Office: Anzeigen des letzten Datensatzes eines bestimmten Mitarbeiters

Guten Tag,
ich bin neu in diesem Forum und habe eine Frage. Ich benutze Access 2007. Ich habe eine Datenbank, in der ich die durchgeführten Reise mit Datum, Uhrzeit, Abfahrtort und Ankunftsort sowie das jeweilige Land unserer Mitarbeiter erfasse. Das Hauptformular beinhaltet zwei Unterformulare. Die Daten für diese Formulare werden über jeweils eine Abfrage ermittelt.
Ein Unterformular ist mit dem Datenfeld "Mitarbeiter" verknüpft und zeigt mir bestimmte Datenfelder eines Mitarbeiters an, die für weitere Datenerfassung wichtig sind.
Meine Frage:

Wie schaffe ich es, dass mir in diesem Unterformular statt aller Datensätze dieses Mitarbeiters, nur der letzte Datensatz angezeigt wird.​

Im Voraus besten Dank.
Mit freundlichen Grüßen
Hans-Peter Burckart

 

Hallo Hans-Peter,
dem Unterformular wird wohl eine Abfrage zugrunde liegen. Diese kannst Du mit Max(ReiseDatum) filtern, sodass nur dieser Datensatz übrig bleibt.
Kleiner Hinweis: Verwende keine reservierten Wörter wie "Datum" oder "Name" für eigene Feldnamen. Das führt oft zu Verwirrung.

Beste Grüße
Andreas

 

Hallo Andreas,
vielen Dank für die schnelle Antwort. Werde ich bei Gelegenheit natürlich ausprobieren. Zum Glück sind meine Feldnamen entsprechend dem Inhalt gekennzeichnet, so daß ich damit keine Probleme haben dürfte.
Gruß
Peter

 

Hallo,
irgendwie scheine ich etwas falsch zu machen.
Ich habe mir eine Kopie der Original-Datenbank angelegt, um in dieser etwas auszuprobieren.
Zum besseren Verständnis habe ich ein Bildschirmfoto des Formulars für die Datenerfassung hier eingefügt. Die beiden Unterformulare werden beim Verlassen zweier Datenfelder mit entsprechenden Werten ausgefüllt. Das Formular "Reisekosten", wenn das Datenfeld "Land" einen Wert hat und das untere Formular in Form einer Tabelle sobald das Datenfeld "Mitarbeiter" einen Wert erhalten hat. Beiden Unterformularen liegen jeweils Abfragen zugrunde.
Soweit so gut. Die benötigten Daten werden jeweils korrekt angezeigt, sobald ich die beiden Felder verlasse. Auch im unteren Unterformular in Form einer Tabelle wird der zuletzt hinzugefügte Datensatz mit den entsprechenden Werten angezeigt. Grundlage dafür ist folgender SQL-Code.

SELECT Haupttabelle.ID, Haupttabelle.Mitarbeiter, Haupttabelle.Abfahrtsdatum, Haupttabelle.Abfahrt, Haupttabelle.Ankunftsdatum, Haupttabelle.Ankunft, Haupttabelle.Land, Haupttabelle.Ort_Abfahrt, Haupttabelle.Ort_Ankunft

FROM Haupttabelle

GROUP BY Haupttabelle.ID, Haupttabelle.Mitarbeiter, Haupttabelle.Abfahrtsdatum, Haupttabelle.Abfahrt, Haupttabelle.Ankunftsdatum, Haupttabelle.Ankunft, Haupttabelle.Land, Haupttabelle.Ort_Abfahrt, Haupttabelle.Ort_Ankunft

HAVING (((Haupttabelle.ID)=(SELECT [ID] FROM Haupttabelle WHERE ID = (SELECT MAX(ID) FROM Haupttabelle))));

​

Solange ich immer den gleichen Mitarbeiter erfasse, ist da ja auch kein Problem. Wenn ich nun einen anderen Mitarbeiter erfasse bleibt das Unterformular leer und erst beim zweiten Datensatz wird der letzte korrekte Datensatz angezeigt.
Meine Frage, wie schaffe ich es, dass ich bei der Erfassung eines anderen Mitarbeiters, dessen letzten Datensatz angezeigt bekommen. Diese angezeigten Daten werden benötigt, um zum Einen zeitmäßig chronologisch weiter zu erfassen und den jeweils letzten Ankunftsort als neuen Abfahrtsort zu erfassen.


Ich muss jedes Mal, wenn ich den Mitarbeiter wechsele, die Haupttabelle oder die Abfrage in Tabellenansicht öffnen und die entsprechend Mitarbeiter filtern. Diese Arbeit möchte ich gerne mir etwas erleichtern.
Vielleicht hat ja jemand einen Vorschlag für mich, wie ich das in den Griff bekomme.
Mit freundlichen Grüßen und vielen Dank im Voraus
Peter

 

Hallo Peter,
an einem Bildschirmausdruck lässt sich schwer herumprobieren. Hast Du die Möglichkeit, die Datenbank mit einigen wenigen (anonymen) Datensätzen gefüllt hochzuladen?
So aus dem Stegreif würde ich sagen, Du musst Deinen Mitarbeiter mit dem Kombifeld auswählen (Ereignis „nach Aktualisierung”) und alle Neueinträge mit dessen ID als Fremdschlüssel abspeichern.
Gruß
Doming

 

Danke ich werde die Datenbank erneuern. und Hochladen.
Gruß Peter

 

Hallo Doming,
ich habe eine Probe der Datenbank erstellt mit allen Tabellen, Abfragen, VBA-Codes und Formularen. Die enthaltenen Daten sind natürlich fiktiv.
Vielleicht kann man jetzt besser feststellen, was ich meine. Allerdings musste ich die Datenbank in eine Zip-Datei umwandeln, da sie sonst zu groß für das Hochladen gewesen wäre.
Gruß Peter

 

Hm, da muss man erstmal durchfinden.
Sehe ich das richtig, dass in der Haupttabelle einige Daten stehen, die sich in anderen Tabellen wiederholen?

 

Nicht dass ich wüsste. Ich habe im Grunde nur 4 Tabelle. Die Haupttabelle, Tabelle für Reisekostensätze, Personal und Länder. Nur habe ich festgestellt, dass ich mehrere gleichwertige Formulare erstellt habe. Die ich wahrscheinlich löschen kann,

 

Hallo,
warum gibt es eine Tabelle Mitarbeiter und dann noch eine Personal? Die Haupttabelle ist datentechnisch nicht die Haupttabelle sondern eine Untertabelle von Personal und sollte deshalb auch nicht die Datenquelle zur Bewegungs-/Reiseerfassung sein.
Versuche doch einfach mal eine Formular von Access generieren zu lassen. Haupttabelle Personal, Unterformular die Tabelle, die jetzt Hauptabelle heißt (Ich würde sie in Reisedaten umbenennen). Für den Kostensatz würde ich zur Auswahl ein Kombinationsfeld zur Verfügung stellen, dessen Datengrundlage eine Abfrage ist, die den aktuellen, zu verwendenden Kostensatz ermittelt.