Office: PDF aus Tabelle erstellen mit Autofilter

Helfe beim Thema PDF aus Tabelle erstellen mit Autofilter in Microsoft Excel Hilfe um das Problem gemeinsam zu lösen; Guten Tag zusammen Ich sitze nun schon seit 4 Stunden an einem Problem welches ich einfach nicht lösen kann: Wir haben eine Pendenzenliste für... Dieses Thema im Forum "Microsoft Excel Hilfe" wurde erstellt von StefanStocker, 13. November 2018.

  1. PDF aus Tabelle erstellen mit Autofilter


    Guten Tag zusammen

    Ich sitze nun schon seit 4 Stunden an einem Problem welches ich einfach nicht lösen kann:

    Wir haben eine Pendenzenliste für diverse Teilnehmer erstellt.
    Tabellenname: Mängelliste

    Ich erstelle nun pro Teilnehmer eine PDF auf der nur seine Pendenzen drauf sind.

    Leider muss ich nun die Filter setzen und PDF-druck machen, Filter neu setze und wieder PDF druck machen usw. bei 20+ Teilnehmern bin ich da ne ganze Weile dran.

    Gerne hätte ich ein Makro, welches auf Grund Autofilter Spalte I ein Pdf erstellt mit den noch offenen Pendenzen und zwar für jeden Teilnehmer eine eigene.

    Top wäre wenn der Dateiname der PDF auch noch gleich den Teilnehmer enthält.
    Z.B. (Datum)_Pendenzenliste_(Teilnehmername).pdf
    und die Pdf dann automatisch im gleichen Ordner abgelegt wird, in dem die Excel-Tabelle liegt.

    Einige Teilschritte habe ich mir zusammengesucht, jedoch funktioniert das einfach nicht.

    Und zu allem Übel habe ich jetzt auch grad noch die ganzen Schnippsel gelöscht...

    Ich wäre euch sehr dankbar, wenn mir da jemand helfen kann.

    Herzlichen Dank schon mal für eure Hilfe
    Lieben Gruss aus der Schweiz

    :)
     
    StefanStocker, 13. November 2018
    #1
  2. Hallo Stefan,

    hilft dir das?
    Code:
    Erstelle dazu vorab ein eigenes Tabellenblatt mit Name "Teilnehmer" und füge dort eine Liste aller Unternehmen ein (inkl. Überschrift). Anhand dieser Liste werden dann die pdf-Dateien erstellt.
     
    MisterBurns, 15. November 2018
    #2
  3. Beverly
    Beverly Erfahrener User
    Hi Stefan,

    ohne zusätzliches Tabellenlbatt:

    Code:
    Ergänze außerdem im Worksheet_SelectionChange-Ereignis der Tabelle "Mängelliste" am Anfang der Prozedur diese Zeile:

    Code:
    PDF aus Tabelle erstellen mit Autofilter grusz.gif
     
  4. PDF aus Tabelle erstellen mit Autofilter

    Habe mir auch noch eine Variante ohne zusätzliches Tabellenblatt überlegt, sowas lässt mir dann ja doch keine Ruhe.

    Code:
     
    MisterBurns, 15. November 2018
    #4
  5. Hi Beverly

    das ging ja fix.

    Ganz herzlichen Dank.

    Das funktioniert ja ausgezeichnet, habe nach bisschen was bei der Erzeugung des Dateinamens herumgebastelt. ist jetzt zu 120% genau was ich gebraucht habe.

    Nun haben wir das heute intern besprochen und folgender Vorschlag kam noch:

    Könnte nicht (evtl.) zusätzlich integriert werden, dass jeweils ein Mail generiert wird.
    Dafür habe ich mir vorgstellt, verlinken wir die Teilnehmer-Namen (nach denen jetzt aktuell gefiltert wird) mit einer E-Mailadresse.

    Cool wäre es, wenn wir irgendwo im Tabellenblatt "Auswahlparameter" einen Standardtext hinterlegen können.

    Meinst du das könnte realisiert werden?

    Aus deinem code habe ich folgendes gemacht:

    - Schlatfläche 1 die alle offenen Pendenzen eines Teilnehmers als PDF speichert --> Klappt super
    - Schaltfläche 2 die alle offenen und erledigten Pendenzen eines Teilnehmers in ein PDF specihert. --> klappt super

    Traum wäre:
    Schaltfläche 3 die (dito Schaltfläche 1) jeweils das PDF in eine Mail knallt, und zwar 1 Mail Pro Teilnehmer mit seiner Liste. (und Verweis zum Standard-Betreff und Standard-Text welche jeweils von einer Zelle in Tabellenblatt "Auswahlparameter" rein kopiert)

    Meinst du das könnte realisiert werden?

    Es ist mir bewusst, dass dies nun in Richtung Auftragsprogrammierung geht.
    Es ist nur so, dass ich das wirklich dringend benötige und bis ich das dann evtl. irgendwann mal selbst hingebastelt habe mit der grossen Wahrscheinlichkeit, dass es dann trotzdem nicht funktioniert, werden Wochen vergehen.

    Darum: falls dein Dienst nach Entlöhnung schreit, werden wir uns sicherlich finden...

    Lieben Dank
     
    StefanStocker, 16. November 2018
    #5
  6. Hallo Burns

    Auch dir herzlichen Dank für deine Mühen. Deinen ersten Ansatz mit Zusatzblatt habe ich anfangs auch verfolgt, habs dann aber wieder verworfen, da nicht nur ich mit der Tabelle arbeite und daher so wenig wie möglich von den Nutzern gemacht werden soll.

