Office: Verwenden einer Bildschirmsprachausgabe zum Übertragen von Excel-Daten in ...

Verwenden einer Bildschirmsprachausgabe zum Übertragen von Excel-Daten in Access-Desktopdatenbanken
Access für Microsoft 365 Access 2019 Access 2016 Mehr... Weniger

Dieser Artikel gehört zur Inhaltsgruppe Barrierefreiheit in Office und richtet sich an Personen mit Sehbehinderung, die zusammen mit Office-Produkten ein Sprachausgabeprogramm verwenden. Weitere allgemeine Hilfe finden Sie auf der Startseite der Office-Hilfe.

Verwenden Sie Access mit der Tastatur und einer Bildschirmsprachausgabe, um ein Excel Arbeitsblatt in Access zu importieren oder von einer Access-Desktopdatenbank zu einem Excel Arbeitsblatt zu verknüpfen. Wir haben Sie mit der Sprachausgabe, JAWS und NVDA getestet, funktionieren aber möglicherweise mit anderen Bildschirmsprachausgaben, sofern Sie den allgemeinen barrierefreiheitsstandards und-Techniken entsprechen.

Hinweise: 

• Neue Microsoft 365-Features werden schrittweise für Microsoft 365-Abonnenten freigegeben, daher kann es vorkommen, dass Ihre App diese Features noch nicht aufweist. Wenn Sie erfahren möchten, wie Sie neue Funktionen schneller erhalten, nehmen Sie am Office Insider-Programm teil.
  
• Weitere Informationen zu Bildschirmsprachausgaben finden Sie unter Funktionsweise von Bildschirmsprachausgaben mit Microsoft Office.
  

Inhalt

• Vorbereiten des Excel-Arbeitsblatts für den Import oder die Verknüpfung
  
• Vorbereiten der Ziel Zugriffsdatenbank für den Import
  
• Importieren der Daten
  
• Erstellen einer Verknüpfung mit Daten in Excel
  
  • Starten des Verknüpfungs Tabellenkalkulations-Assistenten
    
    • Öffnen der Excel-Arbeitsmappe in Access
      
    • Verwenden des Dialogfelds "externe Daten abrufen – Excel-Tabelle"
      
    Verwenden des Verknüpfungs Tabellenkalkulations-Assistenten zum Erstellen eines Links zu Excel-Daten
    

Vorbereiten des Excel-Arbeitsblatts für den Import oder die Verknüpfung
Bevor Sie Daten aus einem Excel Arbeitsblatt in Access übertragen, nehmen Sie sich einen Moment Zeit, um das Arbeitsblatt zu überprüfen und zu entscheiden, wie Daten daraus importiert werden sollen.

• Entscheiden Sie, ob Sie das gesamte Arbeitsblatt oder nur einen Teil davon verknüpfen oder importieren möchten. Wenn Sie nur einen Teil eines Arbeitsblatts in Access einfügen möchten, können Sie einen benannten Bereich definieren, der nur die Zellen enthält, die Sie einfügen möchten. Anweisungen hierzu finden Sie unter Verwenden einer Sprachausgabe zum Benennen einer Zelle oder eines Datenbereichs in Excel.
  
• Stellen Sie sicher, dass sich das Excel Arbeitsblatt im flachen Dateiformat befindet, damit der Assistent die darin eingegebenen Daten problemlos verarbeiten kann. Beheben Sie beispielsweise mögliche Fehlerwerte, entfernen Sie unnötige leere Spalten und Zeilen, und überprüfen Sie, ob jede Spalte denselben Datentyp in jeder Zeile enthält. Ausführlichere Informationen zum Vorbereiten für den Import oder die Verknüpfung finden Sie unter Vorbereiten des Arbeitsblatts, Vorbereiten der Excel-Daten und Behandeln von Problemen mit fehlenden oder falschen Werten in den Abschnitten importieren oder Verknüpfen von Daten in einer Excel-Arbeitsmappe.
  

