Office: Synchronisierung von 2 Excel-Dateien

Hallo zusammen,

ist es möglich, 2 Exceldateien miteinander laufend zu synchronisieren. Hintergrund der Frage ist folgender: Ich habe je eine Excel-Datei in Deutsch und Englisch, die die gleichen Artikeldaten enthalten. Nur eben in jeweils anderer Sprache.
Wenn ich eine Änderung in der deutschen Datei vornehme, soll diese auch automatisch in der englischen Version erscheinen und am Besten auch entsprechend gekennzeichnet sein. Die Änderung kann dabei ruhig in deutscher Sprache erscheinen, weil ich die Übersetzung danach selbst machen will. Ich möchte halt lediglich gewährleisten, dass mir in der englichen Version nichts durchrutscht, was auch noch geändert werden muss ohne dass ich Zeile für Zeile kontrollieren muss. Im Original bestehen beide Dateien aus ca. 1.000 Zeilen.

Zur Verdeutlichung habe ich mal die 2 Kurzversionen angehängt.

Gruß
rolsko

 

Möglich ja, irgendwie schon... Ist nur ein Haufen Aufwand und ggf. wackelig ohne Ende.

Was spricht dagegen, eine einzige, zentrale Datei zu benutzen, die von vornherein mehrsprachig geführt wird?

Bei uns werden Artilkel pauschal in 4 Sprachen (deutsch, englisch, französisch und spanisch) geführt, optional sogar noch weitere (u.a. russisch und chinesisch). Keiner käme da auf die Idee, das in verschiedenen Tabellen der Datenbank zu machen und diese dann nachträglich wieder zu synchronisieren.

Was man eher machen könnte: Ein-/Ausblenden der jeweiligen Sprachen und Umschaltung der Überschriften. Will sagen: Per Button, Ausklappliste oder was auch immer kann man eine Sprache einstellen und die Überschriften werden entsprechend auf diese Sprache umgestellt und die Spalten für die Bezeichnungen in den anderen Sprachen könnten ausgeblendet werden.

Das ganze wäre wahrscheinlich ein relativ kleines, übersichtliches Makro in einer zentralen Datei, die für gemeinsame Bearbeitung freigegeben werden könnte. Somit würden alle Synchronisations-Probleme umgangen werden.

Gruß, Michael

 

Diese Datei ist für einen Online-Katalog bestimmt, der in ein Shop-System läuft. Beim Katalogdaten-Upload wird die Sprache festgelegt. Deshalb müssen unterschiedliche Sprachen leider in verschiedenen Dateien ausgeführt werden.
Habe das gerade auch nochmal mit dem Anbieter abgeklärt, um ganz sicher zu sein.

Gruß
rolsko

 

Dann würd ich mir erst recht überlegen, eine zentrale Master-Datei aufzubauen. Aus der heraus kannst Du dann Exporte in beliebige Formate erstellen, die dann für weitere Verarbeitung gedacht sind.

Es wäre also z.B. kein übermäßiger Aufwand, einen Export-Button mit etwas VBA zu füllen, der eine neue Excel-Mappe erstellt und nur bestimmte Daten aus der Master-Datei übernimmt.

Mal so als Ansatz:

Du hast eine zentrale Mappe, für gemeinsamen Zugriff freigegeben. Darin befindet sich ein Blatt mit den Artikeln, Überschriften z.B.:
Nummer, Name DE, EN, FR, SP, ... Preis, Einheit, ...

Jetzt fügt man ein Blatt in die Mappe ein, das quasi als Hauptmenü und Optionen-Feld dient. Darauf befindet sich
- eine Liste mit den Sprachen DE, EN, FR, SP, ...
- ein Button zum Umschalten auf die ausgewählte Sprache, Ausblenden der anderen Sprachen-Spalten, danach Wechsel auf das Artikel-Blatt zur Bearbeitung
- ein Button zum Export für das Shop-System

Der Export würde dann aus dem Artikel-Blatt Spalte A, je nach Sprache Spalte B,C,D oder E und dann die weiteren Spalten in die neue Mappe übernehmen und sie unter einem bestimmten Namen abspeichern.

Wäre das vielleicht eine Alternative?

Gruß, Michael

 

Hi,

da du offensichtlich eindeutige Artikelnummern verwendest, sollte es kein Problem sein, so etwas zu realisieren. Es ist die Frage, ob es ausreichend ist, wenn in der englischen Mappe die Artikelnummer eingefärbt wird und du dir die Spalte mit der Änderung dann in der betreffenden Zeile selbst suchst, oder ob auch die Zelle, in der die Änderung erfolgen soll, ebenfalls gefärbt werden soll. Die Artikelnummer würde ich persönlich auf jeden Fall färben, da diese Spalte ja fixiert und somit sichtbar ist und du notwendige Veränderungen besser im Überblick hast.

