Office: (Office 2003) Tabelle abhängig von DropDownliste anzeigen

Hallo Forum,

ich hab wieder eine Aufgabe bekommen eine Datenbank zu erstellen.
Ich bin wirklich anfänger und entschuldige mich jetz schon für evtl. banale fragen bzw meine unkenntnis ;-)

Also,
ich möchte gern das im Formular über eine Dropdownliste eine Firma ausgewählt wird und dadurch in diesem Formular die zugehörige Tabelle in einem Unterformular o.ä. angezeigt wird.
Wie mach ich das? :-)

Danke euch schon mal für die Hilfe im Voraus :-)

Liebe grüße
thommy

:)

 

Hallo Thommy,

wenn ich Dein Anliegen richtig verstehe, dann kannst Du ungefähr so vorgehen:

1. Schritt:
Du legst Dir eine Tabelle mit den Daten der Firmen an.
(Sorg bitte dafür, dass jeder DS eine eindeutige ID bekammt. Am besten nimmst Du dafür einen Autowert und nennst die Spalte "ID".)

2. Schritt:
Du erstellst Dir (mit dem Assistenten) ein neues Formular, das als Datenquelle die Tabelle mit den Firmendaten verwendet.

3. Schritt:
Du fügst in den Formularkopf des soeben erstellten Formulars ein Kombinationsfeld hinzu. Als Datenquelle nimmst Du die Tabelle mit den Firmendaten. Als Spalten nimmst Du die ID und den Firmennamen. Für die ID lässt Du die Spaltenbreite auf 0 einstellen. Das Kombinationsfeld benennst Du "cboSuche".

4. Schritt:
Im Ereignis After-Update des Kombinationsfeldes sorgst Du dafür, dass die Daten der ausgewählten Firma angezeigt werden. Dazu kannst Du folgenden Code verwenden:
Code:

HTH

 

Hallo,
wenn das Formular an eine Tabelle direkt, oder an einen gespeicherte Abfrage gebunden ist, wird beim Erstellen das Kombis mit dem Assistenten als dritte Option das Suchen angeboten. Folge dann dem Assi. Dann hast Du den Vorschlag meines Vorschreibers automatisch umgesetzt.

 

Guten Morgen Thomas und Klaus,

danke für eure Hilfe.
Habe es ausprobiert, allerdings ist das glaub ich nicht ganz das was ich möchte.
Also erstmal wird dabei leider in der Tabelle im Formular nach der Auswahl im Kombifeld nur der entsprechende Datensatz makiert, nicht aber die anderen ausgeblendet.

Aber mal anders gefragt, da ich ja nicht wirklich gut bin im Erstellen von Datenbanken.

Ich möchte eine Datenbank erstellen mit deren Hilfe ich verschiedene Zahlen von verschiedenen Firmen eingebe und anschließend auswerten lasse.
Ich dachte zuerst daran für Jede der Firma (ca. 10) eine eigene Tabelle mit den jeweiligen Kennzahlen zu erstellen.
Über das Kombinationsfeld dann die jeweilige Tabelle zur Dateneingabe anzeigen zu lassen und nach der Dateneingabe verschiede Auswertungen zu fahren.
Ist der Ansatz soweit in Ordnung, oder was würdet ihr empfehlen?
Bzw wie geht das dann, dass ich über das Kombinationsfeld die Firma auswähle und mir nur die entsprechende Tabelle angezeigt wird?

Vielen Dank für eure Geduld und Hilfe *Smilie

 

Hallo Thommy,

Dann musst Du das Formular entsprechend filtern, also

Code:

Das wäre der völlig falsche Ansatz! Eine Tabelle ist ausreichend und richtig.

 

Hallo Maxel,

danke für den Tip, allerdings weiß ich leider nicht wo ich den Code für die Filterung eintragen muss?

Gut eine Tabelle, das würde aber im Anschluss bedeuten, jedes mal wenn ich einen neuen Datensatz hinzufüge, muss auch der entsprechende Firmenname mit eingegeben werden?
Es werden Quartalsweise Kennzahlen hinzugefügt.
Ich erstelle die Datenbank für andere Anwender, daher muss es leicht im Umgang sein und auch wenig Zeit in Anspruch nehmen

 

Genau dort, wo Du den bisherigen Code eingetragen hast, also im Ereignis Nach Aktualisierung des Kombifeldes.

Nein, nicht der Firmenname, sondern die ID der Firma. Die Angaben zu den Firmen selbst speicherst Du in einer gesonderten Tabelle mit einem Autowert "ID". Dies ist der Primärschlüssel.

 

ok danke, soweit so gut.
Allerdings nächstes Problem (werden leider noch einige Probleme werden...)
Da ich ja für eine Firma natürlich mehrere Datensätze in der Tabelle habe (pro quartal einen) zeigt er mir diese Firma jetzt im Kombinationsfeld genau so oft an. Es sollte aber die Firma in der Liste nur einmal geben und nach der Auswahl alle Datensätze dieser Firma anzeigen?

oh je, das wär ja noch schlimmer, dann müsste der Dateneingeber ja auch noch wissen, welche Firma welche ID hat. Das glaub ich würden sie mir so nicht abnehmen. Geht es nicht anders?
So das z.b. bei einem neuem Datensatz in dem Feld "ID" und "Firma" die im Kombinationsfeld ausgewählte Firma automatisch erscheint?

