Office: Zuweisen und Nachverfolgen von Aufgaben

Zuweisen und Nachverfolgen von Aufgaben
Outlook für Microsoft 365 Outlook 2019 Outlook 2016 Outlook 2013 Outlook 2010 Outlook 2007 Mehr... Weniger Zusätzlich zum Erstellen Ihrer eigenen Aufgaben können Sie Aufgaben erstellen, um sie anderen Personen zuzuweisen.

Neuere Versionen Office 2010 Office 2007  Aufgaben helfen Ihnen dabei, bei Dingen, die Sie erledigen müssen, den Überblick zu behalten. Sie können Aufgaben auch anderen Personen zuweisen.

1. Klicken Sie auf der Navigationsleiste auf Aufgaben und dann auf Neue Aufgabe, oder öffnen Sie eine vorhandene Aufgabe.
   
   Tastenkombination    Drücken Sie STRG+UMSCHALT+K, um eine Aufgabe zu erstellen.
   
   
2. Klicken Sie auf Aufgabe zuweisen.
   
   
   
   
   
   
3. Geben Sie im Feld Aneinen Namen oder eine E-Mail-Adresse ein.
   
   
4. Geben Sie den Betreff, das Anfangsdatum und das Fälligkeitsdatum ein.
   
   
   
   
   
   
5. Wenn die Aufgabe wiederholt werden soll, klicken Sie auf Serientyp, wählen Sie die gewünschten Optionen, und klicken Sie dann auf OK.
   
   
6. Klicken Sie auf Senden.
   
   Hinweis: Wenn Sie eine wiederkehrende Aufgabe zuweisen, verbleibt zwar eine Kopie der Aufgabe in Ihrer Aufgabenliste, diese wird jedoch nie aktualisiert. Wenn Sie das Feld Statusbericht an mich senden, sobald die Aufgabe erledigt ist aktivieren, erhalten Sie für jedes erledigte Element dieser Aufgabe einen Statusbericht.
   
   

Wenn Sie eine von Ihnen zugewiesene Aufgabe öffnen, können Sie den Status zugewiesener Aufgaben mithilfe des Felds % abgeschlossen prüfen, das sowohl von Ihnen als auch vom Empfänger aktualisiert werden kann, wenn dieser Ihnen einen Statusbericht für eine zugewiesene Aufgabe sendet.

Zuweisen von Aufgaben an mehrere Personen
Outlook kann den Fortschritt einer Aufgabe nachverfolgen, die einer einzelnen Personen zugewiesen ist. Wenn Sie mehrere Personen für die Arbeit an einem Vorgang verwenden möchten, empfiehlt es sich, die Aufgabe in kleinere Teile zu unterteilen oder jede Aufgabe einzeln zuzuweisen. Wenn Sie z. b. einen Bericht nachvollziehen möchten, der von drei Verfassern geschrieben werden soll, erstellen Sie drei separate Aufgaben mit dem Namen Write-Bericht: Anne, Bericht schreiben: Carlosund Bericht schreiben: Michiyo, und weisen Sie dem entsprechenden Writer jede einzelne Aufgabe zu.

NachVerfolgung von Aufgaben, die Sie einer anderen Person zugewiesen haben

1. Klicken Sie auf der Navigationsleiste auf Aufgaben.
   
   
2. Klicken Sie auf Ansicht > Ansicht ändern > Zugewiesen.
   
   

Fehlende zugewiesene Aufgaben

Wenn von Ihnen zugewiesene Aufgaben nicht angezeigt werden, ist Outlook eventuell nicht so eingerichtet, dass Kopien von Aufgaben behalten werden, die Sie zuweisen.

1. Klicken Sie auf Datei > Optionen > Aufgaben.
   
   
2. Aktivieren Sie unter Aufgabenoptionen das Feld Meine Aufgabenliste mit Kopien von Aufgaben, die ich anderen Personen zuweise, aktualisieren.
   