Vorbereiten der Ziel Zugriffsdatenbank für den Import
Bevor Sie Daten aus einem Excel Arbeitsblatt importieren, sollten Sie sich einen Moment Zeit nehmen, um zu überprüfen, ob die Ziel Access Datenbank für den Import bereit ist, und entscheiden, wie die importierten Daten gespeichert werden sollen.

• Stellen Sie sicher, dass die Ziel Access Datenbank nicht schreibgeschützt ist und Sie über die Berechtigungen zum vornehmen von Änderungen an der Datenbank verfügen.
  
• Entscheiden Sie, ob Sie die Daten in einer neuen oder vorhandenen Tabelle speichern möchten:
  
  • Wenn Sie sich entscheiden, die Daten in einer neuen Tabelle zu speichern, erstellt Access eine Tabelle und fügt die importierten Daten dieser Tabelle hinzu. Wenn bereits eine Tabelle mit dem angegebenen Namen vorhanden ist, überschreibt Access den Inhalt der Tabelle mit den importierten Daten.
    
  • Wenn Sie die Daten zu einer vorhandenen Tabelle hinzufügen, werden die Zeilen im Excel Arbeitsblatt an die angegebene Tabelle angefügt.
    
  Wenn Sie sich entscheiden, die Excel Daten an eine vorhandene Access Tabelle anzufügen, stellen Sie sicher, dass die Struktur-und Feld Einstellungen in den Quelldaten in Excel mit denen in der Zieltabelle in Access übereinstimmen. Wenn Sie die Access Tabelle in der Entwurfsansicht zur Überprüfung öffnen möchten, drücken Sie ALT + H, W, D. Überprüfen Sie die Tabelle mit der Checkliste im Abschnitt Vorbereiten der Zieldatenbank, Schritt 2, in importieren oder Verknüpfen mit Daten in einer Excel-Arbeitsmappe.
  

Importieren der Daten
Wenn Sie Daten importieren, erstellt Access eine Kopie der Daten in einer neuen oder vorhandenen Tabelle, ohne das Quell Excel Arbeitsblatt zu ändern.

Hinweis: Möglicherweise benötigen Sie einen Kollegen, der Ihnen in Schritt 9 hilft, das Feld auszuwählen, das Sie bearbeiten möchten.

1. Schließen Sie die Quell Excel Arbeitsmappe, falls Sie geöffnet ist.
   
2. Öffnen Sie die Ziel Access Datenbank, in der die importierten Daten gespeichert werden.
   
   Tipp: Wenn Sie eine neue, leere Datenbank erstellen möchten, drücken Sie ALT + F, N, L.
   
3. Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus, um das Dialogfeld externe Daten abrufen-Excel-Tabelle zu öffnen, abhängig von der Access Version, die Sie verwenden:
   
   • Drücken Sie in der Microsoft 365-Abonnementversion oder Access 2019 ALT + X, N, 1, dann F und x.
     
   • Drücken Sie in Access 2016 oderAccess 2013 ALT + X, um zur Registerkarte externe Daten zu wechseln. Drücken Sie die Tab-Taste, bis Sie die Gruppe " Import #a0 Link " erreicht haben, drücken Sie die nach-rechts-Taste, bis Sie "Excel" hören, und drücken Sie die EINGABETASTE.
     
   Das Dialogfeld externe Daten abrufen – Excel-Tabelle wird geöffnet.
   
4. Führen Sie im Dialogfeld externe Daten abrufen-Excel-Tabelle eine der folgenden Aktionen aus, um die Excel Datei anzugeben, die die zu importierenden Daten enthält:
   
   • Wenn Sie den Fokus in das Textfeld Dateiname verschieben möchten, drücken Sie F, und fügen Sie dann den Pfad zur Excel Datei ein, oder geben Sie ihn ein.
     
   • Drücken Sie R, um nach der Datei zu suchen. Das Dialogfeld Datei öffnen wird geöffnet. Navigieren Sie zu der gewünschten Datei, und drücken Sie dann die EINGABETASTE, um die Datei auszuwählen.
     
   Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus, um anzugeben, wie die importierten Daten gespeichert werden sollen:
   
   • Wenn Sie die Daten in einer neuen Tabelle speichern möchten, drücken Sie I, um zu wechseln, und wählen Sie die Option Quelldaten in eine neue Tabelle in der aktuellen Datenbank importieren aus. Sie werden später aufgefordert, diese Tabelle zu benennen.
     
   • Wenn Sie die Daten an eine vorhandene Tabelle anfügen möchten, drücken Sie a, um zu wechseln, und wählen Sie die Option Kopie der Datensätze an die Tabelle anfügen aus. Drücken Sie einmal die Tab-Taste, um die Tabelle auszuwählen. Der Fokus wird in die Liste Tabellen verschoben. Drücken Sie alt + nach-unten-Taste, um die Liste zu erweitern, drücken Sie die nach-oben-oder nach-unten-Taste, bis Sie die gewünschte Tabelle hören, und drücken Sie die EINGABETASTE, um Sie zu markieren. Diese Option ist nicht verfügbar, wenn die Datenbank keine Tabellen hat.
     
   Drücken Sie die Tab-Taste, bis Sie die Schaltfläche OK erreicht haben, und drücken Sie die EINGABETASTE. Der Import-Assistent für Kalkulationstabellen wird gestartet.
   
   Tipp: Wenn die Bildschirmsprachausgabe die Assistentenfenster nicht automatisch liest, drücken Sie die SR-Taste + W.
   
5. Wenn die Quelle Excel Arbeitsmappe nur ein Arbeitsblatt und keine Bereiche aufweist, können Sie mit dem nächsten Schritt fortfahren. Wenn die Arbeitsmappe mehr als ein Arbeitsblatt oder einen benannten Bereich enthält, führen Sie eine der folgenden Aktionen aus, um das Arbeitsblatt oder den zu importierenden Bereich auszuwählen:
   
   • Wenn Sie ein Arbeitsblatt auswählen möchten, drücken Sie ALT + W, drücken Sie einmal die Tab-Taste, drücken Sie die nach-unten-Taste, bis Sie das gewünschte Arbeitsblatt hören, und drücken Sie dann die EINGABETASTE, um es auszuwählen.
     
   • Wenn Sie einen benannten Bereich auswählen möchten, drücken Sie ALT + R, drücken Sie einmal die Tab-Taste, drücken Sie die nach-unten-Taste, bis Sie den gewünschten Bereich hören, und drücken Sie die EINGABETASTE, um ihn auszuwählen.
     
   Das nächste Assistentenfenster wird geöffnet.
   
6. Wenn die erste Zeile des Quellarbeitsblatts oder-Bereichs die Feldnamen enthält, drücken Sie I, um zu wechseln, und wählen Sie die Option erste Zeile enthält Spaltenüberschriften aus. Drücken Sie die EINGABETASTE, um den Fokus in das nächste Assistentenfenster zu verschieben.
   
   Wenn Sie Daten an eine vorhandene Tabelle anfügen, können Sie mit Schritt 11 fortfahren.
   
7. Im neuen Assistentenfenster können Sie bei Bedarf Informationen zu jedem Feld angeben, das Sie importieren möchten. Das erste Feld im Arbeitsblatt oder Bereich ist ausgewählt. Sie haben folgende Möglichkeiten:
   
   • Wenn Sie den Namen des aktuellen Felds ändern möchten, drücken Sie ALT + M, und geben Sie den neuen Namen ein.
     
   • Drücken Sie ALT + T, um den Datentyp des Felds zu ändern. Der Fokus wird in die Liste Datentyp verschoben. Drücken Sie alt + nach-unten-Taste, um die Liste zu erweitern. Drücken Sie die nach-unten-Taste, bis Sie den gewünschten Wert hören, und drücken Sie dann einmal die Tab-Taste.
     
   • Wenn Sie ändern möchten, ob das Feld indiziert ist, drücken Sie ALT + I. Sie hören den aktuellen Wert. Drücken Sie alt + nach-unten-Taste, um die Liste zu erweitern. Drücken Sie die nach-unten-Taste, bis Sie den gewünschten Wert hören, und drücken Sie dann einmal die Tab-Taste.
     
