Office: 2 Excel Mappen vergleichen und entsprechend ergänzen

Hallo ,
ein herzliches Grüß Gott. Folgendes Problem beschäftigt mich und meine Zeit.
In Mappe 1 habe ich ca 245 000 Zeilen in vielen Spalten.
in Mappe 2 Habe ich ca 185 000 Zeilen in vielen Spalten.
es sind vorhanden in beiden Mappen
Vornamen,Nachnamen, Geurtsdaten in 3 Spalten Tag Monat Jahr, ebenfalls das Sterbe und Heiratsjahr.
In mappe 2 wurden oder sind nun 2 Spalten die ich gerne in Mappe 1 bei den entsprechenden Personen eingefügt hätte.
Vorteil ist der das es einen enormen Zeitgewinn für meine Familienforschung bzw Aufarbeitung geben könnte.

Also in Mappe 1 stehen die Spalten sind hier durch "," gekennzeichnet.
Fink,Catharina,10,11,1810,1850,1830
Mappe 2
Fink,Cat,10,11,1810,1850,1830,32000025,Benutzer-Id usw.,

Spaltenüberschriften sind vorhanden und können angepasst werden.

Was wichtig ist zu Wissen es kann auch in Mappe 2 sowohl der Vorname aber auch der Nachname abgekürzt sein. wenn es mir hilft nur 70-80% zu ergänzen ist schon viel gewonnen.

Sollte jemanden eine Testexcelmappe benötigen kann ich es gerne zukommen lassen.

Wer hat eine LÖsung für mich

einen schönen Dienstag noch
Ihr
Herbert ( Heuß)

 

Hallo,

dann stelle doch mal hier ne anonymisierte Testdatei rein (ABER nicht mit allen Daten, 10-20 Daten genügen!)

 

Hallo Herbert,

ich habe etwas in VBA (Makro) gebastelt, was Dir eventuell helfen könnte.

Dazu bedarf es aber einiger Voraussetzungen:

- Ich habe Deinen Tabellenaufbau richtig verstanden und nachgebaut (siehe Datei), ansonsten muss der Code angepasst werden

- beide Blätter um die es geht, müssen jeweils das erste der Mappe sein, ansonsten muss der Code angepasst werden

- in Mappe1 darf das Blatt in welches eingefügt werden soll, nicht geschützt sein

- in Mappe1 Blatt1 müssen die Spalten H und I leer sein, damit aus Mappe 2 die Werte eingefügt werden können, ansonsten würde etwas überschrieben, bei Bedarf vorher dort halt manuell zwei leere Spalten einfügen

- Deine Daten sollten in beiden Mappen alphabetisch nach Nach- und Vorname sortiert sein

- da Du von Abkürzungen der Vor- und Nachnamen sprichst, habe ich zum Vergleich immer nur jeweils die beiden ersten Buchstaben genommen, die sollten wohl immer gleich sein, denke ich, ansonsten muss halt auch hier der Code noch angepasst werden

- ich habe keine Prüfung auf Groß- bzw. Kleinschreibung eingebaut, ich hoffe Deine Mappen enthalten diesbezüglich gleiche Schreibweisen? Und ich hoffe die Spalten der beiden Mappen sind jeweils gleich formatiert (Text, Zahl, Datum...), bin mir nicht ganz sicher ob dies sonst zu Fehlern führen könnte


Ich hoffe ich habe nichts vergessen.



Falls Du Dich mit VBA ein wenig auskennst, kannst Du natürlich den Code und die Userform in Deine Mappe einfügen, ansonsten würde ich vorschlagen, Du kopierst Deine Blätter in meine Mappen, und hinterher das ergänzte halt wieder zurück. Und bevor Du irgend etwas machst, mache Dir auf jeden Fall eine Sicherheitskopie Deiner Mappen.


Zur Arbeitsweise meines Makros:
Mappe1 wird manuell geöffnet und Makros müssen erlaubt werden (Sicherheitsabfrage von Excel).
Dann mit ALT-F11 den VBA-Editor öffnen (oder über das Menü: Reiter "Entwicklertools - Code anzeigen").
Im Modul1 die Prozedur "VergleichenUndErgänzen1" starten.
Es wird sich der Datei-Auswahl-Dialog öffnen, dort die Mappe2 auswählen (wird dann automatisch geöffnet).
Der Rest läuft von alleine.

Es werden zeilenweise die ersten 7 Spalten miteinander verglichen (bei Vor- und Nachname halt immer nur die ersten beiden Buchstaben), und wenn alles Übereinstimmt, werden die entsprechenden Zellen der Spalten 8 und 9 ergänzt.

