Office: Formular Verknüpfte Datensätze anzeigen

Hallo,

ich möchte eine Umsatzdatenbank erstellen.

Soll wie folgt aussehen

Tabelle 1:
Warengruppe
Umsatz
Kundenanzahl
KW
Gesamtumsatz


Tabelle 2:
Warengruppen

Jetzt habe ich 10-20 Warengruppen (muss flexibel sein) aber nur ein mal KW, Gesamtumsatz und Kundenanzahl...

Ich möchte mein Formular so aufbauen, das ich oben Gesamtumsatz, KW und Kundenanzahl eingebe und unten drunter die Warengruppen aus Tabelle 2 mit einem Feld zur eingabe der Umsätze angezeigt werden.

Ich bin schon seit Stunden dran und versuche, lese hier im Forum etc. aber irgendwie glaube ich ich habe voll den falschen Ansatz.

Wäre Super wenn mir da jemand helfen könnte.

Danke.

 

Also, sehe ich das richtig:

Tabelle2 ist sozusagen Deine "Detail"-Tabelle, in der Journal-mäßig pro Zeile jeweils Warengruppe und Umsatz erfaßt werden?

Und Tabelle1 ist Deine "Master"-Tabelle, in der Du neben der Warengruppe, der Kunden-Anzahl, der KW und dem Umsatz (einer KW?) auch den Gesamt-Umsatz (also quer über elle KW) erfaßt?

Zunächst einmal: Wenn Umsatz und Gesamt-Umsatz Summen über die Einträge in Tabelle2 sind, dann schmeiß die Felder sofort wieder aus Deiner Tabelle raus. Das ist nichts, was man "eintragen" darf, sondern sowas muß dynamsich per Abfrage berechnet werden, wenn der Wert angezeigt / ausgedruckt werden soll. Andernfalls ist das "out of sync" der Werte fast schon vorprogrammiert. Klärung: Welcher Umsatz steckt im Feld "Umsatz"? Der Umsatz über alle Einträge einer Warengruppe? ...alle Einträge einer Warengruppe innerhalb einer KW? Welcher Umsatz steckt im Feld "Gesamt-Umsatz"? Der Umsatz über alle Einträge aller Warengruppen?

Ein Schritt weiter wäre das Ding mit der Warengruppe: Auch die Liste der Warengruppen muß (darf...) nicht "erfaßt" werden, sondern sollte sich aus den Einträgen der Tabelle2 dynamisch berechnen. Andernfalls könnte es passieren, daß Du Warengruppen nicht in Tabelle1 hast, obwohl sie Umsatz in Tabelle2 hatten. Oder aber Du erfaßt Warengruppen in Tabelle1, die es nicht gibt und die nie Umsatz in Tabelle2 erhalten.

Kundenanzahl... Hmmm... Ließe sich die nicht auch direkt aus den Einträgen der Tabelle2 ermitteln? Ist es nicht die Anzahl der Einträge, ggf. nur die innerhalb einer jeweiligen KW? Dann muß (darf...) auch dieses Feld nicht in der Tabelle sein.

Letztendlich... Wenn Deine Tabelle1 nur sowas wie eine Zusammenfassung der Tabelle2 ist, dann ist sie völlig überflüssig (bis hin zu gefährlich). Aus den Detail-Datensätzen in Tabelle2 lassen sich alle relevanten Kennzahlen über Abfragen ermitteln, ohne daß diese in einer anderen Tabelle abgespeichert werden müssen und die Gefahr besteht, daß die Werte nicht mehr synchron zueinander sind.

Eine Liste aller KW z.B. kriegst Du mit
SELECT DISTINCT kw FROM tabelle2 ORDER BY kw;

(Wenn Du das in der SQL-Ansicht im Abfrage-Editor einfügst, kannst Du danach auch wieder in die "normale" Entwurfs-Ansicht und gucken, was der Editor daraus so macht.)

Die Summe aller Umsätze bekommst Du mit
SELECT sum(umsatz) as umsatz_gesamt FROM tabelle2;

Die Summe der Umsätze innerhalb einer KW (z.B. 27. KW):
SELECT sum(umsatz) AS umsatz_kw FROM tabelle2 WHERE (kw=27);

Jetzt eine Liste aller KW-Umsätze, Anzahlen der KW-Kunden usw. wird etwas umfangreicher und bevor wir da was zusammenbasteln würde ich lieber erstmal abwarten, ob das überhaupt ein für Dich gangbarer Weg wäre. Aber wenn Du tatsächlich irgendwo mit einem Taschenrechner sitzt und die KW-Umsätze aus Tabelle2 aufaddierst, um sie dann in Tabelle1 einzutippen, dann würde ich Dir dringend zu einem anderen Weg raten. ;-)

Grundsatz in der Datenbank: Keine Informationen doppelt / parallel speichern, keine Ergebnisse speichern, die aus Berechnungen der Tabellen resultieren!

