Office: Excel - Spezialfilter

Hallo Allerseits!

Den Autofilter kennt in Excel ja (hoffentlich) fast jeder.
Wie aber sieht es mit dem Spezialfilter aus?
Obwohl er wesentlich mächtiger und flexibler als der Autofilter ist, führt er dennoch bei vielen Excel-Usern leider nur ein Rand-Dasein.
Das ist schade und deshalb möchte ich versuchen, mit diesem Tutorial euch den Spezialfilter etwas näher zu bringen.

Die beschriebenen Beispiele könnt ihr auch in der angehängten Datei nachvollziehen.
Ganz wichtig (und vorweg): Der Spezialfilter verlangt eindeutige Spaltenüberschriften!!!

Häufig wird im Forum die Frage gestellt: "Ich habe eine Liste, in der einige Einträge mehrfach vorkommen. Wie kann ich nun diese Duplikate löschen?"

Nichts leichter als das (Blatt "Duplikate"):
Markiert die entsprechenden Daten.
Wählt Menü Daten > Filter > Spezialfilter.
(In Excel2007: Ribbon Daten > Sortieren und Filtern > Erweitert)
Im erscheinenden Dialog sollte der Listenbereich nun korrekt eingetragen sein (sonst einfach manuell berichtigen).
Setzt das Häkchen bei "Keine Duplikate" und entscheidet euch, ob ihr die Liste "an gleicher Stelle filtern" oder "an eine andere Stelle kopieren" möchtet. Im letzten Fall gebt ihr den Zielbereich unter "Kopieren nach" an.
(Für Tippfaule: Die obere linke Zelle reicht Excel als Bereichs-Angabe.)
Das Feld "Kriterienbereich" bleibt in diesem Fall frei.
Klickt auf OK und alles ist gut!

(In allen Beispielbeschreibungen wird der Quellbereich in den Zielbereich (also an eine andere Stelle) kopiert. Dies mache ich hier, weil dann ein besserer Vergleich zwischen Quell- und Zielbereich möglich ist.
Ansonsten ist es natürlich dem Anwender überlassen, ob die Filterung an gleicher Stelle vorgenommen werden soll oder nicht!)
Achtung: Wenn sich der Zielbereich in einem anderen Tabellenblatt befinden soll, so müsst ihr den Spezialfilter aus diesem Zielblatt heraus aufrufen!

Nun aber zum "echten" Filtern (Blatt "Filtern"):
Stellt euch vor: Ihr habt eine Liste, in der in Spalte A Mitarbeiternamen stehen, in Spalte B die bearbeiteten Regionen und in Spalte C die umgesetzten Summen.

Im Gegensatz zum Autofilter benötigt der Spezialfilter immer noch einen Kriterienbereich (KB), in dem die Filterkriterien explizit angegeben werden müssen!
In diesem Kriterienbereich (KB) ist die Angabe der relevanten Spaltenüberschriften Pflicht!
Ebenso Pflicht sind (selbstredend...) natürlich die Kriterien, nach denen gefiltert werden soll.
Entscheidend für die Arbeitsweise des Spezialfilters ist hierbei der Aufbau des KB:
Stehen die Kriterien in derselben Zeile des KB, so werden diese Kriterien mit dem logischen UND verarbeitet (z.B. "groß UND rund").
Stehen die Kriterien in verschiedenen Zeilen des KB, so werden diese Kriterien mit dem logischen ODER verarbeitet (z.B. "groß ODER rund").

Zu kompliziert?
Kein Problem: Probiert es mit diesen Beispielen (siehe auch in der angehängten Datei):

1. Beispiel:
Ihr möchtet alle Datensätze herausfiltern, in denen Mitarbeiter "Meier" beteiligt war?
Dann sieht euer KB (z.B. F1:F2) so aus (tragt diese Werte in die angegebenen Zellen ein):
F1: Name
F2: Meier

2. Beispiel:
Ihr möchtet nun alle Datensätze herausfiltern, in denen Mitarbeiter "Müller" mehr als 110 erwirtschaftet hat?
Dies ist eine UND-Verknüpfung:

1. Kriterium: Mitarbeiter = Müller
UND
2.Kriterium: Summe > 110

Also gehören diese Kriterien in dieselbe Zeile und euer KB (z.B. F1:G2) sieht so aus (tragt diese Werte in die angegebenen Zellen ein):
F1: Name
G1: Summe
F2: Müller
G2: >110

3. Beispiel:
Ihr möchtet alle Datensätze herausfiltern, in denen entweder Mitarbeiter "Müller" auftaucht ODER die Aktion in Region "N" stattgefunden hat?
Dies ist eine ODER-Verknüpfung:

1. Kriterium: Mitarbeiter = Müller
ODER
2. Kriterium: Region = N

Also gehören diese Kriterien in unterschiedliche Zeilen und euer KB (z.B. F1:G3) sieht so aus (tragt diese Werte in die angegebenen Zellen ein):
F1: Name
G1: Region
F2: Müller
G3: N

Testet diese Beispiele einfach mal an der angehängten Datei.

Ihr könnt euch leicht vorstellen, dass es hiermit möglich ist, auch noch weit vertracktere Kombinationen von Kriterien auszuwerten, bzw. auszufiltern.

4. Beispiel:
Alle Umsätze, die größer als 110€ sind UND NICHT von "Meier" sind:
KB: F1:G2
F1: Name
G1: Summe
F2: <>Meier
G2: >110

5. Beispiel:
Alle Umsätze zwischen 104 und 112 (jeweils inkl.):
KB: F1:G2
F1: Summe
G1: Summe
F2: >=104
G2: <=112

6. Beispiel:
Alle Umsätze von "Müller" ODER "Meier" in Region "W":
KB: F1:G3
F1: Name
G1: Region
F2: Müller
G2: W
F3: Meier
G3: W

und so weiter, und so weiter...

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