Office: Verwenden der Access Asset Tracking-Vorlage

Verwenden der Access Asset Tracking-Vorlage
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Verwenden Sie die Access Asset Tracking-Vorlage , um Computer, Office-Geräte oder irgendetwas anderes zu verfolgen, das im Besitz oder von Personen verwaltet wird. Mit dieser Version einer beliebten Access-Vorlage können Sie auch Asset-Details durchsuchen, Spalten ein-oder ausblenden, e-Mail-Nachrichten senden und die Adressen von Objektbesitzern zuordnen.

Möchten Sie sich ein Video zur Verwendung dieser Vorlage ansehen? Lesen Sie diesen Artikel, verwenden Sie die Vorlage für die Bestands nach Verfolgungsdatenbank.

Hinweis: Die Vorlage für die Bestands nach Verfolgungsdatenbank wurde in den letzten Jahren aktualisiert. Diese Anweisungen beziehen sich auf die neueste Version der Vorlage, die Sie herunterladen können. Wenn die unten aufgeführten Schritte nicht mit dem übereinstimmen, was Sie sehen, verwenden Sie wahrscheinlich eine ältere Version der Vorlage.

Erste Schritte
In diesem Artikel werden die grundlegenden Schritte der Verwendung der Vorlage für die Bestandsnachverfolgung behandelt.

Vorbereiten der Datenbank für die Verwendung

• Wenn Sie die Datenbank zum ersten Mal öffnen, zeigt Access das Begrüßungsformular an. Wenn Sie verhindern möchten, dass dieses Formular beim nächsten Öffnen der Datenbank angezeigt wird, deaktivieren Sie das Kontrollkästchen Willkommen, wenn diese Datenbank geöffnet wird .
  
  Schließen Sie das Begrüßungsformular, um mit der Verwendung der Datenbank zu beginnen.
  
• Um sicherzustellen, dass alle Datenbankinhalte aktiviert sind, klicken Sie auf der Statusleiste auf diesen Inhalt aktivieren.
  
  Weitere Informationen zum Aktivieren von Datenbankinhalten finden Sie im Artikel entscheiden, ob einer Datenbank vertraut werden soll.
  

Anzeigen oder Ausblenden von Ressourcen im Ruhestand
Im Ruhestand befindliche Ressourcen sind Elemente, bei denen ein Datum im Ruhestand am oder vor dem aktuellen Datum liegt. Ressourcen werden möglicherweise in den Ruhestand versetzt, wenn Sie veraltet, beschädigt oder anderweitig nicht verwendet werden. Sie können im Formular "Posten Liste" eingestellte Ressourcen anzeigen oder ausblenden.

• Aktivieren oder deaktivieren Sie im Formular Objektliste das Kontrollkästchen im Ruhestand anzeigen .
  

Suchen nach einem Objekt oder einem Kontakt
Das Feld " Schnellsuche " ermöglicht es Ihnen, auf dem Formular " Posten Liste " schnell ein Asset und einen Kontakt im Formular " Kontaktliste " zu finden.

• Geben Sie im Feld Schnellsuche den Text ein, nach dem Sie suchen möchten, und drücken Sie dann die EINGABETASTE.
  
  Access filtert die Liste so, dass nur die Datensätze angezeigt werden, die den gesuchten Text enthalten. Um zur vollständigen Liste zurückzukehren, klicken Sie auf aktuelle Suche löschen. (Das X im Suchfeld.)
  

Filtern der Inventarliste
Im Formular " Objektliste " können Sie die Liste der Ressourcen filtern und Ihre bevorzugten Filter für die spätere Verwendung speichern.

1. Wenden Sie Filter an, indem Sie mit der rechten Maustaste auf das Formular klicken und die gewünschten Filter auswählen.
   
2. Klicken Sie auf Filter speichern.
   
3. Geben Sie im Formular Filter Details einen Filternamen und eine Beschreibung ein, und klicken Sie dann auf Schließen.
   
4. Verwenden Sie das Feld " Favoriten Filtern ", um einen gespeicherten Filter anzuwenden, oder klicken Sie auf (Filter löschen) , um den Filter zu entfernen.
   

Ein- oder Ausblenden von Spalten
Im Formular " Objektliste " und im Formular " Kontaktliste " sind einige Felder (Spalten) standardmäßig ausgeblendet. So ändern Sie, welche Felder angezeigt werden:

1. Klicken Sie auf Felder einblenden/ausblenden.
   
2. Aktivieren Sie im Dialogfeld Spalten einblenden das Kontrollkästchen neben jeder Spalte, die Sie anzeigen möchten. Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen, um die Spalte auszublenden.
   