Gruß, Michael

 

Hallo Michael,

vielen Dank schon mal für deine Mühe.

Es ist folgendes, ich habe einen Umsatz (Gesamt) welcher sich aus dem Verkauf des gesamten Marktes resultiert und die Kundenanzahl, welche ich auch aus der Kasse heraus pro Woche heraus ziehen kann.

Des Weiteren habe ich verschiedene Warengruppen, welche evtl. wegfallen oder hinzugefügt werden müssen (zB Saisonartikel). Daher müssten diese dynamisch aus einer Tabelle heraus im Formular eingefügt werden.

Jetzt werden allerdings auch nicht alle Umsätze, aller Warengruppen eingegeben... das heißt ich kann den Gesamtumsatz nicht errechnen.

Ich muss also eine Tabelle mit dem Gesamtumsatz und der Kundenanzahl haben, welche der KW zugeordnet werden kann und möchte dann noch einen Umsatz der verschiedenen Warengruppen eingeben können. Dann kann ich anfangen mit rechnungen, welche mir den % Anteil der Warengruppen etc. aufzeigen... bevor jemand meint, wenn ich nicht alle Warengruppen eingebe, kann ich auch keinen %Anteil errechnen... muss halt den Restwert vom Ges.Umsatz abziehen ... etwas aufwendig, aber mich interessieren manche der Warengruppen eher weniger, also möchte ich mir die ARbeit ersparen, diese eingeben zu müsse.

Das ganze soll dann ungefähr so aussehen:

Gesamtumsatz Kundenanzahl KW

(hier nun ein dynamisch ermittelter Teil aus den Warengruppen)
WG1 Umsatz WG1
WG2 Umsatz WG2
WG3 Umsatz WG3

etc....

Dann muss natürlich auch jeder Umsatz der Warengruppen der jeweiligen KW zugeordnet werden... was bedeutet ich muss ein verstecktes Feld einfügen, welches dann die KW zum Umsatz WG# hinzufügt.

Ich hoffe das hilft etwas weiter und ist relativ plausibel erklärt.

Danke nochmals.

Gruß Christian

 

Hmmm... Ok... Das wären also schonmal 2 Felder im "Master"-Formular:

• Umsatz_KW
• Kunden_KW

Zusätzlich:

• KW

Gut... Das wären dann 2 Felder im "Detail"-Formular:

• WG
• Umsatz_WG_KW

Und auch wieder:

• KW

Ok, das wäre dann ein berechnetes Feld im "Detail".

Und das ist so ein bißchen der Knackpunkt, der die Sache unschön macht...

Die einzelnen KW-Umsätze sind im "Detail", der KW-Umsatz gesamt ist aber im "Master". Um den KW-Umsatz "andere" zu berechnen, muß also aus dem "Master" ein Feld (Umsatz_KW) genommen werden und eine Summe über Felder (Umsatz_WG_KW) der passenden Woche (KW) gebildet werden. Das voneinander abgezogen ergibt dann den "Umsatz_andere_KW".

Das Ergebnis gehört irgendwie in "Detail", weil es ein Pseudo-KW-Umsatz ist, paßt aber eigentlich nicht wirklich auf's Formular, denn es würde zu jedem einzelnen KW-Umsatz immer mit angezeigt werden. Es paßt aber auch nicht wirklich in den "Master", weil es ja kein Gesamt-Umsatz in irgendeiner Form ist. Und wenn's dort steht, ist's wieder Essig mit der %-Berechnung im "Detail". Problematik: Berechnete Felder erzeugen keinen neuen, virtuellen Datensatz (Zeile), sondern nur neue Felder (Spalten) innerhalb der Datensätze. Du bräuchtest aber eben den Datensatz / die Zeile, um Werte daraus mit den anderen Datensätzen / Zeilen zu kombinieren (addieren, teilen, ...)

Ich würde der Übersichtlichkeit und Einfachheit halber empfehlen, den "andere" Umsatz der KW direkt in "Detail" mit zu erfassen. Nimm dafür WG "0" oder sonst irgendeine, die normalerweise nicht benutzt wird. Dann hast Du im "Master" und in der Summe der "Detail" wieder zueinander passende Werte bzw. könntest im "Master" die Summe berechnen, statt eingeben zu müssen. Ob Du WG 0 dann mit in die %-Berechnung einbeziehst oder nicht, ist dann relativ simpel umschaltbar.

Ansonsten wird es eine ziemlich unübersichtliche Geschichte mit aufeinander aufbauenden Abfragen, die ihr Zwischenergebnis jeweils an die nächste weitergeben.