 

Hast Du denn keine Master-Tabelle für die Firmen, wo jede nur einmal drin vorkommt? Wenn ja: nimm diese als Datenquelle für das Kombifeld.
Wenn nein: nimm diese Anweisung als Datenquelle: Code:

Allerdings - das lese ich aus Deimen Beitrag #8 heraus - solltest Du Dich mal etwas mit dem Thema Normalisierung beschäftigen.

 

So ähnlich. Der neue Datensatz enthält die ID der Firma durch Auswahl in einem Kombinationsfeld, das heißt das Feld "Firma_ID" ist kein Textfeld, sondern ein Kombinationsfeld. Dieses hat als Datensatzherkunft die Firmen-Tabelle und enthält (mindestens) 2 Spalten: Die Firmen-ID (Spaltenbreite 0 cm, daher unsichtbar) und den Firmennamen. Die gebundene Spalte ist die erste und der Steuerelementinhalt die Firmen-ID.

 

Da ich das Kombinationsfeld mithilfe des Assistenten erstellt habe, habe ich als Datenherkunft die Option "Einen Datensatz im Formular basierend auf dem im Kombinationsfeld gewählten Wert suchen" verwendet.
Also leider nicht die Tabelle mit den Firmen.
Der Code für mein Kombifeld sieht also wie folgt aus:

Code:

Wie verarbeite ich hier jetzt dein Tip mit dem select distinct?
Bzw. sollt ich das Kombinationsfeld vllt mit einer anderen Datenherkunft erstellen?

Verzeiht bitte die Fragen, aber ich bin in Access nur wenig vertraut und mit VBA so gut wie gar nicht. Mir bleibt aber leider im moment nichts anderes übrig.

Danke Maxel, jetzt versteh ich was du meinst. Dazu und zu einigen weiteren Problemen komm ich, wenn ich soweit bin das ich Daten eingeben kann bzw mir die Ansicht der Daten gefällt.

 

Code:

Natürlich solltest Du meinen Code an Stelle des bisherigen und nicht zusätzlich einfügen. Die blauen Zeilen sind also überflüssig.

Und gerade das ist die falsche Reihenfolge! Zu allererst muss das Datenmodell stimmen. Das, wofür Du Dich jetzt gerade interessierst, ist das Formulardesign, also der zweite Schritt vor dem ersten.

 

Ja ok, die Zeilen hab ich gestrichen.
Jedoch hab ich noch das problem mit der fehlenden Gruppierung?!

Ich hab ja schon einiges über Access nachgelesen und auch auf der office-homepage so "schulungen" durchgelesen.
daher weiß ich schon, das ich das zuerst wissen müsste. Was aber durchaus schwer ist für mich, da ich immer im Hinterkopf haben muss, dass ich nicht der Anwender sein werde auf Dauer.
Und mir natürlich auch das nötige tiefere backgroundwissen über Access und dessen Funktionen fehlt.

Aber ich hoffe ich kann mich da noch rein arbeiten...

Vllt kurzer Überblick:
Wir bekommen Quartalsweise Kennzahlen von Firmen berichtet. Diese möchten wir erfassen und mit verschiedenen Berechnungen auswerten. Anschließend sollen die Ergebnissen in anschaulichen Berichten und Diagrammen dargestellt werden.
Wie würdest du/würdet ihr vorgehen, ganz grob?
Es sind 10 Firmen und jeweils der gleiche Typ von Kennzahlen. z.B. Umsatz.
Könnt ihr mir da tips geben?

Danke, ihr seit mir echt ne große hilfe!

 

Hört sich nicht allzu kompliziert an.

Einmal brauchst Du eine Tabelle mit den Firmen.
Da steht alles drin, was Du zu jeder dieser Firmen wissen (gespeichert haben) musst. Und es gibt einen Primärschlüssel in dieser Tabelle.

Dann brauchst Du eine Tabelle mit den unterschiedlichen Kennzahlen. Da steht alles drin, was für die Kennzahlen selbst wesentlich ist. Auch diese Tabelle hat ein Primärschlüsselfeld.

Das wären die Stammdaten.

Dann kommen die Bewegungsdaten:
Hier trägst Du die regelmässig erhaltenen Werte und das Datum ein. Diese Tabelle hat Fremdschlüsselfelder zu den Primärschlüsselfeldern der anderen Tabellen.

Für die Auswertung erstellst Du Dir Abfragen.
Und dann Berichte, die ihre Daten aus diesen Abfragen erhalten.

 

genau, hatte mir auch gedacht es sei nicht allzu kompliziert. nur leider hab ich da mein access-wissen wohl ein wenig überschätzt.

gut ok, das wäre dann meine Tabelle "Firmen" und beinhaltet nur die die Felder "FirmenID" und "Name" (da ich wirklich nur den Firmenname brauche)

die zweite Tabelle "Kennzahlen" beinhaltet dann "KennzahlenID" ; "Kennzahlen".

So, aber ein wenig fehlt mir noch das Verständnis. Das nervt mich selbst ziemlich.

Wie muss ich weiter vorgehen um die Kennzahlen (quartalsweise) eingeben zu können und den Firmen zuweisen zu können?

Vllt erleichtert das etwas das Verständis. Ich hab ein Screenshot eingefügt, wie ich mir das so ungefähr vorstelle, wie der Benutzer das dann sieht.
Ich weiß Design ist jetz noch unwichtig, allerdings denk ich, hilft das evtl auch beim Verständnis wie die Daten verarbeiten werden sollen.

Ich weiß, ich hab echt nicht viel ahnung, sorry dafür *Smilie
Und ich kann gar nicht oft genug Danke für eure hilfe sagen *Smilie