Da dies bei Deinen Datenmengen extrem lange dauern wird, "merkt" sich Excel die letzte Zeile in Mappe2, die schon als übereinstimmend gefunden wurde, damit die bereits kopierten Zeilen nicht jedes mal wieder mit durchlaufen werden. Und es bricht die Schleife ab, sobald Übereinstimmung gefunden wurde und beginnt mit der nächsten Zeile, so werden nicht unnütz die ganzen restlichen Zeilen immer durchlaufen.

Und weil es so lange dauern wird, habe ich eine einfache Fortschrittsanzeige eingebaut (die Userform), dann siehst Du wenigstens das sich etwas tut.


Wichtig auch, in der Prozedur "VergleichenUndErgänzen2" sind folgende Zeilen zu finden:

Code:

'#########################################
' DIESE ZEILE LÖSCHEN!!!!
Application.Wait Now + TimeSerial(0, 0, 1)
'#########################################

Dies ist nur eine Zeitverzögerung, damit man in meinen Testmappen auch die Fortschrittsanzeige sieht. Diese Zeilen MÜSSEN gelöscht werden sobald es an deine Daten geht, da sie die Bearbeitungszeit ansonsten extremst verlängern.


Also, ich würde den Zeitbedarf mal ganz unbedarft auf "Stunden" schätzen, und Du solltest den Rechner während dieser Zeit auch nicht anderweitig nutzen.


Wenn noch Fragen sind, immer her damit.
Wenn jemand Verbesserungsvorschläge hat, bitte auch her damit.
Und irgend etwas habe ich bestimmt eh vergessen.

Ich hoffe aber geholfen zu haben.

 

Hallo Achim,
habe nun 2 Dateien angehängt. Bitte schau Sie Dir selber an irgendt etwas läuft hier schief. Es sind aber so möchte ich meinen Kleinigkeiten.
Zum ersten aber ein herzliches Dankeschön für Deinen Zeitaufwand und Bemühungen. Es ist heute nicht selbstverstänalich das so in dieser Art und Weise mit Diesem Zeitaufwand geholfen wird.

Aber meine Bitte an Dich wäre nun schaue Dir diese Daten nun mal an und du wirst besser als ich feststellen können wo der berühmte Hund begraben ist. Mappe . xlsx ist die Orginaldatei und wird und soll nicht verändert werden. Mappe mit Marko diese Daten wurden zum Großteil bereits verändert was die ersten 2 Spalten betreffen.

Vielleicht haste eine Idee für mich?

vorerst mal ein herzliches Dankeschön für Deine _Bemühungen und verbleibe mit den Besten Grüßen
Herbert

 

2 Excel Mappen vergleichen und entsprechend ergänzen /Macro

Hallo Achim,

nun habe ich fast vergessen und hoffe es ist nicht vermessen.
Wenn die Überprüfende Spalte mit dem Sterbeeintrag oder auch andere Zahlenspalten nur Zahlen im XLSX vorhanden sind im Marko nicht habe ich die kleine Chance diese dann auch wie die anderen 2 in die Markoliste zu bekommen?

Mit den besten Grüßen
Herbert

 

Hallo Herbert,

jetzt, wo ich Deine Daten sehe, ist mir klar dass da so einiges schief laufen muss.
Und befürchte, es sind auch keine Kleinigkeiten.
Aber, ich mag Herausforderungen, dadurch lerne ich, also schauen wir mal was sich so machen lässt.


Das grundsätzliche Problem ist, Excel (also der Computer) kennt nur "ja" oder "nein".
Er kennt kein "vielleicht" und auch kein "so ähnlich".

Die Daten in Deinen zwei Mappen sind aber nicht gleich.
Teilweise unterschiedliche Schreibweisen, unterschiedliche Formatierungen wie mir scheint, teilweise fehlen Daten in den Zeilen, usw.
Das macht einen Vergleich schwierig.
Und verglichen werden muss, sonst kann Excel ja nicht entscheiden ob und wohin etwas kopiert werden soll.


Generell denke ich, dass wir einen guten Teil der Arbeit automatisieren können, 100% aber auf keinen Fall erreichen werden. D.h. Du wirst hinterher manuell nacharbeiten müssen (viel Spaß bei der Menge).
Und vor allem ist es wichtig, die Kriterien so eindeutig fest zu legen, das im Zweifel nichts eingefügt wird, bevor etwas in die falsche Zeile eingefügt wird.

Das bedeutet, zuallererst sollten wir versuchen die Daten so weit wie möglich aneinander anzugleichen.
Natürlich alles in Arbeitsdateien, und nicht in Deinen Originalen.


