Office: (Office 2016) Outlook Emails mit mehreren Anhängen

Hallo,

ich möchte E-Mails mit mehreren Anhängen verschicken.
Am Ende jedes Tages möchte ich an alle meine Kunden an die Ware rausging Emails mit der UPS Trackingnummer, Lieferschein, Rechnung und Begleitdokumente schicken. 3
Am liebsten wäre mir das ganze vollautomatisch.

Emails aus einem Hauptformular mit einem Anhang funktioniert bei mir.
Das mache ich mit folgendem Code:

Code:

Wie kann ich aber mehrere Dateien anhängen?
Speziell geht es mir hier um die Begleitdokumente. Die restlichen Anhänge sind nur jeweils einmal vorhanden.
Ich weiß nie wie viele Begleitdokumente es sein können (1 - 150 Stück)
Evtl über eine Schleife? Der Dateiname ist unsere "Artikelnummer.pdf".
Die im Paket enthaltenen Produkte sind mit meinem Lieferschein eindeutig verknüpft. Diese könnte ich mir über eine Abfrage in einem Ufo anzeigen lassen. Kann ich dieses Ufo als Grundlage für meine "Schleife" verwenden?
Ich habe aber leider keine Ahnung wie so eine "Schleife" aussehen könnte.

Erschwerend dazu möchte ich nicht jeden einzelnen Lieferschein öffnen und diese Prozedur durchführen. Wünschenswert wäre alle Lieferscheine des heutigen Tages durchlaufen zu lassen. Zu jeder dieser Lieferungen soll diese Prozedur automatisch nacheinander durchlaufen und die Email mit den genannten Dokumenten versenden.

:)

 

Hallo,

hast Du schon mal im Web recherchiert?

Das ist doch schon mal eine gute Grundlage für den Schleifen-Inhalt.

Kein Problem, wenn die Dateien das Datum im Dateinamen mitführen. Empfehlenswert wäre natürlich noch eine Historie, die den Versand dokumentiert und mehrfachen Versand unterbindet.

 

Hallo,

2 meiner Accessanwendungen versenden täglich mehrere hundert Emails mit Anhängen, die Daten dazu werden vorher individuell für jeden Empfänger aufbereitet. Die Empfänger sind per eindeutiger Nummer identifizierbar, und diese Nummer landet in einer täglich neu erstellten Tabelle in einer gesonderten ACCDB. In einer zweiten Tabelle landen alle zugehörigen Anhänge mit der Empfängernummer und Pfad und Name der anzuhängenden Datei. Sobald das fertig befüllt ist, durchläuft die erste Schleife die Empfängernummern der ersten Tabelle, erzeugt je Empfänger eine Email mit dem zugehörigen Text. Die zweite Schleife geht dann über die zweite Tabelle und liefert für die aktuelle Empängernummer die Dateien, die dann per .Attachments.Add an die Email gehängt werden. Ich habe dann noch eine zusätzliche Schleife für die verschiedenen Email-Adressen je Empfänger, an die diese Mail gehen soll, aber das ist für Dich nach der bisherigen Beschreibung ja nicht relevant.

Wenn Du das Verfahren verstehst und es für Deine Aufgabenstellung für anwendbar hältst, kann ich Dir bei den weiteren Schritten helfen.

Gruß
Fred

 

\@schohcs
Was Fred schildert, ist schon mal weiterführend.

Ich empfehle Dir, Zettel und Stift in die Hand zu nehmen und zu skizzieren, wie der programmatische Ablauf aussehen soll:

- In der äußerden Schleife durchläufst Du die Adressaten.

- In der inneren Schleife durchläufst Du die Anhänge.

Wie Du die Adressaten idendifizierts (Kunden-ID o. ä.) und die Anhänge den Kunden zuordnest (Beziehungen), kannst, nur Du wissen.

Viel Erfolg!

 

Guten Morgen Fred,

vielen Dank für deinen Vorschlag. Klingt für mich logisch.
Ich würde mich freuen wenn du mir dabei helfen könntest.