   • Wenn Sie das aktuelle Feld nicht importieren möchten, drücken Sie ALT + S, um zu wechseln, und wählen Sie die Option Feld nicht importieren aus.
     
   Wenn Sie ein anderes Feld auswählen möchten, drücken Sie F6, bis Sie "Bereich" hören, und bitten Sie einen Kollegen, Ihnen bei der Auswahl des gewünschten Felds behilflich zu sein. Ändern Sie die Felder wie oben beschrieben. Wenn Sie fertig sind, drücken Sie die EINGABETASTE, um zum nächsten Assistentenfenster zu wechseln.
   
8. Fügen Sie einen Primärschlüssel für die neue Tabelle hinzu. Der Primärschlüssel identifiziert die Datensätze in Ihrer Tabelle, damit Sie Daten schneller abrufen können. Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:
   
   • Wenn Sie Access den Primärschlüssel hinzufügen möchten, drücken Sie A.
     
   • Wenn Sie Ihren eigenen Primärschlüssel auswählen möchten, drücken Sie C. Um den zu verwendenden Schlüssel zu definieren, drücken Sie einmal die Tab-Taste. Der Fokus wird in die Schlüsselliste verschoben. Drücken Sie alt + nach-unten-Taste, um die Liste zu erweitern. Drücken Sie die nach-oben-oder nach-unten-Taste, bis Sie die gewünschte Taste hören.
     
   • Wenn Sie keine Primärschlüssel verwenden möchten, drücken Sie O.
     
   Drücken Sie die EINGABETASTE, um das letzte Assistentenfenster zu verschieben.
   
9. Das Fenster des letzten Assistenten wird geöffnet. Der Fokus befindet sich im Feld in Tabelle importieren , und Sie hören den aktuellen Namen der Zieltabelle. Wenn Sie den Tabellennamen ändern möchten, geben Sie einen neuen Namen ein, und drücken Sie die EINGABETASTE, um den Import abzuschließen.
   
   Hinweis: Wenn Sie eine Benachrichtigung hören, dass die Tabelle bereits vorhanden ist, und die vorhandene Tabelle mit den importierten Daten überschrieben werden soll, drücken Sie j. Wenn Sie die Tabelle umbenennen möchten, drücken Sie N. Drücken Sie ALT + I, um den Fokus zurück in das Feld in Tabelle importieren zu verschieben, geben Sie einen anderen Tabellennamen ein, und drücken Sie die EINGABETASTE.
   
10. Wenn der Import vollständig oder teilweise erfolgreich war, zeigt Access den Importstatus an. Access fordert Sie auch zum Speichern der Importschritte auf, um Sie ohne den Import-Assistenten schnell wiederholen zu können. Um diese Option auszuwählen, drücken Sie ALT + V. Wenn Sie die Importschritte benennen möchten, drücken Sie alt + a, und geben Sie einen Namen für den Importvorgang ein. Drücken Sie ALT + S, um die Importschritte zu speichern.
    
    Wenn der Import fehlschlägt, hören Sie "beim Versuch, eine Datei zu importieren", gefolgt vom Dateinamen. Drücken Sie die EINGABETASTE, um die Warnmeldung zu beenden.
    

Erstellen einer Verknüpfung mit Daten in Excel
Verwenden Sie den Tabellenverknüpfungs-Assistenten , um einen Link von einer Access-Datenbank zu Daten in Excel zu erstellen, damit Sie die Abfrage-und Berichterstattungstools in Access verwenden können, ohne eine Kopie der Excel Daten in der Datenbank verwalten zu müssen.

Wenn Sie eine Verknüpfung mit einem Excel Arbeitsblatt oder einem benannten Bereich herstellen, erstellt Access eine neue Tabelle, die mit den Quellzellen verknüpft ist. Alle Änderungen, die Sie an den Quellzellen in Excel vornehmen, werden in der verknüpften Tabelle in Access angezeigt. Sie können den Inhalt der entsprechenden Tabelle in Access jedoch nicht bearbeiten. Wenn Sie Daten hinzufügen, bearbeiten oder löschen möchten, müssen Sie die Änderungen in der Quell Excel Datei vornehmen.

