Office: Verringern der Größe von Postfächern und Outlook-Datendateien (PST und Ost)

Verringern der Größe von Postfächern und Outlook-Datendateien (PST und Ost)
Outlook für Microsoft 365 Outlook 2019 Outlook 2016 Outlook 2013 Outlook 2010 Outlook 2007 Mehr... Weniger Je mehr e-Mails Sie senden und empfangen, desto größer kann Ihr Outlook-Postfach wachsen. Bei großen Postfächern kann das Öffnen und suchen länger dauern, und viele e-Mail-Anbieter, einschließlich Microsoft 365, begrenzen die maximale Größe Ihres Postfachs. Wenn Sie eine Meldung erhalten, dass Ihr Postfach über dessen Größenbeschränkung liegt, kann das Löschen von Nachrichten und Ordnern hilfreich sein, doch wenn Sie Ihre Informationen in einer Outlook-Datendatei (PST) oder einer Outlook-offline Datendatei (Ost) speichern, wird diese Datendatei möglicherweise nicht automatisch verkleinert.

Hinweis: Wenn Sie ein POP-Konto verwenden, werden alle Ihre e-Mail-Kontoinformationen, einschließlich Ihrer Ordner, e-Mail-Nachrichten, Kontakte, Kalender und Aufgabeninformationen in einer Outlook-Datendatei (PST) gespeichert. Wenn Sie ein Microsoft 365-, Exchange-, IMAP-oder Outlook.com-Konto verwenden, wird eine Kopie Ihres Postfachs in einer Outlook-offline Datendatei (Ost) gespeichert.

Um die Größe der Outlook-Datendatei (PST) oder der Outlook-offline Datendatei (Ost) zu verringern, können Sie die Datendatei manuell komprimieren. Wählen Sie unten Ihre Version von Outlook aus, um Anweisungen zum Reduzieren der Größe einer PST-oder OST-Datei anzuzeigen. 

Neuere Versionen Office 2010 Office 2007  Verringern der Postfachgröße
Es gibt mehrere Möglichkeiten, die Postfachgröße zu verringern. 

Sie können das Tool zum Cleanup von Postfächern verwenden, um die Größe des Postfachs und der einzelnen Ordner anzuzeigen. Dieses Tool kann Ihnen auch bei der Suche nach älteren oder sehr großen Nachrichten helfen, die Sie möglicherweise löschen oder in eine Outlook-Datendatei (PST) verschieben möchten.

Häufig ist die Ursache eines umfangreichen Postfachs ein großer Ordner für gelöschte Elemente. Das Tool enthält eine Schaltfläche zum Anzeigen der Größe des Ordners "Gelöschte Elemente" und zum Leeren des Ordners "Gelöschte Elemente".

Gelegentlich speichert Outlook in Konflikt stehende Elemente in einem Ordner namens "Konflikte". Konflikte treten auf, wenn eine Kopie eines auf dem e-Mail-Server gespeicherten Elements nicht mit einer Kopie eines auf dem lokalen Computer gespeicherten Elements synchronisiert ist. Das Tool zum Cleanup von Postfächern kann diese Konflikte für Sie löschen.

Ausführen des Postfach-Cleanup-Tools

1. Klicken Sie auf die Registerkarte Datei.
   
   
2. Klicken Sie auf Extras> Postfachbereinigung.
   
   
3. Wählen Sie Postfachgröße anzeigenaus, SuchenSie nach Elementen, die älter sind, suchen Sie nach Elementen, die größer alssind, zeigen Sie die Größe von gelöschten Elementen, Ordner leere gelöschte Elemente , Ansicht von Konfliktenoder leere Konflikte , um die gewünschte Aufgabe auszuführen.
   
   

Verwenden der Bereinigung von Unterhaltungen zum Entfernen redundanter Nachrichten

In einem langen e-Mail-Thread gibt es häufig zahlreiche Nachrichten, die alle dieselben Informationen enthalten wie frühere Nachrichten. Das Aufräumen von Unterhaltungen kann diese redundanten Nachrichten automatisch entfernen. Weitere Informationen finden Sie unter Bereinigen von Unterhaltungen zum Löschen redundanter Nachrichten.

Suchen nach umfangreichen Nachrichten

Sie können nach allen Nachrichten suchen, die größer als eine bestimmte Größe aus dem Suchfeld von Outlook sind. Klicken Sie in das Suchfeld, und geben Sie Folgendes ein: Messages: >5 MB. Hier finden Sie alle Nachrichten, die größer als 5 MB sind. Sie können einige oder alle dieser Nachrichten löschen oder Sie in eine andere Outlook-Datendatei (PST) verschieben. Weitere Informationen zum Verschieben von Elementen finden Sie unter verschieben oder Kopieren einer Nachricht zwischen Ordnern.

Verringern der Größe einer Outlook-Datendatei (PST) oder einer Outlook-offline Datendatei (Ost)
Wenn Sie Elemente aus einer Outlook-Datendatei (PST) oder einer Offline-Outlook-Datendatei (Ost) löschen, wird die Datei in Outlook automatisch während der Leerlaufzeit komprimiert, wenn Sie Ihren Computer nicht verwenden, aber Outlook wird weiterhin ausgeführt.

Hinweis:   Outlook komprimiert die Datei nur, wenn die Datei mehr als 20% des Leerraums (nicht genutzter Speicherplatz) aufweist.

Sie können auch die folgenden Schritte ausführen, um den Komprimierungsvorgang sofort manuell zu starten, was einige Minuten dauern kann.