   

Durch das Aktivieren werden zwar die bereits zugewiesenen Aufgaben nicht mehr nachverfolgt, doch es werden nun alle neu von Ihnen zugewiesenen Aufgaben erfasst.

Nachdem Sie eine Aufgabe erstellt und einer anderen Person zugewiesen haben, können einige Verwaltungsaufgaben anfallen, die Sie ausführen müssen, bis die Aufgabe abgeschlossen ist. Beispielsweise möchten Sie möglicherweise Statusberichte und Aktualisierungen zum Fortschritt der Aufgabe anzeigen. Auch wenn die Person, der Sie die Aufgabe zuweisen, diese ablehnt, möchten Sie diese eventuell einer anderen Person erneut zuweisen.

Um eine Aufgabe zuzuweisen, müssen Sie sie erstellen und dann als Aufgabenanfrage an eine andere Person senden. Die Person, die die Aufgabenanfrage empfängt, wird der temporäre Eigentümer der Aufgabe. Diese Person kann die Aufgabe ablehnen, sie übernehmen oder einer anderen Person zuweisen. Wenn die Aufgabe abgelehnt wird, wird sie an Sie zurückgegeben.

Hinweis: Obwohl eine abgelehnte Aufgabe an Sie zurückgegeben wird, bleibt sie so lange das Eigentum des Empfängers, bis Sie es freigeben, indem Sie die Aufgabe an Ihre eigene Aufgabenliste zurückgeben.

Zuweisen einer Aufgabe an eine andere Person

1. Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:
   
   • So weisen Sie eine neue Aufgabe zu    Zeigen Sie im Menü Datei auf Neu, und klicken Sie dann auf Aufgabenanfrage.
     
     
     
     
     
     
   • So weisen Sie eine vorhandene Aufgabe zu    Öffnen Sie in der Aufgabenliste die Aufgabe, die Sie zuweisen möchten. Klicken Sie auf der Registerkarte Aufgabe in der Gruppe Aufgabe verwalten auf Aufgabe zuweisen.
     
     
2. Geben Sie im Feld An den Namen oder die E-Mail-Adresse der Person ein, der Sie die Aufgabe zuweisen möchten.
   
   Um den Namen aus einer Liste auszuwählen, klicken Sie auf die Schaltfläche An.
   
   
3. Geben Sie in das Feld Betreff einen Namen für die Aufgabe ein.
   
   Hinweis: Bei einer vorhandenen Aufgabe ist das Feld Betreff bereits ausgefüllt.
   
   
4. Wählen Sie die gewünschten Optionen Fälligkeitsdatum und Status aus.
   
   
5. Aktivieren bzw. deaktivieren Sie die Kontrollkästchen Aktualisierte Kopie dieser Aufgabe in meiner Aufgabenliste speichern und Statusbericht an mich senden, sobald die Aufgabe erledigt ist.
   
   
6. Wenn die Aufgabe wiederholt werden soll, klicken Sie auf der Registerkarte Aufgabe in der Gruppe Optionen auf Serie, wählen Sie die gewünschten Optionen aus, und klicken Sie auf OK.
   
   
7. Geben Sie im Textbereich der Aufgabenserie alle Informationen ein, die Sie in die Aufgabe aufnehmen möchten.
   
   
8. Klicken Sie auf Senden 
   
   .
   
   Hinweis: Wenn Sie eine Aufgabenserie zuweisen, verbleibt zwar eine Kopie der Aufgabe in Ihrer Aufgabenliste, doch sie wird nicht aktualisiert. Wenn Sie das Kontrollkästchen Statusbericht an mich senden, sobald die Aufgabe erledigt ist aktivieren, erhalten Sie für jedes erledigte Element dieser Aufgabe einen Statusbericht.
   
   

Weiterleiten einer Aufgabe an eine andere Person zur Nachverfolgung

1. Öffnen Sie die Aufgabe, die Sie senden möchten.
   
   
2. Klicken Sie auf der Registerkarte Aufgabe in der Gruppe Aufgabe verwalten auf Weiterleiten.
   
   Tastenkombination drücken Sie zum Weiterleiten einer Aufgabe STRG + F.
   
