Office: Sortieren von Datensätzen in benutzerdefinierter Reihenfolge

Sortieren von Datensätzen in benutzerdefinierter Reihenfolge
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Es kann vorkommen, dass Sie Daten nicht alphabetisch oder numerisch, sondern nach benutzerdefinierter Reihenfolge (auch als benutzerdefinierte oder logische Reihenfolge bezeichnet) sortieren möchten. So ist beispielsweise das Sortieren von Werktagen, sodass der Montag zuerst angezeigt wird, sinnvoller als das Sortieren in alphabetischer Reihenfolge, wobei der Freitag zuerst angezeigt wird. Sie können Daten in der Datenblattansicht einer Tabelle oder Abfrage oder in der Formularansicht eines Formulars sortieren.

Inhalt dieses Artikels
Sortieren einer kleinen, endlichen Anzahl von eindeutigen Feldwerten

Sortieren einer Vielzahl von eindeutigen Feldwerten

Sortieren einer kleinen, endlichen Anzahl von eindeutigen Feldwerten
In diesem Verfahren schreiben Sie einen Ausdruck, der die Funktion IIf verwendet, um die Titel der Mitarbeiter zu ordnen.

Erstellen Sie zuerst eine Tabelle, die drei Felder enthält: Title, FirstName und LastName. Geben Sie im Feld Titel die folgenden Werte für vier neue Einträge ein:

• Inside Sales Coordinator
  
• Vertriebsleiter
  
• Vertriebsmitarbeiter
  
• Vizepräsident, Vertrieb
  

Geben Sie in den Feldern "vorName" und "Nachname" der vier Datensätze die gewünschten Namen ein.

1. Öffnen Sie nun die Tabelle in der Datenblattansicht.
   
2. Klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Sortieren und Filtern auf Erweitert und dann im Kontextmenü auf Spezialfilter/-sortierung.
   
3. Fügen Sie das gewünschte Feld, z. b. vorName, Nachname und Titel, zum Raster hinzu.
   
4. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Zeile Feld in der ersten leeren Spalte, klicken Sie auf Zoom, und geben Sie dann den folgenden Ausdruck ein:
   
   IIf ([Title] = "Vizepräsident, Umsätze", 1, Wenn([title] = "Verkaufs Manager", 2, Wenn([title] = "Vertriebsmitarbeiter", 3, Wenn([title] = "Insider Sales Coordinator"; 4, 5) )))
   
   Titel ist der Name des Felds, das die Werte enthält, die in der Rangfolge stehen. Die in Anführungszeichen eingeschlossenen Werte sind die einzelnen Werte, die im Feld gespeichert sind. Der numerische Wert, der folgt, ist der ihm zugewiesene Rang. Der vorhergehende Ausdruck ordnet die Ränge 1 bis 4 zu vier unterschiedlichen Titeln zu und weist allen anderen Rang 5 zu. Wenn Sie die Sortierung ausführen, werden die Titel, die in diesem Ausdruck nicht erwähnt werden, demselben Rang (5) zugewiesen.
   
5. Klicken Sie in der Zeile Sortieren für die Spalte, die den Ausdruck enthält, auf Aufsteigend.
   
6. Klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Sortieren und Filtern auf Filter ein/aus.
   
   Die Funktion IIf gibt den numerischen Wert zurück, der dem Wert im Feld Titel entspricht. Wenn der Wert im Feld "Titel" beispielsweise " Sales Manager" lautet, lautet die zugewiesene Zahl 2. Wenn ein Wert im Titelfeld nicht als Argument in der Funktion aufgeführt wird, z. b. District Coordinator , wird ihm die Zahl 5zugewiesen. Die Abfrage sortiert diese Zahlen dann in aufsteigender Reihenfolge.
   

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Sortieren einer Vielzahl von eindeutigen Feldwerten
Wenn Sie über eine große Anzahl von Werten verfügen, ist eine bessere Möglichkeit zum Sortieren von Daten die Erstellung einer Nachschlagetabelle.

Nehmen wir an, dass die Tabelle "Employees" auf mehr als 50 unterschiedliche Titel verweist. Sie müssen zunächst eine Nachschlagetabelle erstellen und die vorhandene Tabelle vorbereiten, um die neue Tabelle zu suchen. Anschließend verknüpfen Sie die beiden Tabellen und erstellen eine Abfrage.

