Office: Was IT-Administratoren über Autosave wissen sollten

Was IT-Administratoren über Autosave wissen sollten
Excel für Microsoft 365 Word für Microsoft 365 PowerPoint für Microsoft 365 Mehr... Weniger "Frühzeitig sparen, oft sparen" gehört der Vergangenheit an. Jetzt gibt es Autosave, die alle paar Sekunden speichert, damit Ihre Benutzer nicht müssen.

Autosave ist aktiviert, wenn eine Datei auf OneDrive, OneDrive für den Arbeitsplatz oder die Schule/Universität oder SharePoint in Microsoft 365 gespeichert ist. Es speichert automatisch die Änderungen der Benutzer in der Cloud, während Sie gerade arbeiten. Und wenn andere Personen an derselben Datei arbeiten, können Sie mit AutoSpeichern Änderungen innerhalb weniger Sekunden anzeigen. Wenn das automatische Speichern aktiviert ist, können Benutzer, die gleichzeitig an demselben Dokument zusammenarbeiten, sich nicht in Echtzeit sehen und stattdessen weiterhin Updates sehen, die von anderen vorgenommen werden.

Das automatische Speichern verursacht aber auch einige Änderungen in der Art und Weise, wie die Benutzer mit Office arbeiten, daher beschreiben wir in diesem Artikel einige der schwierigeren Szenarien sowie die Konfiguration der AutoSpeichern-Einstellungen. Wir empfehlen, dass Sie den Benutzern diese Änderungen mitteilen, die sich auf die Funktionsweise in Office auswirken. 

Hinweis: Mit Autosave hat dies keine Auswirkungen auf die Systemleistung. Es gibt jedoch eine höhere Netzwerkauslastung, während Änderungen hochgeladen werden, wenn Sie nicht alle gleichzeitig ausgeführt werden, wenn Benutzer Änderungen vornehmen, was sich auf Personen mit begrenzter Bandbreite oder auf eine hohe Kostendaten Nutzung auswirken kann, beispielsweise auf einem mobilen Hotspot.

Ändern von Workflows
Autosave ist in den meisten Szenarien hilfreich, aber es gibt einige Fälle, in denen die Benutzer möglicherweise ihre Funktionsweise ändern müssen, und wir möchten, dass Sie bereit sind, Ihnen zu helfen. Für jedes der Szenarien haben wir dargelegt, was das Szenario ist, was schief gehen kann, und eine Empfehlung zur Lösung.

• Ausgehend von einer vorhandenen Datei, durchführen von Bearbeitungen und anschließendes Speichern einer Kopie in einer neuen Datei – jeder, der aus einer vorherigen Datei (beispielsweise dem Ergebnisbericht des letzten Quartals), Bearbeitungen und dann eine Kopie speichern, um den Ertrags Bericht dieses Quartals zu starten, bewirkt, dass die Änderungen in beiden Dateien gespeichert werden, wenn AutoSpeichern aktiviert ist. Wir empfehlen, dass jeder das Speichern einer Kopie durchführen, bevor Sie Änderungen vornehmen und in diesem Fall sogar eine Erinnerung an das Produkt hinzugefügt haben. Wenn ein Benutzer versehentliche Änderungen vornimmt, sollte er das ursprüngliche Dokument mithilfe des Features " Versionsverlauf " wiederherstellen. 
  
  
• Durchführen von "hypothetischen" oder "Was-wäre-wenn"-Änderungen an einer Datei – jeder, der eine Datei öffnet und eine hypothetische Analyse ausführt (wie etwa die Prognose der Auswirkungen von Marktänderungen auf das Budget), mit dem Wunsch, die Datei ohne speichern zu schließen, hat versehentlich alle Änderungen an der Datei gespeichert, während die AutoSpeichern-Funktion aktiviert ist. Wir empfehlen, die automatische Speicherung zu deaktivieren, während Sie die hypothetische Analyse durchführen und dann wieder aktivieren, sobald der Benutzer wieder zum Speichern bereit ist.
  
  
• Dashboards und Anzeigen von Dateien mit Sortierungen/Filtern in Excel – alle Personen, die ein Dashboard sortieren oder filtern, während AutoSpeichern aktiviert ist, wirken sich auf die Ansicht aller anderen in der Datei aus. Wenn es sich bei einer Datei um ein Dashboard oder um mehrere Personen mit Sortierungen und Filtern handelt, empfehlen wir, die schreibgeschützte Eigenschaft für diese Datei zu verwenden, indem Sie Datei > Informationen > Arbeitsmappe schützen > immer schreibgeschützt öffnen, damit die Betrachter des Dashboards Ihre Änderungen nicht speichern können, es sei denn, Sie wählen explizit aus, die Datei zu bearbeiten.
  
  
• Finalisierte oder veröffentlichte Dateien – jeder, der versehentlich eine finalisierte, veröffentlichte Datei mit "AutoSpeichern" bearbeitet, speichert Ihre Änderungen an der Datei. Nachdem eine Datei finalisiert wurde, empfehlen wir, die schreibgeschützte Eigenschaft "empfohlen" oder "als abgeschlossen kennzeichnen" für die Datei festzulegen, damit unbeabsichtigte Bearbeitungen der Betrachter und Leser der Datei nicht gespeichert werden.
  