Im Anhang mal eine Lösungsmöglichkeit - wenn in der deutschen Arbeitsmappe in einer Zelle eine Änderung erfolgt, wird in der englischen Mappe die gleichgeordnete Zelle und die zugehörige Zelle der Spalte A mit Hintergrundfarbe Rot gefärbt. Bedingung dabei ist, dass beide Mappen geöffnet sind. Natürlich kann/muss man das Ganze weiter ausbauen (z.B. prüfen ob die andere Mappe geöffnet ist, eintragen neuer Artikel usw.), aber vielleicht ist das schon mal ein Anfang, der mit genau deinen vorliegenden Arbeitsmappen auskommt.

Bis später,
Karin

 

Hallo Karin,

danke für die Info. Wo finde ich denn den Anhang?

Gruß
rolsko

 

Hi,

sorry, da habe ich doch glatt vergessen, die Mappe anzuhängen.

Bis später,
Karin

 

Hi,

ist es richtig, dass da nur die deutsche Version dranhängt? Zumindest habe ich bisher nur die gefunden.

Gruß
rolsko

 

Hi,

ja das ist korrekt, denn du brauchst ja nur die Lösung in der deutschen Mappe, wenn du in der deutschen etwas ändern willst, was sich in der englischen widerspiegeln soll.

Bis später,
Karin

 

Hallo Karin,

also wenn das nur der Anfang ist, dann bin ich ja schon schwer begeistert.

Bbeim Testen hat sich dann doch ein kleines Problem herausgestellt. Wenn ich nur eine Ziffer in einer Zelle der deutschen Fassung ändere, wird sofort der gesamte Text aus dem entsprechenden deutschen Feld übernommen. Das ist im Fall, wenn das Feld nur Zahlen beinhaltet, perfekt. Wenn ich aber bei den technischen Daten nur z. b. die Temperaturangabe von 60° auf 65° ändere, habe ich auch sofort wieder den kompletten deutschen Text darin und muss wieder neu übersetzen. Leider kommt es immer wieder mal auch zu Textänderungen.

Ist es z. B. evtl. möglich, genau nur den neu eingetragenen Wert in der entsprechenden englischen Zelle in Klammern an den Anfang zu positionieren und die Zelle rot zu kennzeichnen? Damit habe ich zwar bei Preisänderungen etwas mehr Arbeit, würde aber nicht bereits vorgenommene Übersetzungen verlieren.

Gruß
rolsko

 

Hi,

eine teilweise Änderung - so wie du das vorgeschlagen hast - ist nicht möglich. Man könnte höchstens anstelle der kompletten Übernahme einen Zellkommentar in der englischen Mappe einfügen. Dieser wird beim Überfahren angezeigt und du siehst das deutsche Original. Allerdings ist es auch im Kommentar nicht möglich, die Teiländerung irgendwie hervorzuheben, bzw. wenn überhaupt irgendwie machbar, dann wäre das sehr kompliziert und würde beim Auführen sehr viel Zeit in Anspruch nehmen und damit das Programm sehr verlangsamen.

Bis später,
Karin

 

Sorry, dass ich so lange nicht geantwortet habe. Leider war ich häufiger unterwegs. Gibt's evtl. irgendwo eine Anleitung, wie ich mir das programmieren könnte. Ich muss es mir einfach anschauen, um zu wissen, ob man damit arbeiten kann.

Gruß
rolsko

 

Hi,

das ließe sich so realisieren:

Code:

Private Sub Worksheet_Change(ByVal Target As Range)
   Dim rngZelle As Range
   If Target.Count = 1 Then
      With Workbooks("Katalogdaten Englisch.xlsx").Worksheets("Tabelle1")
         Set rngZelle = .Columns(1).Find(Cells(Target.Row, 1), lookat:=xlWhole)
         If Not rngZelle Is Nothing Then
            With .Range(Target.Address)
               If Not .Comment Is Nothing Then .ClearComments
               .AddComment Target.Value
               .Comment.Visible = True
               .Interior.ColorIndex = 3
            End With
            .Cells(Target.Row, 1).Interior.ColorIndex = 3
         End If
         Set rngZelle = Nothing
      End With
   End If
End Sub

Bis später,
Karin