Eine Datenbank kann mehrere verknüpfte Tabellen enthalten.

Starten des Verknüpfungs Tabellenkalkulations-Assistenten
In Access gibt es zwei Möglichkeiten, die Excel Arbeitsmappe auszuwählen, mit der Sie eine Verknüpfung herstellen möchten, und den Verknüpfungs Tabellenkalkulations-Assistentenzu starten. Sie können entweder die Excel Arbeitsmappe in Access öffnen oder das Dialogfeld externe Daten-Excel-Tabelle abrufen verwenden.

Öffnen der Excel-Arbeitsmappe in Access

1. Öffnen Sie die Access-Datenbank, in der Sie den Link erstellen möchten.
   
2. Drücken Sie ALT + F, O, um zum Menü Öffnen zu wechseln.
   
3. Wenn Sie nach der Arbeitsmappe suchen möchten, drücken Sie O. Das Dialogfeld Windows- Öffnen wird geöffnet.
   
4. Wenn Sie den Dateityp ändern möchten, drücken Sie die Tab-Taste, bis Sie "Dateityp, Microsoft Access" hören, und drücken Sie alt + nach-unten-Taste. Drücken Sie die nach-oben-Taste, bis Sie "alle Dateien" hören, und drücken Sie die EINGABETASTE.
   
5. Navigieren Sie zu der gewünschten Arbeitsmappe, und drücken Sie dann die EINGABETASTE, um Sie auszuwählen, und starten Sie den Link Kalkulationstabellen-Assistent.
   

Verwenden des Dialogfelds "externe Daten abrufen – Excel-Tabelle"

1. Öffnen Sie die Access-Datenbank, in der Sie den Link erstellen möchten.
   
   Tipp: Wenn Sie keine Verknüpfung zu einer vorhandenen Datenbank herstellen möchten, drücken Sie ALT + F, N, L, um eine neue, leere Datenbank zu erstellen.
   
2. Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus, um das Dialogfeld externe Daten abrufen-Excel-Tabelle zu öffnen, abhängig von der Access Version, die Sie verwenden:
   
   • Drücken Sie in der Microsoft 365-Abonnementversion oder Access 2019 ALT + X, N, 1, dann F und x.
     
   • Drücken Sie in Access 2016 oder Access 2013 ALT + X, um zur Registerkarte externe Daten zu wechseln. Drücken Sie die Tab-Taste, bis Sie die Gruppe " Import #a0 Link " erreicht haben, drücken Sie die nach-rechts-Taste, bis Sie "Excel" hören, und drücken Sie die EINGABETASTE.
     
   Das Dialogfeld externe Daten abrufen – Excel-Tabelle wird geöffnet.
   
3. Führen Sie im Dialogfeld externe Daten abrufen-Excel-Tabelle eine der folgenden Aktionen aus, um die Excel Datei anzugeben, zu der Sie den Link erstellen möchten:
   
   • Wenn Sie den Fokus in das Textfeld Dateiname verschieben möchten, drücken Sie F, und fügen Sie dann den Pfad zur Excel Datei ein, oder geben Sie ihn ein.
     
   • Drücken Sie R, um nach der Datei zu suchen. Das Dialogfeld Datei öffnen wird geöffnet. Navigieren Sie zu der gewünschten Datei, und drücken Sie dann die EINGABETASTE, um die Datei auszuwählen.
     
   Drücken Sie ALT + L, um zu navigieren, und wählen Sie den Link zur Datenquelle aus, indem Sie eine verknüpfte Tabellenoption erstellen, und drücken Sie die EINGABETASTE. Der Verknüpfungs Tabellenkalkulations-Assistent wird gestartet.
   

Verwenden des Verknüpfungs Tabellenkalkulations-Assistenten zum Erstellen eines Links zu Excel-Daten
Der Link Kalkulationstabellen-Assistent führt Sie durch den Verknüpfungsvorgang. Wählen Sie einfach die gewünschten Optionen aus, und lassen Sie die Excel Daten in kürzester Zeit mit Ihrer Datenbank verknüpfen.