   
3. Geben Sie die Namen oder E-Mail-Adressen der Empfänger in den Feldern An und Cc ein.
   
   
4. Geben Sie im Textbereich der Aufgabe eine beliebige Nachricht ein, die Sie einbeziehen möchten. Wenn Sie mehrere Aufgaben senden möchten, ziehen Sie die zusätzlichen Aufgaben aus der Aufgabenliste auf den Textbereich der Aufgabe, die Sie weiterleiten möchten.
   
   
5. Klicken Sie auf Senden 
   
   .
   
   

Freigeben einer abgelehnten Aufgabenzuweisung

1. Öffnen Sie die E-Mail-Nachricht mit der Aufgabenanfrage. Diese Nachricht ist normalerweise in Ihrem Ordner Gesendete Elemente zu finden.
   
   
2. Klicken Sie auf der Registerkarte Aufgabe in der Gruppe Aufgabe verwalten auf Zur Aufgabenliste zurückkehren.
   
   

Sie können auch die Aufgabe aus der Nachricht zur abgelehnten Aufgabe freigeben, indem Sie auf Zur Aufgabenliste zurückkehren klicken.

NachVerfolgung von Aufgaben, die Sie zugewiesen haben
Es gibt drei Möglichkeiten zum Nachverfolgen der Aufgaben, die Sie anderen Personen zugewiesen haben:

• Automatisches Aktualisieren von Kopien der von Ihnen zugewiesenen Aufgaben und Empfangen automatisierter Statusberichte    
  
  1. Klicken Sie im Menü Extras auf Optionen.
     
     
  2. Klicken Sie auf Aufgabenoptionen.
     
     
  3. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Aktualisierte Kopie zugewiesener Aufgaben in meiner Aufgabenliste speichern das .
     
     
  4. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Statusbericht senden, wenn zugewiesene Aufgabe erledigt sind.
     
     
• Nachverfolgen von Aufgaben, die Sie anderen zugewiesen haben    
  
  1. Klicken Sie auf Aufgaben.
     
     
  2. Zeigen Sie im Menü Ansicht auf Aktuelle Ansicht, und klicken Sie dann auf Zuweisung.
     
     
• Anzeigen der Liste der Personen, die aktualisierte Kopien einer zugewiesenen Aufgabe erhalten    
  
  1. Öffnen Sie die zugewiesene Aufgabe, für die Sie die Liste anzeigen möchten.
     
     
  2. Zeigen Sie auf der Registerkarte Details die Namen im Feld Liste aktualisieren an.
     
     

Annehmen oder Ablehnen einer Aufgabenzuweisung

1. Öffnen Sie die Aufgabe oder Aufgabenanfrage.
   
   
2. Klicken Sie auf der Registerkarte Aufgabe in der Gruppe Aufgabe verwalten auf Annehmen oder Ablehnen.
   
   
3. Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:
   
   • Klicken Sie auf Vor dem Senden bearbeiten, geben Sie Ihren Kommentar in der Nachricht ein, und klicken Sie auf Senden.
     
     
   • Klicken Sie auf Antwort sofort senden.
     
     

Senden eines Statusberichts oder eines Kommentars zu einer Aufgabenzuweisung

1. Öffnen Sie die Aufgabe, zu der Sie einen Statusbericht oder Kommentar senden möchten.
   
   
2. Klicken Sie auf der Registerkarte Aufgabe in der Gruppe Aufgabe verwalten auf Statusbericht senden, Antworten oder Allen antworten.
   
   
3. Geben Sie die Namen oder E-Mail-Adressen der Empfänger in den Feldern An und Cc ein.
   
   Wenn die Aufgabe Ihnen zugewiesen wurde, werden die Namen der Personen, die mit aktualisierten Informationen versorgt werden sollen, automatisch hinzugefügt.
   
   
4. Geben Sie im Nachrichtentext alle Informationen ein, die Sie in den Statusbericht einbeziehen möchten.
   
   
5. Klicken Sie auf Senden 
   
   .
   
