Office: Suchen nach Personen und Kontakten

Suchen nach Personen und Kontakten
Outlook für Microsoft 365 Outlook 2019 Outlook 2016 Outlook 2013 Outlook 2010 Outlook 2007 Mehr... Weniger Ganz gleich, ob Sie nur einige wenige, mehrere hundert oder mehr als tausend Kontakte haben – es kommt vor, dass Sie lieber nach einem Kontakt suchen als durch eine lange Liste von Kontakten scrollen möchten. Für die Suche nach Personen und Kontakten in Outlook gibt es mehrere Möglichkeiten.

Neuere Versionen Office 2010 Office 2007  Es gibt mehrere unterschiedliche Möglichkeiten, mit denen Sie nach einem Kontakt suchen können. Sie können das Feld "Personen suchen" im Menüband in jedem beliebigen Outlook-Ordner verwenden, während des Verfassens einer neuen Nachricht oder Besprechung suchen oder im Outlook-Bereich "Personen" (dem früheren Ordner "Kontakte") suchen.

Suchen nach einem Kontakt über das Feld "Personen suchen" im Menüband
Dies ist die einfachste, schnellste Möglichkeit für die Suche nach einem Kontakt. Setzen Sie den Cursor in das Feld "Personen suchen", und geben Sie die Anfangsbuchstaben vom Vornamen oder der E-Mail-Adresse der gesuchten Person ein. Während Ihrer Eingabe verfeinert Outlook ständig die Suche. Wenn Sie beispielsweise den Buchstaben k eingeben, gibt Outlook Übereinstimmungen wie Kasper, Killian und Klarissa zurück. Wenn Sie ka eingeben, verfeinert Outlook diese Liste auf Kasper.

Suchen nach einem Kontakt während des Verfassens einer neuen Nachricht
Wenn Sie in einer neuen Nachricht die Schaltflächen "An", "Cc" oder "Bcc" auswählen, zeigt Outlook Ihr Standardadressbuch an. Falls Sie ein Exchange- oder Microsoft 365-Konto besitzen, ist dies die globale Adressliste Ihrer Organisation. Verwenden Sie ein POP- oder IMAP-Konto, wird Ihr Ordner "Kontakte" angezeigt.

Wenn Sie mehrere Kontaktordner oder Adressbücher haben, können Sie über die Dropdownliste unter "Adressbuch" dazwischen auswählen. In diesem Fall wird eine Liste von Kontakten angezeigt, die nach Name alphabetisch sortiert ist.

Geben Sie für Ihre Suche einen Teil des Kontaktnamens im Feld "Suchen" ein, und wählen Sie "Gehe zu" aus. Sie können das Optionsfeld "Weitere Spalten" auswählen, um nach anderen Feldern zu suchen, einschließlich Abteilung, Telefonnummer und Ort. Nachdem Outlook eine Liste von Kontakten zurückgegeben hat, doppelklicken Sie auf den Kontakt, den Sie im Feld "An" hinzufügen möchten, oder wählen Sie den Kontakt aus, und klicken Sie auf "An", "Cc" oder "Bcc", um ihn in den entsprechenden Feldern hinzuzufügen.

Suchen nach einem Kontakt im Bereich "Personen"

1. Wählen Sie unten auf dem Bildschirm Personen aus.
   
   
   
   
   
   
2. Setzen Sie den Cursor oberhalb Ihrer Kontaktliste in das Feld Kontakte suchen.
   
   
   
   
   
   Hinweis: Das Feld "Kontakte suchen" am Anfang Ihrer Liste von Kontakten ist anders als das Feld Personen suchen oben rechts im Outlook-Menüband. Über das Feld "Personen suchen" können Sie nur nach Namen und E-Mail-Adressen suchen. Über das Feld "Kontakte suchen" suchen Sie nach Telefonnummern, Adressen, Firmennamen und mehr.
   
   
   
   
   
   
3. Geben Sie den Namen der Person oder eine andere Information ein, die Sie suchen möchten – z. B. eine Telefonnummer oder ein Firmenname.
   
   Tipp: Sie können nach vollständigen Informationen oder Teilinformationen suchen. Wenn Sie beispielsweise nach einer Person namens Gebhard Peters suchen, können Sie den vollständigen Namen oder "pet" eingeben, also die ersten drei Buchstaben des Nachnamens.
   
   
4. Outlook zeigt Suchergebnisse in Kartenform mit Kontaktfoto, E-Mail-Adresse, Geschäfts- oder Privatadresse und Telefonnummern an. Wählen Sie aus den Suchergebnissen die gewünschte Person aus.
   
