Office: (Office 2010) Serienbrief erstellen inkl. Gruppierung!

Helfe beim Thema Serienbrief erstellen inkl. Gruppierung! in Microsoft Word Hilfe um das Problem gemeinsam zu lösen; Hello Community, ich habe folgendes Problem. In einer Excel Tabelle sind die Datensätze Betrieb Vorname und Name integriert. Nun möchte ich unter... Dieses Thema im Forum "Microsoft Word Hilfe" wurde erstellt von lgundrum, 16. April 2011.

  1. Serienbrief erstellen inkl. Gruppierung!


    Hello Community,

    ich habe folgendes Problem. In einer Excel Tabelle sind die Datensätze Betrieb Vorname und Name integriert.

    Nun möchte ich unter Word 2010 einen Serienbrief erstellen.

    Jeder Betrieb soll eine Auflistung seiner Angestellten bekommen, z.B.

    Betrieb Beispielname

    Sehr geehrte Damen und Herren,

    in Ihrem Hause sind folgende Personen tätig:

    Vorname Name

    _____________



    Leider habe ich das Problem, dass Word die Die Excel-Tabelle nicht übernehmen kann und immer nur den ersten Namen ausspuckt. Ist das möglich, EINEN Brief zu erstellen und in DIESEM dann alle VORNAME UND NAME zu integrieren?

    Vielen Dank für Eure Vorschläge!

    :)
     
    lgundrum, 16. April 2011
    #1
  2. Bei einem Serienbrief können keine Liste/Tabellen im Brief gefüllt werden.
    Es ist lediglich möglich ein Verzeichnis zu erstellen. Das müsste man dann aber für jeden Betrieb manuell extra machen.

    Listen/Tabellen in einem Serienbrief lassen sich mit dem dox42 Word-AddIn (www.dox42.com) befüllen, denn dox42 kann beliebig viele Datenquellen verarbeiten.

    Unter Resources - Videos, Sample Templates, Tutorials gibt es u.a. ein Schulzeugnis als Beispiel. Das Zeugnis kann als Serienbrief für jeden Schüler einer Klasse erstellt werden und enthält eine Tabelle mit seinen Noten.
     
  3. Gerhard H Erfahrener User
    Halllo Ingundrum,

    da muss ich meinem Vorredner widersprechen. Es geht auch mit Word-Bordmitteln. Das Stichwort heißt "gruppierter Serienbrief" und ist zugegebenermaßen ein bisschen Gefummel.

    Anbei eine Anleitung am Beispiel einer Kundenrechnung (pro Brief 1 Kunde mit allen seinen bestellten Artikeln).
     
    Gerhard H, 4. Juni 2012
    #3
  4. Serienbrief erstellen inkl. Gruppierung!

    Das ist doch mal ein hilfreicher Beitrag. Vielen Dank Gerhard.
    Interessant finde ich die Konstruktion mit der Anrede und dem Abschnittswechsel im Feldergebnis. Ob man damit auch ein ganzes Adressefeld hinbekommen könnte, so mit genau positionierten Absätzen im Briefkopf und womöglich Logo und Formatierung? Über einen Verweis?

    Grüße, Halweg

    PS: Warum gibt's hier eigentlich keinen Danke Button?
     
    halweg, 5. Juni 2012
    #4
  5. Gerhard H Erfahrener User
    Hallo Halweg,

    Logo und Briefkopf sind kein Problem, solang sie in der Kopfzeile stehen.

    Alles andere geht womöglich in Maßen, aber es ist eine elende Rumprobiererei.

    Als Beispiel nur die Grußformel: Weil das Ganze als Verzeichnis organisiert ist, kannst du die nicht einfach ans Ende des Briefs dranpappen, sondern musst in der Datenquelle ermitteln, wieviel Artikel ein Kunde gekauft hat. In der Feldkonstruktion musst du das dann über einen Vergleich von aktuell verbundenem Datensatz (mergeseq) und dieser Zahl einbinden.

    Übersichtlicher wirds dadurch nicht grad. Meiner Meinung nach taugt die ganze Konstruktion allenfalls als möglichst wenig formatiertes Beiblatt zu einem formatierten Brief.

    Wenn es dich interessiert: Ich lad mal das Dokument nebst Datenquelle hoch, an dem ich das mit der Grußformel ausprobiert hab.
     
    Gerhard H, 5. Juni 2012
    #5
  6. Vielen Dank, Gerhard,

    mit der Word-Datei begreife ich das nun noch etwas besser. Hab's mir dann auch gleich als Muster gespeichert.
    Halweg
     
    halweg, 6. Juni 2012
    #6
  7. Hallo Gerhard,
    ich versuche vergeblich die von Dir vorgestellte Lösung auf meine Datei anzuwenden.
    Jetzt habe ich Deine Dateien aus #5 getestet und sehe, dass das Ganze dort auch nicht (mehr ?) funktioniert.

    Kann es sein, dass hier irgendwas grundlegend in Word geändert wurde?
    Auch das Beispiel aus http://support.microsoft.com/kb/294686/en-us schlägt fehl...

    Ich bekomme immer nur den ersten Artikel/DS angezeigt.
     
    CptChaos, 17. Juni 2013
    #7
  8. Gerhard H Erfahrener User

    Serienbrief erstellen inkl. Gruppierung!

    Hallo Benny,

    leider schreibst du nicht, was nicht funktioniert. Bei mir (jetzt in Word 2010) tun nämlich die Dateien aus dem Beitrag #5 noch anstandslos.

    Drei Möglichkeiten, die ich vermuten kann:

    1.
    Du erhältst beim Öffnen des Word-Dokuments eine Fehlermeldung, der zufolge die Datenquelle wegen Datenbankmodulproblemen nicht geöffnet werden kann. Dann musst du die Verbindung zur Datenquelle via Sendungen > Empfänger auswählen neu herstellen.

    2.
    Du hast das Ganze nur in der Seriendruckvorschau getestet. Die trügt aber gewaltig. Lass dir das Ganze gleich über Sendungen > Fertigstellen und zusammenführen in ein neues Dokument drucken.

    3.
    Das Beispiel von der Webseite hab ich nicht nochmal getestet. Da ich ja einfach dieses Beispiel nachgebastelt hab und es bei mir immer noch funktioniert, wird es wohl an 1 oder 2 liegen. Oder an einer falschen Klammerstellung, was bei diesem Gewusel ja schneller passiert, als man gucken kann.

    Falls nichts zutrifft, kannst du gern mal Musterdateien hochladen. Vielleicht fällt mir was auf.

    Im übrigen bin ich völlig davon abgekommen, gruppierte Serienbriefe mit dieser nervtötenden Methode zu erstellen. Wesentlich komfortabler finde ich das Arbeiten mit einem DataBase-Feld. Es setzt eine andere Aufteilung der Datentabelle(n) voraus.

    Zur Anschauung dazu lad ich hier zwei Dateien nebst Anleitung hoch.
     
    Gerhard H, 17. Juni 2013
    #8
  9. \@Gerhard: Danke... Lösung 2 wars. *top
    Da wären wir nie drauf gekommen. Unser selbst zusammengezimmertes Beispiel hätte dann vmtl. auch funktioniert; wir haben lediglich über die Vorschau "geprüft".
     
    CptChaos, 17. Juni 2013
    #9
  10. Hallo Gerhard, hallo Forum-Mitglieder,
    ich habe dank eurer Hilfe auch einen gruppierten Serienbrief erfolgreich erstellt. Nun möchte ich diesen als Email aus Word 2010 heraus versenden.
    Durch eine Fehlermeldung werde ich aber darüber informiert, dass Directory Mails nicht direkt als Email versandt werden können.

    Hat jemand einen Vorschlag, wie es vielleicht doch geht?
     
    Frogribbit, 17. Juni 2013
    #10
  11. Gerhard H Erfahrener User
    Hallo frog,

    sorry, ich weiß dazu leider nichts. Directory Mail klingt nach Netzwerk und das ist für mich ein böhmisches Dorf. vielleicht weiß man im Outlook-Forum mehr?
     
    Gerhard H, 18. Juni 2013
    #11
  12. Hallo Gerhard,
    ich bin mir nicht sicher, ob ich richtig verstanden wurde. Ich habe deine Anleitung genutzt, um den gruppierten Serienbrief zu erstellen. Diesen Serienbrief erstellt man als Directory (nicht z.B. Email oder Document). Da ich das Schreiben aber nicht ausdrucken und per Post versenden möchte, sondern als Email benötige ich noch etwas Unterstützung.

    Wenn ich den Versuch unternehme den erstellten Serienbrief (Directory) zu versenden, erscheint folgende Fehlermeldung:
    "You cannot send a catalog created by merging documents directly to mail, fax, or a printer."

    Gleiche Fehlermeldung kommt im Übrigen auch beim Versuch das Schreiben direkt zu printen. Lediglich über "Edit individual letters" erhält man die einzelnen Dokumente. Die kann ich dann aber nicht einzeln versenden.

    Kennt jemand einen indirekten Weg des Versendens (z.B. VBA Code)?

    Grüße
    Frogribbit
     
    Frogribbit, 20. Juni 2013
    #12
  13. Gerhard H Erfahrener User

    Serienbrief erstellen inkl. Gruppierung!

    Hallo frog,

    jetzt hab ich es zwar verstanden (directory = Seriendruck als Verzeichnis, ehemals Katalog), aber ich hab keine weitere Idee. Denn dass man ein Seriendruckverzeichnis nicht per Mail schicken kann, leuchtet mir ein. Da könnten ja auch mehrere Datensätze auf einer Seite sein. Und Word merkt halt nicht, dass der Abschnittswechsel hier manuell in der Feldkonstruktion erzeugt wurde.

    Aber hast du schon die Variante mit dem Database-Feld aus Beitrag Nr. 8 ausprobiert? Veilleicht geht es so, denn diese Variante ist nicht als verzeichnis, sondern als normaler Serienbrief eingerichtet. Ich hab das aber nie probiert.

    Ein anderer Ansatz wäre, ausgehend vom Seriendruck-Hauptdokument das Teil in einzelne Dokumente zerlegen zu lassen (hierzu finden sich viele Beispiele im Netz) und statt die einzelnen Dokumente zu speichern, sie eben als E-Mail versenden zu lassen. Ich selbst hab dazu kein Beispiel parat.
     
    Gerhard H, 20. Juni 2013
    #13
  14. Hallo Gerhard,
    mit dem Datenbank Tool hat es wunderbar geklappt. Man kann die verschiedenen Schreiben so auch als Email versenden.

    Ich habe in der Bearbeitung des Datenbank-Feldes lediglich das dynamische Mergefeld noch in Gänsehäckchen gesetzt. Vorher hatte ich immer wieder Fehlermeldungen.

    Kleiner Tipp an alle, die diese Anleitung auch mal benötigen. Es ist wirklich wichtig, dass ihr die richtigen Datenblätter auswählt und am besten die Daten im Datenbankfeld in ein Tabellenblatt und die Email samt Ansprechpartner und anderer "normaler" Mergefelder in eine anderes Tabellenblatt. Grundlage für den Serienbrief ist immer das Tabellenblatt mit der Email. Für die Verknüpfung mit der Datenbank nehmt ihr dann das andere Tabellenblatt.

    Lieber Gerhard, vielen Dank für deine super Anleitung
    und allen anderen Viel Glück beim selbst probieren.
     
    Frogribbit, 25. Juni 2013
    #14
  15. Gerhard H Erfahrener User
    Hallo Frog,

    schön, dass es geklappt hat. Aber kannst du mir bitte genau sagen, wo du noch Gänsefüßchen angebracht hast und welche (doppelte, einfache)?

    Bei mir ist es nämlich so, dass ich Fehlermeldungen kriege, wenn ich das dynamische Feld mit solchen versehe.
     
    Gerhard H, 26. Juni 2013
    #15
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