Office: (Office 365) Bestandsermittlung von Schüttgütern

Hallo,
ich muß mir gerade eine neue Tabelle erstellen und bin etwas Ratlos, wie ich das gestalten soll. Vielleicht hat ja jemand ein paar "Denkanstöße" was man machen könnte, bzw. ob das generell überhaupt möglich ist.

Und zwar geht es um die Bestandsermittlung von Schüttgütern/Naturstein. Wie haben hier auf dem Hof knapp 200 Materialien. Da wird halt hin und wieder etwas dazugekauft und da ändern sich natürlich auch mal die Einkaufspreise.
Das Problem ist nun, dass wir mal 50 Tonnen für 80 Euro liegen haben, da kippen wir nun 25 Tonnen für 90 Euro drauf. Dann bekommen wir noch einen Sonderposten 15to für günstige 50 Euro rein. Dazwischen werden 35 Tonnen verkauft.
Und das eben bei vielen Artikeln.

Nun liegt es an mir den Bestand zu führen. Bisher haben wir immer den Wert der eingekauften Waren mit dem Wert des Verkaufs abzüglich einer Gewinnmage errechnet. Das ist aber sehr ungenau, da die Gewinne stark Schwanken und nicht in Stein gehauen sind (kleines Wortspiel). Probleme bekommen wir dann immer am Ende des Jahres, wenn der Bestand deutlich geringer ausfällt als laut dieser monatlichen Berechnung vorhanden sein müsste.

Daher wollte ich jetzt eine neue Tabelle machen, in der die Verkauften Mengen mit dem Einkaufspreis errechnet und vom Bestand abgezogen werden.
Ich habe dazu eine Einkaufs-Tabelle, die ich nach Artikelnummern filtern kann, wo bei jedem Vorgang u.a. das Datum, Artikelnumer und der EK festgehalten wurde.
Mit dem Verkauf ist es schon etwas kniffliger. Hier habe ich lediglich eine Pivot-Tabelle, die über einen Firmen-Server auf das Warenwirtschaftsprogramm zugreift und alle Rechnungen zusammenfasst. Hier müsste ich dann jeden einzelnen verkauften Artikel durchgehen und die Menge händisch eintragen (weil ich leider nicht weiß, wie ich die Pivot-Tabelle selber herstelle, bzw. die Verbindung zum Firmen-Server herstellen kann).

Was mich jetzt gerade am meisten beschäftigt ist die Frage, wie ich nun einen wirklich realistischen Wert ermitteln kann, bzw. ob das überhaupt möglich ist.

Ich müsste ja irgendwie den Berg und seinen Wert ermitteln. Dann muß von diesem Wert der Verkauf abgezogen werden, bis dieser Berg verkauft wurde und ins neue Material greift - wobei das alte Material theoretisch unten liegt und eh immer nur das neue genommen wird, aber dieses Problem kann man wohl ignorieren.

Das ganze muß dann natürlich auch noch Monatlich erfasst und weitergeführt werden und die Tabelle sollte natürlich auch nicht irgendwann Absolut unübersichtlich werden.
Mir wäre es dabei eigentlich ganz recht, wenn alle 200 Artikel untereinander stehen würden. So war auch die Anfängliche Idee. Artikel, Aktuelle Menge, Eingekaufte Menge, Verkaufte Menge, Einkaufspreis und dann Wert des Restbestandes.
Probleme machen mir nun die veränderten Einkaufspreise und die Frage, wie lange der alte Wert noch "Gültigkeit" hat. Sicher könnte man einen Durchschnittspreis nehmen, aber auch hier die Frage, wie man herausfindet, bis zu welchem Punkt welche Preise mit in den Durchschnitt fallen können.
Es wäre natürlich machbar, wenn man das einfach händisch herunterrechnet, aber bei 200 Artikeln ist das eine Arbeit, für die ich die Zeit nicht habe. Da wäre eine Tabelle hilfreicher, die sich solche Daten selber ausrechnet.
Alternativ müsste man vielleicht jeden Einkauf für sich in eine Zeile eintragen und diesen so lange mit dem Verkauften mindern, bis er "null" ergibt und ihn dann löschen. Erscheint mir aber auch nicht besonders praktisch, da man im Idealfall nichts aus einer Tabelle löscht.

Wie gesagt, für mich sehe ich hier keine wirkliche Lösung. Vermutlich wäre das mit einer Datenbank besser gelöst. Noch besser sicherlich ein vernünftiges Warenwirtschaftsprogramm, aber das wirft dann wieder woanders Probleme auf (hatten wir leider schon versucht über Lexware, die haben aufgegeben und sich nicht wieder gemeldet).
Aber vielleicht hat ja jemand eine Idee, ob und wie man das vielleicht umsetzen könnte.

Vielen Dank für eure Tips

 

Und jetzt ? Was erwartest du? Sollen wir vorbeikommen und uns deine Datei anschauen ?