   Hinweis: Während Ihrer Eingabe verfeinert Outlook seine Suche. Wenn Sie beispielsweise den Buchstaben "J" eingeben, gibt Outlook Ergebnisse zurück, die "Jan", "Johan", "Jonas", "Jana" und "Jule" enthalten. Wenn Sie "Jul" eingeben, gibt Outlook Ergebnisse zurück, die "Juliane" und "Jule" in einem beliebigen Feld enthalten, einschließlich Firmenname, E-Mail-Adresse und Postanschrift.
   
   

Eingrenzen der Suche
Erhalten Sie zu viele Ergebnisse, wenn Sie nach vollständigen Informationen oder Teilinformationen suchen? Dann empfiehlt es sich, die Suche einzugrenzen. Wenn Sie auf der Registerkarte Personen das Feld Personen suchen auswählen, wird die Registerkarte Suchtools angezeigt.

Tipp: Sie können auch STRG+E drücken, um die Registerkarte Suchtools zu öffnen.





Ihnen stehen viele Optionen zum Eingrenzen Ihrer Suche zur Verfügung, einschließlich der folgenden Optionsgruppen auf der Registerkarte Suchtools:

• Bereich   : Hiermit können Sie die Ordner ändern, die durchsucht werden sollen.
  
  
• Verfeinern   : Hiermit können Sie nach Personen suchen, in deren Kontaktinformationen Telefonnummern oder andere spezifische Informationstypen enthalten sind.
  
  
• Optionen   : Hiermit können Sie vorherige Suchvorgänge erneut verwenden oder die erweiterte Suche ändern.
  
  

Führen Sie in Kontakte eine der folgenden Aktionen aus:

• Geben Sie den Namen oder andere Kontaktinformationen im Feld Kontakte durchsuchen ein.
  
  
  
  
  
  
• Drücken Sie STRG+E.
  
  

Sie können nach vollständigen Informationen oder Teilinformationen suchen. Beispielsweise können Sie einen Teil einen Firmennamens oder einer Telefonnummer eingeben.

• Klicken Sie in einer der Kartenansichten, z. B. Visitenkarten oder Adresskarten, auf einen Buchstaben im alphabetischen Index neben den Karten.
  
  
• Klicken Sie in einer Tabellenansicht, z. B. Telefonliste oder Nach Firma auf eine Spaltenüberschrift, um die Kontakte nach den der Spalte zugeordneten Kriterien zu sortieren. Einige Beispiele für Spaltenüberschriften sind Vollständiger Name, Position, Unternehmen und Kategorien.
  
  

Sie können auch in jedem beliebigen Ordner in Outlook nach Kontakten suchen. Gehen Sie dazu folgendermaßen vor:

• Geben Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Suchen im Feld Kontakt suchen den Namen des Kontakts ein.
  
  Sie können einen Teil eines Namens (z. B. "Jule H"), einen Vor- oder Nachnamen, eine E-Mail-Adresse, einen Anzeigenamen oder einen Firmennamen eingeben.
  
  

Eingrenzen der Suche
Wenn Sie auf das Feld Kontakte durchsuchen klicken, wird die Registerkarte Suchtools angezeigt. Mit den Suchbefehlen können Sie Ihre Suche verfeinern, um einen Kontakt zu finden.

• Bereich   : Hiermit können Sie die Outlook-Ordner ändern, die durchsucht werden sollen.
  
  
• Verfeinern   : Hiermit können Sie Elemente basierend auf Kategorien, oder nur Einträge mit bestimmten Telefonnummern oder Adressen bzw. bestimmte ausgewählte Kontaktfelder durchsuchen.
  
  
• Optionen   : Hiermit können Sie vorherige Suchvorgänge überarbeiten und erneut verwenden oder die erweiterten Suchoptionen ändern.
  
  

Suchen vom Posteingang aus
Sie können auch in jedem beliebigen Ordner in Ihrem Posteingang nach Kontakten suchen.

• Geben Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Suchen im Feld Kontakt suchen den Namen der gesuchten Person ein.
  
  Sie können einen Namen teilweise, einen Vor- oder Nachnamen, eine E-Mail-Adresse, einen Anzeigenamen oder einen Firmennamen eingeben.
  
  

Suche unter Verwendung des Felds "Adressbücher durchsuchen"

• Geben Sie auf der Standard-Symbolleiste im Feld Adressbücher durchsuchen den Namen des gesuchten Kontakts ein. Ihre Outlook-Kontakte werden zuerst durchsucht. Wird keine Übereinstimmung gefunden, werden alle anderen verfügbaren Adressbücher, einschließlich aller hinzugefügten Adressbücher, durchsucht.
  
  Tipp: Sie können auch einen Teil eines Namens (z. B. "Jule H"), einen Vor- oder Nachnamen, einen Anzeigenamen, einen E-Mail-Alias oder einen Firmennamen eingeben. Um einen Kontakt, nach dem Sie zuvor gesucht haben, schnell zu öffnen, klicken Sie auf den Pfeil neben dem Feld Adressbücher durchsuchen, und klicken Sie dann auf den gewünschten Namen.
  