   

Nachdem Sie eine Aufgabe erstellt und einer anderen Person zugewiesen haben, können einige Verwaltungsaufgaben anfallen, die Sie ausführen müssen, bis die Aufgabe abgeschlossen ist. Beispielsweise möchten Sie möglicherweise Statusberichte und Aktualisierungen zum Fortschritt der Aufgabe anzeigen. Auch wenn die Person, der Sie die Aufgabe zuweisen, diese ablehnt, möchten Sie diese eventuell einer anderen Person erneut zuweisen.

Um eine Aufgabe zuzuweisen, müssen Sie sie erstellen und dann als Aufgabenanfrage an eine andere Person senden. Die Person, die die Aufgabenanfrage empfängt, wird der temporäre Eigentümer der Aufgabe. Diese Person kann die Aufgabe ablehnen, sie übernehmen oder einer anderen Person zuweisen. Wenn die Aufgabe abgelehnt wird, wird sie an Sie zurückgegeben.

Hinweis: Obwohl eine abgelehnte Aufgabe an Sie zurückgegeben wird, bleibt sie so lange das Eigentum des Empfängers, bis Sie es freigeben, indem Sie die Aufgabe an Ihre eigene Aufgabenliste zurückgeben.

Zuweisen einer Aufgabe an eine andere Person

1. Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:
   
   • So weisen Sie eine neue Aufgabe zu    Zeigen Sie im Menü Datei auf Neu, und klicken Sie dann auf Aufgabenanfrage.
     
     
     
     
     
     
   • So weisen Sie eine vorhandene Aufgabe zu    Öffnen Sie in der Aufgabenliste die Aufgabe, die Sie zuweisen möchten. Klicken Sie auf der Registerkarte Aufgabe in der Gruppe Aufgabe verwalten auf Aufgabe zuweisen.
     
     
2. Geben Sie im Feld An den Namen oder die E-Mail-Adresse der Person ein, der Sie die Aufgabe zuweisen möchten.
   
   Um den Namen aus einer Liste auszuwählen, klicken Sie auf die Schaltfläche An.
   
   
3. Geben Sie in das Feld Betreff einen Namen für die Aufgabe ein.
   
   Hinweis: Bei einer vorhandenen Aufgabe ist das Feld Betreff bereits ausgefüllt.
   
   
4. Wählen Sie die gewünschten Optionen Fälligkeitsdatum und Status aus.
   
   
5. Aktivieren bzw. deaktivieren Sie die Kontrollkästchen Aktualisierte Kopie dieser Aufgabe in meiner Aufgabenliste speichern und Statusbericht an mich senden, sobald die Aufgabe erledigt ist.
   
   
6. Wenn die Aufgabe wiederholt werden soll, klicken Sie auf der Registerkarte Aufgabe in der Gruppe Optionen auf Serie, wählen Sie die gewünschten Optionen aus, und klicken Sie auf OK.
   
   
7. Geben Sie im Textbereich der Aufgabenserie alle Informationen ein, die Sie in die Aufgabe aufnehmen möchten.
   
   
8. Klicken Sie auf Senden 
   
   .
   
   Hinweis: Wenn Sie eine Aufgabenserie zuweisen, verbleibt zwar eine Kopie der Aufgabe in Ihrer Aufgabenliste, doch sie wird nicht aktualisiert. Wenn Sie das Kontrollkästchen Statusbericht an mich senden, sobald die Aufgabe erledigt ist aktivieren, erhalten Sie für jedes erledigte Element dieser Aufgabe einen Statusbericht.
   
   

Weiterleiten einer Aufgabe an eine andere Person zur Nachverfolgung

1. Öffnen Sie die Aufgabe, die Sie senden möchten.
   
   
2. Klicken Sie auf der Registerkarte Aufgabe in der Gruppe Aufgabe verwalten auf Weiterleiten.
   
   Tastenkombination drücken Sie zum Weiterleiten einer Aufgabe STRG + F.
   
