Office: Sortieren von Datensätzen nach Text, numerischen Werten oder Datumsangaben

Sortieren von Datensätzen nach Text, numerischen Werten oder Datumsangaben
Access 2007 Mehr... Weniger Das Sortieren von Daten kann eine große Rolle dabei spielen, einen Bericht oder eine Form effektiv und benutzerfreundlich zu gestalten. Beispielsweise ist ein Produktkatalog, in dem die Produkte in alphabetischer Reihenfolge oder auf der Basis des VK-Preises aufgelistet sind, viel einfacher zu verwenden als eine, die die Elemente in zufälliger Reihenfolge auflistet.

In diesem Thema wird erläutert, wie Sie Datensätze sortieren, wenn Sie eine Tabelle, eine Abfrage, ein Formular oder einen Bericht anzeigen und entwerfen.

Inhalt dieses Artikels
Einführung

Sortieren der Datensätze in einer Ansicht

Entfernen einer Sortierreihenfolge

Speichern einer Sortierreihenfolge mit einem Objekt

Einführung
Sie können die Datensätze in einer Tabelle, einer Abfrage, einem Formular oder einem Bericht in einem oder mehreren Feldern sortieren. Bei minimaler Entwurfsarbeit können Sie und die Benutzer Ihres Formulars oder Berichts auswählen, wie die Datensätze sortiert werden sollen.

Wenn Sie beispielsweise den Bericht "Produktkatalog" entwerfen, können Sie die Produkte in alphabetischer Reihenfolge auflisten. Die Reihenfolge, die Sie beim Entwerfen eines Objekts auswählen, wird zur Standardsortierreihenfolge des Objekts. Wenn Sie die Abfrage oder den Bericht anzeigen, kann jeder Benutzer die Datensätze nach Wunsch sortieren, beispielsweise nach dem Preis oder nach Lieferanten.

Hinweis: Eine Ansicht kann nach einem beliebigen Feld sortiert werden, das in der Ansicht angezeigt wird, mit Ausnahme von Feldern, die Anlagen oder OLE-Objekte enthalten.

Sie können Ihre Ergebnisse optimieren, indem Sie Datensätze in mehr als einem Feld sortieren. Beim Sortieren in mehreren Feldern ist es wichtig, die so genannten äußersten und innersten Sortierfelder zu identifizieren. Das Festlegen der entsprechenden Felder als innere und äußere Sortierfelder ist erforderlich, um die gewünschten Ergebnisse zu erhalten. Angenommen, Sie möchten die Tabelle "Kontakte" in den Feldern "Vorname" und "Nachname" sortieren. Wenn Sie die Vornamen von A bis z (oder z bis A) innerhalb der einzelnen Nachnamen sortieren möchten, ist FirstName das innerste Feld. Wenn Sie hingegen die Nachnamen in jedem Vornamen sortieren möchten, ist Nachname das innerste Feld. Anders formuliert, werden die Datensätze zuerst im Feld Nachname und dann im Feld FirstName als nächstes (Innerstes) sortiert.





1. Nachname ist das äußerste Feld, und FirstName ist das innerste Feld

2. FirstName ist das äußerste Feld, und Nachname ist das innerste Feld

Beachten Sie beim Anwenden von Sortierreihenfolgen, dass Zahlen, Text und Sonderzeichen entsprechend den ausgewählten sprach-und Regionaleinstellungen Ihres Computers sortiert werden. Wenn die im Dialogfeld " Access-Optionen " festgelegten sprach-und Regionseinstellungen nicht mit den in der Systemsteuerung angegebenen übereinstimmen, stimmen die resultierenden Sortierreihenfolgen möglicherweise nicht mit Ihren Erwartungen überein.

Überprüfen oder Ändern der Standardsprache oder-Region

Um die Spracheinstellungen in Access zu überprüfen, klicken Sie auf Datei > Optionen. Überprüfen oder ändern Sie auf der Registerkarte Allgemein unter Erstellen von Datenbankenden Wert im Listenfeld neue Datenbanksortierreihenfolge . Setzen Sie die Option auf Allgemein , wenn Sie eine der folgenden Sprachen verwenden möchten: Afrikaans, Albanisch, Arabisch, Baskisch (Baskisch), Bulgarisch, Weißrussisch, Katalanisch, Niederländisch, Englisch, Färöisch, Farsi, Deutsch-Standard, Griechisch, Hebräisch, Hindi, Indonesisch, Italienisch, Malaiische, Portugiesisch, Russisch, Serbisch, Swahili und Urdu. Beachten Sie, dass sich diese Einstellung nur auf neue Datenbanken auswirkt. Um diese Einstellung auf eine vorhandene Datenbank anzuwenden, komprimieren Sie zunächst die Datenbank.

