Office: Dynamische Aktualisierung aus mehreren Dateien

Hallo, ich habe eine Sammeldatei, die aus mehreren Excel Dateien Werte über direkte Zellbezüge bzw. SVERWEISE die Daten aktualisiert. Diese Sammeldatei ist für mehrere Länder definiert. Die Pfade und Dateinamen der Quelldateien ändern sich aber. Dadurch muss ich aktuell den Pfad manuell ändern.
Ich habe gelesen, dass Power Query die stabilste und beste Lösung dazu ist. Da ich aber noch nie mit Power Query gearbeitet habe, schaffe ich die Einrichtung eines dynamischen Pfades in Power Query nicht. Gibt es noch andere Lösungen?

 

Hi,

die Frage ist, was verstehst Du genau unter "dynamischen" Pfad?
Sicher könnte man verschiedene Pfade in einer Parametertabelle zur Auswahl stellen und in einer Pivottable idiotensicher herausfiltern lassen, die bessere Alternative wäre jedoch, alle Dateien in einem Ordner zu speichern.
Dieser Ordner kann auch Unterordner enthalten (bspw. Deutschland, Polen, Frankreich,....) die wiederum ihre eigenen Dateien enthalten und deren Dateiname unerheblich ist. Notfalls kann man unerwünschte Dateien auch herausfiltern.
Wobei natürlich bei länderspezifichen Dateien die Transformation von Währungs- oder Datumsangaben entsprechend beachtet und behandelt werden müssen. Für solch einen Fall empfiehlt es sich neben der Hauptabfrage länderspezifische Unterabfragen (mit Verweis auf die Hauptabfrage) zu erstellen.
Wichtig ist aber auf jeden Fall, die Dateien sollten eine identische Struktur aufweisen. Dann lässt sich das mit PQ recht easy lösen. Andernfalls wird es tricky.
Ab Office 2016 im Menü Daten --> Daten abrufen --> Aus Datei --> Aus Ordner.
Dann den Hauptordner auswählen und Kombinieren --> Daten kombinieren und zusammenführen.
Wenn die Quelldaten identisch und fehlerfrei sind war es das meist schon, wenn nicht, dann könnte das als Neueinsteiger eine längerfristige Lernphase nach sich ziehen. Lohnt sich aber auf jeden Fall!
Für Office 2010/2013 muss Power Query als AddIn heruntergeladen und eingebunden werden.
Davor gibt es kein PQ

 

Guten Morgen,
aktuell sieht die Ordnerstruktur wie folgt aus:
I:\fester Name\fester Name\fester Name\fester Name\Gesellschaft\Jahr\Planung und Prognose\
darin sind folgende Unterordner
2. Prognose
3. Prognose
Plan
in diesen Unterordnern sind die Ziel- und die Quelldateien.
Derzeit ist es so aufgebaut, dass das laufende IST als 2. Prognose Dateien abgespeichert werden. (Beispiel Zinsertrag 2Prog 2026). wenn die 2.Prog. abgeschlossen ist, werden die Dateien der 2.Prog. als Basis für die 3.Prog. in den Ordner 3.Prog. kopiert. Daher brauche ich Verknüpfungen zwischen den Dateien, die sich auch bei veränderten Pfaden und Dateinamen aktualisieren.....oder manuell den Pfad anpassen.

Wie gesagt, dass ist die aktuelle Ordnerstruktur. Alles ist auf die jeweiligen Länder aufgebaut und danach gehen die Pfade weiter.
lg
HK

 

Moin,

nee... so funktioniert PQ nicht. Da gibt es keine Verknüpfungen zwischen den Dateien. Jedenfalls nicht im herkömmlichen Sinn. Da werden Abfragen erstellt, die sich auf Dateien oder andere Abfragen beziehen können. Progose 3 z. Bsp. würde sich auf die Abfrage für Prognose 2 beziehen, die ja den jeweils aktuellen Stand widerspiegeln soll, die bezieht sich (vermutlich) auf Prognose 1, welche sich (wahrscheinlich) als einzige Abfrage auf die Quelldateien bezieht. Am Ende kannst Du daraus äußerst flexible Pivottabellen und/oder Dashboards oder halt auch nur einfache Datentabellen erstellen.
In Prognose 3 modifizierst Du dann die Daten der aus Prognose 2 gezogenen Daten entsprechend Deinen Vorstellungen.
Im Beispiel wäre Dein Stammordner: Gesellschaft\Jahr, also genau genommen Jahr (mit dem ganzen Rattenschwanz vorn dran). Wobei man selbst das Jahr auch dynamisch ermitteln lassen könnte. Alle nach Jahr folgenden Unterordner wären im Post #2 beschriebenen Weg inklusive.
Ich befürchte allerdings, dass Dein Problem hier nicht oder jedenfalls nicht kurzfristig gelöst werden kann. Eine abstrakte Diskussion ums Problem übersieht leicht viele Detailprobleme. Auch scheint es sich um eine kommerzielle Anwendung mit vielen Interna zu handeln. Überleg mal, ob es in diesem Fall nicht besser wäre Euch an einen professionellen Dienstleister zu wenden.

Ach ja, Du bräuchtest dann keine extra Dateien für Prognose 2, 3, Plan etc., denn die Quelldaten beziehen sich vermutlich jeweils aus einer (oder mehreren) zentralen Datendatei(en). Wenn alles von Anfang an ordentlich geplant wurde, dann würde eine Datei ausreichen... ☺️
Die Ergebnisse der jeweiligen Abfragen ließen sich in der gleichen Exceldatei in den entsprechenden Abfragen erstellen und ggf. in separaten Tabellenblättern darstellen.

 

Da Du ja nach Alternativen zu PQ fragtest... in Deinem Profil steht Office 2010. Da müsstest Du eh erst das AddIn für PQ herunterladen. Kannst Du Dir sparen. Lade stattdessen Power BI Desktop herunter. Ist noch mächtiger als das Excel PQ, verwendet aber die gleiche Abfragespache (M) und kostenlos ist es auch. Die Anwendung benötigt allerdings mehr Anlernzeit als das Excel PQ.