    Den Vorschlag von Beverly konnte ich super übernehmen und das ding läuft wie am Schnürchen..

    Nochmals ganz herzlichen Dank.
     
    StefanStocker, 16. November 2018
    #6
  7. Beverly
    Beverly Erfahrener User
    Hi Stefan,

    wenn du bei Google zum Thema "vba email versenden mit anhang" suchst, findest du eine ganze Reihe an Beispielen. Wenn du dazu dann noch Fragen hast, melde dich hier ruhig wieder.


    PDF aus Tabelle erstellen mit Autofilter grusz.gif
     
  8. PDF aus Tabelle erstellen mit Autofilter

    Hi Beverly

    Danke für deine rasche Rückmeldung.

    Wie ich grundsätzlich eine Mail durch VBA erstellen kann, das habe ich hinbekommen (schon in früheren "Projekten") an was es bei mir nun scheitert ist, wie ich die jeweilige PDF an die Jeweilige Mailadresse knüpfe und vorallem wie ich durch den Autofilter die richtige Mailadresse zum richtigen PDF verlinke.

    Ich kann die Arbeitsmappe als .xlsx an eine vordefinierte e-mailadresse automatisiert versenden.

    Betreff und Inhalttext der Mail habe ich hinbekommen.
    Ich denke grundsätzlich kann ich mir die Funktionen irgendwie zusammen basteln, jedoch die richtigen Bezugs-Zellen zu benennen, das habe ich bis jetzt nicht begriffen.

    Auch denke isch, muss ich ja irgendwie in den code für den Mailversand deinen kompletten code für PDF-Erstellung integrieren.


    Lieben Gruss
     
    StefanStocker, 16. November 2018
    #8
  9. Beverly
    Beverly Erfahrener User
    Hi Stefan,


    Du hast doch bestimmt eine Übersicht, in der du die Namen der Adressaten und deren Mailadresse vorhältst - aus dieser Übersicht kannst du dann die Mailadresse nehmen.



    Das ist richtig. Am besten wird es sein, du erstellst zuerst alle PDF-Dokumente und läufst dann noch einmal über das Array arrDaten mit den Namen der Adressaten und versendest die Mails. Man könnte theoretisch auch direkt im Anschluss an das Speichern der PDFs die Mail versenden - das würde ich jedoch nicht machen, da bereits das Speichern der PDFs Zeit in Ansprich nimmt und das könnte dann dazu führen, dass der Code nicht mehr korrekt durchläuft und Fehler produziert.


    Was meinst du mit "Bezugs-zellen"?


    PDF aus Tabelle erstellen mit Autofilter grusz.gif
     
    Zuletzt von einem Moderator bearbeitet: 9. Februar 2021
  10. Hallo Beverly

    Danke für deine Nachricht.

    Nun habe ich lange nach den codes gesucht und getestet...
    Ich hab das nochmals überlegt und bin zu folgendem Schluss gekommen.
    Die Vorgehensweise müsste doch wie folgt sein:

    Die Dateien werden ja mit deinem Vorlagencode in den selben Ordner Abgelegt wie die xlsx abgelegt wird.
    Die Erstellung der PDF Datei erfolgt ja mit dem Namen des Teilnehmers. (z.B. 181115-1712-XXX-Pendenzenliste_TeilnehmerName(z.B Hans).

    Wenn ich jetzt in der Auswahlliste neben Hans seine E-Mailadresse rein schreibe könnte ich doch dann folgenden Prozess starten.

    Durchsuchen des Verzeichnisses (Ordner) nach Dateien die "Hans" enthalten.
    Wenn diese gefunden werden, soll diese als E-Mail-Aanhang an die Mailadresse welche neben dem TeilnehmerName Hans steht versendet werden.

    Wäre das das logische Vorgehen?

    Ich bin am verzweifeln, weil ich noch nicht mal weiß, ob dies die Richtigen Schritte sind.

    Falls ja, mach ich mich dann auf die Suche nach den codes und versuche diese zusammenzufügen.

    Mit Bezugszellen meine ich, dass ich nicht weiß wie ich es hin bekomme, dass das Makro nach dem TeilnehmerNamen sucht und dann die entsprechende Zelle mit der dazugehörigen e-mail raussucht.

    Ach Gott, ich glaub das bekomme ich so gar nicht hin...

    Ich erlaube mir trotzdem nochmals meine xlsx hier hochzuladen.

    Für ein erneutes Feedback von dir bin ich dir wirklich sehr dankbar.

    Gruss Stefan
     
    StefanStocker, 16. November 2018
    #10
  11. Beverly
    Beverly Erfahrener User
    Hi Stefan,

    die Mailadresse kannst du mittels Find-Methode suchen - nach diesem Prinzip:

    Code:
    PDF aus Tabelle erstellen mit Autofilter grusz.gif
     
  12. Liebe Beverly

    Dank für den Code zur Suche der E-Mailadressen.

    Das klappt wunderbar.

    Weiter bin ich jedoch in den letzten Stunden des Rumprobierens nicht gekommen, mir fehlt da wirklich das Verständnis dafür. Hab jetzt gemerkt, wie viel ich von VBA verstehe, also fast bis gar nichts. Schade, so bleibt uns nichts anderes übrig als doch alles von Hand zu zu suchen und zu versenden.

    Für die wertvollen Tipps resp. Codeschnippsel welche ich von dir erhalten habe, bin ich dir sehr dankbar, die kann ich vielleicht auch mal noch bei anderen Tabellen nutzen.

    Lieben Gruss Stefan
     
    StefanStocker, 30. November 2018
    #12
Thema:

PDF aus Tabelle erstellen mit Autofilter

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