Gruß, Michael

 

Das ist wahrscheinlich nur praktikabel, wenn die Anzahl der "anderen" WG nicht zu hoch ist. Wenn Du mit einem Taschenrechner quer durch 87 WG mußt, um die Summe zu ziehen, weil Dich eigentlich nur 5 WG im Detail interessieren, macht das irgendwie auch keinen Sinn.

Gruß, Michael

 

Das mit den berechnungen etc. bekomme ich schon hin, die sollen eigentlich auch nicht direkt ins Formular.... mich interessiert eigentlich nur, wie ich das Eingabe-Formular und die Tabellen an sich entwerfen muss, damit ich am ende die jeweiligen WG + WG Umsatz dynamisch unter den Mastereingaben Ges-Umsatz Knd-Anzahl und KW eingeben kann...

Die berechnungen werde ich über einfache Berichte machen, das ich da schonmal nichts mit im Formular habe.

Dann benötige ich sicherlich noch eine 2. Detail Tabelle, wo ich die Warengruppen definieren kann und mit einer Beziehung zu der 1. Detailtabelle verknüpfe.... dann sind die auch dynamisch einzugeben.

Werde die Tage mal daran basteln und mich nochmal melden... vielen Dank schonmal.

Gruß Christian

 

Da ich schon wieder auf einige schwierigkeiten gestoßen bin, fange ich mit meiner Erklärung noch einmal ganz von vorne an:

Ich Benötige eine Datenbank, in der ich einen Gesamtumsatz, die Anzahl der Kunden und eine KW (Datum) wöchentlich eingeben kann. Zu diesen Angaben möchte ich verschiedene Warengruppenumsätze ebenfalls zu dieser KW eingeben. (Wie ich damit rechne etc., das bekomme ich schon hin) Einzig der Aufbau der Tabellen und des Formulares bekomme ich gerade garnicht hin.

Ich benötige folgende Tabellen (gehe ich jetzt mal von aus)

Hauptdaten:

• Ges_Umsatz
• Kundenanzahl
• KW

Warengruppen:

• Warengruppen (um diese dynamisch im Formular darstellen zu können)

Warengruppendaten:

• Warengruppe
• Warengruppenumsatz
• WG_KW

Dann muss das Formular wie folgt aufgebaut sein:

Masterformular (oberer Hauptteil)

• Ges_Umsatz
• Kundenanzahl
• Datum bzw. KW

Detailformular (unter dem Hauptteil, dynamisch aus der Anzahl und den Namen der Warngruppen erstellt)

• Warengruppe1 Umsatz KW (automatisch aus eingabe Masterformular)
• Warengruppe2 Umsatz KW (automatisch aus eingabe Masterformular)
• Warengruppe3 Umsatz KW (automatisch aus eingabe Masterformular)
• etc....

Bei 10 vorhandenen Warengruppen sollen 10 angezeigt werden und bei 11 natürlich diese 11.

Irgendwie bekomme ich das nicht mal im Ansatz hin :-( (oder denke ich da zu kompliziert bzw. umständlich?

Gruß

 

Das kann ich mir vorstellen...

Dein Ansatz ist etwas krumm... ;-) Im UF müssen nicht alle möglichen Warengruppen angezeigt werden, zu denen Du dann einen Umsatz eingibst. Viel einfacher: Am Anfang ist das UF im Prinzip leer, zeigt nur den Platzhalter "neuer Datensatz" an. Dort gibst Du dann die KW und den dazugehörigen Umsatz ein.

Das Unschöne ist nach wie vor die Summen-Bildung quer über Haupt- und Unter-Formular bzw. den dafür zu Grunde liegenden Abfragen.

Ich hab im Anhang mal ein bißchen was gebastelt, was eigentlich dem entsprechen müßte, was Du suchst. Es ist und bleibt unschön, aber funktioniert wohl prinzipiell...

(Ich plädiere nach wie vor dafür, im Detail dann einen "Rest_Umsatz" neben den einzelnen "Kw_Umsatz" zu erfassen, wenn möglich.)

Gruß, Michael

 

Nur noch kurz als Anmerkung dazu: Das Ding ist so ziemlich absolut rudimentär, soll nur den groben Weg zeigen. Es hat noch etliche Schwachstellen und Verbesserungsmöglichkeiten. Z.B.:

• Im Uf muß eigentlich nicht mehr die KW eingegeben werden, weil die durch die Verknüpfung mit dem Hf ja schon klar ist. Da ließe sich was mit dem Standard-Wert machen.

• Die Summen-Bildung im unteren Teil des Hf hat den Nachteil, daß sie nicht aktualisiert wird, wenn im Uf Umsätze erfaßt werden. Da könnte ein .requery in einem Ereignis des Uf helfen.

• [...]

Gruß, Michael