1. Löschen Sie alle Elemente, die nicht beibehalten werden sollen, und leeren Sie den Ordner " Gelöschte Elemente ".
   
   
2. Klicken Sie auf Datei > Kontoeinstellungen > Kontoeinstellungen. 
   
   
3. Klicken Sie auf der Registerkarte Datendateien auf die Datendatei, die Sie komprimieren möchten, und klicken Sie dann auf Einstellungen.
   
   Hinweis: Wenn Sie ein Exchange-oder Outlook.com-e-Mail-Konto verwenden, müssen Sie zusätzlich auf die Registerkarte erweitert klicken > Einstellungen für Outlook-Datendatei.
   
   
4. Klicken Sie im Dialogfeld Outlook-Datendatei auf Jetzt komprimieren , und klicken Sie dann auf OK.
   
   

Hinweis: Sie müssen Outlook nicht beenden, nachdem Sie eine Outlook-Datendatei komprimiert haben.

Verwalten der Größe Ihres Postfachs
Das Tool zum Cleanup von Postfächern wird verwendet, um die Größe des Postfachs und der einzelnen Ordner anzuzeigen. Sie können auch ältere Elemente in einem Archiv archivieren Outlook-Datendatei (PST) und Ihren Ordner " Gelöschte Elemente " leeren.

1. Klicken Sie auf Datei.
   
   
2. Klicken Sie auf Extras> Postfachbereinigung.
   
   
3. Wählen Sie Postfachgröße anzeigenaus, SuchenSie nach Elementen, die älter sind, suchen Sie nach Elementen, die größer alssind, zeigen Sie die Größe von gelöschten Elementen, Ordner leere gelöschte Elemente , Ansicht von Konfliktenoder leere Konflikte , um die gewünschte Aufgabe auszuführen.
   
   

Verringern der Größe einer Outlook-Datendatei (PST)
Wenn Sie Elemente aus einer Outlook-Datendatei (PST) löschen, wird die Datei im Hintergrund automatisch komprimiert, wenn Sie Ihren Computer nicht verwenden, und Outlook wird ausgeführt. Sie können den Befehl Komprimieren auch sofort manuell starten. Es kann einige Minuten dauern, bis eine Outlook-Datendatei (PST) komprimiert wurde.

1. Klicken Sie auf die Registerkarte Datei.
   
   
2. Klicken Sie auf Kontoeinstellungen und dann erneut auf Kontoeinstellungen.
   
   
3. Klicken Sie auf der Registerkarte Datendateien auf die Datendatei, die Sie komprimieren möchten, und klicken Sie dann auf Einstellungen.
   
   
4. Klicken Sie auf Jetzt komprimieren.
   
   

Hinweis: Sie müssen Outlook nicht beenden, nachdem Sie eine Outlook-Datendatei (PST-Datei) komprimiert haben.

Verwalten der Größe Ihres Postfachs
Sie können das Tool zum Cleanup von Postfächern verwenden, mit dem Sie die Größe des Postfachs und der einzelnen Ordner anzeigen können. Sie können auch ältere Elemente in einer persönlichen Ordner-Datei (PST) archivieren und Ihren Ordner " Gelöschte Elemente " leeren.

1. Klicken Sie im Menü Extras auf Postfach Cleanup.
   
   
2. Wählen Sie Postfachgröße anzeigenaus, SuchenSie nach Elementen, die älter sind, suchen Sie nach Elementen, die größer alssind, zeigen Sie die Größe von gelöschten Elementen, Ordner leere gelöschte Elemente , Ansicht von Konfliktenoder leere Konflikte , um die gewünschte Aufgabe auszuführen.
   
   

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Verringern der Größe einer persönlichen Ordner-Datei (PST)
Wenn Sie Elemente aus einer persönlichen Ordner-Datei (PST) löschen, wird die Datei im Hintergrund automatisch komprimiert, wenn Sie Ihren Computer nicht verwenden, und Outlook wird ausgeführt. Wenn Sie die Größe der Datei sofort verringern möchten, können Sie eine Komprimierung erzwingen. Das Verfahren zum Komprimieren der Datendatei kann mehrere Minuten dauern.

1. Klicken Sie im Menü Datei auf Datendateiverwaltung.
   
   
2. Klicken Sie auf die Datendatei, die Sie komprimieren möchten, und klicken Sie dann auf Einstellungen.
   
   
3. Klicken Sie auf Jetzt komprimieren.
   
   

Hinweis: Sie müssen Outlook nicht beenden, nachdem Sie eine PST-Datei komprimiert haben.

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Verringern der Größe der Offline Ordner Datei (Ost)
Das Verringern der Größe der Offline Ordner Datei (Ost) kann die Leistung verbessern, wenn Sie eine große Anzahl von Elementen gelöscht haben. Dieses Verfahren löscht keine Elemente, die auf dem Server gespeichert sind.

1. Löschen Sie alle Elemente, die nicht beibehalten werden sollen, und leeren Sie den Ordner " Gelöschte Elemente ".
   
   
2. Klicken Sie im Menü Extras auf Kontoeinstellungen.
   
   
3. Wählen Sie in der Liste Microsoft Exchange Serveraus, und klicken Sie dann auf ändern.
   
   
4. Klicken Sie auf Weitere Einstellungen.
   
   
5. Klicken Sie auf die Registerkarte erweitert , und klicken Sie dann auf Einstellungen für Offline Ordner Datei.
   
   
6. Klicken Sie auf Jetzt komprimieren.
   
   

Hinweis: Sie müssen Outlook nicht beenden, nachdem Sie eine OST-Datei komprimiert haben.

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