Office: Verteilen eines Berichts

Verteilen eines Berichts
Access für Microsoft 365 Access 2019 Access 2016 Access 2013 Access 2010 Mehr... Weniger Befreien Sie Ihre Access-Berichte, und verteilen Sie Sie weit und breit. Senden Sie Sie beispielsweise an einen oder mehrere Benutzer, exportieren Sie Sie in SharePoint-Dokumentbibliotheken, und archivieren Sie Sie in Netzwerkordnern. Wenn Sie einen Access-Bericht verteilen, erstellen Sie einen statischen Daten Bericht zu einem bestimmten Zeitpunkt, beispielsweise täglich, wöchentlich oder monatlich. Auf diese Weise haben Sie einen einzigen Wahrheits Punkt, mit dem Information-Worker gute geschäftliche Entscheidungen treffen, Fragen beantworten, Alternativen finden, beste Pläne ermitteln, Risiken bewerten und die Qualität verbessern können.



Tipp    Wenn Sie den Bericht erstellen, fügen Sie ein Veröffentlichungsdatum hinzu. Dies hilft Benutzern beim Bestätigen der richtigen Zeit, zu der der Bericht erstellt wurde. Weitere Informationen finden Sie unter Einfügen von Datum und Uhrzeit in einen Bericht oder ein Formular.

Inhalt dieses Artikels

• Senden eines Berichts mithilfe des Befehls "e-Mail"
  
• Exportieren eines Berichts in einen Ordner oder eine SharePoint-Dokumentbibliothek
  
• Informationen zum Erstellen eines Berichtscenters in SharePoint
  

Senden eines Berichts mithilfe des Befehls "e-Mail"
Eine der schnellsten Methoden zum Verteilen eines Berichts ist die Verwendung des Befehls e-Mail. Mit nur wenigen Mausklicks exportiert Access den Bericht und erstellt dann eine neue e-Mail-Nachricht mit der angefügten Datei.

1. Wählen Sie im Navigationsbereich den Bericht aus, den Sie senden möchten.
   
2. Wählen Sie externe Daten #a0 e-Mailaus.
   
3. Wählen Sie im Dialogfeld Objekt senden als das Ausgabeformat aus, das Sie verwenden möchten, beispielsweise PDF, und klicken Sie dann auf OK.
   
   Hinweis    Obwohl es verschiedene Formate gibt, die Sie auswählen können, sollten Sie die Verwendung des Portable Document Format (PDF) in Betracht gezogen haben, das zu einem defacto-Standard geworden ist, das Layout und das Format des ursprünglichen Access-Berichts bewahrt und über integrierte Möglichkeiten zum Anpassen der Seiten für die Anzeige und Drucken. Weitere Informationen finden Sie unter Installieren von Adobe Reader und Drucken von PDF-Dateien.
   
   Access öffnet in Outlook eine neue e-Mail-Nachricht mit der angefügten Datei.
   
4. Geben Sie die e-Mail-Adressen der Empfänger in den Feldern an und CC , eine Beschreibung im Feld Betreff und eine Nachricht im Nachrichtenbereich ein.
   
   Tipp    Standardmäßig wird die Datei, die Sie mit dieser Methode senden, nicht auf Ihrem Computer gespeichert. Wenn Sie eine Kopie der Datei auf Ihrem Computer speichern möchten, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Anlage im Feld angefügt , und wählen Sie dann Speichernunter aus.
   
5. Wählen Sie Senden aus.
   

Hinweis    Sie können die EMailDatabaseObject-Makroaktionverwenden, um den Vorgang zu automatisieren. So können Sie beispielsweise ein Makro mit einer Abfolge dieser Aktionen erstellen, um verschiedene Berichte an andere Benutzer zu senden.

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Exportieren eines Berichts in einen Ordner oder eine SharePoint-Dokumentbibliothek

1. Wählen Sie im Navigationsbereich den Bericht aus, den Sie exportieren möchten.
   
2. Wählen Sie externe Daten #a0 PDF oder XPS aus, um das Dialogfeld als PDF oder XPS veröffentlichen zu öffnen.
   
3. Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:
   
   • Suchen Sie den Ordner mithilfe des Navigationsbereichs.
     
   • Suchen Sie die SharePoint-Website, indem Sie im Navigationsbereich auf SharePoint klicken oder die Website-URL oben in das Feld Adresse eingeben. Beispiel:
     
     
     Weitere Informationen finden Sie unter Entdecken von Inhalten mit der SharePoint-Startseite.
     
   Stellen Sie sicher, dass im Feld Dateityp die Option PDF -Dateityp ausgewählt ist.
   
4. Wenn Sie den Standardnamen des Berichts ändern möchten, geben Sie im Feld Dateiname einen neuen Dateinamen ein.
   
5. Wenn Sie den Bericht unmittelbar nach dem Exportieren öffnen möchten, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Datei nach dem Veröffentlichen öffnen .
   
6. Führen Sie unter optimieren füreine der folgenden Aktionen aus:
   
   • Wenn Sie den Bericht für eine größere Datei mit höherer Auflösung (für den Druck empfohlen) optimieren möchten, wählen Sie Standardaus.
     
   • Wenn Sie den Bericht für eine kleinere Datei mit niedriger Auflösung (empfohlen für die Onlineveröffentlichung) optimieren möchten, wählen Sie minimale Größeaus.
     
   Wählen Sie Veröffentlichen aus. Access erstellt die Datei. Wenn Sie festgelegt haben, dass Access die Datei nach der Veröffentlichung öffnen soll, zeigt der Adobe Reader die Datei an.
   
7. Wenn Sie die Schritte des Vorgangs speichern möchten, damit Sie denselben Vorgang ausführen und planen können, klicken Sie auf das Kontrollkästchen Exportschritte speichern :
   
   • Geben Sie einen Namen und eine Beschreibung für die Schritte ein.
     