Und dazu wären einige Informationen hilfreich.

- Z.Bsp. würde ich gerne heute Abend ein kleines Makro schreiben, welches mir alle verschiedenen Namensschreibweisen Deiner beiden Mappen liefert, vorausgesetzt natürlich, Du hast keine Datenschutzrechtlichen Bedenken deswegen.
Diese Ergebnisdatei können wir dann gern auch per Mail (Adresse aber wenn dann in PN, nicht hier) austauschen, falls Dir das lieber ist, oder sie für einen Anhang im Forum zu groß wird.

- Beinhalten Deine Dateien noch mehr Spalten, oder sind das alle?
- Wenn ja, lässt sich über diese Spalten auch ein Vergleich durchführen?

- Sind Deine Dateien nur eine reine Auflistung, oder enthalten Sie auch Funktionen oder Auswertungen, oder greifst Du mit einem anderen Programm oder einer anderen Excel-Datei auf diese Daten zu? Sprich gibt es irgendetwas was bei der Bearbeitung der Daten beachtet werden muss? (Formatierung, Tabellenaufbau, Schreibweise etc.)

- Ich war davon ausgegangen, dass die beiden Auflistungen die gleichen Personen enthalten, außer das Mappe 2 wohl nicht alle enthält (weniger Zeilen). Dies scheint aber nicht so zu sein. Scheinbar enthält Mappe 2 auch Personen, die nicht in Mappe 1 enthalten sind.
Bsp.: eile 2.oo 15 2 1883 1925
Diese Person kann ich auch über das Datum nicht in Mappe 1 finden.
Und was ist "2.oo" für ein Vorname?

- sollen solche Personen, die nicht in Mappe 1 enthalten sind, dann auch hinzugefügt werden?


Ich habe schon so einige Ideen zu der Geschichte im Kopf, mal schauen wie es sich entwickelt.
Ich glaube aber jetzt schon sagen zu können:
- Es wird einige Zeit dauern bis wir hier fertig sind
- die Bearbeitung Deiner Daten wird hinterher länger dauern als gehofft, denn mir scheint es könnte sinnvoll werden, wenn jedes mal wieder alle Zeilen auf Übereinstimmung durchsucht werden
- es könnte sinnvoll sein, diejenigen Zeilen zu markieren (Farbe o.ä.), bei denen keine Übereinstimmung gefunden wurde. Dies würde Dir die manuelle Nacharbeit erleichtern (oder sie auch in ein extra Blatt zu kopieren, macht die Liste dann kürzer und übersichtlicher).


Zuletzt noch eins:
Was ist mit Spalte I?
Soll dieser ellenlange Text so bleiben, oder sollen wir den aufdröseln und auf verschiedenen Spalten verteilen?


Für jetzt solls erst mal reichen.

 

Aus gegebenem Anlass:

Eigentlich wollte ich heute morgen schon einen Hinweis in der Art geben (als Tipp gemeint), hab es aber vergessen aufgrund von knapper Zeit.
Nun scheint mir, ist es zur Klarstellung notwendig.

Ich übernehme keine Auftragsarbeiten.
Ich nehme kein Geld für meine Hilfe.
Sollte der Umfang der Hilfe über das "normale" Maß eines Forums hinaus gehen, so ist dies als Hobby/Interesse/Lernprojekt anzusehen.



Auftragsarbeiten übernehmen unter anderem die Betreiber dieses Forums, und im Netz sind auch noch genügend andere zu finden.

Dort kostet es zwar Geld, dafür kann man aber auch eine andere Qualität, einen höheren Umfang und vor allem Profi-Wissen erwarten.


Auf diese Möglichkeit wollte ich Dich, Herbert, eh aufmerksam machen, denn Dein Projekt interessiert mich zwar, aber ein Profi wird definitiv eine bessere Lösung ausarbeiten können als ich, oder als Du hier im Forum erwarten kannst.
Und bei Deinen Datenmengen und den gegebenen Problemen, würde ich Dir sogar dazu raten.
Vorausgesetzt Du kannst und willst es Dir leisten.


Eins noch:
Solltest Du Dich gegen eine bezahlte Auftragsarbeit beim Profi, und für meine/unsere Hilfe hier im Forum entscheiden, so möchte ich die Kommunikation weiter hier im Forum führen, nicht über PN oder Mail.
Denn erstens könnte jemand anderes so seine Ideen mit einbringen, und zweitens könnte jemand, der ein ähnliches Problem hat von den Lösungen (Versuchen) profitieren.
Nur in Ausnahmen, wegen Datenschutz oder evtl. Dateigröße wäre eine Mail sinnvoll.


Beste Grüße Achim