Office: Problem Datenstruktur Mitglieds-Datenbank

Hallo Leute,
Ich habe eine Frage zu einer Vereins-Mitglieder-Datenbank, die ich erstelle.
Die Vereinsmitglieder sind in einer Tabelle erfasst, also Nachname, Vorname, usw.
Und es gibt einen Vereinsanzeiger, der quartalsweise an alle Mitglieder verteilt wird. Dafür gibt es unterschiedliche Wege. Entweder per Mail, oder über die Homepage (=Leute schauen selbst nach) oder sie bekommen ihn per Post oder er wird von "Austrägern" (=Mitglieder) in den jeweiligen Briefkasten geworfen. Aber wie bilde ich das jetzt in der Datenbank ab?
Meine erste Idee ist, eine Tabelle mit den Verteil-Arten (Post, Mail, online, Austräger) und eine zweite Tabelle mit den einzelnen Austrägern (Austräger1, Austräger2 usw.). Beide Tabellen jeweils mit Primärschlüssel und Datenspalte. Und dann eine Tabelle "Verteilungen" mit Primärschlüssel "Verteilung", Fremdschlüssel Mitglieds-Nr., Fremdschlüssel "Verteil-Art" und Fremdschlüssel "Austräger". Aber wenn ich online bzw. Mail habe, habe ich ja keinen Austräger, aber ich kann das Fremdschlüsselfeld ja nicht leer lassen. Die andere Variante wäre, nur eine Tabelle "Verteil-Arten" in denen quasi drinsteht "Post", "Mail", "online", "Austräger1", "Austräger2" usw. Und dann eine Tabelle "Verteilungen" mit Fremdschlüssel Mitglieds-Nr. und Fremdschlüssel "Verteil-Art".
Aber wie kann ich dann "einfach" die "Austräger" filtern um die dafür notwendigen Listen zu erstellen? Dann muss ich alle Austräger in der Abfrage einzeln aufführen? Oder gibt es eine andere Struktur, wie ich das normalisieren muss?
Und wie kann ich sicherstellen, dass es für jedes Mitglied genau einen Datensatz in der Tabelle "Verteilungen" gibt?
Oder ist es sinnvoller, einen Fremdschlüssel für die "Verteil-Art" und einen für den "Austräger" direkt in der Mitglieder-Tabelle anzusiedeln?
Vielen Dank schon mal für euer Mitdenken.

viele Grüße
Hank Bully

 

Hallo HankBully,
im Grunde benötigst Du nur zwei Tabellen, denn Deine "Austräger" sind eigentlich nur weitere Zustellarten, wie "Post","Email", etc. Sie heißen halt nur anders. "Ausräger1" könnte ja auch "Willi" und "Austräger2" könnte "Franz" heißen.
Jedes Vereinsmitglied hat ja nur eine Zustellart.
Also: erste Tabelle Mitglieder mit den Feldern Name, Adresse....ZustellartID.
Zweite Tabelle mit den zwei Feldern ZID und ZBezeichnung. Diese enthält in ZBezeichung neben deinen Arten Post, Email, Online, alle Austräger, also Austräger1, Austräger2, usw. Die beiden Tabellen bekommen eine 1:n Beziehung mit referentieller Integrität, Aktualisierungsweitergabe ohne Löschweitergabe. Dabei ist Zustellart die 1er-Seite und Mitglieder die n-Seite.
Wenn immer jedes Mitglied den Anzeiger bekommt, legst Du für das Feld ZustellartID im Mitgliederstamm die Eigenschaft "Eingabe erforderlich" fest. Sinnvoll ist dort auch die Festlegung eines Standardwertes. Das, was am häufigsten vorkommt, z.B. Email.
Nun ist es ein Leichtes eine Abfrage mit allen Mitglieder zur jeweiligen Zustellart und so auch gleichzeitig mit dem passenden Austräger zu erstellen. Darauf aufbauen kann dann ein Formular oder Bericht.

 

Hallo Andreas,
Alles klar, vielen Dank für deine Ausführungen und vor allem für die schnelle Antwort! So kann ich das lösen.
Ich hätte noch einen Gedanken, da ich ja eine Liste benötige, auf der nur die Austräger sind ohne Mail / online, wäre es da sinnvoll, in die Zusteller-Tabelle noch eine dritte Spalte zu machen, in der ich für Mail und online eine bestimtme Zahl zuordne und den Papier-Austeilern (Post und Austräger) eine andere Zahl zuordne. So könnte ich durch eine Abfrage nur die Austräger filtern, und müsste nicht diese direkt persönlich in der Abfrage erwähnen. Sonst müßte ich, wenn sich ein Austräger ändert, oder ein weiterer dazukommt, immer die Abfrage wieder entsprechend anpassen.
So wäre diese Abfrage einfach auf die Spalte festgelegt und wenn ein neuer Austräger kommt, bekommt der auch die entsprechende Zahl zugeordnet und es passt einfach wieder.

 

Hallo Hank,
das ist ein richtiger Gedanke.
Aber Du hast über die ZID (Primärschlüssel der Tabelle Zustellarten, den man idealer Weise als
Feldtyp Autowert festlegt) bereits diese eindeutige Kennung nach der Du in einer Abfrage unter "Kriterien" sehr einfach und effektiv filtern kannst. Auf diese Abfrage kannst Du dann ja Deine Liste aufsetzen.
Es gibt auch die Möglichkeit anstatt in den Kriterien der Abfrage die ZIDs einzutragen, dort einen [Parameternamen] einzugeben. Führt man nun die Abfrage aus verlangt Access die Eingebe eine Parameterwertes, in diesem Fall die ZID der Zustellart, bzw, hier des Austrägers.
Um Deine Grundkenntnisse aufzubessern schau mal unter
Access-Tutorial: Lernen Sie Microsoft Access Datenbanken zu erstellen!.
Das ist einfach, kurz und knackig geschrieben und sehr zu empfehlen.

 

Hallo Andreas,
Danke für deine Infos. Das mit der Parameter-Abfrage kenne ich, das habe ich auch schon genutzt. Das mache ich z. B. mit einem Abfrageformular mit Kombifeld, und übergebe dann den Wert an das Folgeformular um einen bestimmten Datensatz anzuzeigen. Dann kann man genau dne Wert eingeben, und es gibt keine "Tippfehler". Danke für den Hinweis an der Stelle.

Die dritte Spalte kommt daher, dass ich eine Abfrage brauche, in der eben alle "Austräger" zusammen auftauchen, aber nur nicht Mail und online. Wenn ich auf die erste Spalte (Primärschlüssel, natürlich mit Autowert) gehe, habe ich ja die gleiche Situation wie in der Bezeichnungsspalte, das eben in jedem Datensatz ein unterschiedlicher Wert steht, da kann ich genausowenig eine "Teilmenge" herausfiltern. Ich könnte zwar Mail und online als ersten und zweiten Datensatz eingeben, und dann einfach nach >=3 filtern, aber wenn z. B. später noch "Whatsapp" dazkommen würde, und ich das auch ausschließen möchte, dann funktioniert das auch wieder nicht. Deshalb eben die Spalte, nach der ich nochmal unterscheiden könnte.

Vielen Dank auf jeden Fall für deine Zeit und dein Mitdenken!
viele Grüße
HankBully

 

Hallo,
klar, dann benötigst Du eine weitere Gruppierungsstufe, z.B. "ZustellartenGruppe".