So komprimieren Sie die Datenbank:

• Klicken Sie auf Daten Bank Tools > Datenbank komprimieren und reparieren.
  

Informationen zum Überprüfen der regionalen Einstellungen für Ihren Computer finden Sie unter Ändern der Windows-Ländereinstellungen, um die Darstellung einiger Datentypen zu ändern.

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Sortieren der Datensätze in einer Ansicht
Hinweis: In Access unterscheidet sich das Sortieren eines Berichts etwas vom Sortieren einer Tabelle, einer Abfrage oder eines Formulars.

Sortieren eines Berichts

Sortieren einer Tabelle, einer Abfrage oder eines Formulars

Sortieren eines Berichts

1. Öffnen eines Berichts in der Layout-oder Entwurfsansicht
   
2. Wenn der Bereich Gruppieren, Sortieren und Summe nicht geöffnet ist, klicken Sie in der Gruppe Gruppierung & Summen (auf der Registerkarte Format in der Layoutansicht oder auf der Registerkarte Entwurf in der Entwurfsansicht) auf Gruppieren & sortieren.
   
3. Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:
   
   • Wenn der Bericht weder gruppiert noch sortiert ist, klicken Sie im Bereich Gruppieren, Sortieren und Summe auf Gruppe hinzufügen , und wählen Sie dann das äußerste Sortierfeld aus. Klicken Sie auf den zweiten Dropdownpfeil, und wählen Sie aus, wie die Werte sortiert werden sollen. Klicken Sie auf mehrund dann auf den Pfeil rechts neben dem Abschnitt mit einem Kopfzeilenbereich, und wählen Sie ohne Kopfzeilenbereichaus. Wiederholen Sie diese Schritte für jedes Sortierfeld, wobei das innerste Sortierfeld unten angezeigt wird.
     
   • Wenn der Bericht bereits gruppiert oder sortiert ist, überprüfen Sie die vorhandenen Ebenen, und nehmen Sie die Änderungen sorgfältig vor. Verwenden Sie den ersten Dropdownpfeil, um ein Feld zu ändern. Klicken Sie auf den zweiten Dropdownpfeil, um die Reihenfolge zu ändern. Wenn Sie eine Gruppierungsebene nur auf eine Sortierebene ändern möchten, ändern Sie den Abschnitt mit einem Kopfzeilenbereichohne Kopfzeilenbereich.
     

Tipp: Wenn Sie einen Bericht in einem einzelnen Feld sortieren möchten, öffnen Sie den Bericht in der Layoutansicht, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Feld, und wählen Sie den gewünschten Sortierbefehl aus. Wenn Sie beispielsweise das Feld Age auswählen, klicken Sie entweder auf die kleinste oder die größte Sortierung oder auf die kleinsteGröße sortieren. Wenn der Bericht gruppiert ist oder Sie nach mehreren Feldern sortieren möchten, müssen Sie den Bereich Gruppieren, Sortieren und Summe verwenden.

Sortieren einer Tabelle, einer Abfrage oder eines Formulars

1. Identifizieren Sie die Felder, nach denen Sie sortieren möchten. Wenn Sie nach zwei oder mehr Feldern sortieren möchten, identifizieren Sie die Felder, die als innerste und äußerste Sortierfelder fungieren sollen.
   
2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine beliebige Stelle der Spalte oder des Steuerelements, die dem innersten Feld entspricht, und klicken Sie auf einen der Sortierbefehle. Die Befehle variieren je nach Art der Daten, die im ausgewählten Feld enthalten sind.
   
   Hinweis: Wenn Sie Daten für ein Feld mit dem Datentyp "Ja/Nein" sortieren, wird der Wert "Ja", "wahr" oder "ein" als "ausgewählt" und der Wert "Nein", "falsch" oder "aus" als "deaktiviert" betrachtet. Das standardmäßige Display für diesen Feldtyp ist ein Kontrollkästchen, das Sie aber so festlegen können, dass es als Textfeld oder Kombinationsfeld angezeigt wird. Wenn Sie das Feld Anzeige für diesen Feldtyp in ein Textfeld oder Kombinationsfeld ändern, wird es immer noch als "ausgewählt" oder "deaktiviert" sortiert.
   