 

...dann tu das doch....

Vermutlich sind alle Einkäufe Zuwächse (also positive Werte) und Verkäufe negativ. Somit kannst Du die Summe aller negativen Werte der jeweiligen Artikelnr. von der Summe der positiven Werte des gleichen Artikels abziehen und hättest somit schon mal den aktuellen Bestand. Nach diesem Schema kannst Du alle anderen Werte ebenfalls ermitteln. Schau Dir dazu mal Summewenns(...) - Funktion an. Da musst Du nicht einmal filtern.... und... verwende eine formatierte Tabelle, das erleichtert die Arbeit extra noch....

 

Und was erwartest du? Dass ich eine Datei habe, bei der ich noch in der "Machbarkeitsüberlegung" bin? Du mußt nicht schreiben, wenn du nichts weißt...Es ging nur um ein paar Denkanstöße - Siehe nächster Beitrag ;)

Danke für den Hinweis. Werde ich mir mal anschauen.
Mein "gedankliches Problem" ist halt, dass der Bestand schon existiert und immer neues dazu kommt und hier herauszurechnen, welchen Wert der aktuelle Haufen "noch" hat. Also wie ich in dem Beispiel geschrieben habe.
Formatierte Tabelle nehme ich immer, seit ich weiß, dass es sie gibt. :)

 

Hallo Andreas,

Für den Bestand der schon existiert, wäre natürlich der jeweilige Einstandspreis richtig. Wenn er nicht mehr zu ermitteln ist, dann kommt evtl. eine Wertberichtigung/Bewertung gem. Inventur in Frage. Sozusagen als Startwert.
Alle Zugänge (+) und Abgänge (–) erfasst du chronologisch mit dem jew. Einkaufspreis bzw. Verkaufspreis.
Den akt. Bestand kannst du mit SUMMEWENN() leicht ermitteln.
Den akt. Wert (n. FIFO) würde ich mit einer VBA-Fkt. ermitteln. (s. Bsp.)

Gruß Sigi

 

Hallo,
wie ich das sehe, muss auch noch das Prinzip "First In - First Out"
eingearbeitet werden, da du ja verschiedene Preise für das gleiche
Produkt hast.
Also eine aufwendige Rechnerei.
Artikel #2 hat schon recht. Wenn man deine Datei sehen würde,
könnte man vielleicht auch helfen.

MfG Günter

 

Ja, das ist es ja, was mir Kopfzerbrechen bereitet. Eine Datei wäre schön und würde ich auch durchaus nachreichen, aber wie gesagt, ich habe noch nicht angefangen. Ich mache mir halt vorher so meine Gedanken, wie man das ganze am besten aufbauen kann. Nur kam ich halt mit eben diesem Problem nicht so recht voran, da dachte ich, es kann vielleicht nicht schaden, ein paar Experten zu Rate zu ziehen :)

 

@Sigi.21
Die Tabelle ist gut gemacht. Hat mich auf ein paar Ideen gebracht. Der Knackpunkt ist hier (für mich) der Preis je Tonne. Den müsste ich ja selber eintragen, dazu müsste ich allerdings schauen, welches gerade der richtige ist. Ich habe mal als Beispiel Aluminium genommen, da sind 90 Tonnen im Bestand und es wurden 40 Tonnen dazugekauft. Wenn ich nun einige Tonnen verkaufe müsste ich an dem Punkt ja erstmal durch die ganze Liste schauen (oder filtern), wieviel Tonnen schon für den Preis verkauft wurden und wie viel noch übrig ist. Beim ersten Mal sicher nicht so wild, aber nach 20 Monaten bestimmt unübersichtlich..
Ich glaube um das irgendwie übersichtlich zu gestalten brauche ich noch einen "Restbestand", den ich manuell korrigieren müsste, oder ein VBA-Code schreiben, der das für mich erledigt..
Oh Mann... Ich seh schon, da beschäftige ich mich jetzt wieder Stundenlang mit - wie vor zwei Jahren - und dann kommt der Chef wieder mit einer Seiner Ideen um die Ecke, dann lasse ich alles wieder sein und dann passiert doch wieder nix.. :D

 

Hallo Andreas,

Zitat: „Der Knackpunkt ist hier (für mich) der Preis je Tonne. Den müsste ich ja selber eintragen, dazu ... .... Wenn ich nun einige Tonnen verkaufe, müsste ich an dem Punkt ja erstmal durch die ganze Liste schauen (oder filtern), wieviel Tonnen schon für den Preis verkauft wurden und wie viel noch übrig ist.“

Den Preis je Tonne beim Einkauf kennst du ja von der Rechnung.

Der Preis je Tonne beim Verkauf ermittelt du (bzw. der Vertrieb) doch am Markt, was geht z.Zt. Oder verkauft ihr dann zum alten, ehemaligen Einstandspreis? Das macht doch kein Kaufmann.