   
3. Geben Sie die Namen oder E-Mail-Adressen der Empfänger in den Feldern An und Cc ein.
   
   
4. Geben Sie im Textbereich der Aufgabe eine beliebige Nachricht ein, die Sie einbeziehen möchten. Wenn Sie mehrere Aufgaben senden möchten, ziehen Sie die zusätzlichen Aufgaben aus der Aufgabenliste auf den Textbereich der Aufgabe, die Sie weiterleiten möchten.
   
   
5. Klicken Sie auf Senden 
   
   .
   
   

Freigeben einer abgelehnten Aufgabenzuweisung

1. Öffnen Sie die E-Mail-Nachricht mit der Aufgabenanfrage. Diese Nachricht ist normalerweise in Ihrem Ordner Gesendete Elemente zu finden.
   
   
2. Klicken Sie auf der Registerkarte Aufgabe in der Gruppe Aufgabe verwalten auf Zur Aufgabenliste zurückkehren.
   
   

Sie können auch die Aufgabe aus der Nachricht zur abgelehnten Aufgabe freigeben, indem Sie auf Zur Aufgabenliste zurückkehren klicken.

NachVerfolgung von Aufgaben, die Sie zugewiesen haben
Es gibt drei Möglichkeiten zum Nachverfolgen der Aufgaben, die Sie anderen Personen zugewiesen haben:

• Automatisches Aktualisieren von Kopien der von Ihnen zugewiesenen Aufgaben und Empfangen automatisierter Statusberichte    
  
  1. Klicken Sie im Menü Extras auf Optionen.
     
     
  2. Klicken Sie auf Aufgabenoptionen.
     
     
  3. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Aktualisierte Kopie zugewiesener Aufgaben in meiner Aufgabenliste speichern das .
     
     
  4. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Statusbericht senden, wenn zugewiesene Aufgabe erledigt sind.
     
     
• Nachverfolgen von Aufgaben, die Sie anderen zugewiesen haben    
  
  1. Klicken Sie auf Aufgaben.
     
     
  2. Zeigen Sie im Menü Ansicht auf Aktuelle Ansicht, und klicken Sie dann auf Zuweisung.
     
     
• Anzeigen der Liste der Personen, die aktualisierte Kopien einer zugewiesenen Aufgabe erhalten    
  
  1. Öffnen Sie die zugewiesene Aufgabe, für die Sie die Liste anzeigen möchten.
     
     
  2. Zeigen Sie auf der Registerkarte Details die Namen im Feld Liste aktualisieren an.
     
     

Annehmen oder Ablehnen einer Aufgabenzuweisung

1. Öffnen Sie die Aufgabe oder Aufgabenanfrage.
   
   
2. Klicken Sie auf der Registerkarte Aufgabe in der Gruppe Aufgabe verwalten auf Annehmen oder Ablehnen.
   
   
3. Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:
   
   • Klicken Sie auf Vor dem Senden bearbeiten, geben Sie Ihren Kommentar in der Nachricht ein, und klicken Sie auf Senden.
     
     
   • Klicken Sie auf Antwort sofort senden.
     
     

Senden eines Statusberichts oder eines Kommentars zu einer Aufgabenzuweisung

1. Öffnen Sie die Aufgabe, zu der Sie einen Statusbericht oder Kommentar senden möchten.
   
   
2. Klicken Sie auf der Registerkarte Aufgabe in der Gruppe Aufgabe verwalten auf Statusbericht senden, Antworten oder Allen antworten.
   
   
3. Geben Sie die Namen oder E-Mail-Adressen der Empfänger in den Feldern An und Cc ein.
   
   Wenn die Aufgabe Ihnen zugewiesen wurde, werden die Namen der Personen, die mit aktualisierten Informationen versorgt werden sollen, automatisch hinzugefügt.
   
   
4. Geben Sie im Nachrichtentext alle Informationen ein, die Sie in den Statusbericht einbeziehen möchten.
   
   
5. Klicken Sie auf
   
   senden.
   
   

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