  

Adressieren einer Nachricht, nachdem Sie den Namen oder die E-Mail-Adresse gefunden haben

1. Klicken Sie in einer neuen Nachricht im Nachrichtenkopf in die Felder An, Cc oder Bcc.
   
   
2. Geben Sie im Feld Suchen den Namen ein.
   
   
3. Doppelklicken Sie in der Liste Name auf den Namen, und klicken Sie dann auf OK.
   
   Warum wird die Namensliste (Spalte) im Adressbuch nicht angezeigt?
   
   Möglicherweise haben Sie bei der letzten Verwendung des Adressbuchs die Suchoption Weitere Spalten verwendet. Klicken Sie neben Suche auf Nur Name, um die Ansicht der Namensliste wiederherzustellen.
   
   
   
   
   
   

Weitere Suchmethoden
Suchen im Adressbuch
Wenn Sie in die An-, Cc- oder Bcc-Felder einer E-Mail-Nachricht einen Namen eingeben, überprüft Outlook automatisch, ob der eingegebene Name mit einem Namen im Adressbuch übereinstimmt. Wird eine Übereinstimmung gefunden, werden der Anzeigename und die E-Mail-Adresse übernommen, und Sie können die Nachricht senden. Wird keine Übereinstimmung gefunden, werden Sie mit dem Dialogfeld Namen überprüfen aufgefordert, weitere Informationen anzugeben. Sind die eingegebenen Buchstaben in mehreren Namen enthalten, können Sie den gewünschten Namen aus der Liste auswählen. Wird der Name nicht gefunden, müssen Sie möglicherweise in einem anderen Adressbuch suchen oder einen neuen Kontakt erstellen.

Wenn Sie in ein Feld eine E-Mail-Adresse oder einen Alias eingeben und die Person oder Verteilerliste im Adressbuch enthalten ist, wird der Anzeigename anstelle des eingegebenen Texts in das Feld eingefügt.

1. Klicken Sie auf der Standardsymbolleiste auf Adressbuch 
   
   .
   
   Tipp: Sie können das Adressbuch auch über das Menü Tools und in einer geöffneten Nachricht öffnen. Klicken Sie in der Nachricht auf der Registerkarte Nachricht in der Gruppe Namen auf Adressbuch.
   
   
2. Klicken Sie in der Liste Adressbuch auf das Adressbuch, in dem Sie nach Namen suchen möchten.
   
   Die Adressbücher in der Liste "Adressbuch", mit Ausnahme der globalen Adressliste (GAL), werden aus den Ordnern in Ihren Kontakten erstellt. Standardmäßig setzt sich das Outlook-Adressbuch aus den Inhalten Ihres primären Outlook-Kontakteordners zusammen. Andere Kontakteordner, die Sie erstellen, werden ebenfalls aufgeführt, sofern Sie nicht durch Festlegen einer entsprechenden Eigenschaft verhindern, dass diese angezeigt werden. Die Microsoft Exchange-GAL wird vom Administrator Ihrer Organisation erstellt und verwaltet.
   
   
   
   
3. Geben Sie in das Feld Suchen den Namen, oder einen Teil des Namens ein, nach dem Sie suchen möchten.
   
   
   
   
   
   Wenn Sie mithilfe anderer Informationen, z. B. Titel oder Ort, nach einem Namen suchen möchten, klicken Sie auf Weitere Spalten, und geben Sie die Informationen ein. In diesem Feld können Sie nach mehreren Kriterien suchen. Geben Sie nach jedem Kriterium ein Komma ein. Alle eingeschlossenen Spalten, für diese Informationen auch als Felder bezeichnet, werden durchsucht.
   
   Warum wird die Namensliste (Spalte) im Adressbuch nicht angezeigt?
   
   Möglicherweise haben Sie bei der letzten Verwendung des Adressbuchs die Suchoption Weitere Spalten verwendet. Klicken Sie neben Suche auf Nur Name, um die Ansicht der Namensliste wiederherzustellen.
   
   
   
   
   
   Hinweise: 
   
   • Wenn Sie den gewünschten Namen im durchsuchten Adressbuch nicht finden können, suchen Sie in einem anderen Adressbuch danach. Die Adressbuchliste kann mehrere Adressbücher, jeweils mit unterschiedlichen Informationen, enthalten.
     
     
     
     
   • Wenn Sie ein LDAP-Internetverzeichnis nach einer E-Mail-Adresse durchsuchen, können Sie entweder auf Beginnt mit oder Enthält klicken, um anhand des Anfangsbuchstaben bzw. anhand von Zeichen, die im Namen enthalten sind, nach einem Namen zu suchen.
     