Anzeigen von Asset-oder Kontaktdetails
Mit dem Formular " Postendetails " und dem Formular " Kontaktdetails " können Sie weitere Informationen zu einem Element anzeigen und eingeben. So zeigen Sie die Objektdetails oder das Kontakt Formular an:

• Klicken Sie im Formular " Objektliste " oder im Formular " Kontaktliste " neben dem Element, das Sie anzeigen möchten, auf Öffnen .
  

Hinzufügen einer Grafik
Im Formular " Postendetails " und im Formular " Kontaktdetails " können Sie Bilder und andere Anlagen hinzufügen.

• Klicken Sie unter dem Bildrahmen im Formular Objekt Details auf Anlagen hinzufügen oder entfernen.
  
  Klicken Sie im Formular Kontakt Details unter dem bildRahmen auf Bild bearbeiten.
  
• Klicken Sie im Dialogfeld Anlagen auf Hinzufügen.
  
• Navigieren Sie im Dialogfeld Datei auswählen zu dem Ordner, in dem sich die Datei befindet.
  
• Wählen Sie die Datei aus, die Sie hinzufügen möchten, und klicken Sie dann auf Öffnen.
  
• Klicken Sie im Dialogfeld Anlagen auf OK.
  

Hinweis: Sie können mehrere Dateien für jedes Element anfügen, einschließlich unterschiedlicher Dateitypen, z. b. Dokumente oder Kalkulationstabellen.

Hinzufügen von Kontakten aus Microsoft Outlook
Wenn Sie Microsoft Outlook verwenden, können Sie Kontakte oder Objektbesitzer aus diesem Programm hinzufügen, ohne die Informationen erneut eingeben zu müssen.

1. Klicken Sie im Formular Kontaktliste auf aus Outlook hinzufügen.
   
2. Wählen Sie im Dialogfeld hinzuZufügenDe Namen auswählen die Namen aus, die der Datenbank hinzugefügt werden sollen.
   
3. Klicken Sie auf Hinzufügen und dann auf OK.
   

Anzeigen einer Karte der Adresse eines Kontakts
Wenn Sie im Formular " Kontakt Details " eine Straßenadresse für den Kontakt eingegeben haben, können Sie eine Karte dieses Orts anzeigen:

• Klicken Sie auf diese Adresse zuordnen.
  

Anzeigen von Berichten
Die Bestandsnachverfolgung umfasst mehrere Berichte, einschließlich aller Ressourcen, Ressourcen Details, im Ruhestand befindliche Ressourcen, Kontakt Adressbuchund mehr. So zeigen Sie einen Bericht an:

• Doppelklicken Sie im Navigationsbereich unter Berichteauf den Bericht, den Sie anzeigen möchten.
  

Sie können eigene benutzerdefinierte Berichte erstellen. Weitere Informationen finden Sie im Artikel Erstellen eines einfachen Berichts.

Ändern der Datenbank für die Bestandsnachverfolgung
Sie können die Bestands nach Verfolgungsdatenbank anpassen, indem Sie der Tabelle "Posten" ein neues Feld hinzufügen und dann das Feld zum Formular " Objektliste ", zum Formular " Postendetails " und zum Bericht " Bestands Details " hinzufügen.

Hinzufügen eines Felds zur Tabelle "Objekte"

1. Alle geöffneten Registerkarten schließen.
   
2. Doppelklicken Sie im Navigationsbereich auf die Tabelle Elemente .
   
3. Scrollen Sie nach rechts, bis die Spalte mit dem Namen " Neues Feld hinzufügen" angezeigt wird. Doppelklicken Sie auf die Spaltenüberschrift, und geben Sie den Namen des Felds ein.
   

Wenn Sie die Daten zum ersten Mal in die Spalte eingeben, legt Access den Datentyp für Sie fest.

Hinzufügen eines Felds zu einem Formular oder Bericht
Nachdem ein Feld zu einer Tabelle hinzugefügt wurde, können Sie es einem Formular oder Bericht hinzufügen.

1. Klicken Sie im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf das Formular oder den Bericht, und klicken Sie dann auf Layoutansicht.
   
2. Klicken Sie auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Extras auf Vorhandene Felder hinzufügen.
   
3. Ziehen Sie das gewünschte Feld aus der feldListe in das Formular oder den Bericht.
   

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