   
   
   
   
   1. Zahl, Währung, AutoWert
   
   2. kurzer Text (Text), langer Text (Memo), Hyperlink
   
   3. Ja/Nein
   
   4. Datum/Uhrzeit
   
3. Wiederholen Sie den vorherigen Schritt für jedes Sortierfeld, das mit dem äußersten Sortierfeld endet.
   
   Die Datensätze werden entsprechend der Sortierreihenfolge neu angeordnet.
   
   Hinweis: Wenn ein Textfeld leere Zeichenfolgen enthält und in aufsteigender Reihenfolge sortiert ist, werden die Datensätze mit NULL-Werten zuerst aufgelistet, dann die Datensätze mit leeren Zeichenfolgen und dann die Datensätze mit nicht leeren Werten.
   
   Informationen zum Behandeln von Sonderzeichen, führenden Leerzeichen und negativen Werten beim Sortieren
   
   Wenn ein Wert in einem Feld mit einem Sonderzeichen beginnt, beispielsweise mit einem Bindestrich, einer Klammer oder einem anderen Symbol, wird beim Sortieren in aufsteigender Reihenfolge folgendes Verhalten beobachtet:
   
   • Werte, die mit einem Leerzeichen beginnen, werden vor alphanumerischen Werten angezeigt.
     
   • Werte, die in Anführungszeichen eingeschlossen sind, folgen Werten, die mit einem Leerzeichen beginnen, aber den alphanumerischen Werten vorangestellt werden.
     
   • Werte, die mit dem Minuszeichen (-) beginnen, stehen vor Werten, die mit dem Pluszeichen (+) beginnen.
     
   • Für alle anderen Symbole wird die Reihenfolge bestimmt, indem die ASCII-Zeichencodes der Zeichen betrachtet werden. Der Code für das Dollar Symbol ($) lautet beispielsweise 36, und der Code für das Gleichheitszeichen (=) ist 61, sodass Werte, die mit $ beginnen, vor Werten angezeigt werden, die mit = beginnen.
     
     Wenn Sie diese Reihenfolge außer Kraft setzen möchten, können Sie das erste Zeichen aller Werte im Feld ignorieren. Diese Vorgehensweise funktioniert, wenn die Werte im Feld immer mit einem einzelnen Sonderzeichen wie einem Minuszeichen oder mit der gleichen Anzahl von Sonderzeichen beginnen – auf diese Weise wissen Sie, wie viele Zeichen ignoriert werden. Schritt-für-Schritt-Informationen zum Sortieren nach partiellen Werten finden Sie im Artikel Sortieren von Datensätzen basierend auf partiellen Werten in einem Feld. Wenn die Anzahl der zu ignorierenden Zeichen variiert, können Sie eine benutzerdefinierte Sortierreihenfolge angeben. Schritt-für-Schritt-Informationen finden Sie im Artikel Sortieren von Datensätzen in benutzerdefinierter Reihenfolge.
     

Beachten Sie, dass eine Sortierreihenfolge nur aus einem einzelnen Feld entfernt werden kann. Um die Sortierung aus allen Sortierfeldern zu entfernen, klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe & Filter sortieren auf alle Sortierungen Löschen, und wenden Sie dann die gewünschten Sortierreihenfolgen an.

Weitere Sortier Szenarien    

Wenn Sie die Sortierbefehle verwenden, werden der Datentyp des Felds und die vollständigen Werte der einzelnen Felder verwendet, um die Reihenfolge der Datensätze zu ermitteln. Was ist aber, wenn Sie Textwerte wie Montag, Dienstag usw. in benutzerdefinierter Reihenfolge und nicht in alphabetischer Reihenfolge sortieren möchten? Oder möchten Sie ein Textfeld sortieren, das IP-Adressen enthält? Lesen Sie die folgenden Themen, wenn Ihre Sortieranforderungen nicht von den Sortier Befehlen erfüllt werden:

• Sortieren von Datensätzen auf der Grundlage von Teilwerten in einem Feld Möchten Sie Datensätze auf der Grundlage der ersten oder letzten Zeichen in einem Feld Sortieren? Wenn Sie mit dem Schreiben einfacher Ausdrücke vertraut sind, lesen Sie dieses Thema, in dem erläutert wird, wie Ausdrücke zum Extrahieren von partiellen Werten verwendet werden.
  
