Office: (Office 2016) Abfrage aus Liste

Helfe beim Thema Abfrage aus Liste in Microsoft Excel Hilfe um das Problem gemeinsam zu lösen; Hallo zusammen, Ich benötige eine Idee bzw Formel zum Abfragen von Geburtsjahren und Anzahl in einer Mitgliederliste. Meine Ausgangstabelle sieht... Dieses Thema im Forum "Microsoft Excel Hilfe" wurde erstellt von elmargraf, 3. Oktober 2020.

  1. elmargraf Neuer User

    Abfrage aus Liste


    Hallo zusammen,
    Ich benötige eine Idee bzw Formel zum Abfragen von Geburtsjahren und Anzahl in einer Mitgliederliste.

    Meine Ausgangstabelle sieht wie folgt aus:

    Name | Geburtsdatum | Alter
    A | 01.01.2003 | 17,76
    B | 08.04.2003 | 17,49
    C | 26.09.1980 | 40,02
    usw.

    Das Ergebnis auf einem separatem Blatt soll sein

    Geburtsjahr | Anzahl
    2003 | 2
    1980 | 1
    usw.

    Es sollen also die Unterschiedlichen Geburtsjahre ermittelt und aufgelistet werden und die Anzahl der Mitglieder der Geburtsjahre gezählt werden.
    Wichtig ist das nicht alle im Kalender vorkommenden Geburtsjahre aufgelistet werden, sondern nur solche die auch in der Ausgangstabelle vorkommen.
    Ich würde nur ungern einen neue Spalte in meine Ursprungstabelle einfügen und VBA schließe ich aus.

    Ich würde mich über Hilfe freuen.

    grüße
    Elmar
     
    elmargraf, 3. Oktober 2020
    #1
  2. Exl121150 Erfahrener User
    Hallo Elmar,

    in der beiliegenden Exceldatei habe ich dir im Arbeitsblatt "Ergebnis" die Formeln eingefügt.
    Zur einfacheren Handhabung das Datenbereiches im Arbeitsblatt "Ausgang" habe ich diesen in eine strukturierte Tabelle namens "TabAusgang" umgewandelt. Auf die Geburtsdatum-Spalte dieser Tabelle greifen meine Formeln zu.
     
    Exl121150, 5. Oktober 2020
    #2
  3. RPP63
    RPP63 Erfahrener User
    Moin!
    Noch etwas einfacher wäre natürlich ein Pivot-Table (ganz ohne Formeln):
    Datum in Zeilen und Werte, fettich!
    Dauert grob 5 Sekunden …

    Gruß Ralf
     
  4. Exl121150 Erfahrener User

    Abfrage aus Liste

    Hallo @Ralf,

    danke für den Hinweis, bin offenbar auf der Leitung gestanden. Ich habe jetzt die PivotTable als ausgezeichnete Alternative ins Ergebnis-Arbeitsblatt eingefügt.
     
    Exl121150, 5. Oktober 2020
    #4
  5. elmargraf Neuer User
    Super !!!!
    Da tun sich ganz neue Möglichkeiten auf :-)

    Vielen Dank euch beiden!
     
    elmargraf, 5. Oktober 2020
    #5
  6. elmargraf Neuer User
    maximum Pivot Tabelle

    Nach gutem Start komme ich jetzt nicht weiter.
    Meine Mitgliederliste hat 280 Geburtsdaten in 280 Zeilen.
    In eine Pivot Tabelle bekomme ich aber nur ca. 50 Stück rein. Werden es mehr, kann ich den Filter nach Jahren/Quartal nicht mehr auswählen.
    Die Pivot Tabelle wird dann zwar erstellt aber dann einfach nur alle Werte aufgelistet ohne sie nach Jahren zu Filtern.
    Setze ich dann die Jahre auch in die Werte, habe ich 278 x Summe = 1, ein mal LEER und eine Zeile fehlt.
    Das lustige ist, das ich mal mehr, mal weniger Geburtsdaten rein bekomme. Mal sind es 45, mal 50 aber nie mehr.
    Im Besten falle markiere ich ja die ganze Spalte um auch Zukünftige Einträge aufzunehmen.
    Was mache ich falsch ?

    Was ich auch suche und nicht finde:
    Wo kann ich den Einzugsbereich der Pivot Tabelle nachträglich ändern also z.B noch 2 Zeilen hinzufügen oder löschen ohne neu zu machen ?

    Tabelle im Anhang :-)

    Vielen Dank für eure Hilfe.
     
    elmargraf, 11. Oktober 2020
    #6
  7. Exl121150 Erfahrener User
    Hallo,

    das liegt daran, weil bei dir leider die Spalte B (Bereich B4:B283) nur zum Schein lauter Datumsangaben enthält. In Wahrheit befindet sich in Zelle B49 nicht der Datumswert 12.03.1996 (=fortlaufende Tageszählung: 35136), sondern die Zeichenkette "12.03.1996".
    Sobald du als Datenquelle für die PivotTable den Bereich B3:B48 festlegtest, war die Datenspalte eine reine Datumsspalte und die PivotTable gruppierte die Spalte nach Datumsart.

    Ich habe die Zelle B49 auf ein Datum umgestellt und die PivotTable für die Geburtstagsanzahl-Abfrage pro Jahr neu erzeugt - und siehe es funktionierte auf Anhieb.
    Ferner habe ich den Datenquellbereich B3:B283 in eine strukturierte Tabelle (namens "TabDaten") umgewandelt. Dadurch passt die PivotTable ihren Datenquellbereich automatisch an Größenänderungen an, falls du weitere Geburtsdaten an- bzw. einfügst (ebenso erweitert sich die Tabellenformatierung automatisch bei Tabellengrößenänderungen).
    Ferner ist darauf zu achten, dass der Datenquellbereich für die PivotTable stets eine Kopfzeile als erste Zeile besitzt, damit die Feldbezeichnungen festgelegt sind.
     