   • Wenn Sie eine Outlook-Aufgabe erstellen möchten, die den Exportvorgang zu einem späteren Zeitpunkt plant, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Outlook-Aufgabe erstellen .
     
   Weitere Informationen finden Sie unter Speichern der Details eines Import- oder Exportvorgangs als Spezifikation.
   
   Hinweis    Eine weitere Möglichkeit zum Automatisieren des Prozesses besteht darin, die ExportWithFormatting-Makroaktionzu verwenden. So können Sie beispielsweise einen aussagekräftigen Dateinamen basierend auf dem Berichtstitel und dem Exportdatum erstellen. Dadurch können Benutzer den richtigen Bericht in einer SharePoint-Bibliothek oder einem Ordner mit vielen Berichten finden. Geben Sie dazu im Argument Ausgabedatei den folgenden Ausdruck an:
   
   
   Wobei RptQC5 der Name des Berichtsobjekts ist, Auto_Header0 der Berichtskopfbereich ist und die Caption-Eigenschaft der Titel des Berichts ist.
   

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Informationen zum Erstellen eines Berichtscenters in SharePoint
Erstellen Sie ein dediziertes Berichtscenter in einer SharePoint-Dokumentbibliothek, damit Benutzer die benötigten Berichte einfacher finden und anzeigen können. Durch Hinzufügen von Spalten, Verknüpfen mit der Bibliothek von Access und Anpassen der Dokumentbibliothek mit Ansichten können Sie Ihren Benutzern eine erstklassige Benutzerfreundlichkeit bieten. Nachfolgend sind die grundlegenden Schritte aufgeführt, die Sie ausführen können.

Erstellen einer Dokumentbibliothek    Eine Dokumentbibliothek ist ein sicherer Dateispeicherort, der die Zusammenarbeit vereinfacht. Sie können Spalten zu einer Bibliothek hinzufügen, beispielsweise Kategorien, Personen oder Gruppen, und berechnete Spalten, die Sie dann zum Erstellen von Ansichten und Filtern verwenden können.



Weitere Informationen finden Sie unter Was ist eine Dokumentbibliothek?

Aktualisieren von Bibliotheks Spalten aus Access    Durch Verknüpfen der Bibliothek mit Access können Sie die Spalten in der Dokumentbibliothek von Access aus aktualisieren, damit Benutzer die gewünschten Berichte finden und zusätzliche Informationen bereitstellen können.

Weitere Informationen finden Sie unter importieren, verknüpfen oder Verschieben von Daten in SharePoint.

Erstellen von sortierten und gefilterten Ansichten    Anstatt den Bericht aus Access per e-Mail zu senden, senden Sie einen Link zur relevanten Ansicht der Dokumentbibliothek. Beispiel:

• Sortieren Sie die Ansicht in aufsteigender Reihenfolge nach der geänderten Spalte , damit der aktuelle Bericht zuerst angezeigt wird. Weitere Informationen finden Sie unter Verwenden der Sortierung zum Ändern einer SharePoint-Ansicht.
  
• Wenn in der Bibliothek eine Auswahlspalte mit dem Namen JobFunction mit drei Werten vorhanden ist: Grafiker, Foreman und Supervisor, erstellen Sie separate Ansichten basierend auf einem Filterausdruck für jede Auftrags Rolle:
  
  
  Wenn Sie einen Link zur Supervisor-Ansicht senden und der Benutzer darauf klickt, werden in der Ansicht die spezifischen Berichte für Supervisor angezeigt. Wenn Sie einen Link zur Bibliotheksansicht erhalten möchten, zeigen Sie die Ansicht an, und kopieren Sie dann die URL aus der Adressleiste.
  
• Wenn Sie über eine Spalte Person in der Bibliothek namens OurEmployees verfügen, erstellen Sie eine Ansicht basierend auf einem Filterausdruck, der die Me-Funktion verwendet, um nur Berichte für den aktuellen Benutzer anzuzeigen:
  
  
  Wenn Sie einen Link zu der Ansicht senden und der Benutzer darauf klickt, werden die einzelnen Berichte für diesen Benutzer in der Ansicht angezeigt.
  

Weitere Informationen finden Sie unter Verwenden von Filtern zum Ändern einer SharePoint-Ansicht und Bearbeiten einer Listenansicht in SharePoint.

Verbinden von Webparts auf einer modernen Seite   Sie können auch eine moderne Seite erstellen, um eine Datei basierend auf dem anzuzeigen, was ein Benutzer in einer Dokumentbibliothek auswählt, indem Sie ein Datei-Viewer-Webpart mit einem Dokument Bibliothekswebpart verbinden. Benutzer können die Berichte durchsuchen, um die gewünschte Person zu finden.



Weitere Informationen finden Sie unter Verwenden von Webparts auf SharePoint-Seiten und Verbinden von Webparts in SharePoint Online.

Nutzung von Microsoft Flow    Sie können die Verwendung und Verwaltung der Bibliothek mithilfe eines Microsoft-Flows automatisieren. So können Sie beispielsweise Benachrichtigungen pushen, tägliche Erinnerungen senden, eine Planner-Aufgabe erstellen und abgelaufene Dateien in einem Ordner archivieren.

Erstellen Sie für ein ausgewähltes Element in SharePoint eine Planner-Aufgabe mit einem Link zu dem SharePoint-Element.



Weitere Informationen finden Sie unter Erstellen eines Flows für eine Liste oder Bibliothek in SharePoint Online oder OneDrive for Business.

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Siehe auch
Einführung in Berichte im Access

-Leitfaden zum Entwerfen von Berichten

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