     
   1. Klicken Sie im Dialogfeld Adressbuch in der Liste Adressbuch auf ein anderes Adressbuch.
      
      
   2. Um Kontakte aus Ihrer Outlook-Kontaktliste anzuzeigen, klicken Sie in der Liste Adressbuch unter Outlook-Adressbuch auf den Namen des gewünschten Kontakteordners.
      
      Ein Kontakt muss bereits über einen Eintrag im Feld E-Mail oder im Feld Fax enthalten, um im Outlook-Adressbuch/-Kontakteordner angezeigt zu werden.
      
      

Adressieren einer Nachricht, nachdem Sie den Namen oder die E-Mail-Adresse gefunden haben

1. Klicken Sie in einer neuen Nachricht im Nachrichtenkopf auf An, Cc oder Bcc.
   
   
2. Suchen Sie den Namen oder die E-Mail-Adresse anhand der im vorherigen Abschnitt, Suchen nach Namen im Adressbuch, beschriebenen Schritte.
   
   
3. Doppelklicken Sie auf den Namen oder die E-Mail-Adresse in der Liste im Adressbuch, und klicken Sie dann auf OK.
   
   Warum wird die Namensliste (Spalte) im Adressbuch nicht angezeigt?
   
   Möglicherweise haben Sie bei der letzten Verwendung des Adressbuchs die Suchoption Weitere Spalten verwendet. Klicken Sie neben Suche auf Nur Name, um die Ansicht der Namensliste wiederherzustellen.
   
   
   
   
   
   

Suchen unter Verwendung weiterer Informationen

1. Klicken Sie auf der Standardsymbolleiste auf Adressbuch 
   
   .
   
   Tipp: Sie können das Adressbuch auch über das Menü Tools und in einer geöffneten Nachricht öffnen. Klicken Sie in der Nachricht auf der Registerkarte Nachricht in der Gruppe Namen auf Adressbuch.
   
   
2. Klicken Sie in der Liste Adressbuch auf das Adressbuch, in dem Sie nach Namen suchen möchten.
   
   
   
   
   
   
3. Klicken Sie für das Feld Suchen auf Weitere Spalten.
   
   
4. Geben Sie die gesuchten Informationen oder einen Teil der gesuchten Informationen ein. Geben Sie z. B. eine Telefonnummer, einen Ort oder den Titel der Person ein.
   
   Hinweise: 
   
   • In diesem Feld können Sie nach mehreren Kriterien suchen. Geben Sie nach jedem Kriterium ein Komma ein. Alle eingeschlossenen Spalten, für diese Informationen auch als Felder bezeichnet, werden durchsucht.
     
     
   • Sie können den Namen der Person oder einen Teil des Namens in das Feld Suchen eingeben, um die Suchergebnisse zu verfeinern.
     
     
   • Wenn Sie die gesuchte Person nicht finden, müssen Sie möglicherweise in einem anderen Adressbuch suchen. Nicht alle Adressbücher enthalten dieselben Felder.
     
     

Suchen mithilfe der erweiterten Suche
Mit dem Feature "Erweiterte Suche" können Sie mehrere Stichwörter oder Kriterien verwenden, um jemanden zu finden. Dies ist vergleichbar mit der Suche, die mit der Option Weitere Spalten im Feld Suchen ausgeführt wird, allerdings geben Sie die Suchkriterien nicht durch Kommas getrennt in ein einziges Feld ein, sondern in separate Felder. Je nach den für eine Person eingegebenen Kontaktinformationen sind für die Suche möglicherweise nicht alle Felder gültig.

Mit der erweiterten Suche können Sie sehen, welche Felder mit den angegebenen Stichwörtern oder Kriterien durchsucht werden.

1. Klicken Sie auf der Standardsymbolleiste auf Adressbuch 
   
   .
   
   Tipp: Sie können das Adressbuch auch über das Menü Tools und in einer geöffneten Nachricht öffnen. Klicken Sie in der Nachricht auf der Registerkarte Nachricht in der Gruppe Namen auf Adressbuch.
   
   
2. Klicken Sie in der Liste Adressbuch auf das Adressbuch, in dem Sie nach Namen suchen möchten.
   
   
   
   
   
   
3. Klicken Sie auf Erweiterte Suche.
   
   
4. Geben Sie im Feld Suchen die Informationen in die entsprechenden Felder ein.
   
   
   
   
   
   Je mehr Informationen Sie angeben, desto genauer sind die Suchergebnisse.
   
   Hinweis: Wenn Sie die gesuchte Person nicht finden, müssen Sie möglicherweise in einem anderen Adressbuch suchen. Nicht alle Adressbücher enthalten dieselben Informationen.
   
   

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