    Zuletzt bearbeitet: 11. Oktober 2020
    Exl121150, 11. Oktober 2020
    #7
  8. elmargraf Neuer User

    Abfrage aus Liste

    Hallo und danke für die Antwort.

    Leider kann ich da nicht ganz folgen bzw. das nicht reproduzieren.
    Warum ausgerechnet Spalte B49 ? Alle Felder sind bereits als Datum Formatiert. Bei meinen Versuchen hatte ich auch manchmal ein anderes Datum welches falsch angezeigt wird und ich weiß absolut nicht warum bzw wo mein Fehler ist. Auch die Aktualisierung der Tabelle funktioniert nicht.

    Du meinst als Datum formatiert ?

    Das möchte ich eigentlich nicht tun da ich ja sonst die Tabelle immer aktualisieren müsste oder wie hast du das gemacht ?

    vielen Dank
     
    elmargraf, 26. Oktober 2020
    #8
  9. steve1da Super-Moderator
    Hola,

    B49 liegt nicht als ZAHL vor, sondern als TEXT. Es ist völlig egal wie du Zellen formatierst, der Inhalt zählt.
    Formatier z.B. J1 als Zahl, schreib "Kartoffelsalat" in die Zelle, drücke Enter und schau dir das Format nochmal an. Zahl. Obwohl der Inhalt TEXT ist.

    Gruß,
    steve1da
     
    steve1da, 26. Oktober 2020
    #9
  10. Exl121150 Erfahrener User
    Hallo,

    die Zelle B49 hatte leider einen falschen INHALT: Sie hatte den Textinhalt "12.03.1996" - richtig wäre gewesen der Zahleninhalt 35136. Wird nämlich diese Zahl als Datum im Format "TT.MM.JJJJ" formatiert, erscheint sie ebenfalls als 12.03.1996, obwohl in der Zelle immer noch die Zahl 35136 enthalten ist.

    Warum diese eine Zelle bei dir aus der Reihe tanzte, weiß ich nicht - kann ich auch nicht wissen.

    Das entscheidende Problem dabei ist, dass Excel sehr empfindlich reagiert, wenn es eine Gruppierung nach DATUM-Art anwenden soll: Es sieht sich die betreffende Spalte (=Feld) an, ob ALLE Zellen in ihr INHATLICH (nicht bloß zum Schein) ein DATUM enthalten. Tanzt nur eine einzige Zelle aus der Reihe (in diesem Fall "12.03.1996" statt 35136), wendet Excel keine DATUM-Gruppierung an.

    Ich verstehe leider das Problem/die Frage nicht. Deine Musterdatei im Posting vom 11.10.2020 enthielt in Spalte B (B4:B283) eine Liste mit Datumsangaben mit Überschrift "Geburtsdatum" in Zelle B3.
    Die daran anschließende PivotTable hatte einen Datenquellbereich Tabelle1!$B$4:$B$302. Somit enthielt der Zellbereich B284:B302, der ein Teil des Datenquellbereichs für die PivotTable war, nur Leerzellen. Offenbar hattest du noch einen Reservebereich für die PivotTable vorgesehen, falls noch weitere DATUM-Angaben dazu kommen. Das ist aber leider für die PivotTable nicht optimal, weil plötzlich die PivotTable im Datumsfeld neben den Datumsangaben auch noch (Leer)-Werte enthielt.

    Wandelt man den Zellbereich B3:B283 in eine strukturierte Tabelle um (ich habe sie dann "TabDaten" genannt), entfällt das vorhin geschilderte Problem bei der anschließenden PivotTable. Der PivotTable-Datenquellbereich lautet dann "TabDaten", es gibt dann im Datumsfeld der PivotTable keine (Leer)-Werte mehr, weil sich der Datenquellbereich der PivotTable AUTOMATISCH an Größenänderungen der strukt. Tabelle anpasst.

    Größenänderungen der strukturierten Tabelle sind ganz einfach zu realisieren: Falls weitere Datumsangaben dazu kommen am Ende, also zB. in der anschließenden Zelle B284, gibt man dort das Datum ein. Nach dem Drücken der EINGABE-Taste sieht man sofort, dass auch diese Zelle Teil der strukturierten Tabelle "TabDaten" geworden ist, indem sich die Tabellenformatierung automatisch auch auf diese Zelle erweitert hat.

    Was man aber auf alle Fälle tun muss, egal in welchem Format die Datenquelle für die PivotTable vorliegt, man MUSS die PivotTable aktualisieren (am einfachsten über das Kontextmenü der PivotTable), damit die PivotTable die aktualisierte Abfrage anzeigt (der Datenquellbereich passt sich im Falle einer struktur. Tabelle automatisch an).
     
    Zuletzt bearbeitet: 27. Oktober 2020
    Exl121150, 27. Oktober 2020
    #10
  11. elmargraf Neuer User
    Yeah!

    Mit eurer Hilfe hab ich den Fehler gefunden.
    Meine komplette Tabelle (nicht die Musterdatei) ist bereits eine strukturierte Tabelle. Jedoch hatte ich den Datenquellenbereich zu groß gewählt.
    Jetzt um 3 Zellen verkleinert und siehe da, es funktioniert.

    Vielen Dank nochmal !
     
    elmargraf, 27. Oktober 2020
    #11
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