 

Okay,

dann zeig doch mal, wie Deine Tabellen aussehen und schildere den Arbeitsablauf, wie die Bestelldaten erzeugt werden und wie der Versand dann erfolgen soll. Einfach als Prosa, damit man sich ein Bild des Prozesses machen kann.

Gruß
Fred

 

Ok,
tblAuftrag beinhaltet die Auftragskopfdaten (Datum, AufNr,....)
Diese ist mit der tblKunde und tblAnsprechpartner für die Kontaktdaten verknüpft.
tblfertSTD sind die Produkte, diese ist über die tblSTD_Lag mit dem Auftrag tblAuftrag verknüpft.
tblLieferung ist der fertige Lieferschein, dieser ist über die Tabelle tblLieferpositionen mit den Positionen aus dem Auftrag verknüpft.
In der tblUPS wird die Trackingnummer zu meiner Lieferung hinterlegt.

So nun möchte ich zu meinem Lieferschein xxx die UPSTrackingnummer (tblUPS), den Lieferschein (tblLieferungen) und die Begleitdokumente (tblfertSTD)

Hilft dir das weiter?

 

Bei so einem Bild ist das Datenmodell immer etwas schlecht nachvollziehbar, kannst Du mal eine abgespeckte DB mit ein paar Dummydaten zippen und hochladen?

Nach den bisherigen Schilderungen vermute ich, dass die führende Tabelle die tblLieferung ist, auf dieser Basis selektierst Du die Lieferscheine des Tages, Spalte Lieferdatum dürfte da richtig sein. Das ist die Datenbasis für die erste Schleife, die enthält auch schon mal die Kunden-ID, die Dir Zugriff auf die Mailadressen gibt. Gibt es in der tblKunde noch eine Mailadresse, oder holst Du die aus den Ansprechpartnern? Wenn ja, bekommen immer alle Ansprechpartner mit Emailadresse die Email? Das bestimmt das Verfahren, wie die Empfänger ermittelt und in die Email eingefügt werden, kann ich also noch nicht beschreiben. Ein Email-Datenfeld in einem Formular hilft bei der automatisierten Verabeitung diverser Lieferscheine nicht.
Aber wir können hier für den Liederschein eine Email anlegen, Betreff und Text einfügen und den oder die Adressaten anfügen.
Du hast auch Zugrif auf die Begleitdokumente, aber ich sehe da nicht, wie sich daraus die anzuhängende Datei ergibt. Da würde ich dann nach Dokument gruppiert (3 mal die gleiche Datei anzuhängen wäre wenig hilfreich) ein Recordset für den jeweiligen Lieferschein aufmachen und die Dokumente als Anhänge anfügen. Das Recordset dann wieder schließen, Email versenden, zum nächsten Lieferschein, bis das Ende der Lieferscheine für das Datum erreicht ist.
Um das weiter zu spezifizieren, bräuchte ich die abgespeckte DB und die Antworten auf meine Fragen.

Gruß
Fred

 

Hallo,

im Anhang die gewünschte Beispieldatei.

Zu deinen Fragen:
-Ich hole die E-Mail Adresse aus der tblAnsprechpartner
-Meine Begleitdokumente kommen aus tblSTD_Lag.
Der Dateiname ist wie folgt aufgebaut: [AnzeigeBez]&"-"&[SubSTDPos]&".pdf"

Mir fällt gerade auf die tblfertSTD wird überhaupt nicht benötigt. Ich habe Sie nun auch aus der Beispieldatei entfernt.

 

Ich habe mal einen Blick in die DB geworfen - auf dieser Basis brauchen wir nicht weiterzumachen. Da könnte man auch ein Haus auf Treibsand bauen. Das gesamte Datenmodell ist vermutlich mehr oder weniger unverändert aus Excel übernommen worden und damit für eine Datenbank unbrauchbar - das muss erst vernünftig strukturiert und vor allem normalisiert werden. Da mir der komplette fachliche und formale Hintergrund eurer Tätigkeit fehlt, kann ich da allerdings nicht helfen, denn die Inhalte und Zusammenhänge von Feldern wie Auf_Verd1 bis Auf_Verd20 oder Auf_Hak1 bis Auf_Hak6 kann ich überhaupt nicht einschätzen.

