordners gibt es hier genügend Beispiele, die auch mit einer größeren Zahl von Dateinamen umgehen können und dann aus dem Dateinamen die größte Zahl ermitteln, sollte jetzt nicht so schwer fallen.

Gruß Ulrich

 

Für meinen Usecase reicht es wirklich - es kommt ganz sicher nie zur zeitgleichen Erstellung einer Rechnung.

Ich bau mir mal was zusammen und melde mich nochmal, falls es hakt.

Danke für alle bisherigen Antworten!

 

Aber getrennt für jedes Unternehmen, ....

 

Hey,

ich habe mal rumexperimentiert..

Ich bekomme jetzt die Datei mit der höchsten Rechnungsnr. angezeigt, es hakt wirklich daran die Zahl um 1 zu erhöhen..

Der Code sieh so aus:

PHP:

         Private Sub Test_Click()
Dim strName As String, strHilf As String, lngMax As Long, strMax As String, OrderNumber As String

lngMax = 0

strName = Dir("C:Access*.xlsm") 'Ordner angeben
Do While strName <> ""
strHilf = Split(Split(strName, "-")(1), ".")(0)
If IsNumeric(strHilf) Then
If CLng(strHilf) > lngMax Then
lngMax = CLng(strHilf)
strMax = strName
'ganz viel Hexerei bis hier hin, aber das Ergebnis stimmt
End If
End If
strName = Dir
Loop

OrderNumber = Left(strMax, 8) nur die ersten 8 Zeichen ausgeben

If Len(strMax) Then MsgBox OrderNumber


 

Code: