Office: Serienbrief Word/Excel Filter wie speichern?

Hallo Word und Excel Spezialisten!

Ich habe in Excel 2003 eine Tabelle mit Namen, Adressen und weiteren Feldern.
In Word 2003 nutze ich nun den Serienbriefassistenten und als Datenquelle die .xls Datei.
Über "Empfängerliste bearbeiten..." komme ich in die Seriendruckempfänger und kann dort meine Auswahl filtern, was auch klappt.

Nun habe ich aber etliche verschiedene, teils recht komplexe Filter, die ich bei jedem Serienbrief erneut in Word eingeben muss.

In Excel selber kann ich ja solche Filter über benutzerdefinierte Ansichten speichern, jedoch gelingt es mir nicht, damit einen Serienbrief (nur) mit den gefilterten Datensätzen zu erstellen.

Gibt es eine Möglichkeit, solche Ansichten bzw. Filterkombinationen zu speichern, damit sie nicht bei jedem Serienbrief erneut eingegeben werden müssen?
Wenn ja, wie?

Vielen Dank schon jetzt für Eure Unterstützung!

Arno

 

Hallo Arno,

falls du Access zur Verfügung hast, wäre das DIE Lösung. Einfach für jede Gelegenheit eine Abfrage erstellen und die entsprechende Query dann von Word aus als Datenquelle verwenden.

 

Hallo cpt. Nemo,

vielen Dank für den Tipp. Ich hatte leider vergessen zu erwähnen, dass nur die Small Business Version von Office 2003 zur Verfügung steht, da ist kein Access enthalten.

Hat noch jemand eine Idee?

Arno

 

Hallo Arno,

dann bleibt wohl nur noch die "Ochsentour". Öffne eine zweite, leere Mappe in Excel und dann Daten -> Externe Daten -> Neue Abfrage erstellen ...
Ja, und dann die Quelldatei öffnen und die entsprechenden Filterkriterien festlegen. Solch eine Query kannst du speichern.

 

Hallo cpt. Nemo,

ja, so habe ich es ausprobiert. Die Query wird in einer .dqy Datei gespeichert.
Diese kann ich dann tatsächlich in Word im Serienbriefassistenten als Datenquelle öffnen und die Abfrage der gefilterten Daten klappt perfekt!

So kann man Filter (auch einigermaßen komplexe) erstellen, und speichern, und man spart bei sich selten ändernden Abfragen das manuelle Einstellen des Filters, super!
Immerhin schon mal eine Möglichkeit.

Sollte jemand noch etwas anderes kennen (ich habe mal gehört, dass man mit Word-Vorlagen .dot auch Abfragen und Filter speichern können soll....), bitte gern melden.

Dir, cpt. Nemo, nochmals herzlichen Dank für den Tipp mit den .dqy Queries.

Arno