Office: (Office 365) Word-Ausfüllhilfe für existierende Vorlage

Hallo zusammen,

ich würde gern eine Ausfüllhilfe für zwei Vorlage erstellen.
Die beiden Vorlagen (deutsch und englisch) sind in einer pdf-Datei und werden von einer Druckerei auf Papier gebracht. Nun möchte ich diese professionell ausgedruckte Vorlage, im Drucker bei mir mittels Word an den entsprechenden Feldern (Daten, etc.) ausfüllen und ausdrucken.

Gibt es eine Möglichkeit, bei der ich die pdf-Datei im Hintergrund einfüge und dann Textfelder definiere um diese dann auszfüllen? Ist dies auch "automatisiert" (ähnlich dem Serienbrief) möglich?

Ich habe bisher schon probiert die pdf-Datei als ("verknüpftes") Objekt einzufügen. Ich schaffe es aber nicht das Objekt in den Hintergrund zu legen, um dann meine Textfelder drüber zu legen.
Zukünftig möchte ich die Daten in den Textfeldern auch "automatisieren", denn ich möchte das Dokument ungern knapp 100 x im Jahr (ca. 8 x im Jahr; ca. 10 bis 15 Exemplare) händisch ausfüllen und ausdrucken. Die Daten würden dann aus einer Excel-Tabelle kommen.

Über jede Hilfe wäre ich sehr dankbar.

 

ich glaube, es ist es hilfreich, wenn du mal erklärst, wieso du den Umweg über ein PDF gehen willst, wenn du das Dokument letztlich doch als Seriendruck als Papierbrief verschicken willst? Dann kannst du doch gleich das Word-Dokument zum Seriendruck-Hauptdokument machen? Kannst du die professionelle Gestaltung nicht gleich in Word erledigen (lassen), falls das der Grund ist?

Ich frage das, weil mir ist keine Möglichkeit bekannt ist, ein PDF so in Word einzufügen, dass es 100% so aussieht wie das Original. Was dem Vorhaben am nächsten käme (ohne mich jetzt in Details zu verlieren), wäre:

Aus dem PDF ein Bild machen und darauf hoffen, dass es keine Qualitätseinbußen gibt
Dieses in den Hintergrund legen
Das so gestaltete Word-Dokument mit deiner Excel-Datenquelle verbinden
An den gewünschten Stellen Seriendruckfelder positionieren
Seriendruck starten, ausdrucken und verschicken

Also, ich würde es nicht so machen, außer es kommt einer und schreibt: "Ist doch ganz einfach, machs doch so und so!"

 

Hallo Gerhard,

vielen Dank für deine Nachricht.
Ich habe mich aber vielleicht nicht ganz deutlich ausgedrückt.

Die pdf-Datei soll anschließend nicht mit gedruckt werden. Ich möchte damit nur erreichen, das ich weiß wo die Felder sind, die später bedruckt werden. Wie gesagt erhalte ich die Papier-Version von der Druckerei. Ich muss dann "nur" noch das Papier in meinen Drucker legen und ein paar Ergänzungen hinzufügen. Früher hätte das mit einer Schreibmaschine einfacher geklappt. Papier zurecht schieben und tippen. Heutzutage müsste ich unzählige Testdrucke machen um die "perfekt" Position zu treffen.
Das Objekt/ Bild kann später wieder aus dem Hintergrund gelöscht werden.

 

Ich darf mich mal einmischen.
Das Verfahren, wie Du es beschreibst, ist IT zu Fuß: altes Schreibmaschinen-Verfahren 1:1 auf Textverarbeitung übertragen, ohne die IT wirklich zum Zuge kommen zu lassen.
Warum muss denn von der Druckerei auf ein Formular gedruckt werden, wenn das per virtuelles Formular viel einfacher ist?
Deshalb liegt der Ausweg ganz klar bei Gerhards Vorschlag, das Formular in ein Word-Formular – egal ob einzeln oder als Serienbrief zu befüllen – zu überführen. Unterstützung dafür wirst Du sicher bekommen, wenn was klemmt.
Gruß
Burkhard

 

Hallo der-user,

jetzt, wo du geschrieben hast, dass du das hinterlegte PDF gar nicht mitdrucken willst, versteh ich umso weniger, wieso du das Formular nicht gleich in Word anlegst. Die Fummelei beim Positionieren der Eingabefelder bleibt dir so oder so nicht erspart. Aber im Unterschied zur Schreibmaschine musst du das nur einmal machen und die Daten lässt du automatisch per Seriendruck einfügen.

Wenn du das mit hinterlegtem PDF machen willst, schau mal, ob dir die folgende Anleitung hilft (zugehöriges Musterdokument im Anhang):

1. Speichere ein leeres Dokument als Dokumentvorlage (*.dotx) ab, damit du jeweils bei Benutzung ein jungfräuliches Dokument vor dir hast.
2. Mach es zu einem Seriendruck-Hauptdokument, indem du es mit deiner Datenquelle verbindest.
3. Klicke in die Kopfzeile und füge dort das als Bild abgespeicherte PDF mit der Option Hinter den Text ein und positioniere es wunschgemäß
4. Die Hauptarbeit besteht im Positionieren der Seriendruckfelder. Dafür gibt es zwei Möglichkeiten:

a) du erstellst Autoform-Textfelder, die du an die gewünschte Position verschiebst und fügst dann in diese Felder das benötigte Seriendruckfeld ein.
b) du legst die Position direkt in Absätzen fest. Horizontal arbeitest du dafür mit Tabstopps, vertikal mit Absatzabständen. Im angehängten Beispiel hat der erste Absatz (blau) einen Absatzabstand Vor von 0 und einen Nach von 74 pt und der Tabulator steht bei 2 cm.​

Im Anwendungsfall erstellst du dir per Doppelklick aus dem Windows-Explorer heraus eine Kopie der Dokumentvorlage und führst den Seriendruck aus.

Um das angehängte Beispiel (gezippt, da hier das Einfügen von Dokumenten im Format dotx nicht erlaubt ist) zu testen, benötigst du noch eine Excel-Datenquelle mit den Spalten Vorname, Ort und Betrag. Dem Seriendruckfeld Betrag musst du noch einen Formatschalter fürs Währungsformat mitgeben. Dazu bei Bedarf später mehr.