  

Konfigurieren von AutoSpeichern-Einstellungen in Office
Autosave kann wie folgt konfiguriert werden:

• Der Besitzer einer Datei kann es so einstellen, dass immer schreibgeschützt geöffnet wird, um versehentliche Änderungen zu verhindern. Dies kann erfolgen, indem Sie die Datei so festlegen, dass Sie in schreibgeschützt geöffnet wird (Datei > Informationen >Dokument/ Arbeitsmappe/ Präsentationschützen>immer schreibgeschützt geöffnetsind) oder indem Sie die Datei freigeben, ohne andere zu bearbeiten (Datei > Freigeben #a4 Personen mit dem Link können das Bearbeitungsfeld zulassen bearbeiten und deaktivieren).
  
  
  
  
• Ein Benutzer kann das automatische Speichern für eine Datei deaktivieren, während es geöffnet ist, indem Sie auf die Schaltfläche Auto Speichern klicken. Dadurch wird das automatische Speichern für das aktuelle Dokument für diesen Benutzer deaktiviert. Wenn derselbe Benutzer das nächste Mal das Dokument öffnet, ist AutoSpeichern deaktiviert. Wenn Sie ein anderes Dokument öffnen, ist Autosave von der Auswahl im anderen Dokument nicht betroffen.
  
  
  
  
• Ein Benutzer kann Autosave für alle Dateien, die in dieser spezifischen Anwendung (Word, Excel, PowerPoint ) auf diesem Gerät geöffnet sind, standardmäßig deaktivieren. 
  
  
  
  Hinweis: Der Benutzer kann die automatische Speicherung für einzelne Dateien weiterhin mithilfe der oben beschriebenen Auto Speichern -Umschaltfläche aktivieren.
  
  
• Sie, der Administrator, können festlegen, dass Autosave standardmäßig für alle Dateien, die in dieser bestimmten Anwendung (Word, Excel, PowerPoint ) geöffnet werden, mithilfe von Gruppenrichtlinien deaktiviert ist.
  
  

Hinweis: Der Benutzer kann nach wie vor festlegen, dass AutoSpeichern standardmäßig in der Anwendung oder für einzelne Dateien aktiviert werden soll, wobei die oben beschriebenen Einstellungen verwendet werden.

Gruppenrichtlinieneinstellungen für Autosave
Wir ersetzen die Gruppenrichtlinieneinstellung "keine Dateien inExcel /PowerPoint /Word nicht speichern" mit der Gruppenrichtlinieneinstellung "automatisch Automatisches deaktivieren in Excel /PowerPoint /Word ".

Wenn Sie in Ihrer Organisation Gruppenrichtlinien verwenden, können Sie mithilfe einer Richtlinieneinstellung standardmäßig Automatisches deaktivieren. Es gibt getrennte Richtlinieneinstellungen für Excel,PowerPoint undWord.

Die Richtlinieneinstellung für Word lautet beispielsweise "AutoSpeichern standardmäßig in Word deaktivieren" und befindet sich unter dem Richtlinienpfad "Microsoft Office 2016 \ AutoSpeichern".

Wenn Sie diese Richtlinieneinstellungen verwenden möchten, stellen Sie sicher, dass Sie die neuesten administrativen Vorlagendateien (ADMX/ADML) aus dem Microsoft Download Center heruntergeladen haben.

Arbeiten mit lokalen Dateien
Autosave steht beim Arbeiten mit lokalen Dateien nicht zur Verfügung. Das alte AutoWiederherstellen-Verhalten ist weiterhin verfügbar, um Kopien von geänderten Dateien in regelmäßigen Abständen zu speichern, um Datenverluste im Fall eines unerwarteten Szenarios wie einem Absturz zu minimieren.

Wir empfehlen IT-Administratoren jedoch, die Benutzer zu ermutigen, Ihre Dateien auf OneDrive, OneDrive für den Arbeitsplatz oder die Schule/Universität oder SharePoint in Microsoft 365 zu speichern, um AutoSpeichern zu aktivieren und Datenverluste zu vermeiden. Sie können die Einführung von OneDrive, OneDrive für den Arbeitsplatz oder die Schule/Universität oder SharePoint in Microsoft 365 durch die Benutzerschulung und auch durch die Bereitstellung einer bekannten Ordner Verschiebung, die Schlüssel Ordner automatisch mit der Cloud synchronisiert, fördern. Dadurch können Sie auf Dateien überall zugreifen und sich keine Gedanken über den Verlust wichtiger Daten machen.

Siehe auch
Was ist automatisches Speichern (AutoSpeichern)?

Verhindern, dass an einer endgültigen Version einer Datei Änderungen vorgenommen werden

Anzeigen von Dateien vorherigen Office-Versionen

Schützen von Dateien bei einem Absturz mit AutoWiederherstellen

Letzte Aktualisierung: 4. Juni 2019

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