Ich empfehle Dir, Dich erstmal intensiv in die Grundlagen von relationalen Datenbanken einzulesen und die Erkenntnisse umzusetzen. Ein Anfang wäre z.B. DBWIKI. Bei weiteren Fragen zur Umsetzung, die garantiert kommen werden, wirst Du sicher weiter Hilfe hier im Forum von mir und anderen finden.

Gruß
Fred

 

Hallo Fred,

die Felder die du jetzt angesprochen hast spielen für das gewünschte keine Rolle. Ich habe sie jetzt einfach mal drin gelassen und mir Arbeit gespart.
Vll kannst du mir auch einfach mal deine Datei zur Verfügung stellen?
Ich würde mir mal anschauen ob ich damit weiterkomme.

 

Ich kann Dich nur warnen, dieses Chaos weiter mit herumzuschleppen, das fällt Dir auf die Füße.
Es gibt keine vernünftige Verbindung zwischen der tblLieferungen und der tblAuftrag, der derzeitige Beziehungsumweg ist suboptimal. Die tblLieferungen sollte die AuftragsID mitführen.
Schau dir die beiden Abfragen an, die ich erstellt habe. Die erste liefert die Grundlagen für die Emailerstellung, die zweite muss je Lieferschein geöffnet werden unter Nutzung der LieferungID und bringt alle anzuhängenden Dokumente.

Gruß
Fred

 

Guten Morgen Fred,

komisch das du diese Verbindung kritisierst. Ich habe diese Lösung von access-im-unternehmen.de übernommen.

Zu deiner File. Mein Problem liegt nicht an den Abfragen. Das bekomme ich hin.
Mir gehts eher um die VBA-Geschichte die diese Schleifen durchspielt und die gewünschten E-Mails versendet.

 

Hallo,

da komme ich erst mal auf den Rat von Maxel in #4 zurück - mach Dir einen Plan, was das Programm in welcher Reihenfolge machen muss, um das gewünschte Ergebnis zu erzielen. Nicht gleich als Code, sondern als Klartext:

1. ermittle das zu verwendende Lieferscheindatum
2. benutze das ermittelte Datum in der Lieferscheinabfrage
3. öffne die Abfrage als Recordset
4. prüfe, ob Daten vorhanden sind
5. wenn nein, Recordset schließen und Ende der Verarbeitung
6. greife auf eine Outlook-Instanz zu
7. ...

Ich bin ein Anhänger der alten chinesischen Weisheit "Wenn Du einen Mann für einen Tag satt machen willst, gib ihm einen Fisch. Willst Du ihn ein Leben lang sattmachen, lehre ihn Fischen." Ich möchte Dir das Fischen beibringen. Sonst passiert das Gleiche wie mit der Beziehung zwischen Auftrags- und Lieferscheintabelle: Du kopierst irgendetwas und läufst Gefahr, es nicht richtig zu verstehen. Ich möchte aber, dass Du genau weißt, was da passiert und warum das so passiert, weil Du es selber entwickelt und verstanden hast. Hilfe zur Selbsthilfe sehe ich als Hauptzweck des Forums. Wen Du also den Plan hast, schauen wir uns den an, und wenn der stimmt, machen wir darauf basierend die Codierung.

Gruß
Fred

 

Die ganzen Aufzählungsfelder stammen zu 100% nicht von "access im Unternehmen"

Das ist Quark mit den Aufzählungsfeldern.

Du musst doch lediglich um das Attachement.Add eine Schleife legen. Wenn du ein REcordset hast, mit den Dokumenten pro Lieferschein/Kunde hast, arbeitest du das per Until loop Schleife ab:
Code:

Deine Zuweisung zu .Subject sollte wohl eher zu .Body zugewiesen sein.