Office: Unterdrücken leere Serienbrieffelder

wie kann ich in Word 2002 den Andruck nicht gefüllter Serienbrieffelder unterdrücken?

 

Hallo -

Leider ist Deine Frage sehr kurz gefaßt, so daß ich noch immer nicht recht weiß, worauf Du hinausmöchtest.

Allgemein ist es so (ich habe auch Word 2002):
Wo in der Datenquelle ein Feld leer ist, wird im Serienbrief ein Nullstring - also "nichts" - ausgegeben.

Beispiel:

Vorname Name
Postfach
Straße

Wenn Frau Müller ein Postfach hat, kriegst Du z. B.
Agathe Müller
Postfach 34
Wiesenstraße 22.

Wenn aber Herr Podbielski kein Postfach hat, kriegst Du
Adam Podbielski
Kirchstraße 28
ohne Leerzeile dazwischen.

Das heißt diese Fälle sind schon geregelt, ohne daß man etwa dazu tun muß.

Es kann aber ein anderes Problem geben. Beispiel:
Sehr geehrter Anrede Titel Nachname.

Schmidt hat einen Doktortortitel, und man bekommt
Sehr geehrter_Herr_Dr._Schmidt.

Das sind drei von Hand getippte Leerschritte, in diesem Fall erwünscht.

Nun hat aber Schneider keinen Doktor, und man bekommt

Sehr geehrter_Herr__Schneider.

Der Leerschritt, der eigentlich dem Titel folgen sollte, bleibt natürlich stehen, man möchte ihn aber nicht haben.

Dies kann man lösen, indem man einen handgetippten Leerschritt wegläßt und dafür dem Feld einen Schalter mitgibt, etwa so:

{ MERGEFIELD "Titel" \b " " }
Hierdurch wird dem Titel ein Leerschritt vorangestellt, falls es einen Titel gibt, aber sonst nicht.

{ MERGEFIELD "Titel" \f " " }
Hierdurch wird nach dem Titel ein Leerschritt angefügt, falls es einen Titel gibt, aber sonst nicht.

Die Felder kannst Du sehen, indem Du Alt + F9 drückst; die Schalter kannst Du manuell einfügen.

Falls Du eigentlich ganz etwas Anderes wissen wolltest, bitte noch mal melden, und dann vielleicht etwas ausführlicher... ;-)

 

Hallo Krino,
danke für die Info. Soweit so gut. Was mache ich aber mit numerischen Feldern? Wenn das Feld Postleitzahl leer ist, kommt hier immer eine 0. Die soll am liebsten überhaupt nicht erscheinen.

Gruß
Rolf

 

Hallo Rolf -

Bin in Eile, melde mich später. Ist Deine Datenquelle Excel oder Word?

 

hey das geht ja rasend schnell bei dir.
Die Quelle ist Excel 2000

Gruß
Rolf

 

Moin Rolf -

Das mit der Null bei leerer PLZ habe ich auch bei mir nachbauen können, es läßt sich aber abstellen.

Wähle eine andere Art der Verknüpfung zwischen Excel-Mappe und Brief. Nimm nicht OLE, sondern DDE.

Dazu zunächst Word EXTRAS - OPTIONEN - ALLGEMEIN. Hier Häkchen setzen bei "Konvertierung beim Öffnen bestätigen".

Blende die Symbolleiste "Seriendruck" ein. Ganz links drückst Du den Button "Hauptdokument-Setup" und wählst "Normales Word-Dokument". Damit wird die OLE-Verknüpfung gelöst.

Jetzt den Button "Datenquelle öffnen". Suche die Datenquelle. Du bekommst jetzt eine Auswahl; wähle "über DDE", dann "Ganzes Tabellenblatt".

Wenn bei leerer PLZ nichts erscheinen soll (auch keine Leertaste), nimmst Du wieder den Trick mit dem Schalter und läßt zwischen PLZ und Ort keinen Zwischenraum, also so:

{ MERGEFIELD "PLZ" \f " " }{ MERGEFIELD "Ort" }

Dann müßte es gehen.

 

Hallo Krino,
super, werde ich testen.

Herzlichen Dank

Gruß
Rolf