Deinen ersten Post #1 habe ich so verstanden, dass du den BESTAND verwalten willst. Also wieviel ist da, und was ist es lt. Eingangspreis wert. Dies kann mit der VBA-Fkt. ermittelt werden. Der vermittelte Wert setzt sich aus den zuletzt erfolgten Einkäufe zusammen.


Gruß Sigi

 

Bestand in Euro, nicht in Tonnen. Das ist kein Problem.
Also ich habe eine Liste, in der ich die Rechnungen seit zwei Jahren erfasse. Hier habe ich quasi auf Knopfdruck alle Einkaufspreise.
Dann habe ich eine "Auswertungen" Pivot-Tabelle, die mir die Verkäufe jedes Artikels anzeigt. Hier habe ich für die Jahresinventur dann immer den gesamten Verkauf (Tonnen) eingetragen. So konnte ich dann immer gut gegenrechnen, wie viel noch auf dem Hof sind.
Das geht auch zu 70% gut. Allerdings schlägt es richtig "untendurch", wenn sich der EK erheblich ändert.
Zum Beispiel hatten wir letztes Jahr einen Altbestand von 100 Tonnen, die wir für 115 Euro liegen hatten (11.500 Euro). Nun wurden noch 10 Tonnen für 70 Euro dazu gekauft, aber auch 10 Tonnen verkauft. Theoretisch müsste ich die letzte Rechnung hernehmen, dann würde der Wert des ganzen Haufens - der auch weiterhin 100 Tonnen beträgt - mit 70 Euro also auf 7000 Euro "schrumpfen". Das ist schon ein immenser Wertverlust, wobei der VK natürlich nicht abgemindert wird.
Richtiger wäre es aber 90 Tonnen mit 115 Euro und 10 Tonnen mit 70 Euro zusammenzurechnen. Dann wären wir bei 11050 Euro Restwert.
Da müsste also irgendwie ein "Restwert" ermittelt werden. Im Moment wüsste ich nur, dass ich quasi jeden Monat eintrage, wie viel verkauft wurde und das dann in den "Eingekauften Haufen" eintrage und abziehe. Wenn die Menge erreicht ist, setzt man den auf "verkauft" und fängt mit dem nächsten Haufen an. Könnte mir aber vorstellen, dass das eine ganz schöne Arbeit ist :D

 

Hallo Andreas,

für so eine Problemstellung kann es durchaus schon hilfreich sein, mal die KI zu fragen, um verschiedene Lösungsansätze zu bekomme. Das ganze ist ja ein Lager- bzw. Bestandsbewertungsproblem, wie es oft in der Buchhaltung, Warenwirtschaft oder Produktion vorkommt.

Hier mal ein Auszug:

Und ja, für eine vernünftige Lagerbestandsführung mit mehren Artikeln würde ich dann doch eine datenbankgestützte Software empfehlen, denn das Ganze muß ja auch im Sinne der HGB nachvollziehbar bleiben, wobei man eine Preisfindung für den Verkauf sicherlich auch mit Excel durchführen könnte.

Knobbi38

 

Ja, ich habe auch schon mit der KI versucht und ich werde mir nachher mal - wenn ich dazu komme - ein paar Videos anschauen.
Mit Access kenne ich mich diesbezüglich noch weniger aus. Habe zwar schon ein paar gemacht, aber zu wenig um da eine Routine innezuhaben.
Aber mir ging es ja wie schon erwähnt um eine "Wegfindung". Ich denke ich habe jetzt so einiges zusammen, womit ich weitermachen kann.
Ich habe eben einmal angefangen und dann schon mal mit der "Bestandsaufnahme" gearbeitet, die dann schon 200 Einträge hätte.
Wie riesig wäre die Tabelle dann nach einigen Jahren..

 

Hallo Andreas,

so groß muß die Tabelle nicht werden, wenn man nur den Zeitraum bis zur letzten Inventurbuchung (Bestand/Wert) zur Berechnung heranzieht. Selbst wenn 20 Buchungen pro Tag machen würdest, wären das pro Jahr immer noch unter 10.000 Buchungen.

So ein "bißchen" reicht hier auch nicht. Die Lernkurve bei Access ist eine andere und die Einarbeitung braucht deutlich mehr Zeit als bei Excel. Allerdings gelten die Richtlinien für den Entwurf von Datenmodellen sowohl für Excel als auch für Datenbanken im Allgemeinen. Sie sollten daher bereits bei der Planung unbedingt mit berücksichtigt werden.

Vielleicht wird es einfacher, wenn man die Lagerbestandsführung einem Warenwirtschaftssystem o. Ä. überlässt und nur die tägliche Preiskalkulation mit Excel durchführt und das Ergebnis wieder in das System einfließen lässt. Gängige Warenwirtschaftssysteme sollten einen Export nach Excel unterstützen.

Knobbi38