Office: MS Access - Formular: Kein Datensatz mit passenden Schlüsselfeldern

Hey Ihr Lieben,

in meinem Formular habe ich ca. 10 Felder zur Dateneingabe. Darunter einige Textfelder. Bei Eingabe wird in meiner z-Tabelle ein neuer Datensatz + neue ID eingefügt und in meiner gesammelten Haupttabelle wird der Datensatz als ID eingefügt.

Nun wird es aber öfters den Fall geben, dass ich manche Felder in meinem Formular leer lassen möchte - also keine Daten zu dem jeweiligen Feld eingetragen werden. Wenn ich das versuche, gibt mir Access eine Fehlermeldung zurück (Siehe Anhang).

Wie kann ich hier vorgehen?

 

Hallo Greta,
Du hast wahrscheinlich die Tabellenbeziehungen 1:n mit referentieller Integrität angelegt. Das zwingt dazu, wenn man in der n-Tabelle einen Satz anlegen will, dass der Fremdschlüssel in der 1-Tabelle bereits vorhanden ist. Also in der richtigen Reihenfolge die Sätze zufügen.

 

Hallo Andreas,
ich habe in meiner 1:n Tabelle keine referentielle Integrität definiert.

Das Endergebnis sollte so sein, dass auch Felder leer gelassen werden können und ich diese nicht zwingend ausfüllen muss. Was kann ich hier tun?

 

Schau mal in der Tabellendefinition (nicht in den Formulareigenschaften), ob das Feld auf "Eingabe erforderlich Nein" steht.
Nehme die Beziehung raus.
Ändere in der Abfrage, die dem Formular zugrunde liegt, die Verknüpfung. (Das sind ja nur Verknüpfungen zum Zeitpunkt der Abfrage und keine festen Beziehungen, wie bei den Tabellen.)

 

Hallo Andreas,
ich habe viele Rückfragen, weil ich MS Access nicht aus dem ff kenne und noch eine ziemliche Anfängerin bin:)

• Also in meinen Haupttabellen ist in jedem Feld unter dem Punkt "Eingabe erforderlich" ein "Nein" eingestellt.
• Was meinst du genau mit "nehme die Beziehung raus"? Welche Beziehung soll ich wo raus nehmen?
• Mit "ändere in der Abfrage die Verknüpfung" meinst du vermutlich, dass ich in den Beziehungen die Verknüpfungseigenschaften ändern soll? Hier gibt es ja 3 Optionen. Meine Verknüpfungen sind alle auf Option 1 gestellt: "Beinhaltet nur die Datensätze, bei denen die Inhalte der verknüpften beider Tabellen gleich sind".

 

Hallo Greta,
wenn Du bei der Verknüpfung die Option 1 eingestellt hast, muss es in beiden Tabellen passende Einträge geben.
Lösung wäre ein neutraler Datensatz, wie zum Beispiel "unbekannt". Wenn Du jetzt im Formular einen Datensatz erzeugen willst, schreibst Du in das Textfeld für Tabelle2 als Standardwert "unbekannt", Dann gibt es in der Tabelle einen definierten Wert und der Datensatz ist gültig.

 

PS: Wenn ich vesuche den Verknüpfungstyp aus Option 2 oder 3 zu stellen, erhalte ich diese Fehlermeldung - siehe Anhang.

 

Hallo Greta,
genau das ist der Punkt. Wenn du unter Beziehungen die Tabellen "in Beziehung" setzt, verlangt Access diese Beziehung bei der Datenerfassung. Dies sind "Beziehungen" der Tabellen, die genau dazu dienen die Datenintegrität zu gewährleisten.
Sie werden bei Abfrage als "Blaupause" im Abfrageeditor vorgeschlagen. Sie können dort aber gelöscht und andere "Verknüpfungen", die dann nur für die Abfrage gelten, erfasst werden.
In deinem Fall möchtest du ja offensichtlich diesen "Zwang" nicht. Also ist eine Beziehung in den Tabellenbeziehungen hier eher kontraproduktiv.

Ich gehe davon aus, dass Du als Datengrundlage für dein Formular eine Abfrage und NICHT die Tabellen direkt nutzt.
Dadurch bietet sich die Möglichkeit IN DER ABFRAGE die Verknüpfungen (nicht die Beziehungen in den Tabellen) zu beeinflussen. Genau da sind dann auch die anderen beiden Optionen der Verknüpfungserstellung möglich und relevant.
Sie entsprechen in SQL dem Left Join und Right Join.
Spiele damit mal herum und Du wirst den Effekt nachvollziehen können. Je nach Kombination kann es allerdings dann auch sein, dass keine oder nur eine beschränkte Datenerfassung im Formular möglich ist.

Als Newbie hilft bei der Formularerstellung meistens besser der Formularassistent. Der fragt ab, was man wie verknüpfen möchte und erstellt eine entsprechende (interne) Abfrage. Dies kann man aber auch bearbeiten, indem man bei den Formulareigenschaften/Datenherkunft (wo die select.Anweisung steht) auf die 3 Punkte klickt. Dann öffnet sich der Abfrageeditor.....

 

Hallo Greta,
ich nehme jetzt mal als Beispiel die Tabelle Auto und Tabelle Farben.
Wenn es Dir wichtig ist, Deine Autos nach Farbe zu sortieren, stellst Du eine Beziehung zwischen Tabellen her.
Lässt Du diese Beziehung weg, so kannst Du die Farbe in die tbl_Auto trotzdem eintragen (FS_Farbe) aber den Eintrag auch weglassen. Wenn Du später eine Abfrage zusammenstellt, in der Du nach Farbe sortierst, kannst Du im Abfrageentwurf dann die Beziehungen nur für die Abfrage herstellen.
Je nachdem welche Beziehungsart Du dann wählst, werden Dir (Opt1) nur die Datensätze auch zueinander passen (Fahrzeuge, die eine eingetragene Farbe haben),


alle Farben, die in der TabelleFarbe stehen und die Fahrzeuge, die zu den Farben passen (Opt2)


oder alle Autos und daneben die Farben, wenn sie eingetragen wurden (Opt3)


Wenn die Beziehung im Beziehungsfenster eingetragen wurde, wird die Eingabe der Farbe erzwungen, sonst ist der Datensatz nicht vollständig und kann nicht gespeichert werden. Wenn Du also ein schwarzen Volvo eintragen willst, muss die Farbe schwarz in tbl_Farben stehen oder durch den Code eingetragen werden, bevor der Datensatz mit dem Volvo gespeichert werden kann.
Das meinte ich mit der Farbe "unbenannt", die als Standardwert im Eingabefeld der Farbe stehen sollte, denn so steht ein gültiger Wert im Datensatz, auch wenn Du „vergessen“ haben solltest, eine Farbe einzutragen.
Gruß
Doming