Erstellen einer Nachschlagetabelle und Ändern der vorhandenen Tabelle

1. Erstellen Sie eine neue Nachschlagetabelle, in der die Titel gespeichert werden. Benennen Sie die Tabelle Titeltabelle, und legen Sie die Felder auf die in Klammern angegebenen Datentypen fest, wie in der folgenden Tabelle dargestellt:
   
2. [parsehtml]<table id="tblID0EAHABCABAAA"> <thead><tr><th><p> <b>Titel</b> <b> <br />-ID (AutoWert)</b> </p></th><th><p> <b>Titel<br />(Text)</b> </p></th></tr></thead> <tbody> <tr> <td> <p>1</p> </td> <td> <p>Vizepräsident, Vertrieb</p> </td> </tr> <tr> <td> <p>2</p> </td> <td> <p>Vertriebsleiter</p> </td> </tr> <tr> <td> <p>3</p> </td> <td> <p>Vertriebsmitarbeiter</p> </td> </tr> <tr> <td> <p>4</p> </td> <td> <p>Inside Sales Coordinator</p> </td> </tr> </tbody> </table>[/parsehtml] Legen Sie das Feld "Titel-Nr" als Primärschlüssel fest.
   
3. Ändern Sie die Tabelle Employee so, dass die Tabelle Titeltabelle nachgeschlagen wird.
   
   • Ändern Sie in der Entwurfsansicht den Namen des Titel Felds in Titel-Nr.
     
   • Ändern Sie in der Spalte Datentyp den Datentyp in Number.
     
   Ändern Sie auf der Registerkarte Allgemein unter feldEigenschaftendie Feldgröße in lange Ganzzahl.
   
4. Speichern Sie die Tabelle, und ignorieren Sie die Warnung zum Verlust von Daten.
   
5. Wechseln zur Datenblattansicht
   
6. Füllen Sie die Spalte titles mit dem Titel-Wert aus, der dem Titelwert entspricht.
   
   Geben Sie z. b. für Datensätze, bei denen der Titelwert "Sales Manager" lautet, 2ein. Geben Sie für den Vertriebsmitarbeiter 3ein.
   
7. Speichern und schließen Sie die Tabelle.
   

Verknüpfen der beiden Tabellen

1. Klicken Sie auf der Registerkarte Datenbanktools in der Gruppe Beziehungen auf Beziehungen.
   
2. Klicken Sie auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Beziehungen auf Tabelle anzeigen.
   
3. Wählen Sie Titeltabelle und Mitarbeiteraus, und klicken Sie auf Hinzufügen , um Sie dem Fenster "Beziehungen" hinzuzufügen. Schließen Sie das Dialogfeld Tabelle anzeigen.
   
4. Ziehen Sie das Feld "Titel-Nr" aus der Tabelle "Titeltabelle" in das Feld "Titel-Nr" in der Tabelle "Mitarbeiter".
   
   Das Dialogfeld Beziehungen bearbeiten wird geöffnet.
   
5. Stellen Sie sicher, dass die Feldnamen, die in den beiden Spalten angezeigt werden, sowohl die Titel-als auch das Feld " Beziehungstyp " als 1: nanzeigen. Bei Bedarf können Sie die Feldnamen ändern.
   
6. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Mit referenzieller Integrität.
   
7. Klicken Sie auf Erstellen, um die Beziehung zu erstellen.
   
   Das Dialogfeld Beziehungen bearbeiten wird geschlossen, und die Änderungen werden gespeichert.
   
8. Schließen Sie die Registerkarte Beziehungen .
   

Erstellen einer Abfrage

1. Klicken Sie auf der Registerkarte Erstellen in der Gruppe Abfragen auf Abfrageentwurf.
   
2. Klicken Sie im Dialogfeld Tabelle anzeigen auf die Registerkarte Tabellen , doppelklicken Sie auf Mitarbeiter, und doppelklicken Sie dann auf Titeltabelle.
   
3. Schließen Sie das Dialogfeld Tabelle anzeigen.
   
4. Fügen Sie die Felder "EmployeeID", "Nachname" und "FirstName" aus der Tabelle "Employees" und dem Feld "Titel" aus der Tabelle "Titeltabelle" zum Abfrageentwurfsbereich hinzu.
   
5. Wechseln zur Datenblattansicht
   

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