• Sortieren von Datensätzen mit Berücksichtigung der Groß-/Kleinschreibung Access ignoriert die Groß-/Kleinschreibung von Textwerten. Beispielsweise werden die Werte Smith und Smith als identisch behandelt, und Sie können nicht steuern, welche zuerst angezeigt werden. Lesen Sie dieses Thema, wenn Sie die Groß-/Kleinschreibung sortieren möchten.
  
• Sortieren von Datensätzen nach in einem Textfeld gespeicherten numerischen Werten Sehen Sie Datensätze, die für die einzelnen Ziffern und nicht für den numerischen Wert sortiert sind? Wenn beispielsweise Datensätze mit den Werten 11 und 121 vor Datensätzen mit den Werten 2 oder 25 angezeigt werden, lesen Sie diesen Artikel.
  
• Sortieren von Datensätzen in benutzerdefinierter Reihenfolge Wenn Sie bestimmte Werte wie Namen von Tagen (Montag, Dienstag usw.) oder Mitarbeiter Titel (Manager, Director) in einer für Sie aussagekräftigen Reihenfolge sortieren möchten, lesen Sie diesen Artikel.
  
• Sortieren von IP-Adressen Ein Feld, in dem IP-Adressen gespeichert sind, enthält mehrere Zahlen und Punkte (.), sodass eine einfache Text-oder numerische Sortierung für IP-Adressen nicht funktionieren kann. In diesem Thema erfahren Sie, wie Sie IP-Adressen sortieren.
  

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Entfernen einer Sortierreihenfolge

• Wenn Sie eine Sortierreihenfolge aus einer Tabelle, einer Abfrage oder einem Formular entfernen möchten, klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe & Filter sortieren auf alle Sortierungen löschen.
  
  Dadurch wird die Sortierreihenfolge aus allen Feldern in der Ansicht entfernt.
  
• Wenn Sie eine Sortierreihenfolge aus einem Bericht entfernen möchten, öffnen Sie den Bereich Gruppieren, Sortieren und Summe , indem Sie in der Gruppe Gruppierungs & Summen auf Gruppe & sortieren klicken (auf der Registerkarte Format in der Ansicht Layout auf der Registerkarte Entwurf in der Entwurfsansicht). Klicken Sie dann auf die Sortierebene, die Sie entfernen möchten, und klicken Sie auf Löschen. Ein Eintrag, der einem Sortierfeld entspricht, beginnt mit den Wörtern Sortieren nach. Vermeiden Sie das Löschen von Einträgen, die mit Group bybeginnen, da dadurch das Design des Berichts geändert wird.
  

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Speichern einer Sortierreihenfolge mit einem Objekt
Die zuletzt angewendete Sortierreihenfolge wird automatisch mit der Tabelle, Abfrage, dem Formular oder dem Bericht gespeichert. Wenn Sie möchten, dass Sie beim nächsten Öffnen des Objekts automatisch angewendet wird, stellen Sie sicher, dass die BeimLadenSortieren -Eigenschaft des Objekts auf Jaeingestellt ist.

Da die zuletzt angewendete Sortierreihenfolge von Zeit zu Zeit geändert wird, möchten Sie möglicherweise eine dauerhafte (oder standardmäßige) Sortierreihenfolge definieren. Sie können eine Standardsortierreihenfolge für eine Abfrage oder einen Bericht angeben. Es ist wichtig zu beachten, dass die Standardsortierreihenfolge zwar nicht von der aktuellen oder zuletzt gespeicherten Sortierreihenfolge überschrieben wird, aber erst in Kraft tritt, wenn die aktuelle oder zuletzt gespeicherte Sortierreihenfolge aus der Ansicht entfernt wird.

• Wenn Sie eine Standardsortierreihenfolge für eine Abfrage definieren möchten, öffnen Sie Sie in der Entwurfsansicht. Fügen Sie die Sortierfelder dem Entwurfsbereich hinzu, und geben Sie in der Zeile Sortieren die gewünschte Reihenfolge an.
  
• Wenn Sie eine Standardsortierreihenfolge für den Bericht definieren möchten, verwenden Sie den Bereich Gruppieren, Sortieren und Summe in der Layout-oder Entwurfsansicht. Schritt-für-Schritt-Informationen finden Sie im Abschnitt Sortieren eines Berichts.
  

Wenn Sie die in der Standardsortierreihenfolge sortierten Datensätze anzeigen möchten, klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe & Filter sortieren auf alle Sortierungen löschen. Dadurch wird der aktuelle oder zuletzt gespeicherte Filter aus der Ansicht entfernt, und Sie können die Datensätze in der Standardreihenfolge anzeigen.

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