Tipp: Wenn die Bildschirmsprachausgabe die Assistentenfenster nicht automatisch liest, drücken Sie die SR-Taste + W.

1. Wenn die Quelle Excel Arbeitsmappe nur ein Arbeitsblatt und keine Bereiche aufweist, können Sie mit dem nächsten Schritt fortfahren. Wenn die Arbeitsmappe mehr als ein Arbeitsblatt oder einen benannten Bereich enthält, führen Sie eine der folgenden Aktionen aus, um das Arbeitsblatt oder den Bereich auszuwählen:
   
   • Wenn Sie ein Arbeitsblatt auswählen möchten, drücken Sie ALT + W, drücken Sie einmal die Tab-Taste, drücken Sie die nach-unten-Taste, bis Sie das gewünschte Arbeitsblatt hören, und drücken Sie dann die EINGABETASTE, um es auszuwählen.
     
   • Um einen Bereich auszuwählen, drücken Sie ALT + R, drücken Sie einmal die Tab-Taste, drücken Sie die nach-unten-Taste, bis Sie den gewünschten Bereich hören, und drücken Sie die EINGABETASTE, um ihn auszuwählen.
     
   Das nächste Assistentenfenster wird geöffnet.
   
2. Wenn die erste Zeile des Quellarbeitsblatts oder-Bereichs die Feldnamen enthält, drücken Sie I, um zu wechseln, und wählen Sie die Option erste Zeile enthält Spaltenüberschriften aus. Drücken Sie die EINGABETASTE, um den Fokus in das nächste Assistentenfenster zu verschieben.
   
3. Das Fenster des letzten Assistenten wird geöffnet. Der Fokus befindet sich im Feld verknüpfte Tabellenname , und Sie hören den aktuellen Namen der verknüpften Tabelle. Wenn Sie den Tabellennamen ändern möchten, geben Sie einen neuen Tabellennamen ein, und drücken Sie die EINGABETASTE, um den Import abzuschließen.
   
   Hinweis: Wenn Sie eine Benachrichtigung hören, dass die Tabelle bereits vorhanden ist, und die vorhandene Tabelle mit den importierten Daten überschrieben werden soll, drücken Sie j. Wenn Sie die Zieltabelle umbenennen möchten, drücken Sie N. Drücken Sie ALT + I, um den Fokus zurück in das Feld in Tabelle importieren zu verschieben, geben Sie einen anderen Tabellennamen ein, und drücken Sie die EINGABETASTE.
   
4. Wenn die Verknüpfung erfolgreich war, hören Sie "fertige Verknüpfungstabelle in Datei", gefolgt von dem Excel Dateinamen. Drücken Sie die EINGABETASTE, um die Benachrichtigung zu beenden. Navigieren Sie zu der verknüpften Tabelle, und überprüfen Sie deren Inhalt. Informationen zur Problembehandlung finden Sie unter Problembehandlung bei #Num! und anderen falschen Werten in einer verknüpften Tabelle.importieren oder Verknüpfen von Daten in einer Excel-Arbeitsmappe
   
   Wenn die Verknüpfung fehlgeschlagen ist, überprüfen Sie die Excel Quelldatei erneut anhand der Checkliste im Abschnitt Vorbereiten der Zieldatenbank, Schritt 2, in importieren oder Verknüpfen mit Daten in einer Excel-Arbeitsmappe.
   

Siehe auch
Verwenden einer Bildschirmsprachausgabe zum Erstellen von Tabellen in Access-Desktopdatenbanken

Verwenden einer Bildschirmsprachausgabe zum Erstellen einer Abfrage in Access-Desktopdatenbanken

Verwenden einer Bildschirmsprachausgabe zum Erstellen eines Formulars in Access-Desktopdatenbanken

Verwenden einer Bildschirmsprachausgabe zum Exportieren einer Access-Tabelle in eine Textdatei

Tastenkombinationen für Access

Verwenden einer Sprachausgabe, um Access zu erkunden und darin zu navigieren

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